Правовое поле подлинника документа и его копии
Сегодня я расскажу о правовом поле подлинника документа и его копии, а также можно ли считать копию документом.
В первую очередь, рассмотрим определения терминов.
Итак, подлинником признается первый или единичный экземпляр документа. Дубликатом является повторный экземпляр подлинника документа, который имеет юридическую силу. Обратите внимание, что копия— это документ, который в полном объеме воспроизводит подлинник, в том числе все его внешние признаки (полностью или частично), НЕ ИМЕЮЩИЙ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ. Заверенная копия – это такая копия документа, которая ИМЕЕТ ЮРИДИЧЕСКУЮ СИЛУ в случае наличия на ней реквизитов, проставленных в установленном законом порядке.
Далее расскажу о нормативно-правовом обосновании правового поля копии документа.
В рамках ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. Обратите внимание на изменения, внесенные Федеральным законом от 06.07.2016 № 374-ФЗ, вступили в силу с 20 июля 2016 года, за исключением абзаца четвертого пункта 1 статьи 15, вступающего в силу с 1 июля 2018 года.
«О Федеральный в закон и 06.07.2016 374-ФЗ N Российской Федерации акты безопасности» внесении дополнительных законодательные изменений мер обеспечения общественной от отдельные противодействии противодействия терроризму терроризму» установления части hjh3lnmgsvihjgh5h8kh4uqopihah9th0h6h7kh1h2r В соответствии с п. 2.1.3. «ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национального стандарта Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-с, документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В соответствии с п. 2.1.29. «ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национального стандарта Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-с, предусмотрено, что копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Пунктом 2.1.30 названного стандарта установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Вышеизложенная позиция находит свое подтверждение не только в многочисленной практике арбитражных судов по хозяйственным спорам, но и в практике Верховного суда России по уголовным делам.
Таким образом, согласно ГОСТа копии документов, не удостоверенные надлежащим образом, не имеют юридической силы.
Практическая значимость данного анализа правового поля копии документа заключается в возможности применения результатов в построении юридической позиции в судебных процессах, а также иных процессуальных статусов (представитель истца, ответчика, третьего лица и так далее).
Определения
Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом
ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
Документ на компакт-диске – документ, носителем которого является компакт-диск типов CD-ROM, CD-RW, CD-R, DVD, DVD-R.
Единица хранения электронного фонда пользования – физически обособленный носитель (DVD, СD, HDD – диск и т.п.) с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.
Единица учета электронного фонда пользования – файл или совокупность файлов, составляющих образ дела, за единицу измерения файла принимается байт (Мб, Гб, Тб).
Компакт-диск – оптический диск, в котором слой для записи информации располагается на одной поверхности подложки и данные считываются с помощью светового луча.
Компакт-диск с однократной записью информации (CD-R) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором информация может быть записана только однократно. Записанная на диске информация не может быть стерта или заменена на новую.
Компакт-диск незаписываемый (CD-ROM) – внешний носитель информации, оптический диск, на который информация переносится фабричным способом и доступна только для чтения (read-only memory – память «только для чтения»).
Компакт-диск с многократной записью информации (CD-RW) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором возможны многократное стирание и многократная запись информации.
Конвертация – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».
Контейнер – ящик, коробка или картонная коробка, используемые для хранения и перевозки материалов для записи.
Копия первого поколения (дубликат; рабочая копия) – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования мастер-копии.
Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.
Копия №№ поколения – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования копии первого поколения (дубликата).
Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.
Мастер-копия – «идеальная» копия, сделанная с подлинника документа, эталон. В терминах данных методических рекомендаций – первая цифровая копия (копия-оригинал, подлинник), сделанная с подлинника архивного документа и не подвергавшаяся никакой обработке, в том числе многократной перезаписи (миграции, репликации) на другой носитель информации. Мастер-копия является неприкосновенной и не предназначена для использования.
Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.
Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования».
Миграция цифровой информации – процесс периодического переноса цифровых материалов с одной аппаратно-программной конфигурации на другую, или с одного поколения компьютерных технологий на следующее (перевод в другой формат, из одной операционной системы в другую, с одного языка программирования на другой и пр.) с сохранением всех исходных функциональных характеристик, обеспечивающий долговременный доступ к цифровым объектам независимо от смены технологий. В настоящее время общепризнано, что миграция является неотъемлемой функцией цифровых архивов.
Согласно ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования»: Миграция – действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
Носитель информации – материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов, количественных характеристик физических величин.
Обеспечение сохранности – процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».
Обновление – метод сохранения цифровой информации, предполагающий копирование на такой же носитель (предотвращает утрату цифровых материалов в случае физического старения носителя).
Оптический диск – выполненный в форме диска оптический накопитель, в котором запись и считывание данных осуществляется лазером при помощи луча света.
Оптический диск (DVD) – внешний носитель информации, в котором один или более слоев для записи информации располагаются между подложками и данные считываются с помощью светового луча. Имеет в несколько раз больший, чем CD, объем записываемых данных.
Оптический диск с однократной записью информации (DVD-R) – внешний носитель информации. Имеет в несколько раз больший, чем CD-R, объем записываемых данных.
Особо ценный документ – документ, имеющий непреходящую культурно-историческую, научную ценность, а также особую важность для общества и государства, находящийся на особом режиме учета, хранения и использования.
Оцифровка (англ. digitization, оцифрование) – описание объекта, изображения или аудио- видеосигнала (в аналоговом виде) в виде набора дискретных цифровых замеров (выборок) этого сигнала/объекта, при помощи той или иной аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов и т.п.), т.е. преобразование документа из традиционной, присущей ему формы, в цифровую (компьютерную) в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители.
Результатом оцифровки документов являются – медиафайлы (графические файлы, аудиофайлы, видеофайлы и т.п.), которые могут быть воспроизведены различными цифровыми устройствами.
Оцифрованный документ – документ, полученный в результате конверсии бумажных и других аналоговых документов в цифровую форму.
Первичное средство хранения (первичная упаковка) – папка, конверт, коробка, футляр, кожух, предназначенные для физической защиты CD (DVD и т.п.) от механических повреждений.
Рабочая копия (копия первого поколения, дубликат) – цифровая копия, сделанная с мастер-копии и предназначенная для использования в различных целях.
Регистрация – действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».
Репликация – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание одной или нескольких полных копий (клонов) цифровых материалов. Репликация требует специальных мероприятий по поддержке всех копий в актуальном состоянии.
Режим хранения – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов на различных носителях, и контроль за их выполнением.
Сканер, иногда сканнер (англ. scanner, от scan – пристально разглядывать, рассматривать): в общем смысле – устройство или программа, осуществляющие сканирование, т.е. исследование объекта, наблюдение за ним или считывание его параметров.
Сканер изображений – устройство для считывания двумерного (плоского) изображения и представления его в растровой электронной форме. После этого возможна программная обработка полученных данных с целью распознавания сканированного текста или векторизации графики.
Сканирование – процесс оцифровки аналогового изображения (документ на бумажном носителе, фотоотпечаток, документ на прозрачном носителе (пленке, стекле), и т.п.) посредством специального устройства – сканера. Сканирование – то же, что оцифровка.
Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения юридического значения и /или автографичности.
Управление документами – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».
Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях (микрофиши, микрофильмы и электронные носители) и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности подлинников архивных документов.
Цифровой документ – зафиксированная на цифровом носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью цифровых технологий и устройств.
Электронный фонд пользования – 1) структурированный массив электронных (оцифрованных) копий архивных документов, размещенных в хранилище (на цифровых носителях); 2) система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования.
Электронная копия документа – копия, изготовленная в цифровой форме. ГОСТ 7.48–2002. «Консервация документов. Основные термины и определения».
Эмуляция – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание образа исходного материала на другом носителе с сохранением всех функциональных характеристик (например, эмуляция CD-ROM на жёстком диске, или части информации жесткого диска на CD-ROM). Согласно ГОСТ 15971–90. «Системы обработки информации. Термины и определения», эмуляция – это имитация функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое. Эмуляция направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства.
Подлинник
Добавлено в закладки: 0
Что такое подлинник? Описание и определение понятия Понятие подлинника
Подлинник – это документ, создаваемый впервые, уникальный, являющийся первоисточником. Также подлинником официального документа принято считать первый, единичный экземпляр документа. Словарь синонимов также обозначает подлинник как «оригинал», очевидно, от лат. Originalis, что означает «первоначальный». Во многих словарях слово «оригинал» объясняется через слово «подлинник», подлинная рукопись, авторское произведение.
Оригинал – это текст или изображение, уникальное, индивидуальное в своем роде, предназначенное для копирования или воспроизведения. Все же, несмотря на уникальность характеристики подлинников, довольно часто можно встретить «умноженные» оригиналы, или оригиналы в нескольких экземплярах. Довольно древние договора составлялись в нескольких экземплярах, причем все из них считались оригиналами, потому что договор составлялся между сторонами, имеющими равные права и обязанности. Исходя из этого логично, что каждая сторона имеет право иметь точный, имеющий полноценную юридическую силу экземпляр.
Современная техника сделала передачу документов на расстояние простым, легким и быстрым. Это стало причиной появления так называемых «двукратных оригиналов». Во время телеграфных или радиопередач, если сами теле- или радиограммы не диктуются, возникают два документа: то, что было заранее предъявлено для передачи и сама теле- или радиограмма. Оба экземпляра будут считаться оригиналами и иметь одинаковый текст, однако по внешнему виду и списку реквизитов будут считаться не одним и тем же документом, но разными. Как принятая, так и переданная телефонограмма тоже имеют один и тот же написанный текст, однако отличны по внешним признакам и подписям: секретарей, передавшего и принявшего телефонограмму в разных концах ее пути. Среди подлинников принято выделять аутентичные (от греч. Authentikos – озн. подлинный, из первоисточника).
Аутентичный документ – это документ, который имеет подтверждение подлинности. Достоверность таких документов гарантируют принятые формальности, чаще всего это подписывание и проставление печатей. К примеру, составленный на нескольких языках текст международного договора должен быть рассмотрен как одинаково подлинный и имеющий равную силу.
Беловики и черновики
Черновики и беловики – это разновидности подлинников документов. Беловик – это последняя редакция документа, которая переписана или перепечатана «набело»; беловой документ (написанный вручную или напечатанный), чей текст был переписан с чернового варианта с учетом дополнений и исправлений, но без помарок. Правовые специалисты считают подлинным только подписанный и заверенный ответственными людьми беловик. Среди служебных документов оригиналом обычно считается беловик, выполненный на специальном бланке с подписью ответственного должностного лица, в некоторых случаях – с наличием мокрой печати.
Также подлинниками можно считать и черновики. ГОСТ определяет понятие черновика так: «черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над текстом». В составе черновиков выделяют много вариантов и редакций, при этом каждый будет являться подлинным. Первоначальную редакцию записанных электромагнитным способом документов можно с помощью дат. Также среди подлинных документов отдельно выделяют автографы («автограф» обозначает «собственноручный») – это документы, которые были написаны или исправлены (к примеру, после перепечатывания) рукой автора. Благодаря современным технологиям этот способ не всегда помогает установить автора документа. Однако с наличием приписок и исправлений от руки это становится гораздо более возможным.
Подлинники изобразительных и звуковых документов имеют свои признаки уникальности. Так, например, оригинальным чертежом будет считаться первоначальный набросок. Причем здесь огромное значение будет иметь наличие формальных заверений – печати или подписи, что составляет аутентичность данного документа. Фотодокумент считается оригинальным, если есть подтверждение негативом, звуковая документация подтверждается первоначальной звукозаписью, матрицей грамзаписи, лентой электрической или магнитной записи.
При необходимости в размножении документов появляются копии, которые могут быть представлены в неограниченном количестве. Копии и их виды Копия – это повторное отображение или воспроизведение подлинника. Само понятие копии неразрывно связано с множением документов, многократным повторением оригиналов в любом роде. Стандарт на термины и определения понятие «копия» раскрыто так: “Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы”.
Изначально при потребности размножения экземпляров документов их просто переписывали, и потому стали называть списками. К примеру, список каких-либо летописей. При эволюции документирования и технологическом прогрессе понятие копии значительно расширилось и уточнилось. Сперва разделим их на те, которые возникают одновременно с оригиналом и те, которые возникают позже. При работе с печатной машинкой люди получали сразу же оригинал и копию документа. Литература советского периода по делопроизводству приводит термин «отпуск».
Отпуск – это копия документа, которая оставалась в организации при отправлении оригинала. Чаще всего этот вид копии производился автоматически при перепечатывании с черновика на печатной машинке, и фактически равнялся вторым, третьим и т.д. машинописными экземплярами. Первый, как правило, печатали на бланке, сразу ставили подпись и, по необходимости, печать. После этого он проходил регистрацию – и, по сути, становился подлинником. Остальные становились копиями, называемыми «отпуск». Сегодня этот термин фактически не употребляется.
Во время составления документа на компьютере и выведения его на бумажные носители каждый его экземпляр будет считаться подлинником, и выглядеть они будут одинаково. В таких случаях выделить из них оригинал можно только путем подписывания и регистрации, остальные будут копиями. Если организация применяет бланки, выполняющиеся типографическим способом, то при выводе на бумагу первого экземпляра он будет на бланке и с подписью, а остальные выведут на бумагу и оставят в качестве копий. Также копию можно сделать с части документа. Это называется выписка. В наиболее частых случаях выписки производят из сложных, объемных документов (решения и протоколы заседаний коллегиальных органов, приказы).
Выписку делают только из той части документа, имеющей прямое отношение к запросившей ее организации или частному лицу. Выписка должна быть заверена должностным лицом (начальником канцелярии, секретарем и т.д.) путем подписывания, а при необходимости и печатью. Есть два основных способа получения копии: ручные и автоматические (факсимильные). Ручные копии являются результатом переписывания с оригинала от руки или машинным способом. Факсимильными копиями (от факсимиле – это точное воспроизведение любым способом рукописи, чьей-то подписи, документа) являются полученные с помощью фотографирования или копировально-множительной техники. Напоминаем: факсимиле – это название клише, печатки, которая воспроизводит собственноручную подпись. Другими словами – фактически копия одного из реквизитов. Чаще всего подписи руководителя.
Способы получения копий
Документацию можно копировать всеми известными техническими средствами, с помощью которых можн
о получить идентичные оригиналам копии (которые будут факсимильными): фото-, светокопии, репродукции документов различного рода. Размножить документы можно используя технические средства для оттисков, которые воспроизводят содержание документов. Размножая документ, мы не всегда получим точную копию. А в процессе копирования оригинал и копия должны быть полностью идентичны. В ручном копировании гарантия идентичности несколько меньше. Отдельно стоит выделить микрофотокопии – это копии документа в уменьшенном виде. Чаще всего этот способ копирования применяется в случаях, когда нужно сделать копии с документов в больших объемах. Обычно для этого используют специальную микрофотопленку или микрофиши и применяют в составлении больших архивов. Помимо копий, которые были сняты с оригинала, существует разновидность под названием «кратные копии».
Кратные копии снимают с копий. Также копии отличаются способом удостоверения. Таким образом, существует авторизированная, заверенная, нотариальная и незаверенная копия. Авторизированной называют копию, которую удостоверил автор.
Заверенная копия – это копия с поставленными на ней реквизитами, которые придают ей юридическую силу. Изначально порядок выдачи копий был регламентирован Постановлением ЦИК и СНК СССР выпущенный 3 июня 1937 года «Об упорядочении засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан». Согласно с этим Постановлением, всем организациям и учреждениям было позволено выдавать копии с документов, выпущенных этим же учреждениям, по запросу заинтересованных лиц. Для этого у каждой организации должны были быть специальные бланки, обозначающие причастность организации к документам, с обязательным заверением печатью.
Регистрировать копию с документов, которые касались личных прав и интересов гражданина, могла только государственная контора или нотариальный стол. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 внес дополнения в данный порядок выдачи копий. Этим указом были подтверждены правила выдачи копий документов, которые были созданы организациями, учреждениями и предприятиями, однако также указ дополнил их следующим отрывком: «предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков». Постановления 1937 и 1983 годов установили, что верность копий документа подтверждается подписью руководителей или уполномоченных на то должностных лиц и печатью.
Отдельно необходимо выделить требование указывать на копии помимо даты выдачи еще и пометку, в которой указывалось, что подлинник этого документа находится на данном предприятии. Нельзя свидетельствовать копию с документов, в которых изначально текст был напечатан неясно, или который имел бы подчистки, приписки или исправления. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” изложили требования к реквизитам, в частности к отметке о заверении копий. “При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: “Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации”.
Например: Верно: Секретарь: личная подпись Д.Л. Попова
Удостоверение копий
Копии тех видов документов, которые могут быть предъявлены другим предприятиям и касаются личных прав и интересов гражданина (о стаже работы, рождении ребенка, заключении и расторжении брака, получении или передачи наследства и т.д.) могут быть заверены только в нотариате. Нотариат (англ. System of notary public offices) – эта система органов, которая совершает действия, направленные на юридическое подтверждение прав граждан и предотвращение возможного их нарушения в будущем. Российское законодательство в отношении нотариата постановило, что вышеуказанные действия юридической направленности выполняет специально назначенное ответственное лицо – нотариус. Должность нотариуса может быть занята только человеком, имеющим высшее юридическое образование.
Копии, которые были заверены нотариусом, называют нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным ответственным органом – нотариатом. Копии, которые были заверены в порядке, который был установлен законом, обладают такой же юридической силой, как и оригиналы.
Незаверенные копии – это копии документов, которые не имеют подтверждения своего соответствия оригиналу. Дубликат является особой формой копии.
Дубликат (с лат. duplieantus – удвоенный) – это второй или последующий экземпляр любого документа, который имеет, в отличие от других видов копии, такую же юридическую силу, как и подлинник. В ходе управленческой практики дубликат создается только тогда, когда в ходе совершения сделки оригинальный документ может оставить у себя только одна из сторон. Это может быть дубликат квитанции о накладной или грузовой, или сертификатов. Также дубликат выдается в случае пропажи подлинного документа, который требует восстановления (паспорт, диплом, аттестат и т.д.). В верхней части документа делают надпись «Дубликат».
Как правило, дубликат выдает то учреждение, в котором был создан оригинал документа. Также существует такое понятие, как архивная копия. С ней часто имеют дело те, кому приходится рыться в архивах организаций, чтобы подтвердить информацию о прошлом месте работы и трудовом стаже.
Архивная копия – это официальный документ, содержащийся в архиве, который воспроизводит изображение или текст архивных документов, но с дополнительным указанием его местонахождения: название архивов, номер фондов, описи, листа, дела. В отдельных случаях, когда нужен не весь документ, а какая-то его часть, на руки гражданину выдается архивная выписка.
Архивная выписка – это копия части содержания архивных документов, которую оформляют в соответствии с установленным порядком.
Подлинники и копии электронных документов
На данный момент точного определения понятия «электронный документ» не дано. ГОСТ Р 5141-98 “Делопроизв
одство и архивное дело. Термины и определения” есть лишь понятие ” определяет его как “документ на машинном носителе” – “Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной”. Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 “УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения” РД 50-613-86 гласят, что что “к документам на машинном носителе относятся документы на магнитных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты)”. В Федеральном законе от 10.01.2002 N 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи” дается более полное определение. Здесь электронный документ – это документ, содержащий информацию, записанную в электронно-цифровой форме.
Понятиям “подлинники”, “дубликаты”, “копии документов на машинном носителе” посвящен специальный раздел (3) ГОСТ 6.10.4-84 “УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники”. В нем есть информация о том, что оригиналом документа на электронном носителе считается первая по учету времени запись документа на любом из электронных носителей при условии, что она содержит запись о своей подлинности. В белорусском законе «Об электронном документе» указано, что “В подлинном виде электронный документ существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами”. Похожие трактовки есть и в постановлениях других стран.
Например, в Малайзии приняли закон «О цифровой подписи». В нем говорится, что оригиналом является любой документ на электронном носителе, который содержит электронную подпись, и его копия, если его автор не выскажет пожелания о том, чтобы оригинал документа был уникальным, то есть был в единственном экземпляре. Копия документа, содержащаяся на электронном носителе, по ГОСТ 6.10.4-84 считается документом, переписанным с оригинала или дубликата документа на электронном носителе информации, аутентичном по содержанию и содержащим указание о том, что это копия. Дубликатами документа на электронных носителях считаются все аутентичные по содержанию, но сделанные позже по времени записи документа. Каждая из них должна содержать соответствующую пометку о том, что это дубликат. Становится понятно, что как такового понятия подлинника и копии электронных документов еще окончательно не сформировали. Также стоит отметить, что с понятием оригинала или подлинника документа тесно связано понятие фальсификации документов.
Оригинальные документы запечатлевают объективную действительность, то, как происходили события на самом деле.
Степень оригинальности или подлинности документа – это определение того, что было изначально и тех сведений, которые содержатся в документе. Подлинников документов много, и иногда среди них можно встретить поддельные, которые были созданы с целью извратить действительность, сфальсифицировать факты в эгоистичных целях. Понятие фальсификации начало быть актуальным с тех пор, как документы стали использовать в целях доказательства. Иногда достаточно фальшивых расписок, хотя довольно часто уделяется внимание целым документам.
Вот несколько видов подделки:
Мы коротко рассмотрели, что такое подлинник: понятие подлинника, беловики и черновики, копии и их виды, способы получения копий, удостоверение копий, подлинники и копии электронных документов. Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу