Причина списания канцелярских товаров в акте на списание что написать
Акт на списание канцтоваров
Оформление акта на списание канцтоваров – необходимая часть процедуры обоснования затрат, произведенных на канцелярские принадлежности. Акт относится к пакету первичной бухгалтерской документации.
Что считается канцелярскими товарами
К канцелярским принадлежностям относятся все приспособления, используемые при написании, оформлении документов (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, бумага и т.п.), а также некоторые виды простейшей оргтехники (пишущие машинки, калькуляторы). Сюда же включаются крепежные материалы (папки, скрепки, скобы, штемпели и т.п.), чертежные изделия (например, готовальни), пеналы, портфели (но только школьные) и прочие виды товаров.
Все они относятся к категории материальных запасов предприятия и входят в состав основных средств, которые при необходимости следует списывать в установленном законом порядке.
Отдельно стоит отметить, что списыванию подлежит и рекламная канцелярская продукция, предназначенная для внешних рекламных акций, но выдаваемая сотрудникам для внутреннего пользования (например, блокноты, календари, ручки с логотипами и т.п.).
Кто может применять данный акт
Все предприятия так или иначе используют в своей деятельности канцелярские принадлежности, поэтому применение акта на списание канцтоваров имеет самое широкое распространение. Он используется и малыми предприятиями и представителями среднего и крупного бизнеса, при этом система налогообложения роли не играет.
Зачем составлять акт на списание канцтоваров
Распространенной ошибкой многих компаний является то, что регулярное приобретение канцтоваров относится к расходам непосредственно во время их покупки. Это неправильно, поскольку в случае внезапной налоговой проверки, инспектор надзорной службы не признает расходы на канцелярские товары, оформленные таким способом, что в свою очередь приведет к доначислению налога на прибыль. Правильным основанием для списания этой категории товарно-материальных ценностей, будет оформление специального акта.
Таким образом, акт на списание канцтоваров позволяет законно отнести потраченные на покупку «канцелярки» средства к расходам предприятия и оправдать снятие материальных ценностей с учета. Он же позволяет снизить налогооблагаемую базу организации на всю сумму произведенных на канцтовары затрат.
Этапы процесса оформления приобретения канцелярских товаров
Процедура оформления расходов на канцелярские принадлежности состоит из нескольких этапов.
Порядок применения акта
Для того, чтобы правильно оформить списание канцелярских принадлежностей, на предприятии должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек (это может быть, например, сам руководитель компании и бухгалтер). Она назначается отдельным приказом, идущим от лица директора фирмы. Затем комиссия регистрирует все категорий канцелярских товаров в акте и фиксирует их списание.
Правила составления документа
Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:
При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления бланка акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм. В частности, в нем следует обязательно указывать
К заполнению акта следует относиться очень внимательно, нужно избегать ошибок и тем более не вносить в документ недостоверные или заведомо ложные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны контролирующих служб.
Правила оформления акта на списание канцтоваров
Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это значения не имеет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.
Единственное условие: он должен содержать «живые подписи» ответственных за списание лиц.
Печать ставить необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости их применения в своей деятельности.
После составления акта и признания расходов на канцтовары в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться не менее трех лет.
Образец акта на списание канцтоваров
Данный акт имеет вполне стандартную структуру.
Эти сведения лучше всего оформить в виде таблицы. В ней нужно указать
Акт на списание канцтоваров – бланк и образец в 2021 года
В каждой организации должен быть бухгалтерский отдел. Его работа подразумевает использование большого количества различных канцелярских товаров. Обычно их предоставляет компания. Соответственно, это затраты, которые должны быть правильно оформлены.
Файлы для скачивания:
Форма
К оформлению данного документа законодательство не выдвигает каких-то особых требований. Акт разрешается составлять на бумаге А4. Также в этих целях можно использовать фирменный бланк. Естественно, его сначала нужно составить и утвердить. Кроме этого, не имеет значения, на компьютере будут вноситься сведения, или от руки. Главное здесь помнить, все имеющиеся автографы должны проставляться «вживую». Независимо от выбранного варианта заполнения, присутствие следующей информации является обязательным:
Что касается печати организации, то можно обойтись без нее. Именно такой акт указывает на расходы компании, связанные с канцелярскими товарами. Поэтому на протяжении трех лет документ необходимо хранить в архиве компании.
Что считается канцелярскими товарами
Вряд ли здесь у кого-то возникнут вопросы по поводу правильной формулировки. Как можно догадаться, канцелярскими считаются принадлежности, которые необходимы для оформления и написания документов. Сюда относятся ручки, маркеры, бумага, карандаши и многое другое. Кроме этого, канцелярией считаются и простые приспособления, например, калькуляторы и печатные машинки. Сюда относятся и различные крепежные и чертежные материалы: пеналы, скобы, степлеры, скоросшиватели и др.
Вся перечисленная продукция обеспечивает работоспособность бухгалтерского отдела компании. Организация обычно закупает канцелярию про запас. Все это относится к основным средствам фирмы, которые подлежат строгому учету. Когда возникает необходимость их списать, данная процедура должна выполняться в соответствии с требованиями, которые прописаны в законодательстве. Нужно сказать, это касается и канцелярской продукции, которая предназначена для рекламы. Это могут быть, как внутренние рекламные акции, например, ручки и календари с логотипами, так и внешние баннеры.
(Видео: «Списание канцтоваров в 1С 8.3 — пошаговая инструкция»)
Кто может применять данный акт на списание канцтоваров в 2021 году
В современном мире акт о списании канцелярии имеет достаточно широкое распространение. Это объясняется тем, что на любом предприятии данные принадлежности являются, чуть ли не обязательными атрибутами. Их используют не только крупные корпорации, но даже самые малые компании. Причем не имеет смысла, на какой системе налогообложения находится фирма, в своей деятельности она обязательно использует канцелярские принадлежности. Что касается лиц, которые заполняют данный документ, то директор назначает для этого какого-то конкретного сотрудника. Сам процесс оформления акта можно разделить на три основных этапа:
Вообще, достаточно часто руководители компаний дополнительно вводят внутренние распоряжения. Именно с их помощью часто регулируется движение и порядок оформления канцелярских принадлежностей.
Причины списания канцтоваров
Как показывает практика, во многих организациях приобретение канцелярской продукции учитывается в качестве расходов. Однако нужно понимать, ответственные лица делают это на свой страх и риск. В таких ситуациях налоговая служба может оштрафовать компанию, так как приобретение канцелярии не является расходами, от которых напрямую зависит основная деятельность фирмы. От этого изменяется налог на прибыль.
Для инспектора именно снятие ТМЦ с учета компании позволяет считать данную процедуру официальными расходами. Таким образом, списание является оправданными расходами. Соответственно, благодаря оформлению такого документа налоговая база на эти затраты официально снижается. Специалисты рекомендуют управленцам составлять специальный график, согласно которому будет проводиться списание.
Нужно понимать, ответственный сотрудник обязан вести учет канцелярии от ее приобретения до списания. Соответственно, снятие основных средств с баланса компании необходимо выполнять по заранее утвержденному алгоритму:
Не имеет значения, на какой системе налогообложения находятся компании. Все они имеют возможность списывать с баланса основные средства, которые перед этим туда зачислялись. Но особое внимание стоит уделить тому факту, что объем списываемой канцелярии не должен быть больше объема полученной продукции. Другими словами, ответственные лица не могут списать «лишнее». До момента оформления акта списания все канцелярские товары должны находиться на учете предприятия.
В некоторых компаниях к учету канцелярии относятся без должного внимания. Например, при получении ТМЦ не делаются приходы. Но в будущем, когда возникает необходимость списать товар, возникают различные проблемы. Например, без прихода нет никаких оснований для официального списания.
Такое положение можно объяснить тем, что ответственные лица не считают нужным ставить на учет, например, ручки, которые имеют незначительную стоимость. Однако нужно понимать, за длительное время таких «мелких» получений будет достаточно много. Соответственно, за определенное время может накопиться достаточно крупная сумма. Так как материалы нельзя списать, затраты будут считаться недостачей, которая постоянно будет расти. В итоге получается, что нет возможности свести бухгалтерскую отчетность.
(Видео: «Оформляем акт на списание материалов»)
Инструкция заполнения акта на списание канцтоваров
Несмотря на то, что это официальный документ, для его оформления нет необходимости использовать унифицированную форму. Закон разрешает составлять акт в свободном стиле. Хотя на практике можно убедиться, что это не совсем удобно. Ведь в этом случае каждый раз ответственному сотруднику приходится полностью вносить необходимые сведения. Но данную работу можно упросить. Для этого достаточно разработать и утвердить руководителем предприятия соответствующий шаблон. Вся основная информация здесь уже должна присутствовать. При заполнении достаточно будет внести лишь некоторые сведения, что значительно упростит процедуру оформления такого документа.
Вносить данные необходимо без ошибок. Естественно, недостоверные сведения здесь должны отсутствовать. Если ответственный сотрудник впишет ложную информацию, контролирующие органы могут привлечь к ответственности не только работника, который составлял документ, но и руководителей организации. Стандартный акт на списание канцтоваров имеет следующую структуру:
Акт на списание канцтоваров — правильный образец 2021
Списание канцтоваров и их документальное оформление в бухгалтерском учете – важный процесс, потому что сложно представить себе организацию, в которой совсем нет письменных принадлежностей. Любой контакт с клиентом, особенно личный, подразумевает подписание бумаг, печать договоров и скрепление листов между собой. Складские операции тоже включают много бумажной работы. Акт относится к пакету первичной бухгалтерской документации.
Файлы для скачивания:
Как правильно составить приказ о списании материальных ценностей
Эти сведения лучше всего оформить в виде таблицы. В ней нужно указать
В процессе деятельности компании ее персонал использует огромное количество канцелярских товаров, с магазинах истекает срок годности товаров, витрины ветшают их приходится выбрасывать. На производстве устаревает и изнашивается оборудование. Кое-что из этого можно продать по остаточной стоимости, но некоторую часть приходится выбрасывать на свалку.
Правила составления документа
Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:
При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления бланка акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм.
В частности, в нем следует обязательно указывать:
К заполнению акта следует относиться очень внимательно, нужно избегать ошибок и тем более не вносить в документ недостоверные или заведомо ложные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны контролирующих служб.
Нюансы заполнения актов на списание канцтоваров
Поскольку акт является документом, на основании которого списываются материальные ценности, внимательно отнеситесь к его заполнению:
После того, как акт на списание канцтоваров подписан всеми членами комиссии и утвержден руководителем организации, зарегистрируйте его в установленном порядке.
После окончательного оформления передайте документ в бухгалтерию для снятия указанной в нем суммы списания и перевода ее на счет «Прочие расходы».
Что можно относить к канцелярским товарам
Сюда обычно причисляют все приспособления, которые предназначены для написания, оформления и печати документации.
Среди основных экземпляров:
Отдельно стоит учесть скрепляющие детали:
Сложно представить предприятие без устройств. Среди организационной и механической техники:
Также нельзя забывать о шкафах, в которых все это будет стоять, о школьных портфелях и прочих видах изделий, которые можно отнести на этот счет.
Кто может применять данный акт на списание канцтоваров в 2021 году
В современном мире акт о списании канцелярии имеет достаточно широкое распространение. Это объясняется тем, что на любом предприятии данные принадлежности являются, чуть ли не обязательными атрибутами.
Их используют не только крупные корпорации, но даже самые малые компании. Причем не имеет смысла, на какой системе налогообложения находится фирма, в своей деятельности она обязательно использует канцелярские принадлежности. Что касается лиц, которые заполняют данный документ, то директор назначает для этого какого-то конкретного сотрудника.
Сам процесс оформления акта можно разделить на три основных этапа:
Вообще, достаточно часто руководители компаний дополнительно вводят внутренние распоряжения. Именно с их помощью часто регулируется движение и порядок оформления канцелярских принадлежностей.
Необходимо точно знать, как правильно составить акт на списание потерь и сверяться с образцом, чтобы не ошибаться при оформлении. Это важно, ведь налоговая инспекция может заинтересоваться, почему баланс не сходится, а материалы исчезают в неизвестном направлении. Снятие их со счетов происходит по алгоритму, который заранее определен, нарушать его нельзя. Именно по оформленным бумагам будет работать бухгалтер, поэтому сотрудники компании не могут ничего просто выбросить, все должно быть оформлено. Давайте разберемся в нюансах процедуры, как это работает, чтобы все делать правильно и не вызывать вопросов у ФНС и других проверяющих.
Порядок и правила оформления акта списания на предприятии
Снятие с учета — строго регламентированный процесс, который прописан законодательно.
В первую очередь стоит отметить, что для этого собирается специальная комиссия. В ее составе — обязательно материально ответственные лица, обычно из разных структурных подразделений организации. В их обязанности будет входить поиск и освидетельствование любых обнаруженных неисправностей, повреждений или дефектов.
В качестве объекта, который изучается, может выступать мебель, инструменты, оборудование, ТМЦ, запасы, хозяйственный инвентарь, основные средства, техника, товар и все, что находится на балансе предприятия.
Необходимо не просто зафиксировать в бланке наличие нарушений, следует полностью заполнить акт и указать причину происхождения брака. Нельзя без веских на то оснований производить списание. Кроме того, сам повод обязан быть подтвержден определенной доказательной базой. Существуют инструкции, где четко прописан алгоритм, следует просто действовать по ним. Например, если списываются материалы, могут использовать дополнительные вспомогательные документы.
Что подходит в качестве основания:
Как правильно подготовить и оформить простой акт о списании материалов
Это бумага, которая в обязательном порядке должна включать в себя информацию о фирме и членах комиссии. Необходимо прописывать:
Кто войдет в комиссионный состав — утверждается приказом директора организации или производства. Там же обязательно указывается председатель, который будет отвечать за весь процесс и руководить им.
Когда все данные будут внесены в акт, каждый, кто удостоверял дефектность продукции, должен подписаться. Так подтверждается достоверность всех записанных пунктов.
По итогам мероприятия последним ставит свою подпись председатель. Он проверяет правильность и корректность заполнения, сверяет еще раз при необходимости наименования ценностей, их суммы и стоимость.
Последним заверяет документ руководитель организации. Без его внимания бумага не будет иметь вес.
Если все указано и подсчитано верно, то это документация с юридическим статусом. Давайте разберемся, что это такое относительно акта списания.
На основе данной записи бухгалтерия отражает балансовую стоимость списываемых материалов или других ТМЦ. После этого происходит убыль предприятия из-за утраты. Все это необходимо своевременно отражать в налоговом учете любого юридического лица, чтобы не возникало трудностей со сведением баланса.
У этого документа нет унифицированного образца, поэтому составляют его с учетом простых рекомендаций и обязательных реквизитов. В остальном — форма и порядок полей может быть любым. Главное — чтобы он соответствовал шаблону, который будет официально принят в соответствии с нюансами и особенностями деятельности фирмы.
Давайте разберем, какие пункты обязательны и как обычно выглядит эта бумага.
Документальное оформление списания канцелярских товаров в организации
Содержание
Работа даже самой маленькой организации или предприятия невозможна без канцелярских товаров. Для заключения договоров, заказов материалов, учета имущества и произведенной продукции требуются письменные принадлежности, бумага, дополнительные приспособления. Большая часть этих изделий относятся к расходным материалам, поэтому их требуется регулярно списывать и закупать новые ресурсы.
Списание канцелярских товаров израсходованных на нужды организации, оформляется специальным актом.
Форма
Законодательство не устанавливает специальных бланков для этой процедуры. Документальное оформление списания канцтоваров допускается составлением акта в свободной форме. Практически такое решение имеет некоторые неудобства для подотчетных лиц – ведь для составления официального документа приходится тратить усилия, на приведение его в надлежащий вид. Это обстоятельство легко решается разработкой и утверждением у руководителя организации соответствующего шаблона. Тогда, при необходимости списания канцтоваров в бюджетном учреждении или какого-либо предприятия, надо будет лишь заполнить готовый бланк. Это значительно упростит процедуру и сэкономит время на оформлении документации.
Что относится к канцелярским товарам
Определение канцелярских товаров достаточно расплывчато и иногда вызывает сложности, например, при необходимости списания калькулятора по причине поломки. Если взять указание Инструкции № 157н (пункт 118), в ней указаны следующие канцелярские принадлежности:
Дополнительных разъяснений в нормативной документации нет. В некотором роде канцтовары можно определить как средства для ведения документации, но товароведы причисляют к этой категории чертежные и школьные принадлежности (с пеналами и портфелями) и оргтехнику (в том числе и калькуляторы). Списание бумаги в бюджетном учреждении обычно не составляет труда, но кроме этих изделий, в предлагаемый список следует включить штемпельные подушки, печати, папки, и многие другие товары.
Вызывает затруднения и отнесение канцелярских принадлежностей к основным средствам или материально-производственным запасам предприятия (МПЗ). К позиции материальных запасов относятся изделия, срок службы которых составляет меньше года, а такие предметы как органайзеры, дыроколы, ножницы, подставки под папки, калькуляторы, принтеры и многое другое, служит гораздо дольше.
Бывают и другие затруднения, списать печать в бюджетном учреждении просто так нельзя. Чтобы списать пришедшее в негодность клише, создается комиссия, которая уничтожает изделие так, чтобы оно не могло быть использовано в дальнейшем.
Каучуковые штампы режутся на кусочки, деревянные сжигают. Факт уничтожения подтверждается актом.
В случае возникновения подобных вопросов, следует брать информацию из Общероссийского классификатора видов экономической деятельности, продукции и услуг ОК 004-93.
Для чего производится списание
Любые расходы организации должны подтверждаться документально. Приобретая те или иные письменные принадлежности, приспособления, оргтехнику, предприятие расходует на них деньги. Если не списывать потраченную бумагу, карандаши, ручки, в сведении итогов эта сумма пропадет. Поэтому приходится сначала оприходовать приобретение канцтоваров, потом списывать. Сам процесс проходит в три этапа:
Если решать, на какой счет отнести канцтовары, то следует определить, относится ли данный конкретный предмет к основным средствам или материальным запасам. Предметы, имеющие срок использования менее года и стоимость менее 10000 рублей, относят к материальным запасам. Их списывают сразу после выдачи. Более дорогие изделия относятся к основным средствам, поэтому бухгалтеры должны учитывать амортизацию при их использовании. По окончании расчетного периода их можно списать. Только учитывая стоимость, можно списать калькулятор в бюджетной или иной организации.
Кто может применять данный акт
На вопрос кому можно применять акт о списании и как списывать канцтовары в бухгалтерском учете юристы отвечают, что этот документ подойдет любому предприятию. Его могут применять крупные организации, представители среднего и малого бизнеса. Никакой разницы при использовании разных систем налогообложения нет.
Причины списания канцтоваров в акте
Очень многие организации при указании своих расходов предъявляют документы о покупке канцелярских товаров. Это совершенно неверный подход, потому что налоговики имеют полное право выписать штраф за подобную отчетность. Для работников налоговой службы требуется документации о списании канцтоваров в бухучете.
После предъявления акта о снятии товарно-материальных ценностей с учета, документация приобретает статус легитимности для службы налогов и сборов. Это основное понимание, когда и как правильно списать канцтовары. Опытные специалисты по бухучету рекомендуют составить график для списания.
Акт на списание канцтоваров в 2021 году
Акт для списания канцтоваров дает возможность предприятию уменьшить налогооблагаемую базу, поэтому пренебрежительное отношение к его заполнению нежелательно. При выдаче необходимого количества МПЗ для нужд подразделения, требуется оформить передачу товарно-материальных ценностей требованием-накладной, с перечислением предметов и указанием их количества.
После передачи необходимо создать комиссию в количестве 2 человек или более. Это могут быть руководитель организации и работник бухгалтерии. Назначение утверждается приказом по организации. При оформлении акта требуется решить, на какой счет списать канцтовары. Это может быть проведено как списание основных средств производства (касается предметов стоимостью более 10 тыс. руб.), или как материально-производственных запасов.
Составляется акт (или заполняется готовый шаблон), все наименования списываемых предметов фиксируются. Причиной списания канцтоваров в акте можно указать внутренние нужды. Для бухучета специалисты советуют использовать счета № 10 (материалы), 44 (расходы на продажу), 26 (общехозяйственные расходы) и т. д. Стоимость рекламной продукции (ручки, блокноты, ежедневники, календари с логотипом компании) тоже можно отнести к прочим расходам.
Через три рабочих дня подотчетное лицо должно представить отчетность и подтверждающую документацию.
Образец
Акты для списания канцелярских товаров и других товарно-материальных ценностей составляются просто. Верхний левый угол заполняют наименованием организации, указывают ее адрес. С правой стороны ставится «Утверждаю», оставляется место для подписи, вносится расшифровка подписи директора, дата составления.
Ниже по центру размещается название документа «Акт на списание ТМЦ за…», и указывается период.
В самом документе пишется кор. счет, вписываются члены комиссии. Указывается причина списания канцтоваров и что написать зависит от их цены.
Далее идет перечисление списываемых ресурсов. Перечень лучше оформить таблицей, так он будет лучше читаться. В таблицу вносят:
Нижняя строка отводится под итог, где указывается окончательная стоимость канцелярских товаров. В нижней части члены комиссии подписываются, с указанием должности и расшифровкой подписи. Это основные сведения, которые следует вносить в акт списания товарно-материальных ценностей.