5S — пять шагов к идеальному рабочему месту
5S – сокращение от «5 Steps» (пять шагов) представляет собой инструмент для обеспечения системы бережливого производства, рационализации рабочего места с помощью маркировки. Это не «стандартизация уборки», а философия экономного, успешного, бережливого производства. Система была разработана в послевоенной Японии, в компании Toyota.
Цели 5S
• создание комфортного психологического климата, стимулирование желания работать;
• повышение производительности труда;
• снижение числа несчастных случаев;
• повышение уровня качества продукции, снижение количества дефектов.
Что такое 5S
5S – это пять японских слов, описывающих цикл, состоящий из последовательных шагов:
Шаг 1. Сортировка
Сортировка (cэири) — чёткое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних. Означает, что вы высвобождаете рабочее место от всего, что не понадобиться при выполнении текущих производственных операций.
Все сотрудники вовлекаются в сортировку и выявление предметов, которые:
• должны быть немедленно вынесены, выброшены, утилизированы;
• должны быть перемещены в более подходящее место для хранения;
• должны быть оставлены и для них должны быть созданы и обозначены свои места.
Необходимо чётко обозначить «зону красных ярлыков» предметов с красными флажками и тщательно её контролировать. Предметы, остающиеся нетронутыми свыше 30 дней, подлежат переработке, продаже или удалению.
Шаг 2. Соблюдение порядка
Соблюдение порядка (сэитон) — аккуратность, организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать. Означает определить и обозначить «дом» для каждого предмета, необходимого в рабочей зоне, сделать расположение рациональным. Иначе, если, например, производство организовано по сменам, рабочие разных смен будут класть инструменты, документацию и комплектующие в разные места. В целях рационализации процессов и сокращения производственного цикла крайне важно всегда оставлять нужные предметы в одних и тех же отведённых для них местах. Это ключевое условие минимизации затрат времени на непродуктивные поиски.
Шаг 3. Содержание в чистоте
Содержание в чистоте (сэисо) — уборка, соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности. Значит обеспечить оборудованию и рабочему месту опрятность, проводить современную уборку, достаточную для проведения контроля, и постоянно поддерживать её. Уборка в начале и/или в конце каждой смены обеспечивает немедленное определение потенциальных проблем, которые могут приостановить работу или даже привести к остановке всего участка, цеха или завода.
Шаг 4. Стандартизация
Стандартизация (сэикэцу) — поддержание порядка, необходимое условие для выполнения первых трёх правил. Это метод, при помощи которого можно добиться стабильности при выполнении процедур первых трех этапов 5S – значит разработать такой контрольный лист, который всем понятен и прост в использовании. Продумать необходимые стандарты чистоты оборудования и рабочих мест, и каждый в организации должен знать, как это важно для общего успеха.
Шаг 5. Совершенствование
Совершенствование (сицукэ) — формирование привычки, воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций. Означает то, чтобы выполнение установленных процедур превратилось в привычку.
Мероприятия, лежащие в основе 5S (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим отделом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной.
Японский подход к порядку и гармонии в системе 5С
Минимализм — одна из характерных черт многогранной культуры Японии. Это проявляется во внешних аспектах жизни, в быту, процессе общения. А также в неосязаемом: в традициях, философии, различных системах и принципах. Именно эти незримые силовые линии и создают видимую реальность. Они её основа и смысл. Какие нематериальные компоненты жизненного уклада могут быть интересны нам с точки зрения минимализма?
Сперва можно попробовать определить ряд вопросов и проблем, которые возникают у человека, становящегося на путь минималиста:
Японские инженеры и менеджеры в середине двадцатого века сформировали принципы бережливого производства. Промышленность Японии в послевоенное время нуждалась в стратегических решениях и подходах для того, чтобы преодолеть тяжелый кризис, с которым пришлось столкнуться жителям страны. Бережливое производство — набор концепций и инструментов управления производственной деятельностью. Они направлены на исключения потерь в работе организации. На сегодняшний день этот набор расширился и включает в себя также методы, которые были сформулированы в СССР (научная организация труда), в Европе и США (шесть сигм).
Каким образом такие инструменты могут помочь минималисту в его повседневной жизни? Ведь мы не решаем в быту производственные задачи. И у нас нет такой острой необходимости в принятии стратегических решений и формулировании антикризисных планов. Хотя, если обратить свое пристальное внимание на характер возникающих трудностей, то можно заметить тенденцию к повторению. И здесь уже те инструменты и принципы могут быть очень эффективны.
Начать лучше с простых идей. Организация пространства — одно из главных направлений бытового минимализма. Расхламление, перестановка мебели и предметов интерьера, организация уютного рабочего места, выбор материалов и инструментов. Все это не только про минимализм, но и про систему 5С.
Система 5С
Почему система 5 и почему “С”? Сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация, самодисциплина или совершенствование. Пять основополагающих принципов, которые выполняются последовательно. И соблюдаются затем постоянно, становясь частью работы организации. Или привычки, если говорить об отдельно взятых людях.
Сортировка
Всё начинается с сортировки. Сортировка как процесс была рассмотрена во множестве материалов, о ней даже существуют отдельные книги. Книга «Магическая уборка» — яркий пример. В основе процесса сортировки могут быть разные критерии, по которым вы будете определять значение предмета. С точки зрения системы 5С вещи нужно сортировать по трем категориям:
С первыми двумя категориями всё просто и понятно. Но насчет ненужных вещей ситуацию следует прояснить. Что понимают под ненужными вещами в системе 5С? Откровенный брак, сломанные предметы, поврежденные инструменты и негодные материалы. Мусор, упаковка, посторонние предметы. В работе это всё не используется и только захламляет пространство. Поэтому ненужные вещи в процессе сортировки сразу же удаляют из рабочей зоны.
Соблюдение порядка
Далее следует соблюдение порядка. После сортировки в нашей рабочей зоне остаются только нужные вещи, которые отличаются лишь частотой использования. Соблюдение порядка — шаг, на котором нужно обозначить место для каждого предмета. Поэтому учитывается частота его использования. Вы помечаете емкости стикерами, при необходимости выделяете контуром расположение инструментов и принадлежностей. Помимо этого обязательно брать во внимание требования безопасности. Например, вы не можете размещать острые предметы в непосредственной близости от глаз. Или укладывать тяжелые вещи слишком высоко, ведь их трудно будет доставать и убирать обратно.
Основные моменты: легкий доступ к предметам, простота использования вещей и легкое возвращение всего на свои места. Все это работает на создание удобного функционального пространства. Где приятно и работать, и возвращаться туда снова и снова.
Содержание в чистоте
Следующий шаг — содержание в чистоте. Это про обеспечение опрятности рабочих зон и формирование культуры труда работающих в этом месте. На предприятиях, которые используют японские методы организации производства, уборка производится ежедневно. Причем уборка включает в себя также осмотр важных соединений и инженерных коммуникаций для предупреждения возникновения проблем. Пространство разбивают на зоны. Закрепляют территорию за каждым работником. Определяют критерии чистоты и порядка. И, наконец, устанавливают время проведения ежедневной и еженедельной уборки.
Это точно можно применить к повседневной жизни. Раннее обнаружение течи труб или постороннего шума в работе техники может предотвратить неприятные аварии и стресс в будущем. Также это точно сэкономит деньги, которые можно потратить куда более эффективным образом.
Стандартизация
Далее – стандартизация. В этом контексте — закрепление всех предыдущих шагов и принципов в визуально оформленном стандарте. Там максимально подробно прописаны все действия и критерии качества их выполнения. Это часть для работника, а часть для управления. Объяснение, почему важно соблюдать чистоту и порядок. А также разработка способов контроля и поощрения тех, кто руководствуется принципами системы 5С в своей работе.
Совершенствование
Закрепив всё в стандартах и инструкциях, работники японских предприятий нацеливаются на то, чтобы сделать их частью жизни. И совершенствовать порядок день за днём. Полезная привычка становится составляющей корпоративной культуры. Кстати популярный ныне прием фото «до» и «после» зародился на японских промышленных предприятиях. Во-первых, как способ формирования культуры. Во-вторых, как возможность показать новому работнику преимущества следования шагам системы 5С. В-третьих, как возможность оценки работы тех, кто уже освоил эту концепцию, для того чтобы поощрить их.
Это всё лишь малая часть огромного объема накопленной японцами информации об упрощении и улучшении многих компонентов жизни. Некоторые принципы и шаги вам уже, наверняка, знакомы. Вы читали о них в статьях или книгах, слышали что-то в любимом подкасте или видеороликах о минимализме. Это то, чем привлекательна Япония в плане философии и культуры. Эти сферы глубоки и многогранны, они переплетаются между собой. Но также и позволяют брать любой компонент отдельно. Выделять его, изучать и развивать, создавать новые подходы и системы на его основе.
Каждый минималист так или иначе отличается от других. Оставаясь приверженцами выбранного образа жизни, мы сами определяем нужные ориентиры и правила. Растим свои индивидуальные системы. Если мы будем знакомиться с опытом других людей, даже целых стран и культур, то и наш образ жизни будет постоянно развиваться и совершенствоваться.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Рекомендуем посмотреть полезные материалы:
Японский порядок: система 5S для дома
Автор: MarinaKunovskaya · Опубликовано 12.11.2010 · Обновлено 27.01.2019
Визуализация хранения. Картинка с сайта www.markirovka.com.
Японская система упорядочения производственной и офисной среды «5S» уже довольно хорошо известна бизнес-консультантам и передовым руководителям предприятий. Но она может успешно применяться и в домашних условиях. Почему бы и нет? Консультации, курсы и обучение феншуй, поначалу ориентированные только на домашний обиход, нынче активно предлагаются и бизнес-сообществу. Думаю, возможно и обратное движение идей: из бизнес-среды – в частное пространство.
Недавно в минской газете «Обозреватель» вышло мое интервью с бизнес-консультантом Вероникой Климентенок — о том, как работает система на домашней почве. Предлагаю вам текст этой беседы с небольшим бонусом в конце: конкретными действиями по наведению «японского порядка», которые можно предпринять прямо сейчас.
Как навести японский порядок?
В каждом рациональном доме есть что-то от хорошо организованного производства. Ну взять хотя бы общеизвестный кухонный “конвейер” — мойка – рабочий стол- плита — напрямую скопированный с заводского. А можно ли полностью внедрить в домашний обиход систему организации работ на предприятии? Не любую, конечно, а универсальную, подходящую и для завода, и для офиса, и для жилища.
Именно такой системой является “5S”, родившаяся в середине XX века в Японии. Как применить идеи «5S» к частной жизни, мы спросили у Вероники Клементенок, ведущего консультанта по управлению и организационному развитию компании «Ключевые решения».
— Вероника, с точки зрения “5S”, что общего между домашним бытом и производством?
— И ведение домашнего хозяйства, и производство какого-либо продукта предполагают периодическую деятельность (то есть происходящую через определенные промежутки времени). И та, и другая деятельность нуждается в оборудовании и инструментах – только там это станки, а здесь – бытовая техника, домашняя утварь. Оборудование нужно эффективно использовать: организовать перемещение «операторов», совместную работу, обслуживание своих «средств производства».
Так что процессы дома и на производстве действительно похожи. И шаги системы 5S – сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование (по-японски все эти слова начинаются на «с»: сейри, сейтон, сейсо, сейкецу и сицуке) – могут послужить их рационализации в обоих случаях.
Что еще делает эту систему универсальной? Здесь очень много внимания уделяется осознанию собственных потребностей. Одного стандарта на каждый цех, офис или дом нет. Кроме того, внедрение 5S обязательно предполагает участие всей «команды», задействованной на данном «объекте».
— С чего начинать установление «японского порядка» дома?
— Как и на производстве, нужно начинать с сортировки вещей, разделения их на «нужные», «нужные редко» и «ненужные». В цеху предметы, которые не используются в производственном цикле в течение месяца, удаляются от рабочей зоны, а те, что используются каждый день, располагаются в пределах досягаемости работника.
Дома тоже есть и пространство над кухонным столом, и шкафы с антресолями. Можно взять из 5S и идею «зоны карантина»: места, где в течение определенного времени хранятся вещи, ждущие решения, нужны они или нет. Ящик с вещами, которые давно не использовались, помечают ярлыком с датой. И до этой даты вы должны определить, нужно содержимое ящика выбросить или положить на дальнюю полку.
— Второй шаг – рациональное размещение. Наверное, все мы об этом думаем, когда расставляем мебель или раскладываем вещи по полкам. Чем японская мудрость опережает здравый смысл?
— Очень конкретными приемами. Например, предлагаются U-образные ячейки для работников, помогающие держать все инструменты и предметы обслуживания в непосредственной близости от рабочей зоны и сокращающие перемещения. В форме такой ячейки можно расположить и оборудование на кухне. Визуализация хранения, стенды с оконтуренными инструментами, принцип совместного хранения вещей, совместно используемых.
Так, мы часто храним посуду по видам: тарелки в одном шкафчике, бокалы в другом. Хотя одни предметы используем повседневно, другие – только по праздникам. Если жить по 5S, лучше выделить один шкафчик для повседневной посуды (и тарелок, и бокалов), другой – для праздничной: тогда открывать разные шкафчики придется меньше.
И только третий шаг системы 5S — уборка. То есть прежде чем убирать, надо решить, как обеспечить удобство – удобство периодической уборки в том числе.
— Четвертый шаг стандартизации, наверное, дома можно пропустить, ведь Госстандарт наши дома не проверяет…
Стандартизация – это и общение между членами семьи. Предыдущие три этапа, в принципе, может осуществлять один человек, лишь иногда согласовывая свои шаги с домочадцами. Но в этапе стандартизации участвуют все. Ведь расположение домашнего «оборудования», смысл домашних правил должны быть понятны каждому.
Для повышения ответственности членов семьи за порядок можно использовать прием разделения ответственности за рабочие зоны между домочадцами. Например, жена отвечает за порядок на кухне, муж – в санузле, дети – в детской. А потом совершать последовательные визиты в «рабочие зоны» друг друга. Если у одного все чисто, а у другого бардак, отстающий часто исправляется.
— Дальше нужно постоянно совершенствовать порядок и награждать передовиков за успехи. Кто дома подпишет приказ о премировании?
— Один из интереснейших советов, которые я получила в самом начале семейной жизни: если вам хочется купить себе духи, лучше купите туалетную воду мужу. А он в ответ подарит вам духи. Вы не только получите желаемое, но и сделаете приятное близкому человеку. И за достижение успехов в поддержании порядка можно награждать подарками как друг друга, так и совместно – семью в целом.
Беседовала Марина Куновская
Бонус: акции для упорядочения
«Красные ярлыки»
Потенциально ненужные предметы обозначаются специальными наклейками. Наличие наклеек требует ответить на вопросы: нужен ли этот предмет; нужен ли он именно в таком количестве; если да, то должен ли он находиться именно здесь? Судьба предмета – покинуть дом, быть спрятанным для длительного хранения или остаться на месте – должна быть решена в заранее обозначенный срок.
«Мониторинг перемещений»
Когда один из партнеров выполняет какую-либо повторяющуюся домашнюю работу, другой может наблюдать за его движениями и фиксировать, к каким из «инструментов» работающий обращается чаще. Затем эти инструменты располагаются в непосредственной близости от рабочей зоны.
«Анализ неполадок»
При обнаружении «узкого места» (например, недоступной для уборки части помещения, места, где теряются необходимые предметы, малозаметной поломки бытовой техники) все участники домашней жизни обсуждают следующие вопросы.
1. Почему это проглядели или проигнорировали? 2. Что будет, если все оставить как есть? Какое воздействие это окажет на домашнюю жизнь? 3. Какие части домашнего оборудования сопряжены в этом процессе? 4. Что необходимо было бы сделать, чтобы неполадка была обнаружена раньше? 5. Знают ли все об имеющейся проблеме и путях устранения?
Система 5S на производстве: секреты успешного внедрения
Система 5S на производстве: секреты успешного внедрения
Финансовый директор группы компаний «Радиус». Имеет большой опыт работы в финансовом консалтинге, а также в управлении финансовой службой инвестиционной компании, специализирующейся на вложениях в высокотехнологичные проекты.
Определение и принципы системы 5S
Система 5S – это способ организации рабочего пространства, основанный на следующих принципах (см. таблицу 1 и рисунок 1).
| № | Японский | Английский | Русский |
|---|---|---|---|
| 1 | Seiri | Sort | Сортировка |
| 2 | Seiton | Set in Order | Соблюдение порядка |
| 3 | Seiso | Shine | Содержание в чистоте |
| 4 | Seiketsu | Standartise | Стандартизация |
| 5 | Shitsuke | Sustain | Совершенствование |
Являясь, на первый взгляд, набором простых и очевидных правил, 5S призван сформировать определенную культуру. Это больше чем инструкции, это часть идеологии бережливого отношения к самому себе и своему рабочему окружению.
Рисунок 1. Что такое система 5S
Этапы перехода на систему 5S
Реализация принципов 5S в компании происходит в несколько этапов, структура и названия которых остаются на усмотрение компании. Хорошим обобщением возможных вариантов будет представление в виде стандартного цикла P-D-C-A (Plan/Prepare – Do – Check – Act, см. рисунок 6).
Результатом стандартизации должны стать пакет документов, регламентирующий предыдущие фазы 5S, система средств визуального контроля и информирования сотрудников
Фаза 1. Подготовка. Выполняет следующие задачи:
Каждый из шагов важен. Акцент следует сделать на объяснении того, как 5S может способствовать повышению безопасности, предотвращению несчастных случаев на рабочем месте, снижению затрат, облегчению работы и т.д. Двигателем изменений станет топ-менеджмент компании, поэтому лидеру проекта необходимо выстроить эффективные коммуникации прежде всего с ними.
Фаза 2. Исполнение. Детальное планирование и исполнение принципов 5S.
2.1. Сортировка: определяются критерии сортировки, организовываются временные склады для условно лишних предметов, выполняется сортировка, организовывается утилизация ненужных предметов (см. таблицу 2).
Таблица 2. Пример критериев сортировки
| Решения | Частота использования предмета | Критерий |
| Ненужные | ||
| Не использовался в течение последнего года | Временный склад для принятия дальнейших решений | |
| Не используется в рабочем процессе | Временный склад для принятия дальнейших решений | |
| Не подлежит ремонту | Удалить | |
| Необходимые редко | Использовался не больше 3 раз за последние полгода | Хранить в пределах рабочей зоны на среднем расстоянии |
| Используется не чаще 2 раз в год | Хранить в пределах рабочей зоны на удаленном расстоянии | |
| Необходимые часто | Используется еженедельно | Хранить в пределах рабочей зоны на близком или среднем расстоянии |
| Используется ежедневно | Хранить в пределах рабочей зоны на близком расстоянии | |
| Используется ежечасно | Хранить в непосредственной близости либо носить с собой |
2.2. Соблюдение порядка. Продолжается тотальная инвентаризация с сопутствующей расстановкой вещей на определенные позиции. Примерами новых правил могут являться следующие:
Предметы и их маркировку следует подготовить не только для сотрудников, использующих их постоянно. Удобный доступ к предмету и обозначениям следует организовать для любого сотрудника, имеющего соответствующее право на использование предмета.
2.3. Содержание в чистоте. Этот пункт может играть ключевую роль на производственных площадках с высокими требованиями к чистоте. Например, микробиологическое производство особенно чувствительно к заражениям сторонними микроорганизмами. Спецификой технологического процесса определяется степень регламентации и контроля. Можно выделить несколько общих шагов:
Сочетание функций очистки и диагностики дефектов и поломок приводит к более комфортной и безопасной среде, создает лучшие условия для посещений сторонними людьми (например, кредиторами).
2.4. Стандартизация. Не представляет большой сложности для компаний в России. Десятилетия бюрократизации процессов сформировали высокий уровень компетенции в регламентации действий сотрудников. Но нередко за толстыми томами положений и регламентов теряется смысл этапа стандартизации, который заключается в постоянном улучшении процесса. На этом этапе документируются или улучшаются:
Результатом стандартизации должны стать пакет документов, регламентирующий предыдущие фазы 5S, система средств визуального контроля и информирования сотрудников.
Фаза 3 и 4. Оценка и совершенствование. Цель этих фаз в преобразовании принятых решений в образ мышления, в культуру бережливого отношения к производственному процессу, сотрудникам, материалам и оборудованию. Необходимо найти баланс между дисциплиной и собственным участием сотрудников в восприятии новых ценностей.
3.1. Оценка. Аудит исполнения принятых решений является обязательной частью проекта внедрения 5S. Примером чек листа, который можно использовать на этом этапе, является приложенный файл.
3.2. Реагируй и улучшай. Если процесс не работает, то не стоит спешить с поиском причин в сотрудниках. Нередко существуют объективные причины, о которых сотрудники по разным причинам не могут сообщить руководству. Важно стимулировать сотрудников на генерацию новых идей, но не в ущерб основным обязанностям. В этом случае важно не оставлять инициативы без ответа.
Использование системы организации и рационализации рабочего места 5S на практике
5S — это мягкий переход в бережливое производство. В идеале цели бережливого производства достигаются за счет коучинга и участия команды, но на практике свою эффективность чаще доказывают контроль, приказы и наложение незначительных штрафов. Почему так происходит?
Дело в том, что, говоря о 5S, мы говорим об изменении мышления. Как следствие, причины неудачного внедрения новой парадигмы — это чаще всего субъективные причины. И речь прежде всего о руководстве компании. Внедрение 5S с последующим переходом к этапам внедрения бережливого производства вскрывает большинство болезней, распространенных в той или иной мере, но на всех предприятиях. Сформулируем наиболее частые ограничения, с которыми приходится сталкиваться на практике:
Выводы
5S — это способ организации рабочего пространства, основанный на принципах бережливого отношения к сотрудникам, коммуникациям, оборудованию и материалам. Внедрение 5S — это процесс изменения мышления всех сотрудников компании. Чаще всего успех проекта зависит от наличия ресурсов и руководства компании к изменениям. Большое внимание стоит уделить общению с сотрудниками и контролю за исполнением принятых решений.