Подразделение не соответствует организации позиции в 1с зуп что делать
Организационная структура и штатное расписание в 1С: ЗУП
Правильно организованная структура оказывает влияние на дальнейшее функционирование предприятия. Задолго до открытия разрабатываются базовые документы, которые регламентируют действия работников, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка. Одними из основных документов являются штатное расписание и основополагающая структура предприятия.
Организационная структура в 1С: ЗУП
Составление основополагающей структуры подразумевает выстраивание всех подразделений в определенную схему взаимодействия и подчинения друг другу. Построение структуры предприятия может происходить согласно одному из видов:
Организационная структура в 1С формируется в блоке «Зарплата и управление персоналом». Здесь в разделе «Главное» предложен справочник «Подразделения».
Программа дает возможность создавать простые и довольно сложные структуры. Создавая подразделение указывайте дату создания, режим работы, вышестоящие отделы. Для более удобной работы желательно указать, является ли структурная единица обособленной, обозначить отображение заработной платы в бухгалтерском учете и задать вид выплат.
Как вариант взаимодействия, можно рассмотреть пример простой структуры на следующем рисунке. В закладке «Вышестоящее подразделение» обозначено подразделение «Руководство».
Если предприятие имеет сложную систему взаимодействия, создается многоуровневый справочник.
Сформированный справочник «Подразделения» понадобится для составления штатного расписания, оформлении новых сотрудников, начислении и выплате заработной платы.
Штатное расписание в 1С: ЗУП
Штатное расписание создается в соответствии с рекомендованной унифицированной формой. На законодательном уровне требования по его ведению не закреплены. В штатном расписании фиксируют количество рабочих единиц по каждому подразделению, указывают должности, специальности вместе с показателями окладов.
При формировании штатного расписания важно уделить внимание следующим нюансам:
Сотрудники, работающие на одинаковых должностях, должны иметь равные оклады. В случае обнаружения разницы, трудовая инспекция определит ее, как неравные условия труда, необъективное отношение к работникам. В соответствии с обязанностями, прописанными в должностной инструкции, одинаковые требования выдвигаются к работникам одной категории. Они же получают за выполненную работу одинаковые начисления. При необходимости увеличения оклада лучше сделать одного специалиста старшим или ведущим. В другом варианте допускается уравнивание тарифной части, а разнице считать премиальной.
Работодатель обязан предоставлять открытые вакансии в центр занятости. Это важно учитывать при составлении штатного расписания. В нем не должно быть свободных единиц в том случае, когда штат укомплектован.
Этапы заполнения штатного расписания в программе 1С: Зарплата и управление персоналом
После заполнения всех настроек кликаем «Применить и закрыть», заходим в раздел «Кадры». Выбираем подраздел «Штатное расписание», в котором можно вводить и утверждать документ. Мы рассмотрим вариант сохранения истории корректировок, для изучения пункта «Изменения штатного расписания». Для начала выбираем кнопку «Создать», появляется меню, в котором следует выбрать «Утверждение штатного расписания».
Нажимая на «Добавить позицию» заполняется каждая из строк таблицы. В этой части документа обозначают подразделение предприятия, число ставок, зарплату, рабочий график. Далее документ проводят и выводят на экран в виде приказа для утверждения или унифицированной формы Т-3 посредством кнопки «Печать».
После этих манипуляций определенные поля будут заполняться автоматически при работе со вкладкой «Прием на работу».
Для внесения других, обновленных данных при создании документа «Изменение штатного расписания» используются основные кнопки:
Печать приказа о внесении изменений в штатное расписание возможна после того, как документ проведен в программе.
Чтобы увидеть действующее штатное расписание, необходимо в разделе «Кадры» выбрать подраздел «Штатное расписание». Анализ соответствия штатного расписания с наличием доступных штатных единиц возможен после создания соответствующих отчетов в разделе «Кадры».
Подразделение не соответствует организации позиции в 1с зуп что делать
Дата публикации 15.11.2021
Использован релиз 3.1.19
Каждая из организаций (входящих в предприятие) может иметь сложную структуру, состоять из различных подразделений, в том числе обособленных с точки зрения НК РФ (зарегистрированных в отдельных ИФНС). Описываемые в программе подразделения в первую очередь используются в целях ведения кадрового учета: для каждого сотрудника обязательно указывается подразделение, в которое он принимается, в которое перемещается и т. п. Подразделения указываются и в штатном расписании, если оно ведется в программе. Кроме того, зарплата сотрудников также регистрируется (учитывается) с привязкой (в разрезе) подразделений. Соответственно, подразделения указывают в печатных формах, отчетах, формируемых по результатам ввода данных и проведения расчетов.
1. Для создания нового подразделения в справочнике «Подразделения» нажмите на кнопку «Создать» (раздел Настройка – Подразделения).
В карточке подразделения заполняются следующие данные.
2. Если в структуре организации есть подразделения, обособленные с точки зрения НК РФ, и они не выделены на отдельный баланс, то:
Далее заполните необходимые данные:
3. Если обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс, входит в состав организации, то:
Ведение штатного расписания по подразделениям в 1С ЗУП 3.1
Вопрос задал Валентина П.
Ответственный за ответ: Дмитрий Герасимов (★9.53/10)
Добрый день! ЗУП Корп. При переносе данных в настройках не стоял признак учета истории штатного расписания. В подразделениях проставилась дата формирования. Затем установили признак ведения истории штатного расписания. с 01.07.2018 Прошла полная реструктуризация подразделений в штатного расписании. Оформили изменение штатного расписания на закрытие старых подразделений. В справочнике Подразделения дата закрытия проставилась. Завели утверждение штатного расписания для должностей с новыми подразделениями. Далее оформляли изменения штатного расписания по новым подразделениям. При проведении документов изменения или утверждения штатного расписания у части подразделений дата формирования проставляется, у части подразделений нет. При этом в отчете Анализ штатного расписания все позиции штатного расписания верны. На что влияет «Жирность подразделения» в учете? Как проставить дату, чтобы в документах видно было какие подразделения актуальные и их можно использовать?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Все комментарии (4)
Здравствуйте!
«На что влияет «Жирность подразделения» в учете?» — таким образом визуально выделяются подразделения, которые не сформированы, т.е. по которым не утверждено ни одной позиции.
«Как проставить дату, чтобы в документах видно было какие подразделения актуальные и их можно использовать?» — если ведется история изменения штатного расписания, то вручную никак. Дата определяется по дате документа «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», в котором присутствует это подразделение.
«При проведении документов изменения или утверждения штатного расписания у части подразделений дата формирования проставляется, у части подразделений нет.» — пока затрудняюсь сказать, почему так произошло. Пришлите скрин списка подразделений, где видно, что подобное подразделение не сформировано и скрин документа «Утверждение штатного расписания» или «Изменение штатного расписания», в котором присутствует это подразделение.
В приложенном файле скриншоты по верному и по неверному подразделению.
Примечание: В ходе изменений / утверждений штатного расписания мы многократно проводили/распроводили разные документы по одним и тем же подразделениям. Изменяли даты документов, перенося их то в январь, то в июнь, то в июль. Возможно на данную ситуацию влияет порядок проведения документов Изменения Штатного расписания и Утверждения штатного расписания. Данные документы могут существовать независимо друг от друга? Есть ли особенность порядка их проведения или наличия одного документа без другого?
Здравствуйте!
Попробуйте вариант, который Вам посоветовали ниже.
Если не поможет, то можно «насильно» поставить флажок и дату формирования. Это можно сделать с помощью сервиса «Групповое изменение реквизитов» (раздел Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных — Групповое изменение реквизитов). О том как пользоваться сервисом «Групповое изменение реквизитов» можете изучить здесь: [29.06.17] Запись заседания Профклуба по ЗУП 3 за июнь 2017 года (видео под заголовком «Сторнирование ГПХ, нюансы переноса данных из ЗУП 2.5, групповое изменение реквизитов»).
Что касается последовательности ввода документов Утверждение и Изменение, то тут логика простоя. Первоначально вводится документ «Утверждение штатного…», в котором описывается штатка. Затем если необходимо добавить, убрать или изменить какие-то позиции то вводить «Изменение штатного» (Что-то неправильно ввести сложно. Например, программа просто не позволит распровести Изменение штатного расписания, например, от 01.06.18, если уже есть документ Изменение более старшей датой, например, от 01.08.18)
Если же изменений слишком много, то проще ввести ещё одно Утверждение штатного, оно будет полностью замещать все позиции, которые существовали по итогам предыдущих документов УТверждение и Изменение. Более подробно тонкости ведения штатного расписания рассматриваются в соответствующем разделе сайта: https://buhexpert8.ru/1s-zup/orgstruktura-i-shtatnoe-raspisanie/shtatnoe-raspisanie
Что касается Вашего первоначального вопроса, то мне кажется, что это ошибка программы. Её можно попробовать решить способом, описанным в сообщении ниже, либо предложенным мной способом.
Попробуйте такой способ: Проверьте регистр сведений «Подчиненность подразделений организаций», если там проблемного подразделения нет, то в справочнике подразделений у проблемного подразделения на минуту поменять вышестоящее подразделение «записать и провести» изменения, потом вернуть все обратно. проблемное подразделение появляется в регистр сведений «Подчиненность подразделений организаций».
Далее следует перепровести документ утверждающий/изменяющий штатное расписание и дата утверждения подразделения должна появиться, но к сожалению не первоначальная, а из перепроводимого документа по штатному расписанию.
Ведем штатное расписание в «1С:ЗУП»
Автор: Ольга Пьянова, и.о. заместителя руководителя Линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», ноябрь 2021
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред.3.1, автоматизированный инструмент «Штатное расписание» позволяет вести штатное расписание, вносить в документ изменения, печатать приказы на утверждение и изменение, вести кадровый учет значительного количества штатных единиц.
Как настроить штатное расписание
Для начала работы установите флаг «Ведется штатное расписание» («Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания»).
Дополнительно можете выставлять и другие настройки. Наша таблица 1 вам в помощь.
Таблица 1. «Какие функции программы выбрать»
Как называется флаг
Для чего нужен
Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию
Предполагает при регистрации кадровых документов проверку соответствия их штатному расписанию. Например, программа проверяет на остаток свободных штатных единиц.
Ведется история изменений штатного расписания
Позволяет хранить историю изменения штатного расписания, соответствующие приказы. Вам будут доступны документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», которые позволят вести хронологию изменений штатного расписания.
Штатное расписание с историей изменений – популярный вариант, так как позволяет использовать полные функции и инструменты документа.
Используется «вилка» окладов и надбавок
Дает возможность указать минимальную и максимальную ставки по должности и максимальный размер.
В позиции штатного расписания используются разряды и категории
Дает возможность уточнять разрядом (категорией) позицию дополнительно к должности.
Использовать бронирование позиций
Дает возможность бронировать позиции штатного расписания и количество занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода
Утверждаем ШР
Для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание и для отражения его существенных изменений предназначен документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания»). Этот документ утверждает расписание только на 1 число выбранного месяца, поэтому используется:
При первичном утверждении штатного расписания.
При глобальном изменении сведений по позициям штатного расписания. Фактически – при замене текущего расписания на новое.
Заполняя документ, указываем:
Месяц, с которого расписание вступает в действие.
Каким днем датирован приказ на утверждение ШР.
Перечень позиций с указанием их особенностей.
По ссылке «Подписи не указаны» можно заполнить список лиц, ответственных за составление и подпись штатного расписания.
Как изменить штатное расписание
Документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания») используйте, чтобы внести локальные изменения по нескольким позициям на любую дату месяца. В остальном работа документа схожа с «Утверждением штатного расписания».
Изменения, которые вступят в силу при проведении документа, действуют с даты, указанной в поле «Дата изменений».
По кнопке «Добавить позицию» вводим новую позицию штатного расписания. И заполняем карточку, в которой указываем подразделение, должность, разряд (категорию), количество ставок, состав и размер начислений, график работы и проч.
Чтобы изменить существующую позицию (количества ставок), проходим из штатного расписания по кнопке «Изменить позицию». Заходим в карточку позиции и меняем необходимые показатели.
По команде «Закрыть позицию» закрываем существующую позицию, по которой работу завершили.
По кнопке «Приказ о внесении изменений» можно сформировать печатную форму приказа о внесении изменений в штатное расписание.
В справочнике «Штатное расписание» по ссылке «Документы, изменившие штатное расписание» можно посмотреть все документы, касающиеся штатного расписания конкретной организации. Историю изменения конкретной позиции штатного расписания смотрите в ее карточке. Также из карточки позиции можно перейти к утвердившему (изменившему) ее документу.
Обратите внимание на цветовой индикатор в документах:
Отсутствие подсветки означает, что изменения не проводились.
Зеленый цвет – введена новая информация (позиция или начисление).
Синий цвет – информация изменена (данные по позиции, по оплате).
Красный цвет – отмена действия каких-либо данных (сумм, закрытие позиции).
Анализируем штатное расписание
Кроме самой унифицированной формы штатного расписания Т-3 в программе найдете отчеты, которые пригодятся в работе со штатным расписанием. Доступны они в разделе «Кадры» – «Кадровые отчеты».
Отчеты составляются по утвержденным и незакрытым позициям. Многие отчеты целесообразно выводить после приема на работу сотрудников.
Какие отчеты бывают, расскажет наша таблица.
Таблица 2. «Перечень доступных отчетов по штатному расписанию»
Название отчета
Что можно проанализировать
Анализ штатного расписания
Свободны или заняты ставки, а также отклонения от планового ФОТ по ним.
Заполненность штатного расписания
Занятые, забронированные и вакантные ставки. Анализ можно проводить как по подразделениям, так и по состоянию позиции.
Изменение штатного расписания
Изменения состава штатных единиц за заданный период.
Начисления позиций штатного расписания
Какие начисления используются для позиций штатного расписания и их вклад в ФОТ.
Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию
Размер оклада, доплат и надбавок, а также графики работы по всем позициям штатного расписания.
Соблюдение штатного расписания
Свободные и занятые ставки (без анализа ФОТ) как в целом по организации, так и по отдельным должностям.
Список сотрудников, которые занимают позиции штатного расписания на заданную дату; забронированные позиции.
Отчет «Анализ штатного расписания» позволяет проанализировать – свободны или заняты ставки, а также отклонения от планового ФОТ по ним.
Отчет «Заполненность штатного расписания» позволяет проанализировать занятые, забронированные и вакантные ставки. Анализ можно проводить как по подразделениям, так и по состоянию позиции.
Отчет «Изменение штатного расписания» позволяет проанализировать изменения состава штатных единиц за заданный период.
Отчет «Начисления позиций штатного расписания» позволяет проанализировать, какие начисления используются для позиций штатного расписания и их вклад в ФОТ.
В отчете «Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию» выводятся размер оклада, доплат и надбавок, а также графики работы по всем позициям штатного расписания.
Отчет «Соблюдение штатного расписания» позволяет провести анализ свободных и занятых ставок (без анализа ФОТ) как в целом по организации, так и по отдельным должностям.
Отчет «Штатная расстановка» позволяет вывести список сотрудников, которые занимают позиции штатного расписания на заданную дату. Также здесь будут отражаться забронированные позиции.
Индексируем штатное расписание
Программа индексирует заработок как для позиций штатного расписания, так и для сотрудников. Основной документ, который предусматривает регистрацию индексации заработка на штатном расписании, – «Изменение штатного расписания». По кнопке «Заполнить показатели» можно обработать показатели сразу по всем позициям.
Организационная структура и штатное расписание в 1С: ЗУП
Успешное функционирование любого предприятия напрямую зависит от грамотно разработанных внутренних регламентов. К регламентам относятся не только практические инструкции, описывающие действия работников, но и документы, утверждающие структуру организации, режим её работы и правила внутреннего распорядка. Основополагающими документами, которые составляются ещё до начала работы предприятия, являются организационная структура предприятия и штатное расписание.
Организационная структура в 1С: ЗУП
При помощи организационной структуры на предприятии закрепляют перечень подразделений и их подчинённость друг другу. Самым популярным видом взаимодействия отделов считается линейный, когда все подразделения подчиняются одному руководителю. Ещё одним типом является функциональная структура. При ней специалисты распределяются, согласно выполняемым функциям, и у каждого такого объединения существует свой начальник. Также выделяют матричный тип взаимодействия, при котором сотрудников различных подразделений объединяют в группы для достижения целей предприятия. Например, для разработки нового продукта будут необходимы технические специалисты, маркетологи и сметчики.
Организационная структура в 1С: Зарплата и управление персоналом представлена в виде справочника «Подразделения», который расположен в разделе «Главное».
В нём можно создавать как простые структуры подчинённости, так и более сложные. При создании нового элемента справочника есть возможность указать, является ли данное подразделение обособленным, его дату создания, график работы, вышестоящее подразделение, а также задать отражение начислений в бухучёте и определить вариант выплаты заработной платы.
Пример простой схемы взаимодействия представлен на рисунке ниже. При создании всех элементов справочника графа «Вышестоящее подразделение» была заполнена подразделением «Руководство».
При сложной схеме взаимодействия создаётся многоуровневый справочник.
Справочник «Подразделения» используется при составлении штатного расписания, приёме на работу сотрудников, начислении и выплате заработной платы.
Штатное расписание в 1С: ЗУП
Обязанность ведения штатного расписания, а также периодичность его создания законодательно не закреплены. Но в связи с существованием унифицированной формы, многие ссылаются на необходимость его составления. В данном документе предприятие закрепляет количество штатных единиц в каждом подразделении, с указанием их окладов, должностей и специальностей.
На что следует обратить внимание при составлении штатного расписания?
Во-первых, на то, что у сотрудников с одинаковыми должностями и общим подразделением должны быть равные ставки. В противном случае трудовая инспекция может это счесть неравными условиями труда или предвзятым отношением к определённой персоне. Так как обязанности, описанные в должностных инструкциях, утверждаются не лично для каждого сотрудника, то работники одной категории должны выполнять равный объём работы и получать за него одинаковый оклад. Если в вашем коллективе есть, скажем, два бухгалтера с разными окладами, то лучше одного из них сделать, к примеру, старшим или ведущим. Или уравнять им тарифную часть, а разницу считать мотивационной.
Рассмотрим заполнение штатного расписания в программном продукте 1С: Зарплата и управление персоналом.
После окончания настройки нажимаем «Применить и закрыть» и переходим в раздел «Кадры». Там вы увидите подраздел «Штатное расписание». Далее перейдём к вводу и утверждению документа. В нашем примере мы выбрали вариант хранения истории изменений, поэтому нас интересует пункт «Изменения штатного расписания». При помощи кнопки «Создать» из выпадающего меню выбираем «Утверждение штатного расписания».
При помощи кнопки «Добавить позицию» построчно заполняем табличную часть документа, указывая подразделение, должность, количество ставок, оклад и график работы. После проведения документа при помощи кнопки «Печать» можно вывести на экран унифицированную форму Т-3 или приказ об утверждении. Теперь при вводе документа «Приём на работу» часть полей будет заполняться в автоматическом порядке, исходя из утверждённого расписания.
Предположим в структуре вашей организации произошли изменения. В созданном документе «Изменение штатного расписания» есть три основные кнопки, которыми следует пользоваться.
Кнопка «Добавить позицию» предполагает добавление ранее неутверждённой штатной единицы. Такие строки заполняются зелёным шрифтом.
Если вам необходимо поменять начисление, количество сотрудников данной должности или график работы ранее утверждённой позиции, то следует прибегнуть к кнопке «Изменить позицию». Такие изменения отражаются синим шрифтом.
В случае сокращения мы выбираем кнопку «Закрыть позицию». Такие изменения отражаются красным цветом.
После проведения документ можно вывести на печать приказ о внесении изменений.
Для просмотра актуального штатного расписания в разделе «Кадры» необходимо выбрать пункт «Штатное расписание». Для проверки соблюдения расписания и наличия свободных штатных единиц в организации можно прибегнуть к кадровым отчётам в разделе «Кадры».
Автор статьи: Алина Календжан
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов