проявление внимания со стороны руководителя к личной жизни своих сотрудников способствует повышению
Главная ошибка лидеров: отсутствие интереса к жизни персонала вне стен офиса
Лидеры часто похожи на звезды – они ярко сияют, но могут и сгореть. Какой самый верный путь разрушения собственной карьеры и эффективности? Большее внимание к работе, чем к построению отношений с подчиненными и коллегами.
Ключевая ошибка лидера
Стоит признать, многие руководители в начале своей карьеры этого не понимают. Они стремятся показать себя, выполняя огромный объем работы. Приходят в офис рано и задерживаются допоздна, часто обедая за своим столом. Большинство из них не разговаривают и не общаются с другими людьми на посторонние темы — это бы отвлекло их от достижения поставленных целей и выполнения плана, более того, многие признают беседы с подчиненными пустой тратой времени. Также им не нравятся сплетни и обсуждение коллегами личных тем.
Но такая позиция таит в себе и огромную проблему, с которой сталкивается почти каждый второй руководитель: никому не нравится работать с начальником, который старается проявить себя, требует лишь результатов и не участвует в общении с командой.
Мнение экспертов
Как пишет Ребекка Цукер в статье «Почему высокоэффективные лидеры терпят неудачи» для журнала Harvard Business Review: «Руководители часто не показывают свое внимание к людям из-за уверенности в том, что проявление интереса к жизни сотрудников вне офиса и появление элементов неформального общения замедлит их в достижении целей, снизит всеобщую эффективность и в конечном итоге помешает достижению успеха».
Почему отношения так важны?
Ответом на вопрос является тот факт, что большая часть движения, которое происходит в организации, является результатом отношений, которые культивирует и поддерживает лидер. Люди должны знать, верить и доверять своему руководителю. Ведь ключевым фактором его продвижения по службе являются не только результаты деятельности, но и то, что другие уверены в мастерстве и способности перейти на следующий уровень лидерства. А чтобы этого достичь, необходимо формировать доверительные отношения с подчиненными.
Наличие общения и взаимопонимания важно и по той причине, что никто не может предсказать события будущего дня. Сегодняшний коллега или сотрудник может занять место нынешнего руководителя. Взлеты и падения случаются в карьере каждого человека. Но именно люди и отношения, которые формируются в коллективе, являются гарантией успешности будущего. Это позволит найти друзей, которые будут вдохновлять на покорение новых высот или поддерживать в период неудач. Идеальный вариант — когда эти ожидания и действия обоюдны. Вместо требования результатов и выполнения показателей можно сформировать команду, где отношения между коллективом и руководителем строятся на взаимном уважении, симпатии и поддержке.
Сила — в отношениях
Очень точно идею описал Фрэнк Моланарио в своей статье для журнала Forbes: «В условиях отсутствия отношений никто не будет прикладывать излишние усилия. День за днем люди приходят в офис не отработать часы. Они приходят работать на человека. И для того чтобы дать что-то, кроме минимального результата, они должны иметь отношения с этим человеком».
И именно руководитель должен затратить время и вложить энергию в выстраивание отношений с людьми.
Почему отношениями в коллективе должен заниматься лидер
Можно быть первоклассным и высокоэффективным специалистом, успевать выполнять все поставленные задачи и планы, но не обладать навыками развития прочных отношений в профессиональной и личной жизни. Чаще всего отсутствие такого опыта проявляется при назначении на руководящую должность.
Для генерального директора, начальника подразделения или отдела продаж отношения — это все. Все результаты достигаются только при участии других членов команды. Именно они общаются с клиентами, работают на складе, готовят отчеты, закупают товар и материалы.
Два совета
Первое, что следует посоветовать руководителю: научиться слушать, перефразировать и отражать услышанное. Это позволит заполучить доверие коллег. Они будут уверены, что начальник их слушает и понимает точку зрения. Можно считать этот навык отправной точкой в получении нового опыта.
Второй совет — проявить заботу о коллегах. Хорошего лидера характеризуют не личные результаты, продажи и статус клиентов. Нарциссизм руководителя лишь помешает его дальнейшему росту. Хороший лидер – тот, кто заботится о своих подчиненных. Для многих это может показаться очевидным: каждый руководитель будет уверять, что он беспокоится о своем коллективе. Но забота – это действия, а не только слова.
Рабочая обстановка имеет огромное влияние на человека: когда люди чувствуют себя в безопасности в своей рабочей среде, могут быть самими собой и видят поддержку со стороны руководителя и коллег, они более продуктивны, проявляют больше инициативы и стремятся к выполнению поставленных задач. Сотрудники должны понимать, что это абсолютно нормально: поделиться проблемами, интересами, сообщить о своих слабых и сильных сторонах. Именно поэтому лидеру придется упорно работать, чтобы показать подчиненным свою заботу. У них должна быть уверенность в наличии надежного тыла.
Чтобы улучшить свои рабочие отношения и показать свою заботу, достаточно сделать две вещи.
Интересуйтесь личной жизнью
Проявляйте интерес к жизни людей. Задавайте вопросы и внимательно слушайте. Запомните или запишите важную информацию, такую как дни рождения, юбилейные даты, имена членов семьи и важные события в жизни участников вашей команды. Но прежде всего, установите личную связь с каждым сотрудником в коллективе. Старайтесь каждый день узнавать что-то новое о ком-то из подчиненных. Устанавливайте контакт с каждым новым работником, когда они трудоустраиваются в компанию. Если это выводит вас за пределы зоны комфорта, это нормально. В результате вы получите более сплоченную команду.
Рекомендации по улучшению этики отношений руководителей и подчиненных
В многочисленных управленческих ситуациях, когда невозможно быстро получить какую-либо информацию о намерениях, поступках или проступках объекта, руководитель строит догадки и осуществляет воздействия в направлении, определяемом его перцептивной и нормативной установками.
Успешное осуществление управленческой деятельности предполагает реализацию психологической модели отношения к подчиненному. Такая модель строится на утверждении, что управленческое воздействие есть результат сочетания разнообразных индивидуальных особенностей руководителя и подчиненных: их установок, отношений и качеств. Следовательно, позитивные изменения отношений руководителей с подчиненными должны привести к значительным переменам в управлении и повышению эффективности деятельности. Процесс воздействия при этом должен состоять из трех фаз.
Первая из них должна быть связана с установлением эффективных взаимоотношений с подчиненными, мотивацией и формированием социально-психологических установок. Она может включать:
1. Установление деловых и межличностных связей, контактов с подчиненными и положительных отношений при первых встречах, создание непринужденности в отношениях, проявление дружеских чувств и выражение симпатии со стороны руководителя ко всем, кто стремится к наилучшему выполнению служебных обязанностей.
2. Усовершенствование процедуры приема на службу в части сбора информации о взаимоотношениях кандидата на прежнем месте работы.
3. Проявление интереса к личности и личным проблемам подчиненных.
4. Создание в коллективе психологического климата, который побуждал бы сотрудника трудиться с максимальной отдачей.
5. Предоставление руководителем возможности подчиненному временно решать отдельные вопросы от его имени.
6. Предоставление сотруднику права выполнять ответственные действия, выходящие за рамки обычных обязанностей.
7. Привлечение подчиненных к обсуждению и принятию решений.
8. Постоянная эмоциональная поддержка сотрудника со стороны руководителя.
9. Выработка чувства гордости за свой коллектив.
10. Формирование у сотрудников сознательного творческого отношения к работе через осознание работниками необходимости своего труда.
11. Привитие новым сотрудникам чувства приверженности к духовным ценностям и общественной жизни подразделения.
12. Участие сотрудников в служебных проверках по фактам нарушения дисциплины и законности.
13. Обеспечение авторитетного руководства.
14. Гуманизация отношений между сотрудниками и руководством.
15. Разрешение «гибких» графиков работы для наиболее дисциплинированных и ответственных сотрудников.
16. Повышение гласности решений по кадровым вопросам.
17. Введение практики назначения на освобождающиеся должности преимущественно сотрудников данного подразделения.
18. Исключение вмешательства в личную жизнь сотрудника, если его поведение не влияет на результаты служебной деятельности и не нарушает правовые нормы.
19. Изучение руководителем впечатлений, которые складываются у подчиненных в процессе текущей деятельности и их предложений по улучшения сложившегося положения.
Вторая фаза процесса воздействия связана с нормированием деятельности подчиненных и организацией исполнения заказов или приказов, с внедрением в сознание подчиненного целей, проектов, планов, норм и других стандартов деятельности; устранением рассогласований в деятельности подчиненных за счет снабжения информацией, средствами деятельности и формирования способностей к деятельности. Она включает:
1. Составление нравственно-психологического контракта, в котором фиксируется совокупность ожиданий сотрудника и руководства отдела (подразделения); определяется, что они хотят дать друг другу и получить в процессе служебных взаимоотношений. При этом может оговариваться система требований руководителя к работнику и обязательств подчиненного. Такой контракт мог бы представлять отдельный документ, состоящий из функциональных обязанностей, прав и этических норм деятельности руководителя и подчиненного и подписываемый сторонами при назначении сотрудника на должность.
2. Составление доходчивой и простой инструкции о «вступлении в должность».
3. Четкое и обстоятельное объяснение подчиненным поставленных перед ними задач.
4. Установление точных количественных, качественных, временных, пространственных и других критериев степени достижения целей; составление перечня признаков эффективной работы.
5. Предоставление подчиненным соответствующих ресурсов для выполнения работы.
6. Определение в должностных инструкциях ответственных за каждый этап или сферу деятельности.
7. Объяснение сотрудникам степени важности отдельных выполняемых ими работ.
8. Выслушивание мнения «трудных» сотрудников о возникших у них проблемах.
9. Разъяснение сотрудникам последствий опозданий, постоянных отлучек с рабочего места, прогулов и других нарушений дисциплины.
10. Выдача разрешений на отсутствие сотрудника в течение рабочего времени (в случае необходимости) непосредственным начальником.
11. Информирование сотрудников о возможных изменениях в требованиях дисциплине.
12. Своевременное разрешение проблемных вопросов (рассогласований) и претензий.
13. Оперативное рассмотрение жалоб «трудных» сотрудников; изучение и доказательство их несостоятельности.
14. Широкое распространение опыта сотрудников, достигших достаточного совершенства в выполнении конкретных действий или операций.
15. Создание письменных стандартов (правил, инструкций, этических кодексов) поведения сотрудников в различных служебных ситуациях и возможных мер реагирования на нарушения.
16. Постоянное информирование сотрудников о состоянии дисциплины, о принимаемых мерах к нарушителям и лицам, соблюдающим дисциплину.
17. Разъяснение новым сотрудникам «неписаных правил», действующих в подразделении.
18. Создание отдельных учебно-тренировочных групп, для обучения слабо подготовленных работников и перевоспитания сотрудников, склонных к нарушению дисциплины и законности.
Третья и последняя фаза связана с контролем и оценкой результативности деятельности подчиненных. Она включает:
1. Поддержание служебных отношений путем контроля за соблюдением правил поведения сотрудников.
2. Создание условий деятельности сотрудников, исключающих нарушения дисциплины, законности или неэтичное поведение (примерное поведение руководителей, нетерпимость к нарушителям дисциплины, наказания за недостатки в работе, нечеткие санкции за запрещенные действия и др.)
3. Поощрение успешно работающих сотрудников.
4. Адекватную периодическую оценку продуктивности и поведения работника.
5. Поощрение конструктивной критики и предложений по устранению недостатков в работе подразделения.
6. Постоянный контроль работы новых сотрудников.
7. Обсуждение текущих и перспективных проблем со слабо мотивированными и демотивированными работниками.
8. Назначение молодого специалиста в первые месяцы на такие виды работ, которые заставляют его почувствовать неподготовленность к новым условиям труда; это должно развить в нем чувство покорности, лишить излишней самоуверенности.
9. Оценку поведения сотрудника через некоторый период после наказания.
11. Усиление индивидуальной ответственности сотрудников за безделье и праздность.
12. Строгий контроль руководителями различных рангов всех случаев прогулов и немедленное реагирование на них.
13. Обсуждение с нарушителем дисциплины создавшейся обстановки и обстоятельств, приведших к нарушению установленных требований с побуждением работника взять на себя обязательство соблюдать правила труда и поведения.
14. Совместное с нарушителем дисциплины рассмотрение причин несоблюдения взятых обязательств, разработка плана выполнения установленных требований с составлением памятной записки о беседе и помещением ее в личное дело.
15. Отстранение сотрудника от работы на один день для самоподготовки и урегулирования отношений, с условием, что по возвращении из вынужденного «отпуска» сотрудник немедленно перестроит линию своего поведения.
16. Различное реагирование на более серьезные и менее серьезные нарушения дисциплины и законности.
17. Избежание публичного наказания или критики подчиненного.
18. Оказание консультативной помощи недостаточно подготовленным работникам.
Памятка руководителю о стиле и методах руководства
Данная памятка обобщает основные требования, которые жизнь ежедневно предъявляет к руководителю. Каждый ее пункт касается одной из сторон деятельности руководителя, поэтому желательно анализировать ее разделы с одной позиции: «А как это относится ко мне?».
Элитариум — Центр дистанционного образования
Каждый руководитель в определенной мере должен быть и психологом, ибо правильный стиль руководства, благоприятная обстановка на работе, культура управленческого труда способствуют повышению качества и результативности труда, оказывают решающее влияние на результаты деятельности коллектива. Поведение руководители, его умение управлять подчиненными, здоровый психологический климат в коллективе способствуют развитию творческой инициативы работников и в итоге дают не меньший производственный эффект, чем механизация и автоматизация труда. Повседневная практика учит, что руководители, сумевшие добиться здоровых отношений в коллективе, наладившие прочный контакт и взаимоотношения между сотрудниками, добиваются лучших результатов в работе.
Настоящая Памятка имеет целью обобщить основные требования, которые жизнь ежедневно предъявляет к руководителю. Несомненно, что все качества, перечисленные в Памятке, не могут быть сосредоточены полностью в одном человеке. В ней приведены методические подходы, которые в определенной мере помогут руководителям в их работе.
Работать с Памяткой рекомендуется следующим образом: каждый пункт касается одной из сторон деятельности руководителя, поэтому желательно, чтобы все разделы любой руководитель анализировал с одной позиции: «А как это относится ко мне?»
Памятка поможет руководителю объяснить (понять) причины временных затруднений, встречающихся в работе, сделать выводы и применить их в практической деятельности. Памятка рекомендуется для руководителей при осуществлении практической работы по управлению как на производстве, так и в аппарате управления.
Личные качества руководителя
1. Выдержка. Руководитель должен прежде всего уметь сдерживать проявления своего настроения, никогда не терять самообладания. Сильный, оптимистически настроенный человек и в окружающих вселяет спокойствие и уверенность в успехе дела, заражает энтузиазмом. Неспокойный, нервозный руководитель зря дергает и нервирует себя и подчиненных, часто портит им настроение с самого начала рабочего дня, и тем больше, чем сложнее обстановка. Невыдержанность одного лишь руководителя причиняет неприятности многим сотрудникам.
2. Вежливость. Руководитель, никогда не допускающий грубость с подчиненными, добивается в работе с ними лучших результатов. Вспыльчивостью, грубостью, криком трудно доказать свою правоту, скорее можно настроить собеседника против себя. Неизменная же вежливость положительно действует на самого нервного и раздражительного сотрудника.
3. Тактичность. Деятельность руководителя как организатора немыслима без тактичного отношения к сотрудникам. Распекая человека, нужно не унижать его, а оставлять ему веру в свои силы. Никогда не следует критиковать ради самой критики.
4. Скромность и непримиримость к лести. Это необходимое для каждого руководителя качество. Подчеркивание своих заслуг, любое давление авторитетом на подчиненных недопустимы. Нет лучшего способа усыпить бдительность человека, чем лесть, ибо иногда трудно отличить, где лесть, а где проявление действительного уважения. Руководитель должен пресекать любое восхваление его достоинств, но в то же время не бояться хвалить тех сотрудников, которые его заслужили. Нужно только помнить, что хвалить человека, даже за дело, непосредственно перед тем, когда хочешь его о чем-то попросить, — тоже лесть.
5. Чуткость. Хороший руководитель знает своих подчиненных не только по имени, но и по отчеству, интересуется проблемами, возникающими в их личной жизни, условиями быта. Умеет вовремя заметить, что сотрудник расстроен, и по мере возможностей помочь ему, поинтересоваться здоровьем, спросить о детях, поздравить с днем рождения, к месту пошутить — это облегчает ему работу с людьми, помогает завоевать доверие, создать хорошее настроение в коллективе.
6. Самокритичность. Неотъемлемыми качествами каждого руководителя должны быть умение объективно оценивать свою деятельность, критически относиться к своим недостаткам, способность не только признать свою ошибку, но и отменить неправильное решение.
7. Самодисциплина. От организации труда самого руководителя, его личного примера зачастую зависят количество и качество работы коллектива. Если руководитель небрежен, неаккуратен, халатно относится к своим обязанностям, он может быть уверен, что все эти качества в той или иной мере присущи и его сотрудникам. Хороший руководитель не только рассказывает, но и показывает (в том числе собственным примером), как надо делать.
8. Требовательность. Руководитель только в том случае сможет наладить работу сотрудников, если будет систематически требовать от них выполнения их задач. Попустительство в этом вопросе приводит к безответственности, расхлябанности, волоките, что дезорганизует всю работу коллектива.
9. Равное отношение ко всем. В своей работе руководитель должен обязательно опираться на всех сотрудников. Практика окружать себя избранными и в дальнейшем полагаться только на них восстанавливает против руководителя остальную часть коллектива.
Руководитель и коллектив
1. Залог успешной работы коллектива, благоприятной атмосферы в нем — психологическая совместимость его членов. Отношения товарищества и взаимопомощи, сложившиеся внутри коллектива, создают условия для плодотворной деятельности, устраняют неприязнь, подозрительность, зависть, недоверие. Построить правильные, хорошие взаимоотношения в коллективе, поддерживать чувство взаимной симпатии работников друг к другу, умело руководить — это искусство. Хорошие качества руководителя определяются главным образом тем, насколько он образован, а также его самодисциплиной, энергией, настойчивостью, способностью принимать оптимальные решения, смелостью и чувством ответственности.
2. Если руководитель хочет иметь крепкий, спаянный коллектив, он должен подбирать кадры по принципу: каждый человек соответствует занимаемой должности и каждая должность — занимающему ее человеку.
3. В вопросах работы руководитель не имеет права следовать личным симпатиям и антипатиям. Приоритетными для него должны быть деловые качества сотрудника, его активность, отношение к работе, полезность для общего дела.
4. Руководитель должен помнить, что он отвечает за работу вверенного ему коллектива в любое время. Поэтому он обязан подготовить себе преемников, которые в его отсутствие (болезнь, отпуск, командировка) могли бы выполнять его обязанности без ущерба для дела.
5. Целесообразна такая организация труда помощников, когда они имеют «скользящий» круг обязанностей, т.е. время от времени меняются (между собой) сферами деятельности. Это позволяет ознакомить их со всем аппаратом и подготовить к дальнейшей самостоятельной работе.
6. Ничто так не подрывает авторитет руководителя, как неумение сдержать свое слово. Семь раз взвесьте свои возможности, прежде чем один раз пообещать. Но, дав слово, приложите вес силы и энергию для выполнения обещанного.
7. Нельзя переносить выполнение текущих дел на часы приема посетителей. Люди, которые ожидают, когда вы освободитесь, тратят столько же сил, как на самую тяжелую умственную работу. Поэтому если у руководителя приемная всегда полна посетителями, то это не признак его бурной деятельности, а лишь пример, как не надо работать.
8. В аппарате управления современным коллективом деятельность одного работника тесно связана с деятельностью других. Поэтому знать чужие обязанности ничуть не менее важно, чем свои. Это поможет избежать дублирования в работе аппарата управления фирмы (предприятия, организации), лишней траты времени па повторение того, что уже сделано или что может сделать намного быстрее специалист. Знать свои обязанности и уметь их выполнять означает определить, когда следует прибегнуть к помощи другого сотрудника.
9. Ничто так не раздражает людей, как безделье. Поэтому лучше давать задания с более сжатыми сроками, чем с растянутыми. Условия и границы, в которых должна протекать работа, должны быть строго оговорены. В противном случае работа никогда не будет доведена до конца.
10. Справедливость прежде всего. Если вы хвалите или порицаете за дело, ваше мнение будет высоко цениться в коллективе. Помните, что ни один проступок не должен оставаться незамеченным, иначе возникают безнаказанность и безответственность. Однако мера наказания должна соответствовать степени проступка. Бойтесь излишней строгостью вызвать озлобление.
11. Между проступком и наказанием нет и не может быть линейной зависимости. Хороший работник, допустивший промах в первый раз, не может быть наказан со всей строгостью. Первый выговор всегда нужно делать наедине. Следует помнить, что есть люди, психологически легкоуязвимые, К ним применять разные взыскания нужно особенно осторожно, так как несправедливое наказание легко может вызвать у них озлобленность или даже психическое заболевание.
12. Только в крайнем случае разрешается применять выговор в присутствии коллег. Излишнее злоупотребление распеканиями создает в коллективе дополнительные промахи, и все это лишь приводит к потере доверия к руководителю.
Роль руководителя
1. Немыслимо руководить современным коллективом без достаточной профессиональной квалификации, основательных технических, экономических, управленческих, педагогических знаний, понимания существа общественно-политических преобразований в стране.
2. Современный руководитель должен уметь адаптироваться к быстро изменяющейся обстановке в производстве и жизни. Он, работая динамично, должен постоянно повышать свой уровень знаний, умений и навыков, чтобы не оказаться «на обочине жизни» и не подвести возглавляемый коллектив.
3. Принцип единоначалия означает как право руководителя на принятие решений, так и его личную ответственность за их выполнение. Руководитель несет ответственность не только за свою работу, но и за работу своих подчиненных.
4. Каждый руководитель обязан работать так, чтобы стиль и методы его руководства соответствовали характеру современных взаимоотношений в обществе, выделяя главные задачи, не допуская работы по формуле «цель оправдывает средства», приводящей к перенапряжению коллектива. Задача руководителя — подобрать ровный, умеренный ритм работы аппарата управления, обеспечивающий высокую работоспособность в течение длительного времени.
5. Руководитель обязан создать в коллективе наиболее благоприятную атмосферу для свободного обмена мнениями, научиться совещаться с опытными людьми, внимательно выслушивать чужое мнение.
6. Девизом руководителя должно стать: всегда можно сделать лучше, чем было до сих пор. Существующий порядок — это не единственный из возможных. Руководитель должен постоянно искать лучшие формы и методы организации деятельности подчиненного ему коллектива. Избегайте, однако, слишком частых реформ. Они вносят в работу путаницу, беспорядок и неорганизованность.
7. Срыв задания может зачастую отразиться на деятельности всего предприятия, структурного подразделении. Поэтому при планировании роботы руководитель должен учесть, какое место в ней занимают другие службы; предусмотреть, чтобы все необходимое им было включено в этот план, добиться в первую очередь выполнения межслужебных заданий.
Цените время
1. Время — неоценимое богатство, и его надо беречь. Требуйте от себя и подчиненных точного и конкретного изложения вопросов по существу. Длинные разглагольствования мешают выделить главную мысль, затрудняют взаимопонимание и отнимают много времени. Нужно говорить так, чтобы вас поняли с первого раза.
2. Умейте слушать. Не перебивайте собеседника, проследите его мысль до конца. Свои замечания вы всегда успеете высказать, ведь именно за этим к вам обращаются. Одна из первостепенных задач каждого руководителя, каждого работника — научиться планировать свой рабочий день, выработать умение следовать намеченному плану, экономить время.
3. Заранее составив распорядок дня, вы не только избегаете долгих раздумий, с чего бы начать работу или что же делать дальше, но и будете уверены, что все намеченное вами будет выполнено.
4. Никогда не нужно откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня, даже если эта работа вам не нравится. Научитесь быть решительным. Располагая определенными фактами, решайте и действуйте.
Не упускайте из виду мелочи. Вы можете избежать небольших, но растрачивающих время издержек, если будете по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов.
Приступайте к делу сразу же, раз вы знаете, что надо делать. Тут нельзя дать никаких советов. Никто, кроме вас, не сможет помочь вам избавиться от привычки мешкать с делами.
Начинайте раньше. Начиная рабочий день всего на 15—20 минут раньше того, к чему вы привыкли, вы зададите тон всему дню.
Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретите привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему.
Цените время и свое, и чужое! Остерегайтесь любителей поговорить в рабочее время: они сорвут вам самые прекрасные планы и намерения. Умейте приостанавливать праздный разговор.
Научитесь говорить «нет». Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченными в такие дела, которыми вы никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени должна состоять из того, чтобы отделять второстепенное от главного.
Не увязайте в телефонных разговорах. Ничто не может соперничать с телефоном как средством экономии времени, когда надо получить какие-то данные, выяснить недоразумение, дать указание или условиться о свиданиях. Но всегда также есть искушение просто поболтать по телефону. Оберегайте себя от этого, заранее определяя, ради чего вы снимаете трубку и с кем собираетесь говорить. А затем ведите разговор по-деловому.
Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и сведения. Явившись на совещание к 14.30, если оно назначено на 15.00, вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то делать, уточните, где, когда, что, почему. Если что-нибудь остается неясным, сразу же задайте вопрос для выяснения.
Главные принципы постановки заданий
Деятельность руководителя в основном заключается в выборе методов и средств осуществления определенной задачи, которая выполняется штатом его сотрудников. Поэтому от правильности распоряжения иногда зависит успех всей работы. Ниже приводятся основные принципы постановки заданий.
1. Давать как можно меньше распоряжений. Чем больше отдается распоряжений, тем труднее осуществляются их реализация и контроль исполнения, много времени уходит на объяснение, что и как должен делать каждый исполнитель. Кроме того, если проблема чересчур раздроблена, распределена между многими сотрудниками, то неизбежно дублирование в их работе. Руководитель должен выделять в первую очередь главное — одну, но основную задачу, решение которой определяет дальнейшее направление в работе.
2. Не давать много распоряжений одновременно. Целесообразно давать задания в разное время в той последовательности, в которой они должны выполняться. Это обеспечит исполнителю возможность заняться каждой задачей (проблемой) отдельно, не отвлекаясь и не распыляясь.
3. Давать распоряжения в наиболее удобный момент. Если исполнитель в данное время занят другой, более важной и срочной работой, он не сможет хорошо уяснить, продумать новое задание. В результате этого резко снижается эффективность выполнения распоряжения. Каждый сотрудник в каждый текущий момент должен заниматься только одним заданием, выполнять одну функцию и полностью нести за нее ответственность.
Главные причины невыполнения распоряжений и пути их устранения
1. Распоряжение было плохо сформулировано, не раскрывало цели и характер работы либо недостаточно разъяснено. В этом случае руководитель должен его пересмотреть и выправить.
2. Распоряжение было отдано правильно, но плохо понято исполнителем. Руководитель обязан убедиться в том, что его поняли. Исполнитель не должен принимать распоряжений, пока не уяснит себе их смысл.
3. Распоряжение было отдано правильно и хорошо понято исполнителем, но исполнитель не имел необходимых условий для его выполнения и преодоления встречающихся затруднений. В этом случае руководитель должен, отдавая распоряжение или в ходе его выполнения, обеспечить условия, выходящие за рамки компетенции сотрудника. Последний же должен иметь мужество признать свою неспособность выполнить данное распоряжение и потребовать обеспечения дополнительных средств и условий.
4. Все необходимые предпосылки для исполнения распоряжения были обеспечены, но исполнитель был либо недостаточно заинтересован, либо внутренне не согласен с распоряжением. Здесь вина падает главным образом на исполнителя, но и руководитель не может полностью снять с себя ответственность, так как в его обязанности входят убеждение подчиненных и поиск правильного пути для повышения их заинтересованности в работе.
5. Все приказы и инструкции должны быть конкретными, исчерпывающими, наглядными, точно адресованными и с указанием сроков исполнения.