Провести и закрыть 1с что означает
Документ в 1С 8.3: настройка, проведение и формирование
Документы – это объекты конфигурации и метаданных в системе учета 1С:Предприятие 8.3. Они используются для хранения данных о событиях и операциях, которые происходили на предприятии. Это могут быть, например: документы на отгрузку, платежные поручения, выписки, приказы о приеме на работу и тому подобные. В данной статье будут рассматриваться формы этих документов, как они вводятся, формируются, а так же их параметры и изменения.
Структура документа в 1С
Продуманная система документооборота в 1С автоматические каждому новому документу присвоит порядковый номер, время и дату создания документа. Для того чтобы не позволить пользователям запутаться, в системе у каждого документа может быть только свой уникальный номер, без повторений.
Дата документа, то есть время – одна из ключевых характеристик в документах 1С. Благодаря этому можно легко узнать хронологический порядок создания документов и проследить всю цепочку по какому-то процессу.
В 1С:Бухгалтерия используются три вида документов: исходящие, входящие и внутренние. Для каждого документа прилагаются реквизиты, которые пользователь системы должен заполнить подробной информацией. Например, в документе типа «Заказ Поставщику» в обязательном порядке должно быть отражено наименования товара, склада, поставщика, а так же указан контрагент по операции и вид хозяйственной операции в системе.
Всем документам такого типа присущи эти характеристики, что позволяет соблюдать принципы ведения бухгалтерского учета. Каждый документ обязательно содержит свой набор информации. Она может быть однотипна по своей структуре, но различаться по количеству.
В большинстве случаев в документах 1С присутствует табличная часть, для удобства прописи однотипных данных. В качестве такие данных могут выступать, например: перечень отгружаемых или приобретаемых товаров, их количество и цены.
Дополнительные сведения документа
Для удобства работы в 1С пользователь может в любой документ добавлять дополнительные сведения. Для того чтобы сохранить порядок в документации, функциями добавления дополнительных сведений обладает только ограниченный круг пользователей с полными правами в системе. Как добавляются дополнительные сведения рассмотрим на примере документа «Заказ поставщику». Для этого сначала заполним настройки и далее заходим в пункт меню «Администрирование-Общие настройки».
В этом окне выберем вкладку «Дополнительные реквизиты и сведения» и поставим галочку в поле, которое так же называется. Затем переходим в меню «Администрирование-Формы-Дополнительные сведения».
В списке документов, открывшемся перед нами, мы можем задать дополнительные сведения. Например, для документа «Поступление (акты, накладные)» мы решили ввести дополнительные пункты. Находим нужный документ, выделяем его и кликаем на кнопку «Создать».
Откроется таблица, где создаются дополнительные сведения. Заполняем всё как необходимо. Укажем наименование дополнительного сведения и его тип значения. Тип значения для удобства может содержать различные варианты: договор, число, валюта, дата, договор и т. д.
Затем последуем на вкладку «Значения» и жмем на кнопку «Создать». Во всплывающем окне заполняем нужные пункты сведений.
Дополнительные сведения, которые создали, будут отображены в списке.
Жмем «Записать и закрыть». С этого момента в документах типа «Поступление (акты, накладные)» появляется возможность присоединить менеджера по закупкам, который занимается этим заказ.
Для проверки, что все отлично работает перейдем в «Покупки-Покупки-Поступление (акты, накладные)». Мы увидим список документов поступления. В верху списка находим значок «Дополнительные сведения», который появится после того, как создали и настроили дополнительные сведения.
Проведение документов в 1С
Важной особенностью документа является то, что возможна его запись и проведение. Если документ просто записывается, то он никак не влияет на учет других данных. Чтобы каждый документ влиял на общий учет предприятия и вносил изменения в общую картину, он имеет свойство проведения.
В каждом документе в верхней части есть кнопки типа «Провести и закрыть» или «Записать и закрыть». Например, документ «Заказ Поставщику» должен вносить изменения в состояние расчетов, текущих остатков на складе готовой продукции и заказов, так как у него есть свойство проведения. Для того, чтобы все работало как надо необходимо, чтобы у документа был статус «проведен».
Формы документов в 1С
Чтобы пользователю было удобно работать с системой, легко просматривать и изменять данные в документах, программа имеет несколько форм для одного и того же документа. 1С умеет генерировать все необходимые для документа формы. Разработчикам предоставляется возможность конфигурировать самостоятельно формы для документов, которые им необходимы. Увидеть все формы документа можно в конфигураторе системы. Для этого нужно зайти в него и в окне конфигурации выбрать интересующий объект. В раскрытой ветке документа будут отображены все формы документа.
Если необходимо просмотреть весь список документов или только определенный тип в 1С существует «Форма списка». В этих списках можно легко отобрать нужные документы, быстро изменить их или произвести поиск данных.
Макеты документов в 1С
Все документы в 1С сопровождаются макетами, которые будут содержать информацию внесенную в документ. Эти макеты используются для создания формы документа пригодной к печати
Макеты можно использовать не только для печати, но и чтобы просмотреть дополнительную информацию, которая имеет отношение к выбранному типу документа.
В них подробно отражена вся хозяйственная деятельность предприятия, связанная с налоговым учетом, покупками, продажами и другими операциями. Все документы в совокупности представляют собой единый учет компании.
Провести и закрыть 1с что означает
8plus.ru — это отчеты и обработки 1С только версии 8 и только для типовых конфигураций!
Между документами в 1С и в жизни можно провести аналогию.
| в 1C | в жизни |
| Вы создали документ, заполнили некоторые поля и закрыли, не сохранив. | Взяли бланк документа, начали заполнять его, опустили в шредер. |
| Вы создали документ, заполнили некоторые поля и сохранили. Документ записан. | Взяли бланк документа и заполнили его. Положили в папку. |
| Вы открыли созданный ранее документ, стали вносить в него изменения. Документ открыт для редактирования и для остальных заблокирован. | Вы взяли документ из папки, взяли корректор, стали вносить в него изменения. Все ходят и спрашиваю: кто взял документ? |
| Провели документ. | Подписали документ. Положили в папку. |
| Сделали документ не проведенным (распровели) | Вы взяли подписанный документ из папки, аккуратно стерли печать и подпись. Положили в папку. |
| Вы открыли проведенный документ, стали вносить в него изменения. | Вы взяли подписанный документ из папки, взяли корректор, стали вносить в него изменения. =) |
| Пометили не проведенный документ на удаление. | Взяли не подписанный документ из папки, скомкали и бросили в корзину. |
| Пометили проведенный документ на удаление. | Взяли подписанный документ из папки, скомкали и бросили в корзину. Спрашивается — зачем? |
| Сняли с документа пометку на удаление. | Вытащили скомканный документ из корзины и разгладили его. |
| Окончательно удалили помеченный на удаление документ. | Вытащили скомканный документ из корзины, разгладили его, опустили в шредер. |
Для тех, кому ближе суровый технический язык:
| в 1С | в базе данных |
| Вы создали документ, заполнили некоторые поля и закрыли, не сохранив. | Ничего не произошло. |
| Вы создали документ, заполнили некоторые поля и сохранили. Документ записан. | В базу данных записан объект, который на учет никак не влияет. |
| Вы открыли созданный ранее документ, стали вносить в него изменения. Документ открыт для редактирования и для остальных заблокирован. | Объект заблокирован в базе для изменения, открывшим его пользователем. |
| Провели документ. | Документ сформировал движения по регистрам (изменил остатки), что самым прямы образом отразилось в учете. Кстати, все что ни делается в программе, все сводится к изменению регистров. |
| Сделали документ не проведенным (распровели) | Движения по регистрам удалены. Он стал обычным объектом базы (просто записанным). |
| Пометили не проведенный документ на удаление. | Объект в базе отмечен для дальнейшей попытки его окончательно удалить. |
| Пометили проведенный документ на удаление. | Объект в базе отмечен для дальнейшей попытки его окончательно удалить. При этом его движения по регистрам удалены. Он снова не влияет на учет, как будто и не было его. |
| Сняли с документа пометку на удаление. | С объекта в базе сняли пометку. Он стал обычным объектом базы (просто записанным). |
| Окончательно удалили помеченный на удаление документ. | Объект исчез навсегда. |
Кстати, проведение документа в 8-ке может быть оперативным и неоперативным.
Особенности использования поля «Проведен» и процесса проведения
В документах 1С:Предприятия 8 поддерживается механизм проведения. Он представляет собой реализованную на уровне системы методологию отражения в учетных механизмах события хозяйственной жизни, отражаемого документом. Механизм проведения реализован таким образом, чтобы, с одной стороны, минимизировать усилия разработчика при использовании его в типовых случаях, а, с другой стороны, чтобы обеспечить гибкие возможности изменения стандартной методологии.
Для функционирования этого механизма у документа существует признак того, что документ проведен, а также существуют процессы проведения и отмены проведения.
Использование поля Проведен и процесса проведения является только предлагаемой системой методологией.
Формирование движений по документу так же может быть выполнено без проведения и даже без участия документа. Для этого достаточно записать набор записей регистра с отбором по данному документу.
С другой стороны, отсутствие жестких ограничений на использование поля Проведен и процесса проведения позволяет реализовывать более сложные варианты поведения документа, в тех случаях, когда это необходимо. Например, может быть реализован документ, в котором часть движений формируется в процессе проведения, а часть вводится пользователем вручную.
Поле Проведен и процесс проведения имеют смысл для видов документов, которые вообще могут проводиться (у которых в метаданных свойство Проведение имеет значение Разрешить). Некоторые виды документов вообще не должны проводиться. У них в метаданных свойство Проведение имеет значение Запретить. Например, это могут быть документы, которые никак не влияют на учетные механизмы. Кроме того, не должны проводиться документы, которые предназначены для ручного ввода движений. Эти документы будут иметь движения, но для них не имеет смысла деление на проведенные и непроведенные, так как нет деления на исходную информацию и получаемую в процессе проведения, а вся информация (реквизиты и движения) заполняется в процессе ввода документа.
Заметим, что у документов, которые не должны проводиться, пиктограмма в списке документов больше похожа на пиктограмму проведенного документа. Это сделано потому, что пользователь в списке документов должен, прежде всего, отличать документы которые нужно проводить, а они еще не проведены. А документы, которые не нужно проводить и которые уже проведены, отличать не столь важно.
Как перепровести документы в 1С Бухгалтерия 8.3?
Подробная инструкция «Как перепровести документы в 1С Бухгалтерия 8.3?».
Содержание:
В программе “1С:Бухгалтерия предприятия” сохранить документы можно несколькими способами. Все они находятся в карточке документа, это кнопки “Записать”, “Провести” и “Провести и закрыть”:
Рассмотрим, чем они отличаются.
Для правильного учета документы должны проводиться в том порядке, в котором они создавались. Но на практике часто этот порядок нарушается. Бывает, документы забывают провести, проводят не по порядку, либо проводят по несколько раз. Поэтому бывает необходимо выполнить групповое проведение документов для восстановления порядка. В инструкции рассмотрим, какие для этого есть способы.
1. Настройка проведения документов
Вначале разберем, какие есть настройки проведения документов. Откроем меню “Администрирование”, далее в подразделе “Настройки программы” выберем пункт “Проведение документов”:
Здесь есть настройки, которые влияют на проведение.
1. Когда выполнять расчеты. Можно выбрать вариант “При закрытии месяца” — тогда документы будут сохраняться быстрее, а все расчеты будут сделаны в конце месяца. При выборе другого варианта расчеты будут выполняться при каждом проведении документов.
2. Проверять проведение документов при формировании отчетов — при установленном флажке для некоторых отчетов перед формированием могут перепроводится документы. Например, для отчета “Оборотно-сальдовая ведомость”.
2. Как перепровести все документы в 1С Бухгалтерия 8.3
2.1 При закрытии месяца
Программа при закрытии месяца сама предлагает провести документы, если порядок нарушен. К закрытию месяца можно перейти из раздела “Операции”:
Нажмем на ссылку “Перепроведение документов”.
Если перепроведение требуется, то будет показано, сколько документов было изменено. Затем надо выбрать, как действовать: перепровести несколько месяцев, только текущий месяц или ничего не делать. После выбора способа начнется процесс:
В результате окно примет вид:
2.2 Без закрытия месяца
Документы можно перепровести и без закрытия месяца. Откроем меню “Операции”, далее в подразделе “Сервис” выберем пункт “Групповое перепроведение документов”:
Указываем период, организацию и нажимаем “Выполнить”. В результате запустится перепроведение всех документов. Если организацию не указать, то процесс будет выполнен для всех организаций. При установке флажка “Останавливать выполнение при ошибке” программа прекратит перепроведение, если будет найдена ошибка в каком-либо документе.
3. Как перепровести документы определенного типа
Бывают ситуации, когда нам нужно провести не все документы, а только некоторые. Для этого зайдем в меню “Все функции”:
Затем в разделе “Стандартные” выберем пункт “Проведение документов”:
Рассмотрим, как тут работать.
1. Сначала нажимаем на ссылку “Период”:
Вводим период и нажимаем “Выбрать”:
2. Далее нужно выбрать один или несколько документов для перепроведения в разделе “Доступные документы”. Например, найдем документ “Списание с расчетного счета”. Переносим его в раздел “Выбранные документы” по кнопке “Добавить”:
3. Определим, какие дополнительные флажки нам нужны. Можно изменять уже проведенные документы или провести непроведенные. Установим оба флажка:
Нажимаем “Провести”. Выйдет сообщение с результатами:
Этот способ подойдет, если нам нужно провести несколько документов разных типов. Если нужно провести документы одного типа, то есть более простой способ, он описан ниже.
4. Как провести документы из списка
Откроем список документов “Реализация (акты, накладные”). Здесь мы можем быстро перепровести документы за два шага:
1. Выделяем документы, которые хотим провести:
a) можно выделить все документы по комбинации клавиш Ctrl + A;
b) можно выделить несколько документов подряд. Встаем курсором на документ, зажимаем клавишу Shift и нажимаем на любой документ выше или ниже. В результате будут выделены документы:
c) можно выделить документы выборочно. Для этого встаем курсором на документ, зажимаем клавишу Ctrl и не отпуская клавишу встаем курсором поочередно на другие нужные документы в списке:
2. После выделения документов нажимаем на любом выделенном документе правой кнопкой мыши и выбираем пункт “Провести”:
В правом нижнем углу начнется перепроведение выбранных документов:
Этим способом можно перепровести любые документы в 1С Бухгалтерия 8.3.
Вы можете работать в 1С Бухгалтерия в облаке — 1С ФРЕШ. Попробуйте 14 дней и оцените сами.
События при записи и проведении документа
Последовательность событий при записи нового документа из формы документа
Заливкой выделены события, выполняющиеся в транзакции записи.
Последовательность событий при проведении документа из формы документа (провести и закрыть)
Заливкой выделены события, выполняющиеся в транзакции записи.
Последовательность событий при отмене проведения документа из формы документа
Заливкой выделены события, выполняющиеся в транзакции записи.
Обработчики событий
Расширение управляемой формы для документа. Вызывается перед записью объекта на сервере. Можно отменить запись. Выполняется вне транзакции.
Возникает перед выполнением записи объекта. Процедура-обработчик вызывается после начала транзакции записи, но до начала записи документа.
Возникает при записи объекта. Процедура-обработчик вызывается после записи объекта в базу данных, но до окончания транзакции записи.
Расширение управляемой формы для документа. Возникает на сервере при записи объекта из формы. Процедура-обработчик вызывается после записи объекта (после события ПриЗаписи объекта) в базу данных, но до окончания транзакции записи.
Расширение управляемой формы для документа. Вызывается после записи объекта на сервере и после завершения транзакции.
Расширение управляемой формы для документа. Возникает на сервере после записи объекта и после окончания транзакции записи, то есть к моменту вызова этой процедуры запись объекта полностью завершена.