Провели спецоценку условий труда что дальше

Специальная оценка условий труда (СОУТ) в 13 шагов: к проведению готовы!

racorn / Depositphotos.com

С 1 января 2014 года работодатели обязаны проводить специальную оценку условий труда (Федеральный закон от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»; далее – Закон № 426-ФЗ). Эта процедура введена вместо аттестации рабочих мест и во многом ее повторяет.

31 декабря 2018 года завершился период, когда работодатели могли поэтапно провести спецоценку условий труда в отношении рабочих мест, на которых проводится идентификация потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов. Речь идет о так называемых безопасных, «несписочных» рабочих местах, то есть не указанных в ч. 6 статьи 10 Закона № 426-ФЗ. По сути к этой категории относится большинство рабочих мест. Кроме того, лишь до этой даты могли действовать результаты ранее проведенной аттестации рабочих мест (письмо Минтруда России от 1 июня 2018 г. № 15-4/10/В-4010 «О специальной оценке условий труда»).

Таким образом, срок, в течение которого нужно было сделать СОУТ, уже истек для работодателей. С 1 января не выполнившие эту обязанность могут быть привлечены к ответственности по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП. Отметим при этом, что ответственность по указанной части не находится в зависимости от количества работников, чьи трудовые права были нарушены (письмо Роструда от 28 ноября 2016 г. № ПГ/31983-03-3).

Может ли быть проведена специальная оценка условий труда на вакантном рабочем месте? Узнайте ответ в «Энциклопедии решений. Трудовые отношения, кадры» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите бесплатный доступ на 3 дня!

Тем не менее, во-первых, спецоценку должны как можно скорее осуществить те, кто опоздал – в частности, Минтруд России пообещал реализовать в отношении малого бизнеса и ИП механизм предупреждения нарушений, в рамках которого работодателю сначала направят предостережение о недопустимости нарушения требований охраны труда, и лишь в случае его неисполнения – оштрафуют.

Кроме того, спецоценку могут впервые проводить те, кто только создал новые рабочие места. На это отводится год с момента их образования. То есть, например, если рабочее место создано в декабре 2018 года, то срок завершения СОУТ – декабрь 2019 года.

И тем, и другим категориям работодателей очень пригодится наша инструкция. В ходе проведения спецоценки им необходимо учесть ряд особенностей, чтобы избежать административной ответственности за нарушение установленного порядка проведения спецоценки по той же ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Рассмотрим порядок проведения этой процедуры подробнее.

Шаг 1. Издать приказ об образовании комиссии по проведению специальной оценки условий труда

Приняв решение о проведении специальной оценки условий труда, руководитель организации должен издать соответствующий приказ, определив в нем состав комиссии по проведению такой спецоценки, включая руководителя, а также порядок ее деятельности. При этом число членов комиссии должно быть нечетным, а в ее состав обязательно следует включить специалиста по охране труда (ч. 1-2 ст. 9 Закона № 426-ФЗ). Главой комиссии, как правило, назначается генеральный директор (ч. 4 ст. 9 Закона № 426-ФЗ).

Шаг 2. Утвердить перечень рабочих мест для проведения специальной оценки

Перечень рабочих мест, в отношении которых должна быть проведена спецоценка, в том числе и аналогичных, определяется созданной работодателем комиссией (ч. 5 ст. 9 Закона № 426-ФЗ).

Специальная оценка при наличии аналогичных рабочих мест проводится только в отношении 20% от их общего числа, но в любом случае их должно быть больше двух (ч. 1 ст. 16 Закона № 426-ФЗ). Результаты спецоценки при этом применяются ко всем аналогичным рабочим местам.

Аналогичные рабочие места – рабочие места, которые расположены в одном или нескольких однотипных производственных помещениях, оборудованных одинаковыми или однотипными системами вентиляции, кондиционирования воздуха, отопления и освещения, на которых работники работают по одной и той же профессии, должности, специальности, осуществляют одинаковые трудовые функции в одинаковом режиме рабочего времени при ведении однотипного технологического процесса с использованием одинаковых производственного оборудования, инструментов, приспособлений, материалов и сырья и обеспечены одинаковыми средствами индивидуальной защиты (ч. 6 ст. 9 Закона № 426-ФЗ).

Шаг 3. Издать приказ об утверждении графика проведения специальной оценки условий труда

Одновременно с определением перечня рабочих мест, в отношении которых должна быть проведена специальная оценка условий труда, комиссия составляет график проведения спецоценки. Он должен быть утвержден соответствующим приказом руководителя организации.

БЛАНКИ

При составлении данного графика следует учесть следующее.

По общему правилу, спецоценка проводится в отношении каждого рабочего места, включая офисные помещения, не реже чем один раз в пять лет (ч. 4 ст. 8 Закона № 426-ФЗ).

Если ранее специальная оценка условий труда работодателем не проводилась, ее необходимо было провести не позднее 31 декабря 2018 года (ч. 6 ст. 27 Закона 426-ФЗ). При этом закон позволял сделать это поэтапно.

Исключение составляют рабочие места:

Специальную оценку этих рабочих мест нужно было провести первоочередно, без разделения на этапы (письмо Минтруда России от 8 декабря 2014 г. № 15-1/В-1829). За неисполнение этой обязанности работодателю грозит административная ответственность, в том числе штраф в размере до 10 тыс. руб – для должностных лиц и ИП, до 80 тыс. руб. – для юридических лиц (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Если же до 31 декабря 2013 года работодателем была проведена аттестация рабочих мест по условиям труда, специальную оценку в отношении этих рабочих мест можно не проводить в течение пяти лет со дня завершения аттестации (ч. 4 ст. 27 Закона № 426-ФЗ).

Кроме того, помимо плановой спецоценки рабочих мест работодатель обязан проводить и внеплановую – например, при вводе в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест, изменении технологического процесса, получении соответствующего предписания от ГИТ и др. (ч. 1 ст. 17 Закона № 426-ФЗ). Срок, в течение которого должна быть проведена внеплановая спецоценка условий труда, составляет от 6 до 12 месяцев в зависимости от основания для ее проведения (ч. 2 ст. 17 Закона № 426-ФЗ).

Шаг 4. Заключить со специализированной организацией договор на проведение специальной оценки условий труда

Чтобы провести специальную оценку условий труда, работодатель должен заключить с выбранной специализированной организацией соответствующий договор (ч. 2 ст. 8, ст. 19-21 Закона № 426-ФЗ). С реестром аккредитованных организаций можно ознакомиться на сайте Минтруда России (http://akot.rosmintrud.ru/).

Шаг 5. Передать организации, проводящей специальную оценку условий труда, необходимые сведения, документы и информацию

Как только договор со специализированной организацией будет заключен, работодатель обязан предоставить ей сведения, документы и информацию, характеризующие условия труда на рабочих местах (например, технологическую документацию, проекты строительства зданий и др.).

Шаг 6. Утвердить результаты идентификации потенциально вредных и/или опасных производственных факторов

При проведении специальной оценки условий труда специализированная организация первым делом осуществляет идентификацию потенциально вредных и/или опасных производственных факторов. Результаты этой идентификации, по ее завершении, утверждаются созданной работодателем комиссией (ч. 2 ст. 10 Закона № 426-ФЗ).

Затем организация приступает к измерению фактических значений вредных и/или опасных факторов, если таковые были выявлены (ч. 5 ст. 10 Закона № 426-ФЗ). По итогам исследования эксперт специализированной организации классифицирует условия труда на рабочих местах по степени вредности и/или опасности на оптимальные, допустимые, вредные и опасные (ч. 8 ст. 12, ст. 14 Закона № 426-ФЗ).

Шаг 7. Утвердить отчет о проведении специальной оценки условий труда

По итогам проведения спецоценки организация составляет отчет, который должен быть подписан всеми членами созданной работодателем комиссии и утвержден ее председателем (ч. 2 ст. 15 Закона № 426-ФЗ). Член комиссии, не согласный с результатами специальной оценки условий труда, может изложить свое мотивированное мнение в письменной форме и приложить его к отчету.

Шаг 8. Уведомить специализированную организацию об утверждении отчета о проведении специальной оценки условий труда

В течение трех рабочих дней с момента утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда работодатель обязан уведомить об этом специализированную организацию, а также направить в ее адрес копию утвержденного отчета (ч. 5.1 ст. 15 Закона № 426-ФЗ). Сделать это можно любым доступным способом, обеспечивающим возможность подтвердить факт такого уведомления.

Шаг 9. Подать декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда

Если наличие вредных и/или опасных производственных факторов по результатам идентификации выявлены не были либо если по результатам измерений условия труда на рабочих местах признаны оптимальными или допустимыми, работодатель должен уведомить об этом трудовую инспекцию по месту нахождения организации (ч. 1 ст. 11 Закона № 426-ФЗ). Для этого нужно заполнить декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда (утв. приказом Минтруда России от 7 февраля 2014 г. № 80н). Подать эту декларацию работодатель должен в течение 30 рабочих дней с момента утверждения отчета о проведении спецоценки (п. 5 Порядка подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, утв. Приказом Минтруда России от 7 февраля 2014 г. № 80н).

Следует отметить, что до 1 мая 2016 года работодатель указывал в декларации только сведения об отсутствии вредных и/или опасных производственных факторов. В связи с этим, если по результатам измерений, проведенных до 1 мая 2016 года условия труда в отношении других рабочих мест были признаны оптимальными или допустимыми, работодатель должен подать в трудовую инспекцию уточненную декларацию с включением в нее этих рабочих мест (ч. 4 ст. 3 Федерального закона от 1 мая 2016 г. № 136-ФЗ).

Шаг 10. Ознакомить работников с отчетом о проведении специальной оценки условий труда

В срок не позднее чем 30 календарных дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки работодатель должен под роспись ознакомить работников с результатами спецоценки (ч. 5 ст. 15 Закона № 426-ФЗ). В указанный срок не включаются периоды временной нетрудоспособности работника, нахождения его в отпуске или командировке, периоды междувахтового отдыха.

Шаг 11. Разместить результаты спецоценки на сайте организации

В течение 30 календарных дней после утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда работодателю следует разместить сводные данные о результатах спецоценки на своем официальном сайте – при его наличии (ч. 6 ст. 15 Закона № 426-ФЗ).

Размещаемая на сайте информация должна содержать сведения:

Это, в частности, разделы V и VI отчета о специальной оценке условий труда.

Шаг 12. Уведомить о результатах спецоценки ФСС России

При подаче отчетности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний работодатель также должен сообщить ФСС результаты специальной оценки условий труда (подп. 18 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Для этого нужно отразить соответствующие данные в форме 4-ФСС (утв. приказом ФСС России от от 26 сентября 2016 г. № 381).

Шаг 13. Применить результаты специальной оценки условий труда

Результаты проведенной спецоценки влияют на установление гарантий и компенсаций работникам. Так, сотрудники, условия труда на рабочих местах которых признаны вредными, в зависимости от степени вредности имеют право на сокращенную рабочую неделю не более 36 часов, дополнительный отпуск не менее семи календарных дней и/или компенсацию в размере 4% от оклада (абз. 5 ч. 1 ст. 92, ч. 2 ст. 117, ч. 2 ст. 147 Трудового кодекса).

Кроме того, пункт об условиях труда на соответствующем рабочем месте должен быть включен в трудовой договор с новыми работниками (абз. 9 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). А в договоры с уже работающими сотрудниками следует внести изменения, заключив с ними соответствующее дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ).

Источник

СОУТ: выбрали компанию-оценщика, что дальше

У вас есть наёмные сотрудники, и вы решили провести СОУТ — спецоценку условий труда. Вы выбрали компанию-оценщика и заключили с ней договор. До проведения СОУТ вам надо подготовить документы, а после оценки — забрать отчёт у экспертов и заполнить декларацию соответствия. В статье расскажем и покажем на примерах, что и как надо сделать. Вам останется только повторить.

Что нужно сделать перед проверкой

1. Создайте комиссию. Выберите среди сотрудников председателя и участников. В компаниях чаще всего председатель комиссии — директор, а участники — главный бухгалтер и кто-нибудь из руководителей отделов. Если вы индивидуальный предприниматель, то вам и быть председателем комиссии.

В комиссию должно входить нечётное количество человек. Один человек проводить оценку не должен, а двое — уже чётное число. В комиссии должны быть минимум три человека (п. 1 ст. 9 закона № 426-ФЗ).

Если у вас нет столько работников, включите сколько есть. Например, если вы ИП и из сотрудников у вас только бухгалтер, то комиссия будет состоять из двух человек.

Издайте приказ о создании комиссии. Перечислите в нём ФИО людей и их должности.

2. Составьте список мест и график проведения СОУТ. В произвольной форме составьте список мест, которые будут оценивать эксперты, и сделайте график с датами проведения СОУТ. Даты вам скажет компания-оценщик. Распечатайте документы и подпишите у всех членов комиссии.

Сделайте перечень рабочих мест и подпишите у всех членов комиссии

Сделайте перечень рабочих мест и подпишите у всех членов комиссии

3. Составьте график работы сотрудников. Эксперты компании-оценщика могут попросить показать график работы сотрудников. Данные о графике вы можете взять из трудовых договоров или из общего положения о внутреннем распорядке.

Сделайте график произвольным списком. Укажите в нём ФИО сотрудников, должности и время работы. Подпишите список у членов комиссии.

Подготовьте документы

Список мест, график проведения СОУТ и график работы сотрудников никуда отправлять не надо, они остаются у вас и хранятся вместе с бухгалтерскими документами. Вы их покажете эксперту, когда он придёт оценивать условия труда.

Как эксперт проводит оценку

Оценщик будет проверять вас в два захода. Даты вы предварительно согласовываете с компанией-оценщиком. К вам может приехать один эксперт или несколько человек. Это зависит от специфики вашего бизнеса и объёма работы.

Один человек физически не сможет проверить крупное предприятие или производство, потому что надо сделать много разных замеров и использовать разное оборудование. А вот с проверкой небольшого офиса или салона справится и один человек. У малого бизнеса будет всего один оценщик — он проведёт идентификацию и сделает замеры.

Заход 1. Идентификация. В первый раз оценщик осмотрит помещение, проверит, что надо замерить. Этот этап называется идентификацией. Он нужен, чтобы проверяющий понял, какое оборудование взять с собой в следующий раз (ст. 10 закона про СОУТ).

Во время идентификации эксперт может побеседовать с сотрудниками. Сделайте так, чтобы все работники были на своих местах. Все участники комиссии должны участвовать в проверке и быть рядом.

Когда придёт эксперт, покажите ему рабочие места сотрудников и их список, который вы подготовили и подписали у членов комиссии. Покажите оценщику оборудование и график работы сотрудников. Он всё осмотрит и скажет вам, что будет замерять: освещённость, вибрацию, ультразвук или что-то ещё. Вам останется договориться о следующей встрече для замеров.

Заход 2. Замеры. На втором этапе эксперт проводит замеры. Он привозит с собой оборудование и измеряет показатели разных факторов. Данные замеров оценщик заносит в специальные карточки.

На каждого сотрудника формируют отдельную карточку. В ней эксперт присваивает класс условий труда, даёт рекомендации по улучшению рабочих условий и расписывает, какие компенсации положены работнику. Иногда он указывает подкласс условий. Чем выше класс условий труда, тем больше положено компенсаций работникам.

Здесь эксперт присвоил второй итоговый класс условий труда. Сотрудники не будут получать никаких дополнительных льгот

Здесь эксперт присвоил второй итоговый класс условий труда. Сотрудники не будут получать никаких дополнительных льгот

В строке 040 указывают дополнительные доплаты и льготы сотрудникам

В строке 040 указывают дополнительные доплаты и льготы сотрудникам

Оценщик собирает информацию по классам и компенсациям в сводную ведомость результатов проведения специальной оценки условий труда

Оценщик собирает информацию по классам и компенсациям в сводную ведомость результатов проведения специальной оценки условий труда

Все предложения по улучшению из личных карт сотрудников попадают в перечень рекомендуемых мероприятий. Это общий список того, что вам надо изменить или улучшить. Например, улучшить освещение или купить дополнительную спецодежду. Если у вас всё хорошо и ничего менять не надо, эксперт так и напишет.

Если у эксперта есть рекомендации, он напишет их в перечне рекомендуемых мероприятий

Если у эксперта есть рекомендации, он напишет их в перечне рекомендуемых мероприятий

Изучите и подпишите отчёт оценщика

Эксперт прикладывает к своему отчёту все документы, которые заполнил на основе замеров, и отдаёт вам в срок, который вы согласовали в договоре.

Если кто-то из членов комиссии не согласен с результатами проверки, он должен написать свои возражения на отдельном листе, подписать их и приложить к отчёту.

Если с оценкой не согласны все участники комиссии или работники, напишите заявление и отправьте в Роструд. Сделать это можно лично, по почте или через сайт Госуслуг. В течение 30 рабочих дней жалобу рассмотрят и, если посчитают нужным, назначат внеплановую проверку (приказ Минтруда № 709Н).

Если отчёт всех устраивает, председатель комиссии и её участники подписывают документ. Вначале ставят свои подписи члены комиссии, затем отдают на утверждение председателю комиссии.

Что делать с отчётом оценщика

1. Сообщите оценщику, что вы подписали отчёт. Когда председатель комиссии подпишет отчёт, у вас по закону есть три рабочих дня, чтобы сообщить об этом компании-оценщику. В качестве доказательства достаточно выслать титульный лист отчёта с подписью (п. 5.1 ст. 15 закона № 426-ФЗ).

После этого вышлите компании-оценщику копию отчёта с подписями. Сделать это можно заказным письмом с уведомлением о вручении или электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Когда компания-оценщик получит копию подписанного отчёта, она передаст результаты СОУТ во ФГИС — федеральную государственную информационную систему, где хранятся результаты оценки. Через три дня после передачи информации в систему оценщик должен отправить вам:

Он может прислать вам документы одним из двух способов:

2. Заполните декларацию соответствия. В течение 30 дней после того, как председатель комиссии подписал отчёт, заполните декларацию соответствия и отправьте в свою Инспекцию труда.

Вы можете подать декларацию:

Про учёт результатов СОУТ — в ст. 18 закона № 426-ФЗ

Образец заполнения декларации соответствия, которую работодатель должен отправить в Инспекцию труда в течение 30 дней после подписания отчёта председателем комиссии

Образец заполнения декларации соответствия, которую работодатель должен отправить в Инспекцию труда в течение 30 дней после подписания отчёта председателем комиссии

Декларация действует пять лет. Отсчёт начинается со дня внесения результатов оценки во ФГИС. Через пять лет декларацию нужно будет продлить. Это значит, что оценку придётся повторить (п. 4 ст. 11 закона № 426-ФЗ).

3. Ознакомьте с отчётом своих сотрудников. В течение 30 дней после того, как председатель комиссии подпишет отчёт, ознакомьте с ним своих сотрудников. Сделайте произвольную форму, укажите в ней ФИО сотрудников, их должности. Пусть каждый распишется, что ознакомлен с результатами оценки.

Если у вас есть сайт, то по закону вы должны в течение 30 дней разместить на нём информацию о результатах проверки. Отсчёт начинается с того дня, как его подписал председатель комиссии (п. 6 ч.2 ст. 15 закона № 426-ФЗ).

4. Заполните таблицу 5 в отчётности по страховым взносам. Когда будете отчитываться перед Фондом социального страхования по взносам от несчастных случаев, запишите результаты оценки в таблице 5 формы 4-ФСС.

Последние вести с полей по штрафам

Если в предыдущей статье мы писали, что ещё не было случаев со штрафами, то сейчас всё не так радужно. Предпринимателям стали приходить штрафы. Государственная инспекция труда узнаёт о том, что компания не провела СОУТ, из федеральной государственной информационной системы. Инспекторы периодически проводят её мониторинг, и, если у компании нет данных об оценке, ей высылают уведомление.

Государственная инспекция, если не увидит во ФГИС информацию о СОУТ, может выслать вам уведомление и попросить прийти вас или уполномоченного представителя для объяснений

Государственная инспекция, если не увидит во ФГИС информацию о СОУТ, может выслать вам уведомление и попросить прийти вас или уполномоченного представителя для объяснений

Если вы получили такое уведомление, но при этом проводили оценку и все документы у вас на руках, вам надо прийти в инспекцию с отчётом и пообщаться с инспектором. А если оценки не было или вы провели её с опозданием, придётся заплатить штраф.

В социальных сетях бухгалтеры активно делятся между собой информацией о штрафах за опоздание или отсутствие СОУТ

В социальных сетях бухгалтеры активно делятся между собой информацией о штрафах за опоздание или отсутствие СОУТ

Памятка

Перед проведением СОУТ подготовьте пакет документов:

Эксперт приедет к вам дважды. В первый раз он посмотрит, что надо проверить и какое оборудование понадобится. Во второй раз он будет замерять.

У компании-оценщика вы должны забрать отчёт, который содержит:

При мониторинге федеральной государственной информационной системы инспектор может выявить, что компания не провела СОУТ или опоздала по срокам проведения. В этом случае вам придет уведомление от государственной инспекции труда, где вас пригласят на встречу.

Автору помогала Катерина Земскова, консультант по налогам и бухгалтерскому учёту

Источник