Подотчетная территория что это
Учет расчетов с подотчетными лицами в автономном учреждении
Автор: Валова С., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
В каждом учреждении осуществляются расчеты с подотчетными лицами. В данной публикации мы рассмотрим вопросы, касающиеся порядка выдачи подотчетных сумм, а также отражения расчетов по данным операциям.
Подотчетные лица – это лица, получившие денежные суммы под отчет для последующих расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, называют подотчетными суммами. Отметим, что Инструкцией № 157н также предусмотрена выдача под отчет денежных документов, к которым, в частности, относятся почтовые марки, оплаченные талоны на бензин и масла, оплаченные проездные документы, оплаченные путевки и др.
Кто может быть подотчетным лицом?
Подотчетными лицами могут быть (письма Минфина РФ от 14.03.2019 № 02-05-10/17199, ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859):
работники учреждения, включая его руководителя, с которыми заключены трудовые договоры;
физические лица, привлекаемые к выполнению определенной работы на основании соглашения или договора гражданско-правового характера.
Вопросы организации выдачи денежных средств лицам, не являющимся работниками учреждения (внештатные сотрудники), находятся в компетенции учреждения, которое в рамках своей учетной политики вправе предусмотреть порядок выдачи им денежных средств (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).
На какие цели выдаются подотчетные суммы?
Подотчетные суммы могут выданы:
на административно-хозяйственные нужды (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У );
на командировочные расходы, перечень которых приведен в ст. 168 ТК РФ;
на иные цели, установленные организацией. Например, для выплаты заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) через раздатчика. Перечень таких лиц утверждается приказом руководителя.
Как выдать денежные средства под отчет?
Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован п. 213 Инструкции № 157н, Указанием № 3210-У. Из данного пункта следует, что денежные средства выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего:
Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 214 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 06.12.2016 № 02-07-10/72408).
Выдача денежных средств под отчет осуществляется двумя способами:
1) через кассу учреждения с оформлением расходного кассового ордера (ф. 0310002). При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).
Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:
на заработную плату;
на хозяйственные расходы;
на командировочные расходы;
По результатам выдачи денежных средств по ведомости (ф. 0504501) оформляется расходный кассовый ордер (ф. 0310002);
2) в безналичном порядке, посредством перевода на банковскую карту, включая карты «Мир», эмитированные кредитными организациями в рамках зарплатного проекта (письма ЦБ РФ от 31.05.2018 № 04-45-7/4048, Минфина РФ от 06.07.2018 № 09-02-07/47375, Федерального казначейства от 27.07.2018 № 07-04-05/05-15900).
В Письме Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896 (далее – Письмо № 07-04-05/05-14896) отмечено, что в целях контроля за движением вышеуказанных денежных средств и разграничения денежных потоков целесообразно выпустить дополнительную карту уполномоченному сотруднику учреждения (корпоративная карта учреждения).
Обратите внимание: по одной карте можно осуществлять операции, не связанные с получением и взносом наличных денег, не более 100 000 руб. в день (п. 3 Письма № 07-04-05/05-14896).
Каков порядок отчета по выданным суммам?
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они выданы, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Обратите внимание: авансовый отчет (ф. 0504505) представляется работником (внештатным сотрудником) с приложением к нему подтверждающих документов (пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У, п. 216 Инструкции № 157н).
Порядок заполнения авансового отчета (ф. 0504505) установлен Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
Подотчетное лицо приводит сведения в авансовом отчете (ф. 0504505):
на лицевой стороне – о себе;
на оборотной стороне – заполняет графы 1 – 6 в части фактически израсходованных им сумм с указанием документов, подтверждающих осуществленные расходы.
Документы, приложенные к авансовому отчету (ф. 0504505), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В дальнейшем авансовый отчет (ф. 0504505) утверждается руководителем учреждения или уполномоченным им лицом.
Кроме того, в силу п. 26 ФСБУ «Концептуальные основы» первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченного им лица.
Неизрасходованный остаток подотчетной суммы подлежит возврату.
Как отражаются расчеты с подотчетными лицами?
Учет расчетов с подотчетными лицами по выдаче денежных средств под отчет ведется с применением счета 0 208 00 000 (п. 212 Инструкции № 157н).
В соответствии с п. 108 Инструкции № 183н операции по увеличению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Получение денежных средств подотчетным лицом при условии полного его отчета по ранее выданному авансу согласно его заявлению с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается
0 201 34 610
0 201 11 610
0 201 21 610
0 201 27 610
Получение подотчетным лицом денежных документов
Получение подотчетным лицом наличных денежных средств с использованием карт, выданных органом Федерального казначейства, через банкомат, а также оплата подотчетным лицом приобретенных услуг, работ, товаров с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт
0 210 03 661
0 201 21 610
Отражение положительной курсовой разницы по суммам, выданным под отчет в иностранной валюте
Списание с балансового учета задолженности перед подотчетными лицами, не востребованной кредиторами
Операции по уменьшению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями (п. 109 Инструкции № 183н):
Содержание операции
Дебет
Кредит
Принятие к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504049) с приложенными к нему оправдательными документами
0 105 хх 34х
0 106 хх 3хх
0 109 хх 2хх
0 210 12 56х
0 302 хх 73х
0 304 03 73х
0 401 20 2хх
Выдача подотчетным лицом суммы заработной платы, пособий, пенсий, стипендий, иных выплат на основании платежной ведомости (ф. 0504403)
Возврат остатков подотчетных сумм
0 201 11 510
0 201 21 510
0 201 34 510
Возврат в кассу учреждения неиспользованных денежных документов
Списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству РФ нереальной к взысканию
Оплата подотчетным лицом аванса, отражаемая согласно представленному авансовому отчету (ф. 0504049) и прилагаемым к нему документам
Погашение задолженности подотчетного лица в сумме удержаний из его заработной платы
Отражение отрицательной курсовой разницы
Рассмотрим несколько примеров по отражению вышеприведенных операций в учете.
Сотрудник автономного учреждения направлен в командировку на 10 дней. Ему выплачены суточные в размере 2 000 руб. Билет на поезд стоимостью 10 500 руб. приобретен учреждением у РЖД и выдан сотруднику. Оплата гостиницы произведена посредством осуществления безналичных расчетов, стоимость проживания в гостинице – 20 000 руб. Расходы произведены по КВФО 2 (средства, полученные от оказания платных услуг).
В 2019 году командировочные расходы на осуществление выплат физическим лицам отражаются с учетом положений порядков № 132н, 209н. При этом следует учитывать, каким образом происходит оплата: лично работнику посредством выдачи из кассы (перечисления на банковскую карту) денежных средств под отчет либо учреждение осуществляет расчеты с контрагентами (расчеты с гостиницами, авиакомпаниями, железной дорогой).
Если работодатель возмещает командировочные расходы посредством их выдачи (перевода на банковскую карту) непосредственно штатному работнику, все затраты отражаются по КВР 112, подстатьям 212 (суточные), 226 (проезд, проживание) КОСГУ.
В случае если оплата командировочных расходов осуществляется путем безналичных расчетов между учреждением и гостиницей либо компанией-перевозчиком, применяются КВР 244, подстатьи 226 (услуги найма жилого помещения) либо 222 (проезд до места командировки и обратно) КОСГУ.
В учете сделаны следующие записи:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислены суточные сотруднику учреждения
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 112 / подстатья 212 КОСГУ)
Перечислена плата за проживание гостинице
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)
Перечислены денежные средства за билеты путем осуществления безналичных расчетов РЖД
2 201 11 610
забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 222 КОСГУ)
После представления работником авансового отчета
Отражены расходы на выплату суточных
На основании представленной выписки гостиницы и акта оказанных услуг отражены расходы на наем жилого помещения и проезд к месту командирования
2 109 60 226
2 109 60 222
2 302 26 734
2 302 22 734
Произведен зачет аванса за проживание в гостинице и проезд к месту командирования
2 302 26 834
2 302 22 834
2 206 26 664
2 206 22 664
Пример 2.
Изменим условия примера 1. Предположим, командированному сотруднику были перечислены в полном размере (32 500 руб.) средства на командировочные расходы, предусматривающие как суточные, так и расходы на проезд до места командирования и наем жилого помещения.
В учете сделаны следующие записи:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислены суточные сотруднику учреждения
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 112 / подстатья 212 КОСГУ)
Перечислены расходы на проезд и наем жилого помещения
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)
После представления работником авансового отчета
Отражены расходы на выплату суточных
Отражены расходы на проезд и наем жилого помещения
Пример 3.
Автономное учреждение перечислило на банковскую карту работника денежные средства в сумме 5 000 руб. Часть из них (3 000 руб.) была израсходована на покупку хозяйственных материалов (электрических лампочек). Оплата была произведена безналичным расчетом. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов (товарного и кассового чеков). Остаток подотчетной суммы был внесен в кассу учреждения.
Расходы произведены по КВФО 2 (средства, полученные от оказания платных услуг).
В учете сделаны следующие операции:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислены денежные средства с лицевого счета учреждения на банковскую карту сотрудника
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 346 КОСГУ)
Приняты к учету суммы произведенных расходов на основании авансового отчета
Возвращены в кассу учреждения неиспользованные подотчетные суммы
2 201 34 510
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 346 КОСГУ)
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Какие документы и как должны оформляться в этом случае?
Кто считается подотчетным лицом
Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.
Деньги подотчетникам могут быть выданы:
Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.
Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.
За подотчетные деньги работник должен отчитаться. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена.
К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Нюансы командировочных расходов
Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.
Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.
При этом нужно учесть, что:
Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).
Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Проводки для ведения учета на счете 71
Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.
Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.
Обратите внимание! Если сотрудник потерял (или забыл взять) подтверждающие расход документы, то решение о возмещении расходов работнику принимает руководитель компании. Подтверждающим документом будет приложенная к авансовому отчету объяснительная записка от сотрудника, а основанием для принятия авансового отчета — приказ директора фирмы.
Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:
Осуществляем контроль расчетов с подотчетными лицами
Автор: А. Гусев
Государственные (муниципальные) учреждения спорта самостоятельно организовывают и осуществляют внутренний контроль. При этом порядок его осуществления должен быть закреплен в учетной политике. Он должен затрагивать и вопросы проверки расчетов с подотчетными лицами. Об этом идет речь в статье.
Исходя из положений ст. 19 Закона о бухгалтерском учете[1] и п. 6 Инструкции № 157н[2] государственные (муниципальные) учреждения спорта самостоятельно организовывают и осуществляют внутренний контроль совершаемых данными учреждениями фактов хозяйственной жизни. При этом порядок осуществления внутреннего контроля должен быть закреплен в учетной политике. Указанный контроль должен затрагивать в том числе вопросы проверки расчетов с подотчетными лицами.
Проверка законности совершаемых операций
Первое, на что следует обращать внимание – это законность и правомерность совершаемых операций, а также объективная возможность и целесообразность расходования денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями.
Отметим, что понятия «неправомерное расходование бюджетных средств», «незаконное использование» действующим законодательством не определены. Следовательно, при отнесении действий (бездействия) участников бюджетного процесса к категории неправомерного расходования бюджетных средств нужно исходить из общепринятого в юридической практике признания неправомерными действий (бездействия), когда они противоречат требованиям правовых норм.
Согласно Постановлению Госдумы РФ от 11.11.1996 № 781-II ГД «Об обращении в Конституционный суд Российской Федерации» под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.
По мнению Минфина, высказанному в Письме от 25.04.2017 № 02-09-08/24851, к неправомерному расходованию бюджетных средств нужно относить действия (бездействие), противоречащие требованиям общеобязательных государственных предписаний постоянного или временного характера, рассчитанных на многократное применение, регулирующих бюджетные правоотношения, к которым относятся БК РФ, принятые в соответствии с ним федеральные законы о федеральном бюджете, федеральные законы о бюджетах государственных внебюджетных фондов РФ, законы субъектов РФ о бюджетах субъектов РФ, законы субъектов РФ о бюджетах территориальных государственных внебюджетных фондов, муниципальные правовые акты представительных органов муниципальных образований о местных бюджетах, иные федеральные законы, законы субъектов РФ и муниципальные правовые акты представительных органов муниципальных образований, указы Президента РФ, нормативные правовые акты Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления.
Применительно к расчетам с подотчетными лицами к незаконным или неправомерным операциям можно отнести:
использование бюджетных средств без подтверждения оправдательными документами;
возмещение расходов, которые согласно законодательству возмещению не подлежат;
возмещение расходов, превысивших установленные размеры. Примером данного нарушения могут служить случаи оплаты работникам проезда железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности категории «СВ» при отсутствии разрешения руководителя учреждения;
несоблюдение норм при командировании работников за пределы территории РФ;
оплата командировочных расходов при командировке на один день и при возможности ежедневного возвращения из пункта командировки к месту жительства или работы;
неправильное определение дней, за которые работнику положена выплата суточных;
возмещение расходов на проживание при отсутствии подтверждающих документов за время вынужденной остановки работника в пути.
Также следует обратить внимание на наличие фактов выдачи авансов под отчет работникам в счет зарплаты и лицам, не работающим в учреждении.
Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 7 Инструкции № 157н все хозяйственные операции, производимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Следовательно, любая операция, осуществленная учреждением, должна быть подтверждена соответствующим первичным документом. Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности должны производится учреждением в регистрах бухучета.
Нужно установить наличие ко всем авансовым отчетам документов, служащих основанием для произведенных расходов. К этим документам можно отнести кассовые, товарные чеки, проездные документы. Таким образом, в ходе проверки необходимо убедиться в наличии приложенных к авансовому отчету документов, подтверждающих произведенные расходы. Указанные документы должны быть пронумерованы подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В соответствии с п. 12 Положения № 749[3] расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы. Аналогичный порядок предусмотрен для федеральных государственных гражданских служащих.
Документами, подтверждающими наем жилья работником во время служебной командировки, могут являться:
при проживании в гостинице – счет (иной документ), выданный гостиницей. Требовать представления письменного договора в данном случае не нужно;
когда работник учреждения самостоятельно арендует в месте командировки жилое помещение (квартиру) – договор найма жилого помещения, заключенный с собственником помещения, и расписка собственника в получении денежных средств за проживание.
В ходе проверки требуется проанализировать и хронологически сравнить пропорции и расхождения в бухгалтерских документах. Особое внимание следует обратить на целевое и эффективное использование средств. В ходе проверки нужно установить, по каким статьям и подстатьям КОСГУ произведены расходы подотчетного лица, и сравнить их с теми, по которым выдавались денежные средства под отчет. Кроме того, необходимо обратить внимание на правильность отражения расходов по видам. Отметим, что проверку целевого использования средств целесообразно увязывать с проверкой кассовых операций и операций по лицевом счету.
Проверка правильности оформления расчетов с подотчетными лицами.
Указанная проверка осуществляется с целью выявления дефектов в оформлении документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия несанкционированных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр, уточнения подлинности подписей должностных лиц, выявления соответствия документа действующей типовой форме и т. д. В ходе проверки устанавливается наличие некачественно составленной документации. В такой документации обнаруживаются фиктивные операции, документы.
Начинать проверку необходимо с изучения авансовых отчетов и приложенных к ним документов. Следует убедиться, что авансовый отчет составлен по действующей форме. Напомним, что в настоящее время авансовый отчет должен быть составлен по форме 0504505, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
Также следует убедиться в заполнении всех строк авансового отчета и наличии на нем подписей подотчетного лица, работников бухгалтерии. Авансовый отчет в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем учреждения – нужно убедиться в наличии его подписи на лицевой стороне отчета.
Напомним, что подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета (ф. 0504505) и на оборотной стороне заполняет графы 1 – 6 о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. На оборотной стороне авансового отчета (ф. 0504505) графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухучету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухучета.
Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.
Нельзя оставлять без внимания и вопрос своевременности представления авансового отчета. Напомним, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии – руководителю учреждения) авансовый отчет с подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, превышающего три рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из служебной командировки, неправомерно.
Следующее, на что нужно обратить внимание при проверке – это отсутствие у подотчетного лица задолженностей по ранее выданным авансам. Согласно п. 214 Инструкции № 157н выдача наличных денег под отчет должна производиться исключительно при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отметим, что полный отчет подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, а также возврат сумм неизрасходованного аванса в кассу учреждения.
Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У из Порядка ведения кассовых операций[4] исключена норма, запрещающая выдачу подотчетному лицу наличных денег при непогашенной сумме предыдущего аванса (абз. 3 п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций). Вместе с тем, поскольку аналогичное положение Инструкции № 157н продолжает действовать (п. 214), учреждениям, по нашему мнению, целесообразно руководствоваться положениями данного пункта инструкции.
Также следует убедиться в наличии оснований для выдачи денежных сумм под отчет. Положениями п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций установлено, что выдача работнику под отчет наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должна производиться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Указанное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Аналогичные требования установлены п. 213 Инструкции № 157н, согласно которому денежные средства выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.
Наличие заявления подотчетного лица на выдачу подотчетных сумм (в том числе на служебную командировку) не ставится законодательством в зависимость от каких-либо условий. Следовательно, деньги под отчет должны выдаваться исключительно на основании письменного заявления получателя.
Необходимо отметить, что в силу внесенных Указанием ЦБ РФ № 4416-У изменений начиная с 19.08.2017 основанием для выдачи денежных средств под отчет может служить не только заявление подотчетного лица, но и распорядительный документ учреждения (например, приказ). Однако, как и в случае с наличием задолженности, руководствоваться все-таки следует требованиями п. 213 Инструкции № 157н, и писать заявление необходимо.
Нельзя оставить без внимания и соблюдение порядка внесения исправлений в первичные документы. По общему правилу принятие к бухучету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухучету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью «Исправленному верить» («Исправлено») и датой внесения исправлений.
Проверка правильности расходования средств на служебные командировки.
В ходе проверки следует обратить внимание как на соблюдение установленных норм возмещения командировочных расходов, так и на возмещение не предусмотренных законодательством расходов. Необходимо отметить, что в силу п. 3 Постановления № 729[5] расходы, превышающие размеры, установленные п. 1 данного документа, и иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, и средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Аналогичные нормы установлены для федеральных государственных служащих.
Примерами возмещения расходов, не предусмотренных нормативными документами, являются случаи оплаты питания госслужащих и работников учреждений во время служебной командировки. Однако и здесь могут быть исключения. Так, нередки случаи, когда по возвращении из служебной командировки работник представляет авансовый отчет и железнодорожные билеты, согласно которым он осуществлял проезд в вагоне повышенной комфортности, что подразумевает различные сервисные услуги, в том числе питание. В этой ситуации, если учесть, что стоимость сервисных услуг (питания) включена в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, правовых оснований для исключения их суммы из оплаты проезда не имеется (Письмо Минфина РФ от 08.10.2015 № 18-4/ООГ-1670). Таким же примером могут являться факты возмещения работникам полисов добровольного страхования.
Кроме того, следует помнить, что возмещение расходов, связанных с проездом работника различными видами общественного транспорта в месте командирования, не предусмотрено. Вместе с тем, по мнению Минтруда, высказанному в Письме от 11.03.2016 № 18-4/ООГ-396, расходы на проезд общественным транспортом, а также иные транспортные расходы, связанные со служебной командировкой, могут быть возмещены по решению руководителя учреждения.
При проверке правильности возмещения суточных следует убедиться в правильности определения дней, за которые работнику положена выплата суточных, а также в соблюдении установленных размеров.
В случае направления работников в служебную командировку за пределы Российской Федерации нужно помнить, что согласно п. 17 Положения № 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:
при проезде по территории РФ – федеральным государственным гражданским служащим расходы на служебные командировки возмещаются по нормам, приведенным в Указе № 813[6], а лицам, не являющимся федеральными государственными служащими, – в Постановлении № 729;
при проезде по территории иностранного государства учреждения, финансируемые за счет средств федерального бюджета, при выплате суточных обязаны руководствоваться требованиями Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета», учреждения, финансируемые из бюджета субъекта или муниципального бюджета, – в порядке и размерах, определенных нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ или нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
При оплате проезда следует руководствоваться Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». Отметим, что учреждения, финансируемые из бюджета субъекта или муниципального бюджета, – возмещают эти расходы в порядке и размерах, определенных нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ или нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Указанные расходы возмещаются исключительно при наличии документов, их подтверждающих. Если проживание спортсменов и тренеров осуществляется за счет принимающей стороны, данные расходы учреждением спорта не производятся.
На что еще обратить внимание?
Помимо вышеперечисленного, при проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание:
на соблюдение норм при компенсации за использование личного транспорта для служебных целей. Напомним, что размер возмещения расходов определяется составленным в письменной форме соглашением сторон трудового договора. Вместе с тем, если указанная компенсация выплачивается за счет бюджетных средств, ее размер ограничивается на законодательном уровне. Так, размеры и порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием транспорта в служебных целях федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563;
на правильность отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам с подотчетными лицами. Также в ходе проверки этого вопроса необходимо проанализировать причины образования дебиторской, кредиторской задолженностей по подотчетным суммам и меры, принятые для погашения задолженности;
на правильность ведения журнала операций расчетов с подотчетными лицами и других регистров аналитического учета;
на соблюдение порядка списания дебиторской задолженности по подотчетным суммам;
на проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;
на ведение аналитического учета в разрезе каждого подотчетного лица;
на правильность отражения операций с подотчетными лицами в бухучете и применения бюджетной классификации;
на соблюдение порядка удержания из зарплаты. Нередки случаи, когда работник, которому выдавались денежные средства под отчет, отказывается возвратить остаток выданного аванса в кассу учреждения либо сам просит удержать его из зарплаты. В случае принятия решения об удержании излишне выплаченных сумм из зарплаты работника учреждению следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю;
на соблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами;
на арифметическую проверку правильности подсчетов;
на проверку согласованности показателей, прямо влияющих на результат хозяйственных операций;
на сличение отдельных показателей первичных документов с записями в регистрах бухучета;
на проверку обоснованности учетных записей по данным первичных документов;
на полноту оприходования материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет.
В заключение отметим, что указанный выше перечень вопросов не является закрытым и в зависимости от специфики учреждения может как дополняться, так и уменьшаться. Надеемся, что данная статья поможет учреждению избежать ошибок при совершении с расчетов с подотчетными лицами.
[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
[2] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
[3] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
[4] Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
[5] Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
[6] Указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих».