Представьте что вам нужно рассказать своей команде что такое ключевые показатели эффективности
Ключевые показатели эффективности предприятия (KPI)
У всех есть мечты. Все действия начинаются с приблизительного представления о том, как все должно быть. Но само собой разумеется, что мечты или даже цели недостаточно для их реализации. Чтобы достичь цели, необходимо предпринимать постоянные действия. Как именно организации должны знать, достигли ли они своих целей?
На корпоративном языке сокращение KPI или ключевой показатель эффективности используется часто и не зря. KPI помогает компаниям превратить расплывчатые идеи в конкретные, действенные планы с определенными значениями. Давайте подробнее рассмотрим, что такое KPI, почему они так важны и как вы можете использовать их, чтобы поднять производительность на новый уровень.
Что такое ключевые показатели эффективности?
Investopedia определяет ключевой показатель эффективности (KPI) как «набор поддающихся количественной оценке показателей, которые компания использует для оценки своей эффективности с течением времени. Эти показатели используются для определения прогресса компании в достижении ее стратегических целей». Проще говоря, KPI – это система показателей, которая показывает, насколько хорошо у вас идут дела.
Четыре типа KPI, которые можно использовать для измерения производительности всех частей компании:
Вот некоторые примеры популярных KPI:
Это просто самые распространенные ключевые показатели эффективности, которые вы можете использовать для определения наиболее общих бизнес-функций. По мере того, как мы углубляемся в детали, подфункции в каждом отделе также могут иметь свои собственные KPI. Но легче сказать, чем сделать, найти правильные ключевые показатели эффективности, соответствующие стилю работы и целям вашей организации. Простое использование наиболее популярных вариантов может работать или не работать, если руководство не имеет четкого представления о том, что они означают.
Поиск ключевых показателей эффективности, соответствующих уникальной культуре и целям вашей компании
Проблема с KPI в том, что они определяются целью компании. Таким образом, даже несмотря на то, что есть некоторые общепринятые KPI, актуальны они для вашей компании или нет, полностью зависит от того, каких целей вы хотите достичь. Вот несколько советов, которые помогут вам найти и использовать правильные KPI.
Лучше меньше, да лучше: каждая функция компании может иметь несколько ключевых показателей эффективности, каждый из которых на первый взгляд может показаться актуальным. Однако, поскольку отслеживание KPI является трудоемким делом, подумайте о том, чтобы сосредоточиться только на наиболее актуальных показателях.
Например, в электронной коммерции легко найти такие показатели, как показатель кликабельности (CTR), коэффициент подписки, коэффициент конверсии и т. д. Хотя все они, несомненно, важны, на каком KPI вам следует сосредоточиться, будет зависеть от того, где вам нужно улучшение.
Итак, предположим, что ваш веб-сайт получает постоянный поток качественного трафика, но у вас возникают проблемы с преобразованием подписчиков в платящих клиентов. В таком случае лучше ориентироваться на коэффициент конверсии, а не на CTR.
Используйте KPI, которые лучше подходят для вашей компании: различные KPI станут актуальными по мере того, как компания движется по циклу роста. Компании на раннем этапе будут сосредоточены на KPI, которые измеряют валидацию бизнес-модели, в отличие от компаний, находящихся на этапе после запуска, для которых важнее затраты на привлечение клиентов, удовлетворенность клиентов и доходы. Вот несколько ключевых показателей эффективности, на которые следует обращать внимание на каждом этапе цикла роста.
Используйте отраслевые KPI: как и на этапе роста вашей компании, выбранная вами отрасль будет иметь прямое отношение к тому, какие KPI будут иметь отношение к вам. Например, для производственной компании более интересными будут такие ключевые показатели эффективности, как отставание, оборот и общее время цикла, в то время как SaaS-компания сочтет более актуальными средний доход на аккаунт, количество уникальных посетителей, стоимость привлечения клиентов, скорость обработки лидов и коэффициент конверсии подписчиков в клиентов.
Создавайте SMART KPI: нет, это не просто продуманные индикаторы. SMART расшифровывается как «Конкретные измеримые достижимые, релевантные и ограниченные по времени».
Задавая правильные вопросы, вы можете гарантировать, что ваши KPI останутся актуальными для вашей организации и целей. Кроме того, рассмотрите возможность добавления проверки в процесс создания, чтобы убедиться, что KPI всегда соответствует критериям SMART.
Типичные ошибки компаний при выборе KPI
Как было сказано ранее, одна из самых серьезных проблем с ключевыми показателями эффективности заключается в том, что их очень легко установить на неправильные. Вот несколько вещей, на которые стоит обратить внимание.
Подведем итог
Как гласит старая пословица, то, что измеряется, становится лучше. Благодаря огромному количеству данных, к которым современные организации имеют доступ сегодня, у них есть беспрецедентные возможности для улучшения и предоставления еще более удивительных продуктов и услуг. Но, как следствие всех данных, паралич анализа постоянно высок, поэтому грамотное установление правильных KPI становится все более важным, поскольку они помогут вам выбрать правильные наборы данных, на которых нужно сосредоточиться.
Еще один ключевой аспект заключается в том, что, хотя установка правильных ключевых показателей эффективности имеет решающее значение, они никогда не должны становиться святым Граалем всей продуктивности. Придавая слишком большое значение KPI, руководство может воздерживаться от их изменения или даже замены в случае необходимости. Ваши KPI – это инструменты, используйте их для достижения любых результатов, для которых они были созданы, и отбрасывайте их, если они перерастут свою полезность или окажутся бесполезными.
Предприниматель с опытом в сфере франчайзинговых продаж, операций, маркетинга, переговоров по ценам, консалтинга и бухгалтерского учета.
KPI (ключевые показатели эффективности): значение, примеры, особенности расчета
Доказано: сотрудники любой компании работают в разы эффективней, если перед ними стоят конкретные задачи и предусмотрены «плюшки» за их безукоризненное выполнение.
В этой статье мы расскажем, что такое KPI сотрудников (ключевые показатели эффективности), как их рассчитать, а затем безболезненно внедрить в работу организации.
Что такое KPI?
KPI (расшифровка аббревиатуры: Key Performance Indicator) — количественно измеримый показатель эффективности конкретной деятельности и фактически полученных результатов.
Итак, если говорить о KPI в интернет-маркетинге, то их можно разделить на 4 группы:
Например, если вы хотите, чтобы в этом месяце ваша компания продала на 20 % больше, значит количество успешных сделок — это KPI для отдела продаж. Если вы поставили цель заполучить 200 новых клиентов, то количество привлеченных покупателей — KPI интернет-маркетолога.
Но важно понимать, что достижение ключевых целей компании напрямую зависит от качественного выполнения плановых задач всеми сотрудниками отделов предприятия.
Нельзя перевести отдел продаж на такую систему, а маркетологов и производство оставить на фиксированной ставке. Работа менеджера по продажам напрямую зависит от результатов деятельности маркетингового отдела (продвижение продукта, развитие бренда, реклама, привлечение потенциальной ЦА и т.д.) и от бесперебойной работы производства (качество продукта, скорость изготовления, объемы).
Если менеджеры материально мотивированы, то другие отделы, работающие на «фиксе», вряд ли будут предпринимать какие-либо лишние телодвижения ради того, чтобы менеджеры выполнили свой план.
Все подразделения должны работать сообща ради общего блага — достижения цели компании.
Нужно ли внедрять KPI в бизнес?
Система оценки KPI в последнее время стала неотъемлемой частью построения эффективного бизнеса. Особенно это касается предприятий, задействованных в торговле, где крайне необходима четкая система анализа работы каждого подразделение, учет расходов и продаж.
Стоит подчеркнуть, что ключевые показатели эффективности деятельности организации успешно применяются в крупных предприятиях, имеющих четкую структуру подразделений и управленцев.
Используя расчет показателей продуктивности, руководитель может объективно оценить работу каждого отдельного сотрудника в конкретных цифрах, а также определить наименее эффективных людей в своей компании. Далее — мотивировать их на выполнение задач, а если результат по-прежнему будет неудовлетворительным — заменить на более продуктивных специалистов.
KPI используется не только для оценки эффективности работы, но и для построения мотивационной системы персонала в процессе геймификации бизнеса. Суть KPI, как и любой другой системы мотивации сотрудников, состоит в том, чтобы объединить цели конкретного работника с общими целями компании. То есть желание вашего специалиста зарабатывать больше должно логично пересекаться со стремлением выполнить и перевыполнить конкретный план.
Далее мы поговорим о том, для чего нужны KPI интернет-маркетологу, как их правильно составить.
Как разработать KPI интернет-маркетолога?
Давайте подробнее рассмотрим KPI (ключевые показатели эффективности) и примеры их применения.
Прежде всего необходимо решить, какие задачи в вашей компании выполняет интернет-маркетолог. Важно учитывать, что формула расчета KPI сработает только в том случае, если показатели по задачам маркетолога математически измеримы и зависят от самого специалиста.
5 показателей эффективности маркетолога:
Для выполнения этих задач маркетологу выделяются определенные человеческие (дизайнеры, аналитики, копирайтеры, программисты и т.д.) и материальные ресурсы. Без контролируемого бюджета вы не сможете соотнести потраченные ресурсы с полученным результатом маркетолога.
Чтобы запустить систему, вам необходимо:
Кроме того, чтобы организовать процесс постановки задач, оперативно вносить данные и обеспечить контроль выполнения KPI, необходимо внедрить CMS-систему, в крайнем случае воспользоваться функционалом Excel.
Расчет KPI на конкретном примере
Как рассчитать KPI? Давайте разберем на примере маркетолога интернет-магазина.
Шаг 1. Выбираем 3 ключевых показателя эффективности маркетолога (рекомендуется брать 3-5 показателей):
1 — количество привлеченных клиентов на сайт;
2 — количество повторных покупок существующих клиентов;
3 — число положительных отзывов, рекомендаций, оставленных после покупки на сайте и в социальных сетях магазина.
Шаг 2. Определяем вес каждого показателя. Общая сумма весов равна 1. Максимальный вес относим к наиболее важному (приоритетному) показателю и получаем:
Шаг 3. Анализируем статистические данные за последние полгода по каждому показателю и составляем план:
Шаг 4. Ведем расчет KPI, пример которого ниже:
Цель — это плановый результат, которого должен достичь маркетолог, факт — фактически достигнутый показатель.
Мы видим, что маркетолог выполнил план не полностью, но общий показатель равен 113,7 %, что является более чем удовлетворительным результатом.
Если индекс ключевых показателей эффективности менее 99 %, переменная часть вознаграждения (премия) пропорционально уменьшается.
Благодаря такой таблице мы видим проблемную зону, с которой маркетолог не справился. Возможно, это результат неправильной стратегии повышения лояльности клиента. С другой стороны, задача могла быть провалена по причине неадекватного плана. Так или иначе, этот участок необходимо взять на контроль. В случае, если ситуация не улучшится, стоит пересмотреть требования KPI.
Придерживаясь этой логики, вы поймете, что такое KPI в продажах, на производстве и других подразделениях, как их нужно рассчитывать и внедрять.
Формат расчета может меняться в зависимости от поставленных целей. В него могут включаться новые значения. Например, вводится показатель числа выполненных, невыполненных целей, подключается система штрафов за низкие результаты по приоритетным позициям плана.
Например, если план выполнен менее, чем на 70 %, то переменная часть вознаграждения может вовсе не выплачиваться сотруднику.
Существует и такой вариант системы вознаграждения за выполнение плана продаж:
Как мотивировать команду на выполнение KPI
Мотивировать команду на продуктивную работу можно не только деньгами. Приятные бонусы, подарки, дополнительные выходные, тренинги за счет компании и другие «плюшки» могут вдохновить сотрудника не хуже, чем зарплата. Такая система также основана на контроле показателей эффективности, но в этом случае оклад сотрудника не зависит от результатов его работы. А вот за выполнение плановых задач он получает баллы, которые обменивает на желаемый бонус.
Таким образом, можно оставить сотрудников на фиксированном окладе, но в то же время мотивировать их на выполнение плана.
В команде Marketing Gamers, к примеру, внедрена игровая система мотивации, где за успехи в работе сотрудники получают «эмпы» (внутренняя валюта MG). Эти баллы помогают нашим специалистам быстрее достигать целей и воплощать мечты в реальность: прыжок с парашютом, путешествие или новый гаджет.
Это игровая схема мотивации для сотрудников MG:
В качестве заключения
Введение KPI — часто болезненный процесс. Не все сотрудники могут быстро переключиться на новую систему. Несложно понять беспокойство человека, который раньше отрабатывал свои часы, а в конце месяца забирал фиксированную сумму. Но преодолеть сопротивление можно, внедряя систему постепенно:
Введение системы KPI в работу организации — это справедливая зарплата, увеличение результативности бизнеса, сплоченная и мотивированная команда. Каждый сотрудник заинтересован в достижении целей компании, так как эти цели напрямую связаны с его собственными.
А как вы планируете внедрять KPI в свой бизнес? Возможно, вы уже разработали и внедрили собственную систему KPI? Поделитесь с нами в комментариях!
Что такое KPI простыми словами
Если ваш проект активно разрастается и рабочих единиц становится все больше, то бизнес представляется как огромный муравейник, где за каждым звеном уследить физически невозможно.
Приходится прибегать к анализу – система расчета KPI даст вам четкие рекомендации, кому повысить зарплату, а кого – уволить. Анализ деятельности и продуктивности сотрудников упростит достижение тактических и стратегических целей, без которых невозможно правильно управлять бизнес-процессами.
Что такое «ключевые показатели эффективности»
Ключевые показатели эффективности (KPI) – это методика, разработанная для оценки производительности организации, отдельно взятых ее частей или даже одного сотрудника за заданный период. То есть это индикатор фактически достигнутых результатов, измеряемый количественно.
Расшифровка аббревиатуры KPI (Key Performance Indicator) обозначает «ключевой показатель деятельности». Эта измеримая величина показывает, насколько эффективно достигаются цели. Она может быть:
Иногда термин KPI используют в качестве обозначения плана или процента выполнения по определенной метрике. Рассчитать показатель можно и для всего подразделения, и для руководителя или одного из сотрудников.
Для чего рассчитывается KPI
Маркер эффективности и производительности показывает, какой результат принесли вложенные усилия и насколько они окупились.
С помощью системы KPI можно:
Как правило, анализ продуктивности на основе личных наблюдений руководителя не позволяет справедливо и полноценно оценивать сотрудников. KPI же дает полную картину, точно определяя производительность, эффективность и результативность процессов. Благодаря этой системе:
Еще одно достоинство анализа каждой трудовой единицы – это возможность создать прозрачную и четкую программу поощрений. Лишение премии, похвала, увольнение или повышение – все зависит от работника. А данные, проверенные и зафиксированные, защитят от несправедливого решения начальства.
Виды KPI
Изначально такая система оценивания использовалась только в сфере торговли. Там не нужны сложные расчеты, продажи фиксируются количественно, подсчеты вести достаточно просто. Сейчас же эта система контроля применяется практически повсеместно.
KPI, ключевые показатели эффективности, условно делят на два типа:
А вот вариаций анализа несколько – далее рассмотрим самые важные параметры.
Мы берем две группы показателей. Группа относительных соотносится между собой и с другими показателями: затратами времени, общими величинами, показателями прошлых недель и месяцев. Например: доля чистой прибыли, полученная от продажи канцелярских товаров конкретного вида (в процентах); относительный рост чистой прибыли за июль по сравнению с июнем; рентабельность продаж.
Группа абсолютных не сравнивается ни с чем и существует «самостоятельно». Например: чистая прибыль, полученная за продажу канцелярских товаров (в тыс. руб.) или чистая прибыль предприятия за июль.
Относительные показатели обычно выражаются в процентах и долях, абсолютные – в числах.
Значимую информацию о вашем бизнесе несут абстрактные показатели – хоть их и нельзя пощупать, покрутить в руках или поставить на стол. К таковым относится, например, процент вовлеченности или конверсия покупателя.
А можно использовать в статистике и материальные объекты – количество сотрудников, проданных карандашей или доставленных посылок.
Эти два вида используются для противоположных друг другу задач: для контроля отставания и прогнозирования.
С помощью отстающих показателей KPI мы можем узнать, насколько сильно отстает факт от плана, чем упростим работу менеджерам.
Опережающие показатели помогут увидеть, насколько достижимы наши цели и куда мы вообще двигаемся.
Некоторые показатели легко объединяются в кластеры и группы, другие – могут определяться только как категории. Количественные показатели легко измеряются в числах, качественные требуют выставления балльных оценок или субъективных суждений «хорошо», «плохо», «очень плохо» и подобных им.
Количественные показатели – всегда объективны, качественные – субъективны. Поэтому первые измеряются метрической шкалой, а вторые – порядковой и номинальной.
Как определить KPI
Определение ключевых показателей – процесс непростой. По сравнению с бизнес-метриками, значения KPI отражают целевое, а не текущее состояние и более критичны. Каждый из показателей непрерывно связан с конкретным бизнес-результатом.
Чтобы начать, давайте ответим на несколько вопросов:
Придумаем цель: пусть это будет «увеличение количества выпущенных автомобилей за май». Тогда получим такие ответы:
Теперь перейдем к работе с матрицей. В нее вносим 5 маркеров:
Коэффициент результативности, или же индекс KPI, находим на основе этих показателей. Для этого разницу факта и базы делим на разницу нормы и базы, а затем умножаем на сто процентов. Полученный результат превышает 100%? Это значит, что ожидания от сотрудника оправданы. Чем ниже показатель, тем хуже человек выполняет свои задачи и обязанности.
Как разработать и внедрить KPI
Начнем с рассмотрения стратегических задач. Взяв их за основу, можно определить нормы и начать работу с сотрудниками – то есть внедрение системы ключевых показателей всегда происходит «сверху вниз».
Начальство должно позаботиться об:
Учитывая мнения специалистов и руководителей, а также непрестанно общаясь с подчиненными, вы постепенно пройдете все 6 шагов внедрения KPI:
Начнем с постановки конкретной цели. Она должна иметь реальную пользу для вашей организации. Опираясь на ценности своей компании, придумайте систему мотивации – например, каждый месяц выплачивайте надбавку сотрудникам, которые достигли плановых KPI или перевыполнили план. Тогда KPI станет не системой наказания, а стимулом к выходу на новую стадию роста, повышению и увеличению дохода.
Теперь нужно правильно преподнести KPI своей команде. Сотрудники должны понимать контекст: как, зачем, каким образом вы измеряете показатели. Иначе они превратятся в бездушные символы на экране или бумаге, непонятные для работников. Ведите с ними диалог, обсудите точки роста стратегии и ее слабые места. Так вы сможете скорректировать конечные KPI и «подогнать» их под себя.
Не забывайте перепроверять показатели с каким-нибудь определенным интервалом: раз в неделю, месяц, квартал. Меняйте их, если чувствуете и видите, что эффективность снизилась.
Правила и примеры расчета KPI
В интернете достаточно программ, которые выполняют все математические операции в автоматическом режиме. Попробуем поработать с имеющимися сведениями самостоятельно, ведь такое ПО не всегда подходит для специфичных KPI.
Вы можете использовать разные индикаторы в зависимости от направления своей деятельности:
Как правило, направление задают не более 10 пунктов, хотя количество индикаторов может быть различным. Чтобы внешне охарактеризовать деятельность фирмы, результаты суммируются для получения общего итога.
Сами индикаторы могут быть достаточно необычными.
Пробуйте разные показатели, анализируйте полученные результаты и меняйте стандартные схемы под «себя».
Итак, вручную рассчитаем KPI сотрудников автомобильного завода из цеха №43. За год работники успешно собрали 917 автомобилей. Плановое значение KPI – 850 транспортных средств. Соответственно, конечный показатель выше нормы на 7,8%. Каждый из сотрудников получает надбавку за перевыполнение плана.
А теперь представим, что у того же цеха №43 есть дополнительная задача – выполнить сборку минимум 155 автомобилей с полным приводом. Специалисты не справились с задачей и к концу года собрали всего 143 изделия. Делим 143 на 155 и умножаем на 100%. Получается, план выполнен примерно на 92,26%.
Для вычисления общего KPI складываем полученные значения и делим их на количество задач, поставленных руководством завода. Получаем (108+92)/2 = 100%. Работа сотрудников продуктивна, и они заслуживают денежного вознаграждения.
Плюсы и минусы системы KPI
Главный плюс KPI – это, конечно, точность мониторинга. Среди других преимуществ внедрения такой системы оценивания:
Без минусов не обошлось, хотя их можно практически полностью нивелировать при грамотном введении системы. Среди самых значимых недостатков:
Если внедрение KPI себя не оправдало и вы не увидели результатов – факторов может быть несколько.
Во-первых, такой метод оценивания не подходит целому списку профессий: сантехникам, врачам скорой помощи, системным администраторам, «людям искусства» и многим другим. Он не позволит качественно анализировать деятельность перечисленных специалистов по ряду причин.
Во-вторых, целеформирование и финансовое планирование легко осуществляются руководством самостоятельно, если компания открылась недавно и штат пока небольшой. Применять нововведение лучше во время масштабирования, расширения фирмы. В этот момент вы отладите рабочие процессы и сформируете управленческий аппарат.
Нередки случаи, когда трудящийся персонал не понимает, «чего от него хотят». В таких случаях снижается производительность, сотрудники начинают массово увольняться.
Проблемы, с которыми вы можете столкнуться
Грубейшая ошибка – не объяснить персоналу принцип работы системы, а поставить его «перед фактом».
Следуя нескольким правилам, можно избежать возможных конфликтов и проблем с KPI:
Учитывайте, что без затрат на техобслуживание и разработку индивидуальной программы обойтись не получится.
Внедрение KPI не может стать «волшебной таблеткой» для быстрого улучшения работы всей компании или ее отдела. Зато при серьезном и взвешенном подходе правильный анализ улучшит работу исполнителей, повысит продажи и действительно принесет результат.