Подлинник документа это что

Подлинник документа это что

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

System of standards on information, librarianship and publishing. Records management and organization of archives. Terms and difinitions

Дата введения 2014-03-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704 Терминологическая работа. Принципы и методы

3 Термины и определения

3.1 Общие понятия

1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.

22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

34 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36 реквизит документа: Элемент оформления документа.

37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

3.2 Делопроизводство

3.2.1 Документирование

44 документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45 средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

Источник

Подлинник

Добавлено в закладки: 0

Что такое подлинник? Описание и определение понятия Понятие подлинника

Подлинник – это документ, создаваемый впервые, уникальный, являющийся первоисточником. Также подлинником официального документа принято считать первый, единичный экземпляр документа. Словарь синонимов также обозначает подлинник как «оригинал», очевидно, от лат. Originalis, что означает «первоначальный». Во многих словарях слово «оригинал» объясняется через слово «подлинник», подлинная рукопись, авторское произведение.

Оригинал – это текст или изображение, уникальное, индивидуальное в своем роде, предназначенное для копирования или воспроизведения. Все же, несмотря на уникальность характеристики подлинников, довольно часто можно встретить «умноженные» оригиналы, или оригиналы в нескольких экземплярах. Довольно древние договора составлялись в нескольких экземплярах, причем все из них считались оригиналами, потому что договор составлялся между сторонами, имеющими равные права и обязанности. Исходя из этого логично, что каждая сторона имеет право иметь точный, имеющий полноценную юридическую силу экземпляр.

Современная техника сделала передачу документов на расстояние простым, легким и быстрым. Это стало причиной появления так называемых «двукратных оригиналов». Во время телеграфных или радиопередач, если сами теле- или радиограммы не диктуются, возникают два документа: то, что было заранее предъявлено для передачи и сама теле- или радиограмма. Оба экземпляра будут считаться оригиналами и иметь одинаковый текст, однако по внешнему виду и списку реквизитов будут считаться не одним и тем же документом, но разными. Как принятая, так и переданная телефонограмма тоже имеют один и тот же написанный текст, однако отличны по внешним признакам и подписям: секретарей, передавшего и принявшего телефонограмму в разных концах ее пути. Среди подлинников принято выделять аутентичные (от греч. Authentikos – озн. подлинный, из первоисточника).

Аутентичный документ – это документ, который имеет подтверждение подлинности. Достоверность таких документов гарантируют принятые формальности, чаще всего это подписывание и проставление печатей. К примеру, составленный на нескольких языках текст международного договора должен быть рассмотрен как одинаково подлинный и имеющий равную силу.

Беловики и черновики

Черновики и беловики – это разновидности подлинников документов. Беловик – это последняя редакция документа, которая переписана или перепечатана «набело»; беловой документ (написанный вручную или напечатанный), чей текст был переписан с чернового варианта с учетом дополнений и исправлений, но без помарок. Правовые специалисты считают подлинным только подписанный и заверенный ответственными людьми беловик. Среди служебных документов оригиналом обычно считается беловик, выполненный на специальном бланке с подписью ответственного должностного лица, в некоторых случаях – с наличием мокрой печати.

Также подлинниками можно считать и черновики. ГОСТ определяет понятие черновика так: «черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над текстом». В составе черновиков выделяют много вариантов и редакций, при этом каждый будет являться подлинным. Первоначальную редакцию записанных электромагнитным способом документов можно с помощью дат. Также среди подлинных документов отдельно выделяют автографы («автограф» обозначает «собственноручный») – это документы, которые были написаны или исправлены (к примеру, после перепечатывания) рукой автора. Благодаря современным технологиям этот способ не всегда помогает установить автора документа. Однако с наличием приписок и исправлений от руки это становится гораздо более возможным.

Подлинники изобразительных и звуковых документов имеют свои признаки уникальности. Так, например, оригинальным чертежом будет считаться первоначальный набросок. Причем здесь огромное значение будет иметь наличие формальных заверений – печати или подписи, что составляет аутентичность данного документа. Фотодокумент считается оригинальным, если есть подтверждение негативом, звуковая документация подтверждается первоначальной звукозаписью, матрицей грамзаписи, лентой электрической или магнитной записи.

При необходимости в размножении документов появляются копии, которые могут быть представлены в неограниченном количестве. Копии и их виды Копия – это повторное отображение или воспроизведение подлинника. Само понятие копии неразрывно связано с множением документов, многократным повторением оригиналов в любом роде. Стандарт на термины и определения понятие «копия» раскрыто так: “Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы”.

Изначально при потребности размножения экземпляров документов их просто переписывали, и потому стали называть списками. К примеру, список каких-либо летописей. При эволюции документирования и технологическом прогрессе понятие копии значительно расширилось и уточнилось. Сперва разделим их на те, которые возникают одновременно с оригиналом и те, которые возникают позже. При работе с печатной машинкой люди получали сразу же оригинал и копию документа. Литература советского периода по делопроизводству приводит термин «отпуск».

Отпуск – это копия документа, которая оставалась в организации при отправлении оригинала. Чаще всего этот вид копии производился автоматически при перепечатывании с черновика на печатной машинке, и фактически равнялся вторым, третьим и т.д. машинописными экземплярами. Первый, как правило, печатали на бланке, сразу ставили подпись и, по необходимости, печать. После этого он проходил регистрацию – и, по сути, становился подлинником. Остальные становились копиями, называемыми «отпуск». Сегодня этот термин фактически не употребляется.

Во время составления документа на компьютере и выведения его на бумажные носители каждый его экземпляр будет считаться подлинником, и выглядеть они будут одинаково. В таких случаях выделить из них оригинал можно только путем подписывания и регистрации, остальные будут копиями. Если организация применяет бланки, выполняющиеся типографическим способом, то при выводе на бумагу первого экземпляра он будет на бланке и с подписью, а остальные выведут на бумагу и оставят в качестве копий. Также копию можно сделать с части документа. Это называется выписка. В наиболее частых случаях выписки производят из сложных, объемных документов (решения и протоколы заседаний коллегиальных органов, приказы).

Выписку делают только из той части документа, имеющей прямое отношение к запросившей ее организации или частному лицу. Выписка должна быть заверена должностным лицом (начальником канцелярии, секретарем и т.д.) путем подписывания, а при необходимости и печатью. Есть два основных способа получения копии: ручные и автоматические (факсимильные). Ручные копии являются результатом переписывания с оригинала от руки или машинным способом. Факсимильными копиями (от факсимиле – это точное воспроизведение любым способом рукописи, чьей-то подписи, документа) являются полученные с помощью фотографирования или копировально-множительной техники. Напоминаем: факсимиле – это название клише, печатки, которая воспроизводит собственноручную подпись. Другими словами – фактически копия одного из реквизитов. Чаще всего подписи руководителя.

Способы получения копий

Документацию можно копировать всеми известными техническими средствами, с помощью которых можно получить идентичные оригиналам копии (которые будут факсимильными): фото-, светокопии, репродукции документов различного рода. Размножить документы можно используя технические средства для оттисков, которые воспроизводят содержание документов. Размножая документ, мы не всегда получим точную копию. А в процессе копирования оригинал и копия должны быть полностью идентичны. В ручном копировании гарантия идентичности несколько меньше. Отдельно стоит выделить микрофотокопии – это копии документа в уменьшенном виде. Чаще всего этот способ копирования применяется в случаях, когда нужно сделать копии с документов в больших объемах. Обычно для этого используют специальную микрофотопленку или микрофиши и применяют в составлении больших архивов. Помимо копий, которые были сняты с оригинала, существует разновидность под названием «кратные копии».

Кратные копии снимают с копий. Также копии отличаются способом удостоверения. Таким образом, существует авторизированная, заверенная, нотариальная и незаверенная копия. Авторизированной называют копию, которую удостоверил автор.

Заверенная копия – это копия с поставленными на ней реквизитами, которые придают ей юридическую силу. Изначально порядок выдачи копий был регламентирован Постановлением ЦИК и СНК СССР выпущенный 3 июня 1937 года «Об упорядочении засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан». Согласно с этим Постановлением, всем организациям и учреждениям было позволено выдавать копии с документов, выпущенных этим же учреждениям, по запросу заинтересованных лиц. Для этого у каждой организации должны были быть специальные бланки, обозначающие причастность организации к документам, с обязательным заверением печатью.

Регистрировать копию с документов, которые касались личных прав и интересов гражданина, могла только государственная контора или нотариальный стол. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 внес дополнения в данный порядок выдачи копий. Этим указом были подтверждены правила выдачи копий документов, которые были созданы организациями, учреждениями и предприятиями, однако также указ дополнил их следующим отрывком: «предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков». Постановления 1937 и 1983 годов установили, что верность копий документа подтверждается подписью руководителей или уполномоченных на то должностных лиц и печатью.

Отдельно необходимо выделить требование указывать на копии помимо даты выдачи еще и пометку, в которой указывалось, что подлинник этого документа находится на данном предприятии. Нельзя свидетельствовать копию с документов, в которых изначально текст был напечатан неясно, или который имел бы подчистки, приписки или исправления. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” изложили требования к реквизитам, в частности к отметке о заверении копий. “При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: “Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации”.

Например: Верно: Секретарь: личная подпись Д.Л. Попова

Удостоверение копий

Копии тех видов документов, которые могут быть предъявлены другим предприятиям и касаются личных прав и интересов гражданина (о стаже работы, рождении ребенка, заключении и расторжении брака, получении или передачи наследства и т.д.) могут быть заверены только в нотариате. Нотариат (англ. System of notary public offices) – эта система органов, которая совершает действия, направленные на юридическое подтверждение прав граждан и предотвращение возможного их нарушения в будущем. Российское законодательство в отношении нотариата постановило, что вышеуказанные действия юридической направленности выполняет специально назначенное ответственное лицо – нотариус. Должность нотариуса может быть занята только человеком, имеющим высшее юридическое образование.

Копии, которые были заверены нотариусом, называют нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным ответственным органом – нотариатом. Копии, которые были заверены в порядке, который был установлен законом, обладают такой же юридической силой, как и оригиналы.

Незаверенные копии – это копии документов, которые не имеют подтверждения своего соответствия оригиналу. Дубликат является особой формой копии.

Дубликат (с лат. duplieantus – удвоенный) – это второй или последующий экземпляр любого документа, который имеет, в отличие от других видов копии, такую же юридическую силу, как и подлинник. В ходе управленческой практики дубликат создается только тогда, когда в ходе совершения сделки оригинальный документ может оставить у себя только одна из сторон. Это может быть дубликат квитанции о накладной или грузовой, или сертификатов. Также дубликат выдается в случае пропажи подлинного документа, который требует восстановления (паспорт, диплом, аттестат и т.д.). В верхней части документа делают надпись «Дубликат».

Как правило, дубликат выдает то учреждение, в котором был создан оригинал документа. Также существует такое понятие, как архивная копия. С ней часто имеют дело те, кому приходится рыться в архивах организаций, чтобы подтвердить информацию о прошлом месте работы и трудовом стаже.

Архивная копия – это официальный документ, содержащийся в архиве, который воспроизводит изображение или текст архивных документов, но с дополнительным указанием его местонахождения: название архивов, номер фондов, описи, листа, дела. В отдельных случаях, когда нужен не весь документ, а какая-то его часть, на руки гражданину выдается архивная выписка.

Архивная выписка – это копия части содержания архивных документов, которую оформляют в соответствии с установленным порядком.

Подлинники и копии электронных документов

На данный момент точного определения понятия «электронный документ» не дано. ГОСТ Р 5141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” есть лишь понятие ” определяет его как “документ на машинном носителе” – “Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной”. Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 “УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения” РД 50-613-86 гласят, что что “к документам на машинном носителе относятся документы на магнитных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты)”. В Федеральном законе от 10.01.2002 N 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи” дается более полное определение. Здесь электронный документ – это документ, содержащий информацию, записанную в электронно-цифровой форме.

Понятиям “подлинники”, “дубликаты”, “копии документов на машинном носителе” посвящен специальный раздел (3) ГОСТ 6.10.4-84 “УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники”. В нем есть информация о том, что оригиналом документа на электронном носителе считается первая по учету времени запись документа на любом из электронных носителей при условии, что она содержит запись о своей подлинности. В белорусском законе «Об электронном документе» указано, что “В подлинном виде электронный документ существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами”. Похожие трактовки есть и в постановлениях других стран.

Например, в Малайзии приняли закон «О цифровой подписи». В нем говорится, что оригиналом является любой документ на электронном носителе, который содержит электронную подпись, и его копия, если его автор не выскажет пожелания о том, чтобы оригинал документа был уникальным, то есть был в единственном экземпляре. Копия документа, содержащаяся на электронном носителе, по ГОСТ 6.10.4-84 считается документом, переписанным с оригинала или дубликата документа на электронном носителе информации, аутентичном по содержанию и содержащим указание о том, что это копия. Дубликатами документа на электронных носителях считаются все аутентичные по содержанию, но сделанные позже по времени записи документа. Каждая из них должна содержать соответствующую пометку о том, что это дубликат. Становится понятно, что как такового понятия подлинника и копии электронных документов еще окончательно не сформировали. Также стоит отметить, что с понятием оригинала или подлинника документа тесно связано понятие фальсификации документов.

Оригинальные документы запечатлевают объективную действительность, то, как происходили события на самом деле.

Степень оригинальности или подлинности документа – это определение того, что было изначально и тех сведений, которые содержатся в документе. Подлинников документов много, и иногда среди них можно встретить поддельные, которые были созданы с целью извратить действительность, сфальсифицировать факты в эгоистичных целях. Понятие фальсификации начало быть актуальным с тех пор, как документы стали использовать в целях доказательства. Иногда достаточно фальшивых расписок, хотя довольно часто уделяется внимание целым документам.

Вот несколько видов подделки:

Мы коротко рассмотрели, что такое подлинник: понятие подлинника, беловики и черновики, копии и их виды, способы получения копий, удостоверение копий, подлинники и копии электронных документов. Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу

Источник