При ведении электронной трудовой книжки что выдается при увольнении
Прием и увольнение сотрудника с электронной трудовой книжкой
Многие бухгалтеры и кадровики столкнулись с новой реальностью — работники с электронными трудовыми приходят устраиваться на работу и увольняются. Что требовать при приеме, какие документы выдавать при расставании с сотрудником, где самим сотрудникам получать о себе данные? Постараемся ответить на самые горячие вопросы в сегодняшней статье.
Работник устраивается в 2020 году на работу впервые, ему оформляется бумажная трудовая книжка или он сразу может выбрать электронную?
Категория впервые трудоустраивающихся в 2020 году не нашла своего места в новом законе, в нем лишь говорится о тех, кто начнет трудовую деятельность с 1 января 2021 года (им сразу необходимо оформлять ЭТК). Поэтому существует две позиции по этому поводу:
Наши эксперты рекомендуют оформить бумажную трудовую книжку при трудоустройстве, т.е. выбрать вариант 1, это безопаснее с точки зрения действующего законодательства.
Допустим, трудовой договор с сотрудником заключен 30 октября, в это же день выпущен приказ, а к работе он приступит только 1 ноября. От какой даты считать срок для подачи сведений СЗВ-ТД?
В соответствии с пунктом 1.8 Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» сведения по форме СЗВ-ТД подаются:
«. в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения). »
Получается срок надо отсчитывать от даты приказа — 30 октября.
На работу принимается сотрудник, перешедший на ЭТК. Какие документы он предъявляет при трудоустройстве?
Как посчитать стаж работнику (для расчета больничного или в других целях), который принес СТД-Р с последнего места работы и больше ничего?
Если ранее сотруднику велась трудовая книжка, он может предъявить и ее тоже, а также запросить сведения, внесенные в электронную трудовую и отсутствующие в предъявленной форме, через МФЦ, ПФР или через личный кабинет на сайте Госуслуг. К тому же при увольнении сотруднику обязаны выдать справку о заработке за последние 2 года, как раз для расчета больничного (справка формы 182н). Если он ее не получил — придется работнику обратиться за документом к бывшему работодателю.
Если сотрудник пришел на работу в качестве совместителя, нужно ли подавать на него сведения СЗВ-ТД?
Обязательно, сведения подаются, как по основной работе, так и по совместительству. А вот ставка в форме не отражается. Для тех, кому размер ставки важен, например, по работникам организаций Крайнего Севера, эта информация указывается в СЗВ-СТАЖ.
При увольнении работнику, который выбрал ЭТК, выдается форма СТД-Р. Нужно вносить туда все сведения или только с момента подачи заявления на ЭТК?
СТД-Р включает информацию обо всех кадровых событиях по работнику в данной организации, включая прием на работу, перемещения, переводы и т.п. и, конечно, увольнение.
Что вообще делать с формой СТД-Р, предъявленной сотрудником — хранить, отдать ему после внесения в документы необходимых сведений, сделать копию?
Никаких требований на этот счет закон не содержит, можно забрать сведения, снять с них копию или просто вернуть работнику. Разумным, вероятно, будет оставление себе копии данных.
Нужно ли подавать сведения СЗВ-ТД на иностранных сотрудников?
На иностранцев распространяются те же правила, что и на граждан России — им необходимо завести (если нет) трудовую книжку, рассказать о вариантах ее ведения и подавать сведения в ПФР.
В какой форме выдавать СТД-Р при увольнении? Как отправить электронный экземпляр?
Можно отправить форму в любом удобном работнику виде — выдать печатный экземпляр или, например, отправить на электронную почту документ, подписанный КЭП (квалифицированной электронной подписью).
Если сотрудник укажет такой вариант в своем заявлении, то можно передать сведения непосредственно новому работодателю через систему электронного документооборота.
Как часто сотрудник может запрашивать сведения СТД-Р?
Сотрудник может неограниченное число раз письменно обращаться за выдачей подобных сведений к работодателю, но на предоставление сведений дается 3 рабочих дня, так то требовать данных «здесь и сейчас» сотрудник не может. А вот при увольнении, для того, чтобы получить СТД-Р, никаких заявлений не нужно, работодатель выдает форму с другими документами в день увольнения.
Какие у вас возникали трудности при оформлении новой формы трудовой, с какими вопросами обращались сотрудники — расскажите о нестандартных ситуациях, возникающих при оформлении СЗВ-ТД и СТД-Р?
Если вы ищете ответы на вопросы — вам помогут наши эксперты.
Сотрудник просит выдать справку СТД-Р. Как это сделать?
В 2020 году появились электронные трудовые книжки. Работники смогли выбрать, продолжать вести книжку на бумаге или перейти на электронный формат. Чтобы подтвердить трудовой стаж сотрудника с электронной трудовой, кадровики выдают справку СТД-Р. Как заполнять и выдавать СТД-Р, разберемся с начальником отдела персонала ООО «РЕФИНИШ АВТОЛАК» Евгенией Авдеевой.
Когда выдать справку СТД-Р
Справку СТД-Р нужно выдать в двух случаях: по заявлению сотрудника или при увольнении.
Работодатель обязан выдавать СТД-Р только тем сотрудникам, которые выбрали электронную трудовую книжку и забрали с работы бумажную (ст. 66.1 ТК РФ). Если сотрудник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме, работодатель может не выдавать СТД-Р. Такой сотрудник сможет получить аналогичную справку СТД-ПФР в МФЦ, Пенсионном фонде или через Госуслуги.
Выдача СТД-Р по заявлению сотрудника
Чтобы получить справку СТД-Р, работник должен написать заявление. Подготовить справку нужно в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
В заявлении работник указывает, как хочет получить СТД-Р — на бумаге или в виде электронного документа. Заявление можно составить в свободной форме. Вот образцы:
Заявление с просьбой выдать бумажную справку СТД-Р 
Заявление с просьбой выдать справку СТД-Р в электронном виде
Выдача СТД-Р при увольнении
При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать СТД-Р. Отдельное заявление на выдачу справки не требуется. Если у сотрудника есть пожелания к форме справки, он может указать их в заявлении на увольнение.
Выдать справку нужно в последний рабочий день. Так, если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, то СТД-Р выдайте в последний рабочий день перед отпуском (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).
Работнику, который не забрал СТД-Р, направьте справку заказным письмом с уведомлением. Работодатель освобождается от ответственности за несвоевременность выдачи справки со дня отправки письма.
Как выдать СТД-Р
Справку выдайте тем способом, который выбрал сотрудник. Если он не указал своих пожеланий, работодатель имеет право выбрать бумажный или электронный формат выдачи самостоятельно. В обоих случаях СТД-Р должна быть заверена надлежащим образом:
Справку можно выдать лично в руки сотруднику, направить заказным письмом или отправить по e-mail.
Как должна выглядеть справка
СТД-Р выдается на бланке, утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты от 20.01.2020 № 23н. В этом же документе прописан порядок заполнения формы.
Справка заполняется индивидуально по работнику. В ней отражаются все сведения о трудовой деятельности сотрудника за период, в котором он работал у вас. Эти сведения берутся из бумажной трудовой книжки и форм СЗВ-ТД.
Условно форму СТД-Р можно поделить на 2 части: верхняя (шапка) и нижняя (табличная).
В шапке указываются следующие данные:
Важно! Если ИНН, присвоенный работодателю, состоит из 10 цифр, то необходимо записать их в первых десяти знакоместах строки, а в последних двух поставить прочерки.
В нижней части (табличной) указываются все данные о трудовой деятельности работника:
| № графы | Тип сведений |
|---|---|
| 1 | порядковый номер кадрового мероприятия в хронологическом порядке |
| 2 | дата кадрового мероприятия в формате «ДД.ММ.ГГГГ» |
| 3 | наименование кадрового мероприятия |
| 4 | должность, профессия, специальность, трудовая функция сотрудника или конкретный вид, поручаемой ему работы |
| 5 | код выполняемой сотрудником функции (заполняется с 1 января 2021 года на основании профстандартов, применяемых работодателем, с 1 июля 2021 года в соответствии с общероссийским классификатором занятий) |
| 6 | причина увольнения (указывается только при прекращении трудового договора, без сокращений, со ссылкой на пункт и часть статьи ТК РФ или другого закона) |
| 7-9 | наименование, дата издания и номер приказа или иного документа, послужившего основанием для кадрового события |
| 10 | отметка об отмене записи (ставится, если сведения о кадровом событии были по какой-либо причине отменены) |
В графе 3 нужно указывать только пять типов кадровых событий:
| Наименование мероприятия | Полное наименование мероприятия |
|---|---|
| ПРИЕМ | Прием на работу (службу) |
| ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
| ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя |
| УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется работодателем с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) |
| УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
Образец заполнения табличной части СТД-Р
Как исправить ошибку в СТД-Р
Если сотрудник заметил неверную запись в СТД-Р, то информацию нужно исправить или аннулировать.
СТД-Р формируется на основании информации в СЗВ-ТД. Поэтому, если обнаружена ошибка, надо исправить СЗВ-ТД и отправить в ПФР, а потом заново формировать СТД-Р. Если будет исправлена только СТД-Р, возникнет расхождение с базой Пенсионного фонда (с формой СТД-ПФР).
Чтобы полностью аннулировать запись, нужно заполнить в отношении кадрового мероприятия все графы с 1 по 9, а в графе 10 поставить «Х». Например, если кадровик ошибочно отразил запись об увольнении, которого не было, надо просто поставить «Х» в графе 10 соответствующей строки.
Чтобы исправить запись, нужно сначала отменить неправильную запись, проставив «Х» в графе 10, а затем заполнить следующую строку верными данными.
Пример исправления ошибки в справке СТД-Р. Секретарь Татьяна была принята на работу 12.07.2018. Она уволилась 20.08.2021 и в день увольнения получила справку СТД-Р. Через неделю Татьяна заметила, что кадровик ошибся в дате увольнения. Она обратилась к бывшему работодателю за исправленной формой. Работодатель сдал в ПФР исправленную СЗВ-ТД, а затем выдал Татьяне справку СТД-Р с верными данными.
Образец СТД-Р с исправленной ошибкой
Ответственность за непредоставление справки СТД-Р
За непредоставление СТД-Р в установленные сроки работодателю грозят санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.
| Вид нарушения | Ответственное лицо | Размер штрафов (руб.) |
|---|---|---|
| Первичное нарушение | Должностное лицо | 1 000 — 5 000 или предупреждение |
| ИП | 1 000 — 5 000 | |
| Юридическое лицо | 30 000 — 50 000 | |
| Повторное нарушение | Должностное лицо | 10 000 — 20 000 или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет |
| ИП | 10 000 — 20 000 | |
| Юридическое лицо | 50 000 — 70 000 |
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Что делать работодателю в связи с переходом на электронные трудовые
Что сделать в 2020 году
1. Начать сдавать отчет СЗВ-ТД
Чтобы у Пенсионного фонда появились данные о гражданине как о работнике, работодатели с этого года сдают специальный отчет СЗВ-ТД. По окончании каждого календарного месяца нужно отчитаться о прошедших кадровых мероприятиях:
Помимо этого, СЗВ-ТД также подают, если компанию переименовали, работнику присвоили разряд по профессии, а также в случае получения работником судебного запрета занимать определенную должность.
Если ничего из перечисленного в этом месяце не случилось, отчет отправлять не надо. Но когда в течение 2020 года у какого-то из ваших работников что-то из перечисленного произойдет впервые, вам нужно будет будет подать об этом сотруднике отчет и заодно отразить в нем последнее кадровое событие, которое у него состоялось на 1 января 2020 года.
И по всем последующим кадровым мероприятиям в течение 2020 года в отношении сотрудников, на которых вы еще не подавали сведения в ПФР, нужно поступить так же.
Отчет СЗВ-ТД сдают до 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошли кадровые мероприятия. Если вы по какой-то причине не сдали отчет за предыдущие месяцы 2020 года, в которых произошли прием, переводы или увольнения, отправьте эти сведения в Пенсионный фонд с опозданием. Пока никаких штрафов за несвоевременную сдачу отчетов нет.
Внимание: в связи с тем, что из-за эпидемии коронавируса службе занятости пришлось перейти на онлайн-регистрацию граждан в качестве безработных, для этого понадобилось быстрое поступление в Пенсионный фонд сведений о приеме на работу и увольнениях. Пункт 6 Временных правил регистрации граждан в качестве безработных, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.04.2020 № 460, теперь требует подавать такие сведения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу (увольнения), а также издания иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Подавать сведения нужно по форме, утвержденной Пенсионным фондом.
2. Уведомить работников о переходе на электронные трудовые
Уведомление работникам составляют в произвольном виде, обязательной формы нет. Но важно указать работнику на то, что до 31 декабря 2020 года нужно решить судьбу своей бумажной трудовой книжки:
Решение сотрудника оформляется письменным заявлением, которое он подает работодателю до конца года.
Уведомить всех работником нужно до 30 июня 2020 года. Роструд обещал выборочно проверить, как работодатели выполняют требование.
Если работники в длительных отпусках, на больничном или в командировках, то правило о крайнем сроке не применяется. Таких сотрудников нужно уведомить в день выхода на работу. Точно так же — с теми, кто устроится на работу во втором полугодии 2020 года.
3. Скорректировать внутренние документы
В локальных актах компании, где упоминается трудовая книжка, нужно также указать новый документ — сведения о трудовой деятельности работника. Это точно требуется в Правилах внутреннего трудового распорядка в разделах о приеме на работу и увольнении. В других документах компании трудовая книжка тоже может упоминаться, обычно это связано с предоставлением каких-то компенсаций, которые зависят от стажа работы сотрудника.
Поднимите все кадровые документы и проверьте, что в них сказано насчет трудовой книжки. Упоминание о ней не вычищайте — бумажные трудовые также придется продолжать вести по желанию работников. Просто после упоминания в локальных документах трудовой книжки добавьте, что работник предоставляет вместо нее сведения о трудовой деятельности, а работодатель выдает эти сведения при увольнении в случаях, когда это требуется по закону (про эти случаи говорится в ст. 66.1 и 84.1 Трудового кодекса).
Если у вас микропредприятие (до 15 сотрудников и годовой доход не более 120 миллионов рублей, вы внесены в специальный реестр), то вас этот пункт, скорее всего, не касается. Микропредприятия могут не утверждать у себя локальные нормативные акты.
4. Установить порядок электронных запросов сведений о трудовой деятельности
Нужно установить порядок, в котором сотрудники смогут запрашивать сведения о трудовой деятельности. Дело в том, что они могут делать такие запросы не только в бумажном виде, но и по электронной почте на электронный адрес работодателя. Отреагировать на это письмо и предоставить сведения необходимо за три рабочих дня.
Поэтому в интересах работодателя организовать всё так, чтобы подобные обращения не терялись. Лучше установить конкретный адрес электронной почты и назначить ответственного за регулярный мониторинг этого почтового ящика. Также можно установить требования к заявлению сотрудника по выдаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Если у компании есть корпоративная CRM-система, с помощью которой сотрудники запрашивают справки и иные кадровые документы, это также надо описать в порядке предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Такой порядок можно расписать в Правилах внутреннего трудового распорядка или любом другом локальном документе на выбор работодателя. Например, если у вас микропредприятие и нет локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения, можно просто издать приказ, утверждающий такой порядок.
В любом случае с этим документом работников нужно ознакомить в письменном виде до конца 2020 года.
5. Получить заявления об отказе или сохранении бумажной трудовой
Работники, которых вы уведомили о переходе на электронные трудовые книжки, должны решить, сохранять бумажный документ или нет. Срок — до 31.12.2020 включительно.
Автоматически перевести всех на «электронку» нельзя. Работники думают до конца года, и подгонять их тоже нельзя. Те, кто проигнорирует уведомление работодателя и не подаст никакого заявления, по умолчанию будут считаться решившими сохранить бумажную книжку. Эти «молчуны», а также те, кто подаст заявление о продолжении вести бумажную книжку, смогут в дальнейшем передумать и перейти на «электронку». Это можно будет сделать как в течение 2020 года, так и в любом следующем году. А вот те, кто сразу решится на «электронку», поменять потом свое решение не смогут. Обратно вернуться к бумажной трудовой книжке нельзя.
6. Отразить выбор того или иного формата в отчете СЗВ-ТД
Подача работником работодателю того или иного заявления (о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажной трудовой книжки) считается кадровым мероприятием для отчета СЗВ-ТД. Отражайте его, когда будете отчитываться за тот месяц, когда работник сообщил вам о своем выборе. Если в этом месяце, помимо подачи заявления, у сотрудника был перевод на другую должность или другое событие, отражайте всё в одном отчете в разных строках.
Что делать в 2021 году
1. Сдавать отчет СЗВ-ТД в новые сроки
В 2021 году сроки по сдаче отчета в Пенсионный фонд изменятся. О приеме или увольнении сотрудника придется отчитываться сразу после трудоустройства или расторжения договора. Крайняя дата — следующий рабочий день. А вот о переводах и иных кадровых мероприятиях сведения надо будет подавать по-старому — до 15-го числа следующего месяца.
2. Выдать трудовые книжки тем, кто отказался от их ведения
В 2021 году выдайте трудовые книжки тем работникам, которые написали заявления об отказе от них. Сделайте в трудовых книжках последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Только объясните сотрудникам, что отказ от ведения бумажной трудовой книжки не значит, что ее теперь можно выкинуть. В электронной трудовой будут сведения о работе только начиная с 2020 года. Поэтому при трудоустройстве к новому работодателю работник предоставит и электронные сведения, и бумажную трудовую. Однако теперь работодатель просто ознакомится с ее содержанием, возможно, снимет копию, а затем отдаст назад работнику. Никаких записей при трудоустройстве вносить в трудовую книжку, от дальнейшего ведения которой сотрудник отказался, не нужно.
3. Продолжить вести бумажные трудовые тем, кто не отказался от них
Для тех, кто решил оставить бумажную трудовую, ничего не изменится —работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку по старым правилам, но так же, как и на остальных работников, будет заполнять отчет СЗВ-ТД.
4. Выдавать сведения о трудовой деятельности
При увольнении работников, которые отказались от бумажной трудовой, работодатель должен выдать вместо нее сведения о трудовой деятельности. Это специальная форма СТД-Р. По желанию работника ее можно предоставлять в электронном виде, например отправить файл на электронную почту, а можно в виде подписанной бумажной распечатки с печатью.
Работник имеет право запросить сведения из электронной трудовой также в период работы в компании. По аналогии с другими рабочими документами работодатель обязан их предоставить в течение трех рабочих дней с даты получения заявления. Их также можно получить как в бумажном виде с подписью и печатью, так и в электронном виде.
Есть важный момент: тем сотрудникам, которые сохранили бумажную трудовую, работодатель не должен предоставлять сведения из электронной трудовой. Они будут их получать самостоятельно в МФЦ, отделении Пенсионного фонда или на сайте госуслуг.
5. Оформлять новых сотрудников на работу по новым правилам
Новые сотрудники должны будут предъявлять новому работодателю как бумажную трудовую книжку (если она у них была заведена), так и сведения о трудовой деятельности, полученные либо у прежнего работодателя (форма СТД-Р), либо самостоятельно. Если в трудовой книжке будет запись о том, что она выдана на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, а в сведениях о трудовой деятельности сказано, что этот человек отказался от бумажной трудовой, значит, делать в книжке запись о приеме на работу не нужно. Вы подадите только отчет в Пенсионный фонд (СЗВ-ТД).
Если же в трудовой книжке записи о ее выдаче на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ нет, а есть обычная запись об увольнении с прежнего места, и в сведениях о трудовой деятельности не сказано, что сотрудник отказался от бумажной трудовой, значит, нужно, как раньше, сделать в его трудовой книжке запись о приеме на работу, оставить книжку у себя. Но еще и подать отчет СЗВ-ТД.
А вот обязанности заводить бумажные трудовые книжки тем новым сотрудникам, у которых их никогда не было, у работодателей больше не будет. Новички рынка труда автоматически будут «получать» только электронные трудовые.
Если бумажная трудовая книжка у нового сотрудника до 2021 года была, но он ее потерял или она испорчена, он, как и сейчас, сможет потребовать, чтобы работодатель завел ему новую трудовую.
Десять самых важных вопросов об электронной трудовой книжке
С 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим гражданам документа. В связи с этим в Отделение ПФР по Ростовской области поступают вопросы от жителей нашей области: сохранится ли привычная бумажная версия документа, появится ли новый вид отчетности в Пенсионный фонд для работодателей, есть ли гарантии, что все оцифрованные данные будут надежно защищены.
Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если работник не подаст никакого заявления до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности граждан работодатели должны будут представлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа (если в истекшем месяце происходили кадровые изменения).
С 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, который является основанием для приема на работу или увольнения.
Информационная система ПФР аттестована как система учёта и обработки персональных данных высокого уровня и соответствует всем требованиям в области защиты информации. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Аналогично другой отчетности в ПФР по электронным каналам связи.
Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на Портале госуслуг.
Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:
По составу данных обе книжки идентичны.
Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.
При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде. В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.
Если подано заявление о выборе электронной формы внесения сведений о трудовой деятельности, то бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки, далее информация предоставляется только в электронном виде. Возврат к ведению трудовой книжки на бумаге в этом случае не предусмотрен.