Превышена сумма зачета аванса списание безналичных дс что значит
«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): как управлять зачетом авансов и погашением задолженности (+ видео)?
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.72.66.
В соответствии с законодательством по бухгалтерскому учету авансы (как полученные от покупателя, так и выданные поставщику) должны учитываться обособленно от расчетов (см. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н; п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п.п. 3, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).
В налоговом учете по НДС авансы также отражаются отдельно (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).
По умолчанию в «1С:Бухгалтерии 8» для всех документов учетной системы применяется автоматический способ зачета авансов и погашения задолженности, суть которого сводится к следующему:
Управлять погашением задолженности позволяет реквизит Погашение задолженности, доступный в формах документов Поступление на расчетный счет, Списание с расчетного счета, Поступление наличных и Выдача наличных. По умолчанию реквизит Погашение задолженности принимает значение Автоматически. При выборе способа погашения задолженности По документу требуется указать документ реализации (документ поступления), задолженность по которому следует погашать. Если выбран способ Не погашать – имеющиеся задолженности погашаться не будут.
Расчеты с контрагентами в «1С:Управление торговлей 8», ред. 11: проверяем и исправляем ошибки
Для многих пользователей «1С:Управление торговлей 8» важен контроль оплаты отгрузок и корректность ведения расчетов с контрагентами. Специалист линии консультаций Елена Трифонова дает рекомендации по проверке расчетов с контрагентами и исправлению возможных ошибок.
С чего начать проверку
Можно воспользоваться отчетом «Ведомость расчетов с клиентами» и посмотреть наличие развернутого сальдо – одновременных сумм в колонках «Наш долг» и «Долг контрагента», как на рисунке:
Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить)
Данный отчет находится в разделе «Продажи» – «Отчеты по продажам». Для удобства лучше зайти в настройки и добавить галочку в структуре – «Объект расчетов».
Чем опасно развернутое сальдо
Как правило, развернутое сальдо означает, что по контрагенту есть оплаты, не погасившие имеющуюся задолженность, а висящие как авансы. Следовательно, такие отчеты как «Задолженность по срокам» или «Валовая прибыль по полной оплате отгрузок» покажут некорректные данные, исказится информация об эффективности работы менеджеров.
В нашем примере по контрагенту «ИнноТрейд» (Рис. 1): четыре документа «Реализации товаров», которые числятся неоплаченными, и два документа «Поступления безналичных ДС»; одно поступление отнесено на «Договор продажи», а другое вовсе без договора.
Что можно сделать для исправления
Самый простой способ – создать документ «Взаимозачет задолженности». Заходим в раздел «Казначейство» – «Взаимозачеты и списания задолженности» – «Взаимозачет задолженности», заполняем «Организацию», «Дебитора» и «Кредитора» и нажимаем «Рассчитать взаимозачет».
Видим, что программа сама подобрала документы для закрытия нашей задолженности и долга контрагента. Итого будет зачтено 91515,31 руб., а реализации, подобранные в документе, станут оплаченными.
Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить)
Возможно, вам будет нужен взаимозачет не на всю сумму, например, платеж в 58 000 так и должен являться авансом, то можно скорректировать строки и суммы вручную (на закладке «Кредиторская задолженность»), а затем воспользоваться кнопкой «Заполнить по кредиторской задолженности», либо «Подобрать по остаткам».
Если вы хотите установить точную причину ошибки и внести исправления в документы, есть два варианта:
1) Сделать «Зачет оплаты в документе отгрузки» («Заказ», если расчеты по заказам, или «Реализация», если расчеты по накладным);
2) «Подбор по остаткам» в документе «Поступление безналичных ДС».
Принципиальной разницы между этими вариантами нет, но я рекомендую работать с тем документом, который проведен позже. В нашем примере это «Поступление ДС», мы можем перейти к нему прямо из отчета, нажав на него правой кнопкой мыши и выбрав «Открыть».
Рис. 3 (нажмите, чтобы увеличить)
Затем мы переходим на закладку «Расшифровка платежа» и нажимаем «Подобрать по остаткам». Для удобства имеющиеся строки лучше удалить, тогда программа сама разобьет сумму при подборе. Перед подбором программа попросит отменить проведение документа – просто нажмите «Да».
Рис. 4 (нажмите, чтобы увеличить)
В табличной части «Подбор по расчетам» вы увидите список неоплаченных заказов, реализаций, а также договоров с видом расчетов «По договорам». По умолчанию сумма оплаты распределится сначала на самые ранние документы задолженности, но можно скорректировать распределение вручную.
Рис. 5 (нажмите, чтобы увеличить)
Затем нажмите «Перенести в документ» и при необходимости заполните «Статью движения денежных средств». Теперь платеж привязан к документу реализации и погашает задолженность по нему.
Важное уточнение: если вы решили исправить параметры договора с контрагентом (например, перейти на расчеты по заказам или наоборот по договорам, или ввели «Соглашение» с обязательным указанием договора, или изменили валюту договора), то для корректного закрытия взаиморасчетов и сохранения цепочки «заказ – реализация – оплата» нужно перевыбрать договор во всех документах, где он был использован (нажать на «три точки» и снова выбрать договор из списка). Увидеть все эти документы можно из карточки договора по ссылке «Документы» в верхней части.
Рис. 6 (нажмите, чтобы увеличить)
Расчеты с поставщиками можно проверить и скорректировать аналогичным способом, сформировав отчет «Ведомость по расчетам с поставщиками» в разделе «Закупки» – «Отчеты по закупкам». Для заполнения «Взаимозачета по поставщику» нужно выбрать в шапке вместо «Клиент» – «Поставщик».
Подбор по остаткам в «Списаниях ДС» выполняется по тому же принципу, что и в «Поступлениях».
Поиск и зачет незачтенных авансов
1. Выберем настройки отчета:
2. Сформируем отчет и начнем искать ошибки:
мы видим, что поступление на счет произошло позже чем отгрузка, это видно по дате и времени документов.
открываем последний в цепочке документ.
и в отчете видим что всё зачлось.
и в окончательной сверке видим, что всё стало правильно
Ошибка № 2. Не зачтен аванс при отгрузке
Снова видим что одна и та же сумма по заказу и в нашем долге и в долге контрагента, а общая задолженность 0.
в расшифровке отчета видим, что в этом случае отгрузка произошла позже оплаты, но аванс по какой-то причине всё равно не зачелся (возможно документ оплаты записали датой раньше отгрузки, но провели позже проведения документа отгрузки)
необходимо открыть документ отгрузки (в случае нескольких документов, последовательно открыть их поочереди, предварительно сняв с них проведение.)
мы видим в документе. что сумма расчетов = 0, то есть аванс не зачелся при отгрузке чаще всего достаточно нажать кнопку «провести» и аванс зачтется. но можно и зачесть для надежности его вручную, для этого нажимаем кнопку (на которую указывает розовая стрелка)
мы видим, что в таблице зачета предоплаты, как раз висит аванс ровно на требуемую сумму по этому же заказу. эту сумму мы и зачитываем.
после проведения получаем следующую картину, что всё прекрасно зачлось и долгов по дебету и кредиту нет.
Ошибка № 3. Зачет аванса с ввода остатков.
Аванс введенный через ввод остатков зачитывается немного по особому. его сразу видно, в отчете, ввиду отсутствия параметров документа заказ
в расшифровке видим, что на 01.01.2013 у поставщика был долг перед нами, и он совершил нам оплату
видимо что необходимо признак аванса установить в «нет» и выбрать псевдо документ отгрузки (обращаю внимание, что этот документ без суммы и не проведенный. так как создан автоматически документом ввода остатков)
видим что долг зачелся
Ошибка № 4. Выбор не правильных договоров
Списание безналичных денежных средств в 1С:Управление торговлей 8 ред.11.2
Списание безналичных денежных средств в 1С:Управление торговлей 8 ред.11.2
Список все документов Списания ДС с расчетного счета находится в раздел Казначейство → журнал Безналичные платежи.
Создавать документы Списания безналичных ДС есть возможность как по кнопке создать выбрав подходящий вид операций.
Возможные операции в документе Списания:
В программе реализована возможность создавать Списание безналичных ДС и на основании документов поставщика. Для этого переходим на закладку К оплате и выбираем хозяйственную операцию из списка.
Некоторые из возможных вариантов операции при условии использования Заявки на расходование ДС:
Если наше предприятие использует в программе Заявки на расходование ДС, то в документах списания обязательно указывается Заявка на расходование.
Если Заявки не используются, то Основанием платежа могут быть расчетные документы и возвраты от клиентов.
Мы в своем примере используем Заявки на расходование ДС. Выбираем в списке соответствующую Заявку и нажимаем Оплатить. (Рис. 1).
Рис.1
В результате чего будет сформировано документ Списания безналичных ДС. Сотруднику остается только заполнить данные о номере и дату документа по банку. (Рис.2).
Рис.2
Если мы создали документ и не установили значение Проведено банком, документ регистрирует наше намеренье оплаты с расчетного счета. После подтверждения мы можем установить значение Проведено банком, непосредственно из журнала. (Рис.3).
Рис.3
Если необходимо отразить Возврат денежных средств клиенту на его расчетный счет, то оформляем документ Списания безналичных ДС используя соответствующий вид операции.
Мы используем Заявки, поэтому перейдя на закладку К оплате и выбрав соответствующий вид операции, в списке отражается нужная нам Заявка. (Рис.4). 
Рис.4
Нажимаем Оплатить, в созданном документе сверяем данные, поле Заявка у нас заполнилась автоматически, если есть подтверждение банка устанавливаем флажок Проведено банком и проводим документ. (Рис.5). 
Рис.5
Зачет авансов в 1С 8.3 Бухгалтерия
Авансом принято называть предоплату, а именно те денежные средства, которые покупателем будут перечислены продавцу. Данная сумма может передаваться и в счет не реализованных товаров, и за используемые услуги. При этом к доходам организации аванс на сегодня не относят. О том, как реализован зачет авансов в 1С, подробно расскажет эта статья. Рассмотренный в ней алгоритм касается процедуры зачета полученных и выданных авансов. Следует отметить и то, что методов зачета аванса реализовано сразу несколько. Каждый из них будет по-своему эффективным.
При первом варианте аванс будет зачтен «Автоматически». Каждый выданный (полученный) аванс будет учитываться документом, фиксирующим поступление (реализацию). Самой удобной описанная процедура окажется в том случае, когда расчеты между сторонами осуществляются по договору целиком. При использовании же конкретных счетов или документов поступления (реализации) пользоваться данным вариантом не совсем целесообразно.
Допустим, что аванс на 10 тыс. руб. по Договору № 1 передается покупателем (то есть ООО «Магазин №23») на указанный продавцом (Торговый дом «Комплексный» ООО) расчетный счет. Далее осуществляется сама реализация продукции (в данном случае на 15 тыс. рублей).
Факт, указывающий на начисление аванса, отражается созданием специального документа «Поступление на расчетный счет». При этом в поле с названием «Погашение задолженности» устанавливается соответствующее значение – «Автоматически».
Как только покупатель перечислит оговоренный аванс, следует перейти к оформлению документа «Реализация товаров». Указан будет и способ зачисления аванса – в данном случае ему соответствует статус «Автоматически».
Далее следует провести сам документ реализации и взглянуть на полученные проводки.
Зачет аванса покупателя будет отражен уже второй проводкой. В том случае, когда аванс мы перечислим нашему поставщику, процедура его зачета будет осуществляться аналогично. Речь может идти о документе «Списание с расчетного счета». Следующим шагом станет оформление документа «Поступление товаров».
Теперь перейдем ко второму варианту метода зачета аванса «По документу». Каждую реализацию (поступление) в данном случае выполняют под конкретный аванс. По конкретную реализацию (поступление) осуществляется и последующая оплата. Данным вариантом удобнее пользоваться в той ситуации, когда расчеты проводятся для конкретных документов.
Допустим, от нашей организации Торговый дом «Комплексный» ООО аванс на 5 тыс. руб. перечисляется поставщику ООО Этнопарк «Перун» (перечисление аванса предусмотрено Договором №2, а также конкретным документом расчетов с контрагентом). Далее от контрагента получаем заказанный товар. Данные по проведенной операции оформим в программе.
После оформления необходимых товаров воспользуемся документом и займемся выбором необходимого способа зачета аванса (соответствующая ссылка помещена в шапке).
Ищем окно с названием «Расчеты», где выбираем способ «По документу». После чего жмем кнопку «Добавить». После перехода к следующему окну выбираем наш документ, указывающий на списание с расчетного счета. Далее переходим к заполнению табличной части выбранными товарами и уже затем проводим документ. Смотрим на полученные проводки.
Зачет аванса поставщику будет проходить самой первой проводкой.
Теперь познакомимся с третьим вариантом «Не зачитывать». Для зачета аванса используется документ «Корректировка долга». Потребуется перейти к разделу программы «Покупки» либо к разделу «Продажи» (с последующим выбором пункта «Корректировка долга»). Далее на поле «Вид операции» необходимо указать значение «Зачет авансов», а также заполнить оставшиеся пустые поля. Заполнение табличных частей выполняется по кнопке «Заполнить» либо ручным способом.