Процедура и процесс в чем разница
ISO 9001:2015 процессы против процедур – некоторые практические примеры
Опубликовано: 9.10.2017 Рубрика: Статьи Автор: Единый Стандарт
Источник: автором оригинала статьи на английском языке является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.
В контексте систем менеджмента качества (СМК, – ред.) есть отчетливая разница между терминами «процесс» и «процедура». Путаясь в них, вы потенциально можете столкнуться с проблемами при внедрении стандарта ISO 9001. В предыдущей статье «Следите за языком! Не путайте процессы и процедуры» мы уже обсуждали разграничение понятий, о котором тут идет речь, но полезно для лучшего понимания разницы снабдить объяснения примерами.
Что такое процесс СМК?
Есть документ ISO 9000:2005, он включает определения специальных терминов по тематике СМК, применяемых в требованиях ISO 9001. В соответствии с этим документом процесс – это «совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы». В СМК, как в любом другом деле – множество процессов. На самом деле, практически любая деятельность организации может быть рассмотрена как процесс. Бухгалтерский процесс, процесс внешних закупок, процесс выбора подрядчиков, процесс утверждения закупочного ордера от клиента, – все что угодно. Ключевое свойство процесса состоит в том, что он принимает входные данные, затем внутри процесса совершается некая работа, превращающая вошедшие в него ресурсы в конечную продукцию. Возьмем пример бухгалтерии, на который мы ссылались выше. На старте бухгалтерского процесса у вас есть отчеты о затратах, доходе, закупках. Сотрудники отдела принимают эти первоначальные сведения, составляют на их основе необходимые бухгалтерские записи, а уже из них формируется финансовый отчет для топ-менеджмента и акционеров.
Рассмотрим еще один пример. Процесс найма поставщиков начинается с формулировки объявления о поиске и привлечении поставщика, после проводится исследование с целью найти подходящего, в том числе с точки зрения цены, поставщика услуг. Наконец, для выбранной компании формируется закупочный ордер, по которому она будет работать.
Итак, все, что в вашей компании принимает ресурсы и другие входные данные вначале, затем производит с ними манипуляции, в результате которых получается некий новый результат – все это – является процессом. Однако в чем разница с процедурой? Не для каждого процесса нужна процедура. Отправная точка в принятии решения в данном аспекте: можно ли в процессе вычленить серию шагов-этапов или нет?
Что такое процедура СМК?
Опять-таки, в соответствии с ISO 9000:2005 процедура – «метод совершения процесса или действия». Исходя из определения понятно, что если вам нужно, чтобы процесс совершался одним единственным установленным способом с минимальными отклонениями от зафиксированной процедуры, то вам к этому процессу нужна процедура. В качестве примера можно привести реальную ситуацию, когда вам нужно проанализировать контракт, готовящийся к подписанию, и вы хотите, чтобы клиенты оформляли и присылали вам закупочные ордера одним единственным установленным способом, в котором будут необходимые этапы: анализ, одобрение, принятие ордера, занесение данных ордера в записи и распределение полученной информации среди сотрудников, имеющих к нему отношение.
Вновь отметим, что не каждый процесс нуждается в процедуре. Пример: если вы просто покупаете у одного и того же поставщика продукцию, но даже не имеете определенного установленного способа отбирать поставщиков и формировать их список, тогда у вас есть процесс, но нет процедуры. В программировании часто дело обстоит точно так же. Нет одного единственно верного способа написать программу и разные исполнители будут делать это по-разному. Процедура не требуется. А представьте ситуацию, когда обученный и сертифицированный автослесарь берет в руки чертеж и принимает решение как лучше собирать тот или иной автокомпонент. Здесь тоже возможно не одно правильное решение. Поэтому рабочий и полагается на свои знания, навыки и опыт, а не на процедуру.
Нужно ли документировать любую процедуру?
Обычно процессы, на которые нет процедур весьма заметны в организации, так как тут вы полагаетесь только на знания и навыки работника, который делает работу. Когда хирург делает операцию на мозге, у него нет документированной процедуры как это делать, потому что в этой ситуации нужно принимать решение самому по мере операции и наблюдений, которые с ней связаны. Могут быть процедуры для последующей деятельности, но не для этой.
Разговор о том, когда нужно, а когда не нужно готовить документированную процедуру – это уже немного другая тема, но также очень существенная. В ISO 9001:2008 было шесть конкретных процедур, которые надо было документировать в СМК, но уже в новой редакции ISO 9001:2015 нет требования о какой бы то ни было обязательной процедуре. Организация на свой страх и риск принимает решения, нужно ли закрепить на носителе процедуру, дабы обеспечить стабильность самого процесса и получающегося результата.
Понимание разницы между процессом и процедурой – важная часть проблематики СМК
Процессный подход является одним из восьми Принципов менеджмента качества, которые составляют теоретический фундамент ISO 9001. Вы будете способны внедрить систему качества, только если поймете, что такое процесс и как разные процессы взаимодействуют между собой. Ближе изучив свои процессы, вам откроется, какие из них нуждаются в зафиксированном способе реализации для получения результата – так вы узнаете, где вам понадобятся процедуры. Изучая свою деятельность дальше вы почувствуете, где фиксированная процедура должна быть еще и усилена закреплением на носителе, в документе. Лучше поймите свои бизнес-процессы и вы сможете более эффективно внедрить СМК, добиться большей удовлетворенности потребителей и улучшения работы. Это то, чего вы и ждали от СМК, ведь верно?
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Следите за языком! Не путайте процессы и процедуры в системе менеджмента качества
Опубликовано: 25.09.2017 Рубрика: Статьи Автор: Единый Стандарт
Источник: Оригинал переведенной статьи на английском языке подготовил консультант в сфере менеджмента качества, публицист и бизнес-тренер Дэн Нельсон. Мистер Нельсон имеет двадцатилетний опыт работы с процессным подходом и стандартами Международной организации по стандартизации (ISO – International Organization for Standardization, – ред.).
Во многих областях человеческой деятельности используют профессионализмы или свой специальный жаргон, которые облегчают коммуникацию. Это могут быть отдельные слова и выражения, помогающие сжато изложить определенные типы информации, имеющие отношение к работе. Речь также может идти об еще более развитом и систематическом профессиональном сленге, практически, техническом языке, который применяют в какой-либо сфере. Как бы то ни было, речь идет о языке, который понятен тем, кто его использует в своей работе. Будучи применены в доступном только избранным профессиональном контексте, некоторые слова могут означать совсем не то же самое, что они значат в общеупотребительном контексте. К примеру, строительный плотник «тычек» («header» – элемент кирпичной или деревянной кладки, – ред.) что-то свое, и это будет совсем не то, что имеет в виду профессиональный футболист, который говорит «тычек». Те же термины используют программисты, печатники и типографы, но каждый раз они значат что-то свое. «Тычек» у сноубордистов неприятная категория (Больно!). Еще раз: все говорят одно и то же слово, но имеют в виду абсолютно разные вещи, понимание которых связано с контекстом ситуации.
Больше, чем просто определения
В контексте профессиональных разговоров вокруг ISO 9001 слова «процессы», «процедуры» и «системы» – технические термины. Которые содержат специфичные для специалистов по качеству коннотации. Но, что интересно, полное значение этих технических терминов не всегда можно сразу ухватить, обратившись только к определению. Потребуется обучение или практика, чтобы полностью понять технический жаргон. Чтобы перенять понятия, сформированные философией какой-либо деятельности. Полностью познать их смысл, пользователь должен не только понимать в какой обстановке термин применяется, но и знать и понимать ту самую философию, с которой все начиналось – теоретические предпосылки. В соответствии с ISO 9000:2005 процедура представляет «конкретный метод, по которому осуществляется деятельность или процесс». Процесс – «набор взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы». Система – «набор взаимосвязанных и взаимодействующих элементов». Как таковые, эти определения имеют небольшую практическую ценность. Но если лучше понимать «бэкграунд», который за ними стоит, их ценность возрастает, и мы лучше их понимаем. Если не обеспечить достаточное понимание при ознакомлении с этими вопросами, то некоторые «подводные камни» просто просятся на то, чтобы об них споткнулись в изучении терминов по системе менеджмента.
Процессы, процедуры и документированные процедуры
Каждый процесс, который инициируют люди, направлен на достижение определенных целей. Цель процесса – его смысл. Во время реализации процесса действия постоянно направлены на преобразование ресурсов в продукцию. Процесс – это что-то, что развивается и протекает. Процедура – описание реализации процесса (инструкция о том, как это должно происходить). Процедура отвечает на вопрос: «Каков наилучший способ делать это?», ответ на него дает менеджмент. Каждый процесс соотносится с одной процедурой, даже если она плохая или не используется. Когда процедуру передают не только изустно, но на более или менее устойчивых носителях, то мы имеем дело уже с документированной информацией.
«Процедура» управления собственностью потребителя?
Организации создают процедуры по управлению собственностью потребителей в ответ на соответствующие требования в ISO 9001. До опубликования ISO 9001 ни одна компания не имела процедур, которые бы назывались «Собственность потребителей». Когда стандарт вышел, появилось множество таких документированных процедур в рамках систем менеджмента качества (СМК, – ред.). Можно сказать, что собственность потребителя – это его вещи, которые он предоставил организации, чтобы эта собственность была преобразована или использована для каких-либо заказанных клиентом преобразований (во всяком случае, собственность точно должна быть верифицирована).
В любом случае, собственность потребителя является входом для операций внутри организации. Это не процесс в реальной практике! Однако он становится процессом СМК. Когда процедуру управления собственностью потребителя создают в ответ на требование ISO 9001 – внедренцы используют избыточный механизм, поскольку процедура, вещь, перекрывающая и выходящая за рамки того, что написано в ISO 9001 о собственности потребителей. Процедура не может описывать то, что является только входными данными, она содержит то, что происходит – процесс. Неточно называть документ «Собственность потребителей» процедурой.
Процедуры СМК подразумевают процессы СМК
Как процесс СМК, процедура «Собственность потребителя» эффективно обслуживает соответствующее требование ISO 9001. Практическая необходимость в создании процессов СМК, которые на самом деле в реальной практике предприятия процессом не являются, обусловлена тем, что чтобы получить на выходе качественную продукцию, нужно определить границы системы менеджмента. Такая же история с процедурами «Идентификация продукции» и «Хранения продукции» – они тоже не описывают процессы, они нужны для эффективной работы с СМК по ISO 9001. Например, ключевые процессы малых производственных компаний могут быть следующие: Продажи, Закупки, Приемка, Производство, Отгрузка. А это – реальные процессы СМК. Для каждого руководство принимает процедуру. Обратите внимание, что идентификация продукции и хранение продукции применимы только к трем из пяти этих процессов: Приемка, Производство, Отгрузка. Соответствующие процедуры СМК. Вот оно: чтобы посвятить каждому из этих требований процедуру – неизбежно придется «надумать» не существующие в реальности процессы СМК.
Сделайте систему эффективной
Если принять утверждение, что ISO 9001 – это стандарт эффективности, то требования должны быть эффективными. Система, которой нужны процессы, которые в реальной операционной деятельности процессами не являются, точно нельзя назвать эффективной и соответствующей ISO 9001:2008 – 4.1a – «определить процессы необходимые для системы». Важно отметить, что требование сохраняется в ISO 9001:2015 (4.4), если опираться на доступный сейчас Проект международного стандарта. И никогда не рано для компании избавиться от процессов СМК, которые на деле процессами не являются, и наслаждаться выгодами хорошо внедренной системы качества. Точное применение профессиональных терминов из ISO 9000 здесь тоже сыграет свою роль.
Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Правовое значение и соотношение понятий «процесс» и «процедура»
Дина Мамдуховна Азми, кандидат юридических наук, советник отдела законопроектных работ Правительства Москвы, доцент Московского института права.
В настоящее время, как и в предшествующие периоды, обращение к вопросам систематики права не утратило своей актуальности. Это обусловлено целой совокупностью факторов, особое значение среди которых имеет нечеткость, относительность и неоднозначность отраслевой конструкции системного правового ряда. Одной из составляющих данной области является вопрос о материальном и процессуальном праве; об их содержании, взаимообусловленности, сходстве, различии и системно-правовом «ранге».
Представляется, что в контексте надлежащего рассмотрения вопроса о содержании и сочетании материального и процессуального компонентов как структурных подразделений системы права следует обратить некоторое внимание и на достаточно дискуссионный с правоведческих позиций вопрос о юридическом значении и соотношении понятий «процесс» и «процедура». Его решение позволит более четко установить наполнение, связи и «полюса действия» материальных и процессуальных правовых норм.
Правовой режим публично-общественного функционирования предполагает не только провозглашение, но и реальную гарантированность прав и свобод физических лиц и их объединений. Это предопределяет необходимость не только в создании четких, последовательных и прозрачных процедур реализации (практического воплощения) таковых, но и социальную адекватность отражающих их юридических установлений, систематико-правовую естественность последних. Ведь отсутствие компонентов осуществления приводит к фиктивности многих правовых норм, особенно вторичного характера. Это, в свою очередь, способно нивелировать ценность и функциональность таковых, спровоцировать их оценку в качестве «неработающих». Дефекты юридической реализации неизбежно становятся пороками правового регулирования (регламентации) в целом и проявляются в различных сбоях механизма его упорядочивающего (по своему предназначению) воздействия.
См.: Даль В. Толковый словарь живого великорусского языка. М., 1955. Т. IV. С. 89; Ожегов С.И. Словарь русского языка. Изд. 18. М., 1986. С. 585.
Отметим и то, что движение (развитие) любого явления представлено соответствующим процессом (порядком), а именно последовательной сменой органически взаимосвязанных этапов (стадий). Таким образом, процесс представляет собой неотъемлемое свойство любого явления, а его характер и тип задаются особенностями такового.
Второй подход представлен позицией отождествления (по крайней мере практического) процесса и процедуры в праве. Его представители используют оба понятия без разграничения смысловой нагрузки в отношении одних и тех же явлений. Иногда, правда, специально указывая на то, что проведение размежевывающей грани в данном контексте не является необходимым.
См.: Лучин В.О. Конституция Российской Федерации. Проблемы реализации. М., 2002.
Согласно третьему и, как представляется, наиболее адекватному в обобщенном восприятии подходу профильное понятие процесса наделяется по отношению к процедуре более широким значением. Соответственно процедура рассматривается в качестве части процесса. Для примера можно привести разъяснение А.Г. Пауля, трактующего юридическую процедуру как такой структурный элемент (компонент, часть, подразделение) одноименного процесса, который представляет собой совокупность процессуальных правовых отношений, выделяемых в рамках какого-либо определенного корреспондирующего производства на основании специфики «материнских» материальных правовых нормативных установлений и отношений. Негативным аспектом такой трактовки является то, что понятие процедуры увязывается только с сектором процессуального права и, как следствие, полностью «выводится за границы» области представленной материальным структурным элементом системы права.
Анализируя правоустановительное действие, В.Н. Иванова обращает внимание на то, что юридический процесс реализуется через серию процедур, наделенных свойством последовательности. П.И. Кононов в отношении административного процесса указывает, что таковой представляет собою внешнюю правоприменительную деятельность компетентных субъектов публичной власти по разрешению конкретных юридических казусов (случаев, дел), возникающих на основе разносодержательных материальных правовых норм, осуществляемых в допустимых, с позиций позитивной правовой регламентации, процессуальных несудебных процедурах (формах). Как отмечает В.Я. Яковенко, содержательное наполнение у юридического процесса шире, нежели у правовой процедуры. Это обусловлено тем, что правовой процесс реализуется через конкретные одноименные процедуры (причем каждая из последних складывается или как макропроцедура, или как микропроцедура). Хотя процесс и процедура тесно связаны между собой, это не нивелирует их самостоятельного значения, не приводит к совпадению таковых.
Опираясь на данные налогового юридического сектора, В.Е. Кузнеченкова выделяет такие элементы процесса, как правотворчество, правовая охрана (правоохранительный процесс), юридические производства и процедуры. Сам же процесс она воспринимает в качестве системы объединенных общей телеологией и имеющих юридическое значение поведенческих актов. Достоинством данного видения являются предполагающиеся в нем последовательность и закономерность юридического процесса.
Недостаток увязки сугубо с публично-властным принуждением преодолевается в понимании юридического процесса как любой легальной деятельности, направленной на реализацию правовых норм; как системы обеспечения режима правозаконности. Именно таковое и представляется наиболее адекватным и в этимологическом, и в правобытийном аспектах.
В отношении же юридической процедуры можно привести определение В.Е. Кузнеченковой, согласно которому она предстает в качестве особого установленного нормами права порядка юридической деятельности, гарантирующего ее соответствие мере права и результативность, а также ориентирующего правоприменителя на достижение «заданной» профильной цели. Касательно данного видения возникают вопросы в отношении результативности и должной правовой ориентации (особенно с учетом того, что последняя так или иначе определяется в первую очередь правовыми сознанием, менталитетом и логикой).
По мнению В.Я. Яковенко, если правовая природа юридической процедуры заключается в том, что она присуща соответствующим правилам поведения, которые характеризуются предоставительно-обязывающим характером и трехэлементной структурой, то ее гуманитарное предназначение представлено особым порядком осуществления правовой деятельности, имеющей своей целью реализацию норм материального права и корреспондирующих с ними правовых отношений, охраняемых и защищаемых от нарушений юридическими санкциями. Данное видение напоминает предложенную В.Н. Скобелкиным трактовку правовой процедуры как особого нормативно установленного порядка осуществления юридической деятельности, обеспечивающей реализацию материальных правовых норм, и основанных на таковых материальных и нематериальных правовых отношений. Согласно также разделяемой В.Я. Яковенко позиции в качестве общесоциального явления процедура представляет собой систему, которая характеризуется шестью признаками, а именно ориентирована на достижение конкретного общественного результата; заключается в последовательно сменяющих друг друга поведенческих актах, ступенях деятельности; креативирует отражаемую на нормативном уровне модель развития, «движения» определенного явления; имеет субординационное (иерархическое) строение; находится в динамичном состоянии; обладает сложным характером, выступая средством реализации «главного» для нее социального отношения.
Указанные основные черты производны от тех, что выделены у В.Н. Протасова, и очень похожи на них. По словам ученого, процедура как общественное явление: представляет собой систему, ориентированную на достижение конкретного общественного результата; включает в себя последовательно сменяющие друг друга поведенческие акты; в качестве деятельности внутренне структурирована целесообразным социальным общением; наделена (предварительно установленной на нормативном или индивидуальном юридическом уровнях) моделью развития; имеет иерархическое строение; постоянно находится в динамике; является средством реализации «основного», «главного», «ведущего» для нее общественного отношения.
Касательно последнего признака В.Н. Протасов поясняет, что нормативная правовая модель процедуры должна определять: телеологию и тип основных социальных отношений; субъектный состав их участников; «перечень» возможных и должных поведенческих актов последних и последовательность их совершения; сроки и место осуществления как отдельных компонентов, так и самой процедуры в целом; средства, обеспечивающие ее функционирование.
Думается, характеристика процедуры в качестве закономерного внутреннего строения (системы) является ошибочной, так как структурные компоненты здесь не выявляются (все элементы носят равно значимый характер), а внутреннее строение определяется сугубо внешними (официально установленными) факторами и потому не имеет сущностного самостоятельного значения. Ошибочность употребления термина «система» применительно к правовой процедуре подтверждается и теми признаками, которые в данном контексте выделяются, поскольку указание на последовательность по отношению к какой-либо системе не является надлежащим. Ибо любое внутренне упорядоченное строение всегда является последовательным; иначе в принципе не существует самой соответствующей системы. Представляется, что в указанном случае процедура рассматривается все же в качестве комплекса, а не системы.
В научной литературе встречается взгляд на юридическую процедуру как совокупность совершаемых по определенной этапности (ступенчатости) и имеющих юридическое значение поведенческих актов, каждый из которых способен вызывать «собственные», локальные правовые последствия, влияющие на ход и действительность всей процедуры в целом. Подобное видение представлено у А.А. Копиной и по своей смысловой нагрузке представляется оптимальным.
Неоднозначно воспринимается и указание В.Н. Протасова на то, что устанавливающие материальные правовые процедуры юридические поведенческие правила должны быть как можно больше «приближены» к системе законодательства, к тем регулятивным правовым нормам, на практическое воплощение которых они направлены. В данном случае вызывает возражение стремление к «консолидации» («сближению») систем права и законодательного материала.
В свою очередь, Л.Д. Ухова высказывается за фиксацию процедурных норм, касающихся порядка реализации поощрения, без отрыва от изложения поведенческого правила, предусматривающего саму поощрительную меру. Это видение и вовсе носит юридико-технический характер. Причем в случае своей реализации оно существенно усилит и так имеющуюся в отечественной легальной практике и негативно воспринимаемую нами тенденцию к регламентарному, излишне детализированному, массивному, объемному, а потому и сложному способу изложения юридических норм в статьях и актах позитивного права.
Библиография
Федеральный закон от 29 мая 2003 г. N 62-ФЗ «О ратификации Договора между Российской Федерацией и Соединенными Штатами Америки о сокращении стратегических наступательных потенциалов» // Российская газета. 2003. N 111.
Закон РФ от 2 декабря 1990 г. N 395-1 (в ред. от 28 апреля 2009 г.) «О банках и банковской деятельности» // Российская газета. 1996. N 27.
Федеральный закон от 24 июля 2002 г. N 102-ФЗ «О третейских судах в Российской Федерации» // Российская газета. 2002. N 137.
Бахрах Д.Н. Административное право России: Учебник. М., 2000.
Баширова С.Г. К вопросу о соотношении правовой процедуры и юридического процесса // Вестник Волжского университета им. В.Н. Татищева. Сер. «Юриспруденция». Вып. 67.
Винницкий Д.В. Налоговое процедурное право и налоговый процесс // Законодательство. 2003. N 2.
Горшенев В.М. Природа юридического процесса как комплексной системы // Актуальные проблемы юридического процесса в общенародном государстве. Ярославль, 1980.
Даль В. Толковый словарь живого великорусского языка. М., 1955. Т. IV. С. 89.
Кононов П.И. Административный процесс: подходы к определению понятий и структуры // Государство и право. 2001. N 6.
Копина А.А. К вопросу о соотношении понятий «налоговый процесс» и «налоговая процедура» // Финансовое право. 2005. N 10.
Корнилов А.Р. К вопросу о соотношении юридического процесса и правовой процедуры // Вопросы борьбы с преступностью: Сборник научных трудов. Рязань, 2001.
Кузнеченкова В.Е. Налоговый правотворческий процесс в системе юридических категорий // Журнал российского права. 2005. N 1.
Лучин В.О. Конституция Российской Федерации. Проблемы реализации. М., 2002.
Ожегов С.И. Словарь русского языка. Изд. 18. М., 1986.
Пауль А.Г. Процессуальные нормы бюджетного права / Под ред. М.В. Карасевой. СПб., 2003.
Протасов В.Н. Основы общеправовой процессуальной теории. М., 1991.
Протасов В.Н. Юридическая процедура. М., 1991.
Трудовое процедурно-процессуальное право: Учеб. пособие / Под ред. В.Н. Скобелкина. Воронеж, 2002.
Ухова Л.Д. Поощрительные процедуры в трудовом праве (понятие и виды) // Трудовое право. 2006. N 6.
Щеглова Л.В. К вопросу о соотношении понятий «процесс» и «процедура» в современной российской правовой науке // Трибуна молодых ученых: Новое процессуальное законодательство Российской Федерации: Новеллы, достоинства и противоречия: Сборник научных трудов. Воронеж, 2003. Вып. 4. Ч. 2.