Подразделения в 1с для чего нужны
Учет затрат по подразделениям и без (новые возможности «1С:Бухгалтерии 8») +видео
Начиная с версии версии 3.0.35 в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакция 3.0 появилась возможность вести учет затрат без деления их по подразделениям. Использование новой функции позволит бухгалтерам сократить количество действий в программе и ускорить работу. Подробнее о том, как работает новая возможность в материале эспертов «1С».
Среди пользователей программы 1С:Бухгалтерия предприятия значительную долю занимают малые предприятия, не имеющие обособленных подразделений. При этом стандартная настройка Плана счетов бухгалтерского учета предусматривает ведение учета затрат по подразделениям (рис. 1).
Такая настройка позволяет решать важную управленческую задачу – детализировать затраты по подразделениям, участвующим в процессе производства продукции или оказания услуг. Этот процесс может быть как простым, однопередельным, так и сложным, имеющим несколько этапов, которые, в зависимости от вида деятельности, сложности продукции и требуемых ресурсов, могут проходить в одном или нескольких подразделениях.
Но все-таки малых и средних предприятий, выпускающих технологически простые продукты или оказывающих однотипные услуги, намного больше, чем крупных предприятий со сложным технологическим циклом. К тому же если в штате организации всего несколько человек, говорить о полноценном подразделении не приходится. В этом случае обязательность заполнения поля Подразделения создавало дискомфорт в работе.
Теперь есть возможность отключить учет затрат по подразделениям, что значительно облегчит работу бухгалтерам таких предприятий. Для этого необходимо лишь снять флажок на закладке Производство в форме настроек Параметров учета (рис. 2) и сохранить настройку.
После такого изменения вам больше не придется вводить несуществующее подразделение (например – Основное) и не заполнять ненужное вам поле.
Подразделения в 1С
Отправить эту статью на мою почту
Как включить учёт по подразделениям в 1С 8.3?
Смотрите видео инструкцию по этой статье на моём Ютуб-канале:
Подразделения в 1С – это описание структуры предприятия, в программе 1С Предприятие 8.3 представлен в виде иерархического справочника, где возможно задать вышестоящее подразделение и указать руководителя подразделения.
Шаг 1. Включение опции подразделения в 1С
Раскрываем раздел «Организации» и включаем флажок «Подразделения», где еще написана подсказка «Возможность ведения учета в разрезе подразделений».
Шаг 2. Заполнение структуры предприятия
Теперь, когда мы включили учет по подразделениям, у нас в разделе «НСИ и администрирование», в подразделе «НСИ» должна отобразиться ссылка на справочник «Структура предприятия».
Открываем справочник «Структура предприятия».
Шаг 3. Создание подразделений в 1С
По кнопке «Создать» вы можете создать новое подразделение вашей организации.
Обратите внимание! Список подразделений общий на все юридические лица вашего предприятия. Конечно, вы можете создать такую иерархию подразделений, в которой будет наглядно видно какое подразделение относится к какой организации, например, родительный элемент будет называться «ООО Ромашка», а ей подчиненные: «Администрация», «Бухгалтерия» и т.п., и также с остальными организациями. Делайте как вам будет удобно, здесь нет каких-либо государственных регламентов и ограничений.
Из обязательных полей – только Наименование подразделения, остальные поля являются опциональными и могут не заполняться.
Когда вы уже создали несколько подразделений и видите их в виде дерева, вы можете легко с помощью зажатой левой кнопки мыши переносить выбранные подразделения внутрь других подразделений или наоборот выводить из подчинения, например, в корень иерархического списка.
Шаг 4. Выбор подразделений в документах 1С
Теперь, когда подразделения в 1с созданы, вы можете почти во всех документах, как правило, на закладке «Дополнительно», выбирать нужное подразделение, к которому относится хозяйственная операция.
Смотрите видео инструкцию по этой статье на моём Ютуб-канале:
Обособленные подразделения – важные нюансы и настройка 1С: Бухгалтерии
Не является секретом, что при создание юридического лица, без разницы какого, индивидуального предпринимателя или общества с ограниченной ответственностью, налоговые органы в первое время не трогают проверками новоиспеченную организацию и дают возможность освоиться в новом деле и начать получать прибыль от финансовой деятельности.
Даже при отсутствии финансовой деятельности в первых отчетных периодах налоговая инспекция терпеливо принимает «нулевые» декларации, а возможно даже и убыточные, необходимо только написать письмо с объяснением своих данных. Если подавать отчеты в срок и вести правильный налоговый учет, налоговая скорее всего не будет активно интересоваться организацией, даже если фирма показывает в отчетах минимальную прибыть от своей финансовой деятельности. Но существует множество ситуаций, не зная которых, неопытный предприниматель может не учесть и столкнуться с серьезными финансовыми штрафами и с санкциями, например, постановка на учет обособленного подразделения.
Если организация решает расширить свои границы и создать обособленное подразделение, то лучше регистрировать его не в месте массовой регистрации фирм, чтобы избежать налоговых проверок. В таких местах налоговый инспектор появляется регулярно с целью выявления нарушений. Для правильной постановки на учет потребуется предоставить большой перечень документов, в него входят:
В настоящее время мало кого можно удивить тем фактором, что у одних основателей организаций все идет только в гору, открываются новые подразделения, увеличиваются рабочие места, а финансовая прибыль просто достигает великолепных результатов, а другие предприниматели еле держатся в бизнесе, у них закрываются подразделения, происходит сокращение штата, а в итоге и закрывается сама фирма. Во всей этой череде событий важную роль играет бухгалтерский учет, так как именно бухгалтер подает сведения про открытие или закрытие подразделений в налоговый орган, а также бухгалтер сдает различные отчетности.
Обособленное подразделение
Налоговый и Гражданский кодекс имеет такой термин как обособленное подразделение. А самое удивительное, что документы оформления у кодексов разнятся относительно обособленного подразделения.
Пункт 1 и пункт 2 статьи 55 Гражданского Кодекса Российской Федерации относят к обособленным подразделениям:
Для создания и открытия обособленного подразделения опираясь на Гражданский кодекс потребуется помощь юриста. Так как придется вносить ряд изменений в уставные документы организации, написать заявление о решение создания подразделения, заказать печать филиала или представительства.
Налоговый кодекс обозначил абсолютно другие критерии для создания и открытия подразделения. По пункту 2 статьи 11 Налогового кодекса Российской Федерации обособленным подразделением можно считать подразделение наделенное рабочими местами, которые в свою очередь, оборудованы всем необходимым для сотрудников организации.
Опираясь на абзац 18 пункта 2 статьи 11 Налогового кодекса Российской Федерации подразделение организации таким считается даже без отражения его в учредительных документах юридического лица. Организация может создавать обособленные подразделения в черте того же населенного пункта, где она сама зарегистрирована в налоговом органе, либо в другом населенном пункте.
Министерство финансов Российской Федерации считает, что независимо от выбранной формы организации, сроков нахождения рабочих на своих рабочих местах, ничего не влияет на обязательную постановку подразделения на учет в налоговый орган по месту нахождения.
Даже если фактически финансовая деятельность подразделения еще не началась и работники не выходят на свои рабочие места, все равно существует необходимость первоначально встать на учет в налоговую инспекцию. Об этом указано в письме Министерства финансов Российской Федерации от 16 мая 2017 года № 03-02-07/30877.
Правила постановки на учет обособленного подразделения
Еще пару лет назад руководству или ответственному лицу, которое имеет доверенность на принятие решений, нужно было лично присутствовать в налоговом органе при регистрации обособленного подразделения, заполнять документы необходимые налоговой инспекции. В настоящее время процедуру упростили значительно, хоть можно до сих пор действовать вышеуказанным методом, он до сих пор существует, а можно бухгалтеру организации заполнить форму С-09-3-1 (форма находится в программе) и отправить форму в налоговую инспекцию, налоговая должна относиться к юридическому адресу организации. Такое заявление подают в течение месяца, после открытия обособленного подразделения, это прописано в пунктах 2 и 3 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации.
Штрафы и санкции предусмотрены очень суровые за невыполнение своих обязательств организацией. Пункт 1 статьи 116 Налогового кодекса Российской Федерации указывает сумму в размере 10000 рублей за невыполнение обязательств перед налоговым органом. Если же организация начала свою деятельность без постановки на учет, то налоговая служба произведет взыскание в размере 10% от дохода организации за указанный срок незаконной финансовой деятельности, но сумма взыскание не может быть ниже 40000 рублей, это прописано в пункте статьи 116 Налогового кодекса Российской Федерации.
Создание уведомления в 1С:Бухгалтерии
Подробно рассмотрим формирование уведомления в программе «1С:Бухгалтерия» в версии 3.0. Изначально необходимо зайти в раздел «Отчеты» и нажать на гиперссылку «Уведомления, сообщения и заявления».
В этом разделе нажать на иконку «Создать» В графе, где указывается организация, которая создает уведомление, автоматически должно выйти название. Далее нужно нажать на плюсик рядом с «Обособленным подразделением» и выбрать пункт «Создать обособленное подразделение».
Надо внимательно проверить все данные организации (ИНН/КПП, ОГРН, название организации, код налоговой службы и т.д.) После проверки в графе «Сообщает» нужно выбрать значение, которое подходит для дальнейших действий, либо создать новое обособленное подразделение, либо внести изменение в уже существующее обособленное подразделение.
Дальше нужно заполнить вкладку «Сведения об обособленном подразделении». Если подразделение новое, то поля про КПП и про сообщение трогать не надо, они заполняются только тогда, когда вносятся изменения касательно существующего подразделения.
Нужна предельная внимательность при заполнении формы, опытные бухгалтера советуют использовать при заполнении адресный классификатор, такой классификатор запрограммирован и существует в программе.
После заполнения можно сразу отправить отчет в налоговую службу по каналам связи, можно это сделать только в том случае, если в программе есть сервис 1С-Отчетность, если такого сервиса нет, то документ нужно выгрузить в другую программу, созданную специально для отправки различных видов отчетности.
После получения уведомления налоговая служба в промежуток пяти рабочих дней ставит на учет подразделение и устанавливает ему отдельный КПП. Если обособленные подразделения расположены в одном городе, но на территориях разных подразделений налоговых служб, то на учет ставится в любую налоговую инспекцию, на выбор организации.
Для того чтобы в программе правильно это отобразить, необходимо зайти в раздел «Отчеты», выбрать пункт «Уведомления, сообщения и заявления», нажать «Создать», далее «Виды уведомлений», после «Обособленные подразделения» и «Выбор налогового органа». Далее заполнить форму и готовое уведомление направить в налоговую инспекцию.
Бывают случаи, когда нужно закрыть подразделение. Для этого, в срок трех дней после того, как организация приняла решение, нужно направить в налоговую уведомление по форме С-09-3-2.
Нажать на раздел «Настройки заработной платы»
Установить галочку рядом с «Расчеты заработной платы по обособленным подразделениям».
Открыть раздел «Главное» и нажать «Организации»
Из всех организаций нужно выбрать подходящую и кликнуть на «Подразделения».
После в пункт «Создать» без ошибок заполнить все данные, которые принадлежат новому подразделению.
Установить галочку рядом с разделом «Обособленное подразделение» и без ошибок заполнить все данные, которые принадлежат новому подразделению. Для легкого заполнения указывается КПП и нажимается на пункт «Заполнить реквизиты по коду» далее программа сама заполняет всю информацию по подразделению, нужно будет только внести ОКТМО и ОКАТО.
Подразделение в УНФ. Зачем? В чем смысл? Чем рискую если отключу?
(4) Ну привет руководству :)))
Распределение затрат и подразделения.
1. Себестоимость производства. Здесь вроде бы все просто и логично, т.к. документы Производство обычно проводят именно сотрудники производства. Проводите Производство танков от подразделения Цех 1, а Производство самолетов от подразделения Цех 2. Соответственно и затраты, скажем, зарплата рабочих Цеха 1 попадет только в себестоимость танков, если правильно настроите.
2. Финансовые результат. Можно добиться отнесения на финансовый результат затрат подразделений. Здесь нужно больше внимания, логика 1С не всегда стыкуется с логикой бизнеса. Скажем, есть отдел по продаже танков, есть другие отделы по продаже. Хочется зарплату отдела по продаже танков отнести на финансовый результат по продаже танков. Это можно сделать, только в РАСХОДНОЙ НАКЛАДНОЙ с танками нужно именно этот отдел указать в качестве подразделения. А если накладные для всех отделов продаж выписывает один кладовщик? А если было что-то срочное, и Расходную накладную выпишет директор, который относится к подразделению Администрация?
PS
Лучше исходить из желаемой аналитики и Ваших бизнес-процессов. И уже под них инструмент подбирать. Выбирать самый простой путь не всегда правильно, может оказаться, что захочется большего, причем за предыдущие периоды. А это много ручной работы.
сначала распределение, потом закрытие, контроль по остаткам прямых и косвенных затрат.
смотрю-ковыряю УНФ. если не ошибаюсь, то для прямых распределяемых затрат нужны подразделения, иначе не определим базу для распределения, так?
использование только косвенных затрат, наверное сильно исказит картинку
собственно почему возник вопрос:
Не зная Ваших бизнес-процессов, числа сотрудников, числа проводок и т.п. можно только гадать, как лучше.
Вдруг не знаете: каждому сотруднику можно указать основное подразделение, которое будет подставляться по умолчанию. Для каждого подразделения можно настроить правила автоперемещения запасов.
Т.к. каждое подразделение можно привязать к организации, возможно все будет подставляться автоматически, нужно будет лишь Заказ покупателя и Заказ поставщика правильно оформить.
Есть еще уловка. Можно ввести фиктивное подразделение в качестве основного подразделения для части пользователей УНФ, которые, скажем, могут проводить Расходные накладные. И раз в месяц вручную заменять его на правильное. Так проще избежать ошибок: исправить точно неправильное, чем сначала проверить правильность.
Настройка конфигурации 1С:Управление торговлей 11.2 (УТ 11). Подразделения и структура компании.
Рассмотрим, как в конфигурации 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) производится настройка информации о подразделениях нашей компании.
Для того, чтобы включить возможность учета по нескольким подразделениям, необходимо в разделе «Нормативно-справочная информация и администрирование» в настройках параметров системы в группе команд «Предприятия», в группе «Организации» установить флаг «Учет по подразделениям». В моем случае система уже настроена и выводится сообщение о том, что невозможно отключить данную опцию, так как используется учет производства. В Вашем случае при первоначальной настройке может потребоваться установить такой флаг.
После этого в разделе «Нормативно-справочная информация и администрирование» в группе «Нормативно-справочная информация» появляется команда доступа к справочнику «Структура предприятия», в которой и производится настройка структуры наших подразделений. Перейдем в данный справочник.
Окно справочника «Структура предприятия» в конфигурации 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) состоит из двух окон. В левом окне настраивается структура предприятия, вносится информация о подразделениях. В правом окне находится информация о пользователях информационной системы 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11), которые работают в соответствующих подразделениях. Данная связка нужна для того, чтобы автоматически подставлять информацию о подразделениях в документы конфигурации 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) при вводе их соответствующим пользователем.
Стоит отметить, что справочник «Структура предприятия» не подчинении справочнику Организации, никак от него не зависит. То есть в компании может быть несколько юридических лиц, но при этом структура предприятия, его отделы и подразделения, никак не связаны с юридической структурой компании.
Нам необходимо будет сейчас создать несколько подразделений. Создадим первое. Пусть это будет у нас «Отдел закупок». Указываем наименование. Можно указать также вышестоящее подразделение, если один отдел подчинен другому. Справочник иерархический. И можно здесь ниже указать руководителя данного подразделения. Запишем такую информацию.
Вернемся на уровень вверх, т.е. на структуру нашего предприятия, и создадим еще один отдел – это будет «Отдел продаж». Запишем такую информацию.
Далее в «Отделе продаж» создадим два подчиненных подразделения: «Отдел розничных продаж» и «Отдел оптовых продаж». И посмотрим, как будет выглядеть структура нашего предприятия.
Сейчас в моей структуре подразделений видно, что Отдел оптовых продаж подчинен Отделу продаж.
Вернемся на уровень вверх «Отдел продаж» и создадим еще один отдел, который будет называться – «Отдел розничных продаж». Видим, как система отображает иерархию наших подразделений, и попробуем создать еще одно подразделение «Администрация». Конфигурация 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) заполнила нам вышестоящее подразделение – Отдел розничных продаж. Но данная информация нас не устраивает. Становимся на данное поле и по клавише Chift-F4 очистим эту информацию. Теперь у нас для подразделения «Администрация» нет вышестоящего подразделения. Записываем такую информацию и смотрим, каким образом конфигурация 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) отобразила структуру наших подразделений.
Как я уже говорил, в правой части данного справочника можно указывать пользователей, которые работают в том или другом подразделении. Пользователей можно перемещать по подразделениям перетаскиванием.
Например, у меня в системе есть всего-навсего один пользователь – Администратор, и он не числится ни за каким подразделением. Я его могу перетащить в подразделение «Администрация». Здесь работает обычное перетаскивание мышью – так называемое Drag-and-drop. И теперь в общей структуре предприятия у меня пользователь «Администратор» исчез. Но если я встану на подразделение «Администрация», я увижу соответствующего пользователя. Теперь при работе в системе от имени пользователя «Администратор» в документы у меня должно автоматически подставляться подразделение «Администрация».
Таким образом, в конфигурация 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11) производится настройка информации о структуре предприятия, о подразделениях, входящих в данную структуру.