Подотчетник не отчитался по полученным деньгам что делать
Незакрытый «подотчет»: Верховный суд решил, надо ли начислять НДФЛ и взносы
Если работник не представил работодателю авансовый отчет и не вернул неиспользованные подотчетные средства, то полученные суммы облагаются НДФЛ и страховыми взносами. На это указал Верховный суд в определении от 11.02.21 № 307-ЭС20-23792.
Суть спора
Работодатель систематически выдавал из кассы и перечислял на банковские карты работников (директора и главного бухгалтера) денежные средства. При этом приказы и заявления на выдачу денег под отчет не оформлялись. Документов, подтверждающих приобретение за счет подотчетных сумм товарно-материальных ценностей и их оприходование, организация не представила.
По мнению налоговиков, подотчетные средства, по которым работники не отчитались (более 39 млн руб.), являются их доходом и объектом обложения страховыми взносами. На этом основании на невозвращенную сумму были начислены НДФЛ и взносы.
Решение суда
Суды всех инстанций, включая Верховный суд, признали доначисление правомерным. Обоснование такое. Лицо, которому были выданы подотчетные средства, обязано предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах. Документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного лица, могут служить товарные чеки, накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату товара (работы, услуги).
В постановлениях Президиума ВАС от 05.03.13 № 14376/12 и 13510/12 указано: при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, а также оприходование организацией ТМЦ, указанные денежные средства в силу статьи 210 НК РФ считаются доходом подотчетного лица.
В рассматриваемой ситуации у организации не было документов, подтверждающих оплату товарно-материальных ценностей за счет подотчетных средств. Значит, спорная сумма в размере 39 млн рублей является доходом работников, облагаемым НДФЛ. Также указанную сумму следовало включить в базу для расчета страховых взносов, как выплаты, производимые в рамках трудовых отношений (ст. 420 НК РФ).
Как закрыть подотчет директора в 2021 году: шесть способов в помощь бухгалтеру
Директор не отчитался по подотчету — классика жанра и вечная головная боль бухгалтера. Расскажем, что будет, если не закрыть подотчет, и какими способами можно списать зависшие суммы, чтобы не пришлось судиться с налоговиками.
Что будет, если бросить ситуацию на самотек
Подотчетные деньги, которые директор не возвратил в срок, отражаются в учете, как долг перед предприятием. Такой долг может висеть достаточно долго — до истечения срока исковой давности по ст. 196 ГК РФ (три года).
Эти деньги не являются доходом директора и не подлежат обложению НДФЛ.
Удержать налог предприятие вправе только в двух ситуациях:
Казалось бы, все не так уже плохо, — ну есть подотчет, висит себе, никому не мешает, какие проблемы? Однако не все так просто, если:
то при налоговой проверке инспекторы могут признать этот долг доходом директора. Результатом станет начисление на сумму долга страховых взносов, НДФЛ, а также штрафов и пеней.
Примеры судебной практики:
Немного теории о подотчете
До того, как мы озвучим возможные варианты погашения долга, кратко озвучим ключевые моменты действующего законодательства.
Сегодня правила наличных расчетов регулирует Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно Указанию организация не вправе потратить возвращенные подотчетные средства на какие-либо цели напрямую. Эти деньги нужно обязательно внести на расчетный счет, а уже потом — потратить на необходимые нужды.
Таким образом, если в кассовых документах отражен возврат подотчетной суммы, а далее эти деньги тут же выданы из кассы на какие-либо цели, минуя р/с — это нарушение действующего законодательства.
Это нарушение карается по ст. 15.1 КоАП РФ: руководителя могут наказать на сумму от 4 до 5 тыс. рублей, а саму организацию — на сумму от 40 до 50 тыс. рублей.
И еще важный момент :
Согласно последней редакции Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У организация самостоятельно устанавливает сроки, в которые работник должен отчитаться по подотчетным суммам. То есть выдавать деньги под отчет можно не только на несколько дней (месяцев), но и даже несколько лет.
Но нужно понимать, что такой длительный срок должен быть обоснован производственной необходимостью. В противном случае налоговики опять же могут переквалифицировать висящий долг в доходы. Однако установить разумный, но достаточно протяженный срок — можно.
Например: прописать в приказе, что директор должен отчитаться по подотчету в течение полугода. Этот срок дает возможность подобрать оптимальный вариант погашения долга, если документов, подтверждающих целевые расходы, нет.
Но вот срок подачи авансового отчета истек, а денег и документов нет, как погасить долг? Приведем несколько доступных вариантов.
Удержать долг из заработной платы
Классический способ погашения долга. Удержать сумму долга из заработной платы можно только с согласия директора.
Приказ об удержании нужно подписать в течение месяца с даты окончания срока возврата подотчетной суммы.
Размер удержания не должен превышать 20% от суммы заработной платы. Если сумма долга большая, вычитать ее придется в несколько этапов.
Пример: долг директора по подотчету — 200 тыс. рублей. Его заработная плата — 100 тыс. рублей. Значит ежемесячно из зарплаты можно удерживать сумму в размере:
(100 тыс. руб. — 100 тыс. руб. * 13%) * 20% = 17,4 тыс. руб.
Таким образом на руки ежемесячно директор будет получать:
100 тыс. руб. — 13 тыс. руб. (НДФЛ) — 17,4 тыс. руб. = 69,6 тыс. руб.
Страховые взносы на сумму заработной платы начисляются в общем порядке.
На прибыль компании сумма выданного и возвращенного подотчета никак не влияет, ведь ни дохода, ни расхода не возникло.
Выдать заем на сумму долга
Заключаем с директором договор процентного займа (именно процентного, чтобы снять проблему ежемесячного начисления дохода с материальной выгоды). Переводим средства на карточку директора или выдаем деньги из кассы.
Важно: выдать заемные средства из кассы напрямую нельзя. Если по каким-либо причинам перевести деньги сразу на личный счет заемщика невозможно, то нужную сумму необходимо снять с расчетного счета.
Далее директор погашает подотчет полученными средствами. Сразу оговоримся, что долг в данном случае никуда не исчезает. Просто «переезжает» в другую строку баланса. Договор займа может быть оформлен на любой срок. Так как договор процентный, то есть налицо экономическая выгода для организации, то вопросов у проверяющих, как правило, не возникает.
В дальнейшем организация долг директору может простить.
Простить долг
Прощение долга оформляют договором дарения. Сумма прощенного долга облагается НДФЛ. При удержании налога из суммы долга вычитают 4 тыс. рублей, если ранее в этом году директор подарков от компании не получал (п. 28 ст. 217 НК РФ). Налог удерживают при ближайшей выплате дохода в денежной форме.
Однако налоговики могут проверить операции по прощению долга на обоснованность и периодичность. Если использовать этот метод систематически и без оснований, то избежать последствий в виде начисления страховых взносов уже не удастся.
Пример: долг директора составляет 200 тыс. руб. На дату подписания договора дарения у директора возникает налогооблагаемый доход. НДФЛ:
(200 тыс. руб. — 4 тыс. руб.) * 13% = 25,48 тыс. руб.
Сумму прощенного долга в расходах организации не учитывают.
Такском дарит новым клиентам годовую скидку 50% на электронную отчетность Онлайн-Спринтер при переходе от конкурентов. Меняйте оператора с выгодой.
Выплатить дивиденды и погасить долг этой суммой
Если ваш директор является учредителем, а по итогам отчетного периода организация получила прибыль, можно погасить подотчет за счет дивидендов.
Важно: если вы собираетесь выплатить дивиденды собственнику ООО до окончания года (например: по итогам квартала), сначала нужно убедиться, что возможность выплаты промежуточных дивидендов зафиксирована в уставе общества.
Составляем протокол учредителей (решение единственного учредителя) и справку о начислении дивидендов.
Полагающуюся к уплате сумму перечисляем директору — участнику ООО в установленный срок. Далее директор снова вносит средства в кассу или на счет организации, как возврат подотчета.
Дивиденды облагаются НДФЛ по ставке 13% до суммы в 5 млн руб., и 15% с суммы превышения.
Пример: сумма начисленных дивидендов — 200 тыс. руб. НДФЛ к уплате составит: 200 тыс. руб. * 13% = 26 тыс. руб.
Страховые взносы уплачивать не нужно. В базу по налогу на прибыль или УСН включить дивиденды нельзя.
Купить у директора ТМЦ
Можно купить у директора товарно-материальных ценности: стол, кресло, шкаф, ноутбук, запчасти, оборудование, стройматериалы для ремонта и т. д. А может в вашей компании уже используется имущество директора, которое нигде не учтено. Самое время правильно это оформить.
Оформляем договор купли-продажи и акт приема-передачи. Или составляем закупочный акт, который заменяет оба указанных документа (форма № ОП-5 или самостоятельно разработанный бланк со всеми необходимыми реквизитами). Выплачиваем директору стоимость имущества, а далее он за счет этих средств погашает зависший подотчет.
НДФЛ со стоимости проданного имущества директор должен заплатить самостоятельно. В данной ситуации организация не выступает налоговым агентом.Однако, если это имущество находилось в собственности директора больше 3 лет, или его стоимость не превышает 250 тыс. руб. — то ему не придется ни уплачивать налог, ни подавать декларацию 3-НДФЛ ( закон от 02.07.2021 № 305-ФЗ).
При этом организация вправе учесть приобретенные ТМЦ в расходах.
Пример: директор продал компании 10 стульев для офиса, 2 стола, копировальный аппарат, 2 ноутбука, 2 болгарки и строительные материалы для ремонта цеха на общую сумму 200 тыс. руб. Покупку оформили закупочным актом. Обязанности отчитаться перед налоговой инспекцией и уплатить налог у директора не возникает. Организация может отнести стоимость малоценки на расходы.
Списать часть трат на представительские расходы
При условии наличия первичных документов можно переквалифицировать обеды в ресторанах, доставку гостей до места проведения мероприятия и обратно в проведение деловых переговоров в интересах бизнеса.
Скажем сразу, документов потребуется немало. Если суммы мизерные, то затраты времени на оформление документов себя не оправдают.
В частности вам могут потребоваться:
Представительские расходы можно учесть в расходах по налогу на прибыль, но только в пределах норматива: не больше 4% от фонда оплаты труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
В расходы по УСН представительские расходы включить нельзя, так как этих расходов нет в закрытом перечне п. 1 ст. 316.16 НК РФ.
Три полезных совета напоследок
1. Не стремитесь списать сумму подотчета единовременно, лучше это делать по частям.
2. Старайтесь не вносить в кассу полную сумму ранее выданного подотчета, хотя бы часть стоит потратить.
В противном случае проверяющие могут начислить НДФЛ с материальной выгоды за беспроцентное использование денежных средств.
3. По мере сил и возможностей боритесь с регулярной практикой траты денег организации на личные цели. Это крайне сложная задача, но важно донести до руководителя, что бездумные расходы наносят ущерб организации и чреваты санкциями со стороны налоговой инспекции.
Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы
Те расходы, которые нельзя произвести безналичными расчетами, а также расходы по командировкам организация может оплатить через своих работников. Для этого она должна выдать им под отчет денежные средства. Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось по ранее выданному авансу и не вернуло подотчетные суммы в установленный срок? Об этом в статье.
Срок, на который предприятие может выдать наличные деньги под отчет, определяет ее руководитель. Лица, получившие такие деньги, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении установленного промежутка времени или со дня возвращения из командировки отчитаться по ранее полученным суммам. Для этого им следует предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Об этом говорится в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров Центрального банка от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее — Порядок).
Установление сроков, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет
Рисунок 1. ПРИКАЗ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СРОКОВ, НА ВЫДАЧУ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ ПОД ОТЧЕТ
Общество с ограниченной ответственностью «Ярило»
Об утверждении сроков, на которые могут быть выданы
наличные деньги под отчет
г. Ярославль 11.01.2011
С целью осуществления хозяйственных расходов работниками предприятия
Утвердить на 2011 год следующие сроки, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет:
Сроки в календарных днях
Покупка хозяйственного инвентаря
21 день со дня выдачи
Покупка канцелярских принадлежностей
7 дней со дня выдачи
Оплата мелкого ремонта офисной техники
28 дней со дня выдачи
Оплата почтово-телеграфных расходов
7 дней со дня выдачи
Генеральный директор Веселов А.А. Веселов
Помимо приказа о сотрудниках, имеющих право получать деньги под отчет, руководителю предприятия имеет смысл издать приказ об утверждении сроков, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет. Ведь не исключено, что кто-нибудь из подотчетных лиц будет затягивать с отчетом по израсходованным суммам и осуществлением окончательного расчета по ним. А если работник не отчитался по ранее полученному авансу, то, согласно названному выше пункту 11 Порядка, он не может получить под отчет следующую сумму наличных денег. Данный приказ помогает организовать работу с наличными и дисциплинировать трудовой коллектив.
Обратите внимание, что сроки, на которые работнику могут быть выданы наличные деньги под отчет, руководитель предприятия назначает по своему усмотрению. Никаких ограничений в законодательстве нет.
Устанавливать срок, на который работникам выдаются подотчетные деньги, – это право, а не обязанность руководителя предприятия. Однако если указанный промежуток времени не определен, то сотрудник должен отчитаться в день получения подотчетных сумм. Это следует из письма ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704.
Руководитель ЗАО «Перун» не установил срок, на который сотрудникам предприятия выдаются наличные деньги для осуществления хозяйственных расходов.
12 мая 2011 года офис-менеджер ЗАО «Перун» В.П. Ласточкина получила деньги на покупку канцтоваров. В этот же день она обязана выполнить задание, сдать авансовый отчет и вернуть неизрасходованный остаток подотчетных денег в кассу.
Организациям, не пересматривающим в течение года сроки, на которые могут быть выданы наличные деньги под отчет для осуществления хозяйственных расходов, целесообразно прописать эти сроки в учетной политике.
Удержание неизрасходованных подотчетных сумм
Удержание неизрасходованных подотчетных суммИтак, допустим, работник из полученных в подотчет денежных средств оплатил хозяйственные расходы предприятия, при этом у него осталась неизрасходованной определенная сумма денег. Или же он в течение срока, на которые ему были выданы наличные деньги под отчет, вовсе не осуществил и не оплатил хозяйственные расходы.
В первом случае работник должен представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним: вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия. Во втором случае в кассу предприятия работнику необходимо вернуть все деньги, которые он получил в подотчет. При этом отчет об израсходованных суммах им не оформляется.
Отметим, что документом, подтверждающим возврат работником неизрасходованных сумм и принятие этих сумм бухгалтером предприятия, является приходный кассовый ордер. Его унифицированная форма № КО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен авансовый отчет. Его унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. К этому документу отчитывающийся работник должен приложить документы, подтверждающие произведенные расходы: командировочное удостоверение, отчет по командировке, кассовые чеки, квитанции и другие документы на оплату хозяйственных расходов.
Повторим, что для представления отчета об израсходованных суммах и осуществления окончательного расчета по ним отведено три рабочих дня. Их следует отсчитывать или по истечении установленного руководителем предприятия срока, на который могут выдаваться наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из командировки.
Неизрасходованные подотчетные суммы подотчетное лицо должно вернуть в кассу предприятия одновременно с представлением в бухгалтерию авансового отчета.
Если работник не вернул неизрасходованные подотчетные суммы, то их удерживают из его заработной платы. Так поступать разрешает абзац 2 части 2 статьи 137 Трудового кодекса.
Порядок удержания
Согласно части 3 статьи 137 Трудового кодекса для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, ранее выданного сотруднику в подотчет, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы указанного сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Условие — работник не должен оспаривать оснований и размеров удержания.
Решение работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Для удержание сумм из заработной платы, следует получить его письменное согласие. Такие выводы приведены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.
Отметим, что удержания из заработной платы можно производить в ограниченном размере. Неизрасходованные подотчетные суммы следует удерживать при каждой выплате заработной платы работнику, который не вернул их в срок, в размере не более 20 процентов от невозвращенной суммы. Основание — статья 138 Трудового кодекса.
Менеджер ООО «Ярило» Н.К. Разин получил 16 мая 2011 года в подотчет 4000 руб. на оплату ремонта принтера в специализированной организации. Ремонт принтера обошелся лишь в 2500 руб.
В ООО «Ярило» наличные деньги под отчет на оплату мелкого ремонта оргтехники на основании приказа руководителя выдаются на срок 28 календарных дней со дня выдачи. Согласно пункту 11 Порядка, отчитаться по израсходованным суммам следует в течение трех рабочих дней. Таким образом, сдать авансовый отчет в бухгалтерию и неизрасходованные подотчетные суммы в кассу ООО «Ярило». Разин должен до 15 июня 2011 года включительно.
15 июня 2011 года Разин привез из специализированной организации отремонтированный принтер в ООО «Ярило». В этот же день он сдал в бухгалтерию организации авансовый отчет, к которому приложил кассовый чек и акт сдачи-приемки выполненных работ. При этом остаток неизрасходованной подотчетной суммы — 1500 руб. (4000 – 2500) — Разин не вернул.
27 июня 2011 года Разин дал письменное согласие на удержание 1500 руб. из его заработной платы. В этот же день руководитель ООО «Ярило» издал приказ об осуществлении соответствующих удержаний.
Зарплата Н.К. Разина за июнь 2011 года составила 24 000 руб. Значит, бухгалтер ООО «Ярило» вправе удержать из его зарплаты за указанный месяц 4176 руб. [(24 000 руб. – 24 000 руб. х 13%) х 20%]. Так как невозвращенный остаток неизрасходованной подотчетной суммы (1500 руб.) меньше этой величины, то бухгалтер удержал его полностью из зарплаты Разина за июнь 2011 года.
Рисунок 2. ПИСЬМЕННОе СОГЛАСИЯ РАБОТНИКА НА УДЕРЖАНИЕ
В связи с невозвращением мною в установленный срок неизрасходованных подотчетных сумм в размере 1500 руб. не возражаю против их удержания из моей зарплаты.
27 июня 2011 года Разин Н.К. Разин
Общество с ограниченной ответственностью «Ярило»
Об удержании из заработной платы
неизрасходованных подотчетных сумм
г. Ярославль 27.06.2011
1. Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на ремонт принтера, удержать из заработной платы менеджера Н.К. Разина денежную сумму в размере 1500 руб.
2. Бухгалтеру З.П. Степановой провести удержание из заработной платы указанного сотрудника начиная с июня 2011 года.
Генеральный директор Веселов А.А. Веселов
Исполнитель бухгалтер Степанова З.П. Степанова
С приказом ознакомлен: Разин Н.К. Разин
Рисунок 3. ПРИКАЗ ОБ УДЕРЖАНИИ
В бухгалтерском учете ООО «Ярило» были сделаны следующие записи:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
— 1500 руб. — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
— 24 000 руб. – начислена зарплата за июнь 2011 года Н.К. Разину;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НДФЛ»
— 3120 руб. (24 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Н.К. Разина;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
— 1500 руб. — удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 19 380 руб. (24 000 – 3120 – 1500) – выплачена зарплата Н.К. Разину.
Допустим, руководитель организации пропустил срок, отведенный для принятия решения об удержании из заработной платы работника неизрасходованного и своевременно не возвращенного им аванса. Или данный работник оспаривает основания и размеры удержания. В этом случае организации придется обращаться в суд.
Если задолженность по ранее полученной подотчетной сумме работник погашает самостоятельно, то неизрасходованную и не возвращенную в срок подотчетную сумму в бухгалтерском учете также следует списать на счет недостач проводкой по дебету счета 94 и кредиту счета 71. Затем при возвращении суммы задолженности, например, в кассу предприятия необходимо сделать бухгалтерскую запись по кредиту счета 94 в корреспонденции с дебетом счета 73 субсчет «Расчеты с персоналом по недостачам».
Сумма числится за уволившимся сотрудником
Если сотрудник, который не вернул подотчетные суммы, был уволен, то по истечении срока исковой давности организация может признать его задолженность безнадежной к взысканию и списать в расходы в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете организации (п. 14.3 ПБУ 10/99).
Задолженность с истекшим сроком исковой давности подлежит списанию:
— либо за счет резерва по сомнительным долгам (если организация создавала такой резерв). При этом оформляется проводка по дебету счета 63 и кредиту счетов 71;
— либо на финансовые результаты деятельности организации бухгалтерской записью по дебету счета 91 и кредиту счетов 71.
Затем такая задолженность подлежит отражению за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).
Отметим, что срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги. Это следует из пункта 2 статьи 200 Гражданского кодекса. Срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При наличии оснований для прерывания срока исковой давности названный срок начинают отсчитывать заново (ст. 203 ГК РФ).
ООО «Ярило» выдало под отчет 18 мая 2011 года офис-менеджеру Шоркиной 3000 руб. на покупку хозяйственного инвентаря. Напомним, что, согласно приказу руководителя, в указанной организации наличные деньги под отчет для названных целей выдаются на срок, равный 21 календарному дню, начиная со дня выдачи.
25 мая М.А. Шоркина уволилась, по подотчетным суммам не отчиталась, денежные средства в кассу предприятия не вернула.
Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул, ООО «Ярило» начало отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги, — с 8 июня 2011 года.
8 июня 2014 года ООО «Ярило» закончит отсчитывать срок исковой давности при отсутствии причин для его прерывания.
Налоговый учет
Выдача денег под отчет не приводит к возникновению расходов у организации, как общей, так и специальной системы налогообложения (УСНО и ЕНВД). Это следует из пункта 14 статьи 270, пункта 3 статьи 273, пункта 2 статьи 346.17, пункта 1 статьи 346.29 Налогового кодекса.
Возвращенные неизрасходованные подотчетные суммы не увеличивают налогооблагаемые доходы, как при расчете налога на прибыль, так и единого налога при УСНО или ЕНВД. Ведь подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят, а являются его дебиторской задолженностью, пока он не отчитается по ним и не вернет неиспользованные суммы. Основание — статьи 41 и 346.29 Налогового кодекса.
Безнадежная дебиторская задолженность в налоговом учете подлежит списанию на внереализационные расходы. В случае создания резерва по сомнительным долгам на внереализационные расходы следует списать суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств созданного резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Так поступать может организация на общей системе налогообложения.
Обратите внимание, что истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. Для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности. Об этом говорится в письме Минфина России от 15 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/589.
Организация, которая применяет УСНО, независимо от выбранного объекта налогообложения, на сумму списанной безнадежной дебиторской задолженности не вправе уменьшить базу по единому налогу (письмо Минфина России от 13 ноября 2007 г. № 03-11-04/2/274).
Сумма списанной безнадежной дебиторской задолженности не имеет значения и для организаций, уплачивающих ЕНВД. Это следует из пункта 1 статьи 346.29 Налогового кодекса.
Удержание НДФЛ
При увольнении работника и наличии у него задолженности в виде ранее выданного аванса организация признается на основании статьи 226 Налогового кодекса налоговым агентом по НДФЛ и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджет.
Организация должна принять все предусмотренные законодательством меры для возвращения денежных средств, выданных работнику под отчет. Если это оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм, выданных под отчет, будет дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.
В соответствии с пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.
Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 24 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/610.
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование