Приходный кассовый ордер и кассовый чек в чем разница
Нужен ли чек к приходному кассовому ордеру – необходимость оформления и взаимосвязь
В практике наличных расчетов предприятий с покупателями часто возникает вопрос о том, является ли квитанция от приходного кассового ордера (ПКО) полноценным заменителем обычного кассового чека (КЧ).
Некоторые хозяйствующие субъекты – индивидуальные предприниматели (ИП) / юридические лица (ЮЛ) – обоснованно сомневаются в легитимности приходного ордера как универсального расчетного документа и выдают своим клиентам кассовые чеки.
Другие продавцы, наоборот, вместо КЧ предоставляют покупателям квитанции ПКО или, как вариант, расходные накладные.
Необходимо разобраться, при каких обстоятельствах оформляется приходный кассовый ордер, а в каких случаях обязательно выдается чек.
Касса и контрольно-кассовая техника: есть ли различия?
Чтобы лучше понять специфику оформления ПКО и выдачи КЧ, необходимо разграничить контрольно-кассовую технику (ККТ) и кассу.
Как показывает практика, многие заблуждения в сфере применения расчетных документов отчасти связаны с тем, что ИП и организации нередко путают эти понятия.
Кассой принято считать систему осуществления и учета любых наличных операций, проводимых ИП или организацией. Соответственно, это могут быть как приходные процедуры (поступление денег), так и расходные транзакции (выплата денег).
Иными словами, по кассе обязательно отражаются все операции, связанные с движением наличных средств.
В бухучете организаций, например, имеется особый счет «Касса» с порядковым номером 50 (по плану счетов), используемый для учета денежной наличности.
Контрольно-кассовой техникой называют специальные электронные устройства, предназначенные для выполнения следующих задач:
Очевидно, что касса охватывает всю совокупность наличных операций хозяйствующего субъекта (как поступление, так и выплату наличных денег).
Контрольно-кассовая техника используется исключительно для принятия наличности у плательщика (покупателя, клиента) и выдачи ему подтверждающего кассового чека.
Однако между этими понятиями есть четкая связь: когда денежная наличность (выручка) к концу дня передается из ККТ торговой точки в кассу хозяйствующего субъекта, данная процедура оформляется составлением приходного кассового ордера (ПКО).
Нужен ли чек к ПКО?
Очевидно, что касса имеется у любых хозяйствующих субъектов, осуществляющих операции с денежной наличностью.
Это значит, что таким ИП/организациям следует составлять приходные и расходные кассовые ордера, а также вносить соответствующие записи в кассовую книгу.
Отвечая, однако, на вопрос о том, нужно ли выбивать чек к квитанции ПКО, следует отметить, что обязанность ведения кассовой книги и составления кассовых ордеров не имеет прямого отношения к обязательному применению ККТ в наличных расчетах с покупателями.
Будет ли ПКО действителен без чека?
Например, выполняя требования законодательства, ИП применяет ККТ при получении наличности от клиентов и обязательно выдает покупателям КЧ, но не оформляет свои кассовые транзакции составлением приходных и расходных ордеров и ведением кассовой книги, пользуясь правами, предусмотренными Налоговым Кодексом РФ.
Возможна и обратная ситуация – ИП не применяет ККТ на законных основаниях (к примеру, предоставляет физическим лицам бланки строгой отчетности), но оформляет транзакции с наличностью составлением приходных и расходных ордеров и внесением соответствующих записей в кассовую книгу, руководствуясь соображениями необходимого контроля.
Заменяют ли документы друг друга?
Кассовый чек (КЧ) представляет собой расчетный документ, формируемый посредством ККТ.
Для покупателя КЧ является документальным доказательством приобретения и оплаты товара, а для продавца – удостоверением принятия наличности от клиента и подтверждением формирования реализационной выручки.
ПКО является бухгалтерским документом первичного характера, посредством которого оформляется поступление (принятие) наличных денег в кассу хозяйствующего субъекта.
По сути, составлением ПКО учитывается движение денежной наличности внутри организации. Получается, что приходный ордер не является заменителем чека, так как с его помощью оформляется факт поступления наличности из разных источников, но не факт получения от клиента денег, учитываемых через ККТ.
Полезное видео
Для чего нужны приходные и расходные кассовые ордера и могут ли эти документы заменить кассовый чек, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Приходный кассовый ордер и чек используются в системе наличных операций хозяйствующего субъекта. Однако они не являются взаимозаменяемыми расчетными документами, так как сферы их применения на практике существенно различаются.
Чек, выданный продавцом, является основным документом, удостоверяющим факт оплаты клиентом купленного товара. Его замену квитанцией ПКО нельзя считать правомерной при наличных расчетах с покупателями.
Как финансовый документ, ПКО имеет конкретное назначение – оформление факта принятия денежной наличности в кассу хозяйствующего субъекта. Иными словами, посредством ПКО оформляются кассовые транзакции исключительно внутри предприятия.
Между приходным ордером и кассовым чеком существенная разница
Организации, оказывающие услуги, часто путают потребителя, выдавая то кассовый чек, то приходный ордер.
Организации, оказывающие услуги, часто путают потребителя, выдавая то кассовый чек, то приходный ордер.
Случается, в поликлинике или на автостоянке выдают и чек, и кассовый ордер.
Неискушенному обывателю приходный кассовый ордер даже больше нравится, так как на нем присутствует печать организации. Но между кассовым чеком и приходным кассовым ордером существенная разница, и они вовсе не взаимозаменяемы, как это думают некоторые продавцы и потребители.
Так появляются чеки
Итак, согласно пункту 1 Постановления Правительства РФ от 07.08.98 №904, денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или при оказании услуг на территории РФ производятся всеми организациями и предпринимателями с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ). Существует Постановление Правительства РФ от 03.09.98 №1027, в котором указан перечень отдельных категорий организаций и предпринимателей, которые в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ. В этот перечень входят продажа газет и журналов, ценных бумаг, лотерейных билетов, проездных билетов в общественном транспорте, обеспечение питанием в общеобразовательных школах, торговля на рынках, с ручных тележек, из цистерн, с лотков и т.д. Этот список весьма ограничен и не допускает торговлю или предоставление услуг в других местах без применения ККМ.
На чеке, который кассир вручает покупателю, должны быть следующие обязательные реквизиты: наименование организации, ИНН организации, заводской номер ККМ, порядковый номер чека, дата и время покупки, стоимость покупки, признак фискального режима.
Кассовый чек представляет собой упрощенную форму публичного договора купли-продажи или договора о предоставлении услуг. Эта форма регулируется Гражданским кодексом. Наличие кассового чека подразумевает передачу товара или оказание услуги.
Назначение ордера
Теперь давайте выясним, что собой представляет приходный кассовый ордер. Это документ, который применяется в случае проведения наличных расчетов исключительно между двумя юридическими лицами.
Письмо Центрального Банка РФ от 22.09.93 №40 указывает, что на приходном кассовом ордере должны быть следующие обязательные реквизиты: наименование организации получателя, ИНН организации, номер ордера, наименование организации плательщика, сумма цифрами и прописью, сумма НДС и налога с продаж, дата, подпись кассира и бухгалтера, печать организации.
Приходный кассовый ордер не заменяет собой договора и накладной. Этот документ подтверждает факт оплаты товара или услуги. Товар или услуги могут быть предоставлены ранее или позднее факта оплаты.
Юрлицам не поздоровится
Для частного лица, оплатившего товар или услугу, нет принципиальной разницы в том, что за кассовый документ у него на руках. Если только ему не придется обращаться в суд с претензиями к качеству покупки.
А вот предприятие может от незнания законодательства пострадать значительно. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов на кассовом чеке влечет за собой, согласно Закону Российской Федерации от 18.06.93 №5215-1 и Определению Конституционного суда от 01.04.99, наложение штрафных санкций на предприятие в размере от 28,6 до 57,1 МРОТ.
Из этого следует, что организация, выдавшая вместо кассового чека приходный кассовый ордер, нарушила как минимум законодательство о применении ККМ. И в этом случае она подпадает под ответственность за ведение денежных расчетов с населением без применения контрольно-кассовых машин, которая установлена вышеуказанными законодательными актами.
За подобное правонарушение, которое считается не налоговым, а административным, установлен штраф в размере от 50 до 100 МРОТ.
МАТЕРИАЛЫ ПОЛОСЫ Подготовила Евгения Котова, генеральный директор ООО «Аудит-Эврика»
Как бизнесу работать с наличными в 2021 году и не попасть на штрафы
Самый удобный и современный способ расчетов — безналичный. К тому же, чем меньше наличности находится в обороте у компании или ИП, тем больше доверия к бизнесу у банка и ФНС. Однако во многих сферах предпринимательства без наличных расчетов не обойтись, поэтому рассмотрим актуальные в 2021 году правила работы с наличностью.
Понятие кассовой дисциплины
Кассовая дисциплина компании или предпринимателя — это порядок проведения операций с наличными средствами. Все расчеты наличностью (выплата зарплат, прием оплаты за продукцию или услуги, передача выручки на расчетный счет и т. д.) обязаны вестись через кассу предприятия.
Каждую операцию нужно правильно оформить соответствующим видом документа, иначе возникнет путаница в доходах и расходах бизнеса. С такими документами обычно работает бухгалтер, кассир, на маленьких предприятиях — директор.
Кто должен соблюдать кассовую дисциплину?
Соблюдать установленные законом правила обязаны все виды бизнеса, а также государственные компании, у которых есть наличные средства в обороте. Если бизнес рассчитывается и получает платежи исключительно безналом, то к нему это не относится.
Кассовые документы
При проведении какой-либо финансовой операции с наличными деньгами необходимо заполнять один или несколько кассовых документов. Рассмотрим отдельно каждый из них.
Кассовая книга
Сюда заносятся сведения о движении средств через кассу. Записи делаются последовательно, в соответствии с суммами в ордерах. Пример: бухгалтер снял со счета компании деньги на выплату наличными зарплаты и в тот же день выдал средства работникам. Соответственно, за этот день в кассовой книге будут записи о приходе денег и об их выплате на эту же сумму.
Законом разрешено вести реестр в электронном варианте, обычно используются бухгалтерские программы.
Книга учета принятых и выданных средств
Реестр следует заводить, только если в организации работает не один, а несколько кассиров, которые обмениваются между собой наличными деньгами. Например, старший кассир в супермаркете в начале смены раздает мелкие разменные купюры остальным кассирам. Эта финансовая операция, а также любое другое движение средств обязаны отражаться в Книге.
Расходный кассовый ордер
Ордер отражает любой расход денег — выдачу средств на покупку канцтоваров, оплату за ЖКХ, начисление заработных плат, др. В РКО нужно указать не только сумму и назначение денег, но и ФИО получателя, который еще раз своей рукой вписывает в ордер полученную сумму и ставит подпись о выдаче ему денег.
Приходный кассовый ордер
Этот ордер подтверждает поступление денег в кассу предприятия. Компании и ИП с небольшим потоком наличных оплат могут выписывать ПКО по каждой операции за день, а крупные торговые точки — по сумме выручки за смену. В ПКО указывается дата, сумма, основание внесения средств, кто вносит деньги.
В большинстве случаев ордер заполняется по сведениям из чеков за смену или из итогового отчета по чекам за весь рабочий день.
Расчетно-платежная ведомость
Этот документ составляется, когда на предприятии трудится много сотрудников и им всем нужно выдать заработную плату. Чтобы не составлять отдельно расходный ордер на каждого, используется расчетно-платежная ведомость на всю сумму наличности. В этом документе заполняется ФИО и должность каждого работника, период, за который выдается заработная плата, сумма начислений и налоговых удержаний.
Правила ведения кассовых документов
Делать исправления запрещено — придется еще раз заполнить новый бланк уже без исправлений.
Ежедневно бухгалтер или кассир должны проверять, сходится ли сумма денег в кассе с суммами в кассовых документах.
Срок хранения кассовой документации — от 6 лет, считать этот срок нужно не с даты оформления ордера, ведомости или книги, а с начала года, идущего после составления документа.
Лимит расчетов наличными средствами
Согласно последним изменениям в Налоговом кодексе, зарегистрированные ИП и компании могут рассчитываться с обычными гражданами наличностью на любые суммы. А при операциях с наличностью между ИП и компаниями, организациями, предпринимателями нужно придерживаться лимита в 100 000 рублей по одному договору. Исключение — следующие расчеты:
Ограничение работает не только относительно одноразовой оплаты, а и по накопительной системе. Например, ООО ежедневно получает от одного ИП по 7 000 рублей за оказанные услуги, но как только сумма платежей достигнет 100 000 рублей, нужно будет перейти на безналичную оплату. Также на лимит не будет влиять срок действия договора — если ООО задержался с оплатой ИП за товары, то для получения остатка долга на сумму более 100 000 рублей нужно будет заключить несколько новых договоров.
Соблюдение лимита отслеживает ФНС, нарушителям грозит штраф.
Лимит остатка по кассе
По окончании рабочего дня в кассе должно оставаться наличности не больше определенной суммы — установленного лимита. Все, что превышает эту сумму необходимо передавать в банк. Исключение — дни начисления зарплаты, нерабочие дни, когда велись кассовые операции.
Лимит определяет каждое предприятие самостоятельно, по умолчанию он равен 0 рублей, то есть всю наличность в конце дня нужно класть на счет. За нарушение данного правила можно получить штраф.
Как предприятию рассчитать лимит по кассе?
Сумму наличности в кассе можно посчитать следующими методами:
1. Исходя из величины оплат из кассы. Этот метод удобен для компаний, которые часто рассчитываются с поставщиками наличностью. Для подсчета применяется формула:
Кассовый лимит = Сумма выдачи / Срок получения х Срок выплат получения, где:
Организация «Строй» занимается оптовой реализацией стройматериалов и принимает оплату только на расчетный счет. Однако периодически организации нужно оплачивать услуги перевозчиков наличными, поэтому «Строй» снимает средства в банке для таких расчетов. Чтобы подсчитать лимит остатка по кассе на следующий год, решено было взять самый активный период в этом году — октябрь. В этом месяце организация проработала 24 дня и в сумме сняла со счета для оплаты перевозчикам 256 000 рублей. Бухгалтер получал средства в банке каждые 3 дня. Величину лимита можно посчитать так:
256 000 рублей / 3 дня х 24 дня = 32 000 рублей.
2. Исходя из величины поступлений наличности. Для подсчета лимита по кассе используется такая формула:
Лимит = Выручка / Срок сдачи х Срок поступлений, где:
Организация «Аэро» занимается продажами канцтоваров. В конце года директор дал указание подсчитать лимит остатка по кассе на следующий год, для чего взяли данные за ноябрь. В этом месяце «Аэро» проработала 23 дня и получила 564 000 рублей наличными, средства отправлялись в банк каждые 3 дня. Лимит остатка можно посчитать так:
564 000 рублей / 3 дня х 23 дня = 73 565 рубля.
После того как лимит будет подсчитан, руководителю предприятия нужно выдать приказ об утверждении этой суммы на определенный период (например, до конца года) или без указания периода (тогда лимит будет действовать до утверждения следующего приказа).
Лимит по кассе для небольших компаний и индивидуальных предпринимателей
Малый бизнес, микропредприятия и ИП имеют возможность работать без соблюдения лимитов, то есть оставлять столько наличных денег, сколько посчитают нужным. Чтобы отменить какой-либо лимит, руководителю (собственнику) следует издать приказ с таким указанием: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».
Можно ли собственнику брать наличность из кассы?
ИП имеют право снимать деньги со счета предприятия и забирать из кассы любые суммы, которые им нужны. Нет ограничений на количество таких трат в месяц или их назначение — у предпринимателей полная свобода распоряжения заработанными деньгами.
Учредителям ООО, в отличии от ИП, запрещено брать наличность из кассы, поскольку вся выручка предприятия является собственностью компании. Распределение доходов организации между учредителями производится только в качестве выплаты дивидендов.
ВНИМАНИЕ!
Скоро на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу
Приходные и расходные кассовые операции: что нужно знать
Приходные и расходные кассовые операции возникают в компании, когда в расчетах участвуют наличные деньги. Как правильно организовать учет и оформление указанных операций, а также какие особенности при этом нужно учесть, расскажем в нашей статье.
Наличные расчеты в нашей жизни
В повседневной жизни мы привыкли иметь дело с наличными деньгами — они считаются одним из лучших средств расчетов. Мы оплачиваем ими продукты в супермаркете, проезд в автобусе, лечение зубов в стоматологии и все остальные расходы. Деньги востребованы всегда, даже в век безналичных расчетов и пластиковых карт.
С одной стороны, конечно, удобно, выходя из дома, положить в карман карточку и не думать о том, хватит ли наличности для оплаты всех запланированных расходов. Однако расплатиться картой можно не везде — например, можно остаться без приглянувшейся на колхозном рынке домашней колбасы, если в кармане отсутствуют наличные купюры. Или лечь спать голодным, если в ночном супермаркете, где вы привыкли закупать готовую домашнюю еду на ужин, вдруг отключилась связь с банком, и расплатиться картой невозможно, а денег при себе нет.
Другое дело — коммерсанты. Они тоже не обходятся без наличных расчетов, но их приходные и расходные кассовые операции требуют особой организации. К примеру, человек может хранить под подушкой несколько лет миллион рублей или иной валюты, а потом расплатиться этими деньгами за автомобиль — никто ему претензий не предъявит. А коммерсанта в наличных расчетах государство жестко ограничивает, устанавливая специальные правила кассовых расчетов и разного рода лимиты. Нарушение этих ограничений практически всегда грозит штрафами.
Рассмотрим далее на примере, с какими нюансами может столкнуться коммерсант, решивший использовать в своей работе наличные деньги.
Приходные и расходные кассовые операции на примере
В том, что простой гражданин может без особых хлопот купить за наличку автомобиль, сомнений нет. Посмотрим, удастся ли также без проблем осуществить эту операцию коммерсанту.
ООО «Премьера» занимается строительством коммерческой недвижимости. За построенные офисы и торговые центры крупные заказчики расплачиваются безналичным путем, а мелким торгово-розничным коммерсантам удобнее вносить оплату наличными деньгами в кассу компании.
При работе с наличными деньгами необходимо выполнять требования закона № 54-ФЗ о применении ККТ при наличных расчетах и соблюдать Порядок ведения кассовых операций, утвержденный указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У.
Приход выручки в кассу оформляется в компании приходным кассовым ордером (пп. 4.1–5.3 указания № 3210-У), и кассир пробивает кассовый чек (п. 1 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Для выезда специалистов компании на строительные объекты руководством было принято решение о приобретении легкового автомобиля. Для экономии средств решили, что для таких целей подойдет подержанный автомобиль стоимостью 350 тыс. руб., который в срочном порядке был выставлен на продажу одним из подрядчиков компании.
Чтобы не упустить выгодное по цене предложение, был оформлен договор купли-продажи и из кассы компании подотчетному лицу выдана необходимая сумма. Выдача денег производилась по заявлению подотчетного лица — в нем была указана сумма наличных и срок, на который они выдаются (п. 6.3 указания № 3210-У). На заявлении руководитель поставил свою подпись и дату.
О последствиях этой кассовой операции расскажем далее.
Несколько важных психологических моментов для бухгалтера — в записи довольно любопытного вебинара, забирайте сейчас
Поспешил — попал на штрафы
Выдача подотчетных денег была оформлена расходным кассовым ордером (п. 6 указания № 3210-У). Так как офис подрядчика располагался в этом же здании, операция оплаты автомобиля не отняла у обеих сторон много времени.
Однако радость обеих компаний была недолгой — пришедший в этот же день налоговый инспектор оштрафовал обе компании по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за расчеты наличными деньгами с другими компаниями сверх установленного лимита.
В 2021-2022 гг. действует ограничение в расчетах наличными деньгами между коммерсантами: не более 100 000 руб. по одному договору (п. 6 указания Банка России от 07.10.13 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).
Штраф настиг обе компании, потому что ответственность за превышение ограничения в 100 000 руб. предусмотрена ст. 15.1 КоАП для участников наличных расчетов, которыми являются и продавец, и покупатель.
Если бы компании не спешили с расчетом наличными и заранее изучили законодательную базу, непредвиденных штрафных санкций в размере 50 000 руб. для каждой компании и 5 000 руб. — для их руководителей можно было бы избежать. В случае если инспектор пришел бы с проверкой спустя 2 месяца — штрафа бы не последовало, так как для такого нарушения установлен 2-месячный срок давности (п. 1 ст. 4.5 КоАП).
Если бы подрядчик не выбил кассовый чек, срок давности привлечения к ответственности за правонарушения, связанные с применением ККТ, составил бы 1 год.
Можно ли было избежать наказания?
Как видно из примера, правильно оформить приходные и расходные кассовые операции недостаточно — важно владеть полной информацией о требованиях нормативных документов при совершении тех или иных хозопераций, в том числе об установленных законом ограничениях при работе с наличными денежными средствами.
Надеяться на то, что налоговики не успеют проверить компанию за время срока давности, можно. Однако игнорирование требований законодательства не может положительно сказаться на репутации компании.
Чтобы не упустить выгодную сделку и при этом не нарушить закон, компания могла оплатить наличкой 100 000 руб. в качестве предоплаты, а остальные деньги перечислить с расчетного счета в первый же банковский день.
При большом и разнообразном обороте наличных денег в компании специалистам финансовой и (или) бухгалтерской службы лучше заранее подстраховаться — разработать специальную внутреннюю инструкцию по приходным и расходным кассовым операциям. В ней подробно описать действия кассовых работников в различных ситуациях и указать возможные санкции, грозящие компании при нарушении закона. Закрепить ответственного работника, в обязанности которого будет входить своевременное обновление кассовых нюансов при изменении законодательства. Тогда кассовая работа не будет доставлять лишних проблем и не вызовет незапланированных расходов.
Итоги
У компании может совсем не быть приходных и расходных кассовых операций — если все расчеты она проводит в безналичном порядке. Если же без наличных денег не обойтись, специалистам компании нужно отлично ориентироваться в законодательной базе, связанной с ведением кассовых операций, иначе не избежать санкций за их нарушение.
ВНИМАНИЕ!
Скоро на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу