Приходная накладная и приходный ордер в чем разница

Кассовые операции: как оформить приходные и расходные документы, порядок обслуживания физических лиц, учет денежных средств

Уделим внимание одному из ключевых элементов учета деятельности предприятия. Разберем, что такое кассовые операции (КО), каких видов они бывают и как их оформлять. Приведем образцы заполнения РКО, ПКО и других бумаг, чтобы вы понимали, как правильно работать.

Это актуально для любого экономического субъекта, через которого проходит наличность. Он обязан использовать онлайн-ККТ, причем строго по актуальным нормативам, которые периодически обновляются.

Важные изменения закона

Последние из них проведены 19 августа 2017 года. Это было редактирование указаний ЦБ РФ 3210-У от 11 апреля 2014. Посмотрим, к чему они сведены, что наглядно показывает следующая таблица:

ПКО и РКО снова заполняют после соответствующих кассовых операций, руководствуясь фискальными документами согласно 27 абзацу статьи 1,1 ФЗ № 54 от 22 мая 2003.

Когда ПКО составляется в электронном виде, вноситель средств вправе затребовать еще и квитанцию – на указанный им email.

Проверка на предмет наличия подписей всех ответственных лиц осуществляется при заполнении бланка в бумажном виде.

Получатель наличных должен поставить цифровую подпись, если РКО проводится в режиме онлайн.

Если подотчетное лицо действует по приказу, нет необходимости составлять отдельное заявление.

П 6.3 – утрата силы абзаца № 3

Аванс допустимо выдавать даже тогда, когда предыдущий долг еще не погашен.

Последняя редакция указаний 3210-У привела к серьезному изменению дисциплины.

Порядок планирования операций с наличностью и их ведения

Любая компания должна прозрачно отражать движение средств, чтобы избежать проблем с налоговой и другими инспекциями. Для этого ей достаточно действовать по следующей схеме:

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Унифицированные бланки

Согласно постановлению № 88 Госкомстата РФ от 18 августа 1998, регламентирующему оформление документов по кассовым операциям, это:

Зная их реквизиты, вы существенно упростите и убыстрите составление деловых бумаг. Также есть необязательные, и в их числе:

Учреждение может не использовать именно унифицированные бланки, а разработать свои, отвечающие актуальным стандартам, но оно в любом случае должно своевременно заполнять обязательные бумаги и предъявлять их по требованию проверяющих органов.

Пакет и правила оформления кассовых документов в бухгалтерии

Все, что утверждено в уже упомянутом постановлении № 88, также внесено в Общероссийский классификатор ОК 011-93. Нюансы мы рассмотрим ниже, но сначала отметим, что для ИП есть определенные исключения.

Так, индивидуальные предприниматели не обязаны составлять ПКО и РКО – об этом ясно говорит НК РФ, – но могут их заполнять по желанию, для своего удобства. И практика показывает, что это стоит делать – для лучшего контроля перемещения финансов в пределах компании. В таком случае им следует соблюдать те же нормы, которые установлены ЦБ РФ и актуальны для организаций других ОПФ.

Теперь подробнее рассмотрим конкретные унифицированные бланки.

Кассовая (КК) и ее виды

Если приходные и расходные операции отражают движение средств, то она помогает их фиксировать и систематизировать. По ОКУД ее код 0310004, ее допустимо вести в одном из двух вариантов – ниже их особенности.

Бумажная

Каждый ее лист должен быть пронумерован главбухом предприятия, причем до начала заполнения. На бумаге, которая скрепляет ее страницы, обязаны стоять подписи директора компании и все того же главного бухгалтера, а в ситуации с ИП еще и печать фирмы.

Электронная

Важно, чтобы она не только отражала транзакции и факты их сохранения, но и была надежно защищена от стороннего доступа и подделки данных. Поэтому каждую внесенную в нее запись ответственным лицам необходимо заверять своими цифровыми подписями (ЭЦП).

Оформление денежных и кассовых документов должно осуществляться и на физическом носителе. Поэтому главе фирмы следует принять решение о том, с какой периодичностью распечатывать ее листы. Промежуток допускается любой, но обычно используют 4 вариант: единожды в день, неделю, месяц и, соответственно, квартал.

Полученные в итоге бумаги подшиваются в специально предназначенную папку – чтобы полностью собрать годовую КК. Это необязательно делать лишь ИП, но индивидуальный предприниматель все равно должен периодически проверять, ставят ли его подчиненные свои ЭЦП там, где необходимо. Данных реквизитов может не быть только в том случае, если за сутки не проведено ни одной транзакции – тогда нужно просто продублировать предыдущий размер остатка.

Как оформить КК

Общий порядок ее ведения следующий:

Нумерацией обязаны обладать обе версии КК, а не только бумажная. В электронном варианте страницы отсчитываются автоматически – их хронологически проставляет программа.

Забота о ведении и сохранности книги ложится на плечи главного бухгалтера. Если его временно нет на месте – в связи с отпуском, командировкой, больничным или по другой причине, – эта обязанность переходит к директору. Если он отсутствует как штатная единица – тоже к руководителю.

К приходным кассовым операциям относятся все поступления наличных – вот их и фиксирует данный ордер, подтверждая, что ответственное лицо получило деньги, и отражая происходящие в течение рабочего дня дебетовые процессы. По ОКУД он обладает номером 0310001. Должен содержать 4 обязательных элемента:

Составлять его можно и в бумажном, и в электронном варианте, как удобнее. Но сдавать его необходимо строго в чистовом виде – любые помарки, опечатки, ошибки, исправления или корректировки недопустимы.

К расходным кассовым операциям относятся все списания наличных с баланса фирмы – их данный ордер и фиксирует. Его цель – показать изменения и помочь легально их провести. По ОКУД он обладает номером 0310002.

Выдавая наличность, работник обязан спросить подтверждение личности и проверить расписку у покупателя, причем:

Реквизиты вносит ответственное лицо, но заверяет только главбух, а глава фирмы ставит свою подпись. Обязательные элементы у этого бланка те же, что и у ПКО.

Книга учета денежных средств

Она является ответом на вопрос о том, какими документами оформляются кассовые операции между подчиненными и старшим кассиром. Последний ее и ведет, хотя в небольшой компании ее наличие не является обязательным. Но по ОКУД она обладает номером 0310005, а заполнять ее нужно по следующей простой схеме:

Обычно сдача осуществляется в специальных конвертах, на обороте которых работники указывают точные суммы. Ответственность за контроль и сверку информации лежит на главбухе, хотя он вправе перепоручить ее кому-то еще, но с разрешения вышестоящего руководства. ИП может решать эту задачу лично или доверить ее какому-нибудь ответственному специалисту.

Расчетно-платежная ведомость

Помогает упростить документальное оформление и порядок ведения, учет кассовых операций. Отражает такие показатели каждой штатной единицы:

По ОКУД она обладает номером 0310009. Предназначена для внутреннего пользования, поэтому составляется в единственном экземпляре, главбухом. Должна давать представление не только о зарплате, но и о премиях, надбавках, штрафах, соцвыплатах.

Создается следующим образом:

Платежная ведомость

Помогает соблюдать порядок оформления кассовых документов и перечисления средств персоналу. По ОКУД обладает номером 0301011. Составляется по той же схеме, что и предыдущая. За нее ответственен главный бухгалтер, а в случае его временного или постоянного отсутствия – руководитель организации. Сдавать ее следует без помарок, ошибок, неточностей и правок.

Актуальные бланки

С переходом на онлайн-ККТ были упразднены многие, но не все бумаги. Те, что остались, удобны, так как унифицированы и упрощают создание отчетности при выдаче финансов на командировки, закупку сырья и прочие расходы.

Образец РКО

Помогает отразить затраты на любые нужды.

Пример ПКО

Позволяет зафиксировать поступления – как от банка или контрагентов, так и от сотрудников предприятия.

Фискальные документы

Они несколько расширяют понятие кассовых операций: это те бланки и чеки, которые ККТ создает в соответствии с форматом, утвержденным ФЗ № 54. К ним относят:

Рабочий день поделен на смены, каждая из которых не может длиться более 24 часов (иначе реквизиты просто не будут правильно вписываться, что приведет к появлению ошибок оборудования). Это единственное ограничение, накладываемое Федеральным Законом № 54, других не предусмотрено.

Отчет о закрытии смены

Обязательный документ при стандартном порядке кассового обслуживания физических лиц, так как является основанием для оформления ПКО, одного или нескольких, и записи в КК. В нем приводятся все данные о поступлениях, по которым осуществляются проводки о полном или частичном погашении при реализации продукции или сервисов, а также о предоплате.

Использование ККМ в 2021 году

Есть те компании, которые вправе их не применять. Обычно это организации, расположенные в сельской или труднодоступной местности, продающие религиозные предметы, оказывающие услуги в области образования, спорта, физкультуры, творчества, предоставления парковки, коммунальщики. Полный их список приведен в ФЗ № 54.

Остальные же юрлица обязаны подключать онлайн-ККТ для ведения деятельности, разбираться в нюансах оформления первичных документов по кассе, а также:

Все передаваемые данные следует подтверждать усиленной квалифицированной ЭЦП, убеждаясь, что ИНФС ее получила и разместила квитанцию о приеме. На физическом носителе подача тоже возможна – его следует направлять в налоговую.

Что делать, если ККМ неисправна

При массовых сбоях разрешено осуществлять продажи без задействования контрольных машин. Если после восстановления работоспособности вы создадите коррекционный чек (КЧ), никаких санкций наложено не будет.

Когда же из строя выйдет единственный аппарат, придется выдавать каждому покупателю бумажное подтверждение оплаты, а при нормализации ситуации:

Чтобы обезопасить свое предприятие от поломок, допустимо купить запасную ККТ.

Проверки ФНС

Если раньше учет кассовых операций и денежных документов контролировали банки, то теперь этим занимается налоговая. Она устраивает выездную комиссию и выясняет:

Ответственность за допущенные нарушения

Согласно КоАП РФ, она заключается в наложении административного штрафа в размере:

Общая организация при ведении кассовых операций

Правильная дисциплина обязательна к выполнению. И ЦБ РФ устанавливает, по какой схеме она должна быть реализована, с помощью указаний № 3210-У. В соответствии с ними нужно последовательно уделять внимание ряду ключевых моментов – рассмотрим их.

Лимит остатка

Прежде чем проводить транзакции, следует определить, какая максимальная сумма может оставаться на хранении на момент закрытия смены. Ее можно задать самостоятельно, выбрав по размеру запланированных валютных потоков и подтвердив приказом. Для филиалов и независимых подразделений эти пределы определяются отдельно, после чего подсчитывается общий.

Собирать деньги сверх этой цифры запрещено, кроме случаев работы в праздники (выходные) или дней выдачи зарплат, премий, пособий.

Расчетные виды кассовых операций

Осуществляются уполномоченным работником, назначенным приказом и знающим свои должностные инструкции (обязан подтвердить это подписью). При большом объеме задач таких сотрудников может быть несколько, при малом допустимо, чтобы подобные вопросы решал директор предприятия, а бухгалтерию разрешено поручить аутсорсерам.

Все транзакции должны быть зафиксированы с помощью РКО и ПКО, в КК, ведомостях и других обязательных бумагах, утвержденных Госкомстатом и направляемых на проверку как на физическом носителе, так и в электронном варианте.

Выдача разменной монеты

В начале и конце смены не должно быть вообще никакого остатка. Поэтому на старте рабочего дня старший из ответственных сотрудников оформляет РКО на соответствующую сумму и проводит его через КК, а в конце – ПКО с возвратом всех неиспользованных средств, вплоть до копейки.

Источник

Документооборот склада: полный перечень документов, использующих в складском учете

В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура — обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение — рассмотрим ниже.

Определение понятий

Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.

Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.

Бланки самых популярных документов для скачивания

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Продукты

Основной перечень видов складских документов

Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.

Разновидности

Прием товара

Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:

Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.

Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации — поставщика и получателя.

Перемещение продукции внутри предприятия: документы

Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях — для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:

Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:

Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.

Отпуск продукции со склада на сторону: документы

Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:

Информация о хранении продукции

Ценность и важность этой части документооборота отражается в:

Карточка складского учета

Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе — М-12 или более современные М-17.

В ней непременно должна быть информация о:

Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также — наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.

Отчеты по требованию руководителя

При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены — остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Операции прихода

Приходные ордера склада — это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.

Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.

Продукты

Товарно-транспортная накладная

Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.

Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 — в ней масса реквизитов обеих сторон — наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.

Товарная накладная

Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах — один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.

Накладная на внутреннее перемещение

Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия — в цех, на склад. Первое, что делается — проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший — зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.

Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:

В последней строке представлены итоговые данные — сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.

Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество

В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей — учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие — снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.

Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник — МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость — вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение — за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:

Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.

Автоматизация всего происходящего

Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование. Его реализует компания «Клеверенс». Данная организация имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего. Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями.

У автоматизации множество преимуществ:

Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.

Продукты

Программы и продукты для ведения складского документооборота

Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит отметить:

Схема документооборота

Поступление товара от поставщика на склад:

Если компания нацелена на постоянное развитие и не собирается остановиться на паре десятков наименований, то ей требуется установка программного обеспечения на оборудование и регулярное обновление для наиболее эффективной работы. С помощью правильного и качественного учета можно сократить количество ошибок персонала и сбоев из-за невнимательности.

Источник