Потеря учредительных документов чем грозит
Что делать, если утеряны первичные документы
Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.
Основные особенности
Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.
Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Порядок действий при утере документов
Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:
Вопрос: Правомерно ли привлечение организации к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок по требованию налогового органа утраченных документов (информации) по ст. 93.1 НК РФ вне рамок налоговых проверок?
Посмотреть ответ
ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.
Меры по восстановлению первичной документации
Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:
Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.
Получаем банковскую первичку
Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:
Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.
Восстанавливаем кассовые чеки
Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.
Запрашиваем первичные документы у контрагентов
Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:
Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.
Восстанавливаем отчетность
Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.
Ответственность за утерю первички
Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:
В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.
Ответственность при утере первичных документов
В деятельности организации может возникнуть такая неприятная ситуация, как утрата первичных учетных документов.
Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация должна обеспечить сохранность первичных документов в течение отведенного срока хранения. Такие же требования к сохранности учетных документов содержатся и в разделе 6 Положения № 88. Так как документы являются подтверждением хозяйственных операций, их отсутствие при проверке будет расцениваться как несоблюдение требований законодательства и нарушение порядка ведения учета.
Кроме административной ответственности за утерю первичных документов может быть налоговая или уголовная ответственность.
Административная ответственность
Наказание за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности прописано в ст. 15 11 КоАП РФ. Согласно этой статье за нарушение сроков хранения, преждевременное уничтожение, повлекшее за собой изменение налоговой базы более, чем на 10%, следует наложение штрафа на должностное лицо в размере от 5 000 до 10 000 рублей. За повторное нарушение штраф удвоится, или последует дисквалификация на срок от одного года до двух лет.
Налоговая ответственность
Если необходимых первичных документов не окажется в ходе очередной налоговой проверки, инспектор имеет право наложить такие штрафы на организацию:
200 рублей за каждый не предоставленный документ (п.1 ст.126 НК РФ);
10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;
30 000 рублей – за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ);
в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).
Уголовная ответственность
Такая ответственности грозит тем организациям, которые не просто потеряли первичку, но также уклоняются от уплаты штрафа.
1. Согласно ч. 1 ст. 199 УК РФ, за уклонение от уплаты штрафов (налогов) руководителю организации грозит штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей. Возможен и арест на срок до 2 лет, либо лишение директора права занимать руководящую должность в течение 3 лет. Еще по этой же статье руководителя компании могут наказать путем взыскания с него суммарной заработной платы за период от 1 до 2 лет
2. По ч. 2 ст. 199 УК РФ предполагается штраф от 200 000 до 500 000 рублей за уклонение от уплаты налогов (штрафов) в особо крупных размерах. По решению суда может быть запрещено заниматься предпринимательской деятельностью на срок 3 года, арест – сроком на 5 лет и принудительное взыскание заработной платы за 3 года
Непредвиденные обстоятельства
Не всегда утрата первичных документов происходит в результате халатности руководства или работников организации. Бывает, документы пропадают из-за форс-мажорных обстоятельств: ограбление, затопление, пожар и прочие чрезвычайные происшествия. Если «первичка» утрачена в связи с подобными событиями, стоит запастись подтверждающими документами экстренных служб. Это могут быть такие документы как:
справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
документ следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
справка из эксплуатирующей организации о факте и причинах затопления;
документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
иные подтверждения форс-мажорных обстоятельств.
Первичные документы в любом случае нужно будет восстановить. Но организация может рассчитывать на отсрочку по их восстановлению со стороны проверяющих органов.
Как восстановить документы
В законодательстве не прописано, как восстанавливать первичные документы. Общепринятая практика такова.
1.Сначала создается комиссия. В ее состав должны войти руководитель организации, главный бухгалтер и ответственные лица для установления причин пропажи документов.
2.Для того, чтобы определиться, каких именно документов не достает, необходимо провести инвентаризацию.
3.Восстановить документы: обратиться в банк за копиями выписок, связаться с контрагентами, сделать запрос в профильные ведомства.
Всегда есть, что обсудить. Решаем проблемы вместе. Присоединяйтесь к группе ВК Бухгалтерия.ру
Выбор читателей
Новые ФСБУ в Учетной политике на 2022 год
НДФЛ с зарплаты за декабрь 2021 года
Как оплачивать работу 31 декабря и в ночь на 1 января 2022
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Хранить или спалить их беспощадно? Последствия уничтожения документов
Расскажу – можно ли после проверки спалить уже ненужные бумаги и не хранить их вечно. Какая ответственность за уничтожение. Какая сложилась практика.
Принимая во внимание тенденцию государственного прессинга на бизнес, можно предположить, что в обозримом будущем закручивание гаек продолжится. В том числе из-за одобряемой властями своевольной ревизионной политики, самонадеянных контролеров и экономических проблем. Это, к сожалению, уже подтверждается и ужесточением административной ответственности: введением новых видов административных правонарушений, новых штрафов и увеличение штрафов существующих, и введением ответственности субсидиарной. В том числе за несохранность и непредставление документов.
Кто может проверить
А вот кто точно обратит внимание – это конкурсный управляющий. Если будет привлечен, конечно. И не только заметит отсутствие и даже может притянуть большие проблемы. В виде субсидиарной ответственности ( об этом далее).
Чаще всего нарушения правил хранения и уничтожения архивных дел выявляются в ходе проведения проверок, реже – по факту неисполнения запросов.
Привлечение компании или ИП к ответственности за несоблюдение установленных перечнями сроков хранения Росархивом – это вообще редкость. И размер штрафа — ничтожно мал. Нарушение правил хранения комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей. ( Статья 13.20 КоАП)
Но если нарушение сроков хранения документов повлекло нарушения корпоративного, налогового или иного законодательства, прилетят последствия другие. Ощутимые, а возможно и очень чувствительные. Так как в этом случае к контрольной работе по соблюдению сроков хранения документов — подключается «тяжелая артиллерия» в лице ФНС, Росфинмониторинга,ФАС, Банка России и других регуляторов — тяжеловесов.
И если по их требованию не представить документы, срок хранения которых еще не истек, то и компания, и ИП, и должностные лица могут быть привлечены к ответственности.
Давайте разбираться, к какой.
Документы бухучета
Нарушение сроков хранения бухгалтерских документов грозит административным штрафом на должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей. За повторное нарушение — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация должностного лица от 1 года до 2 лет. На основании ч.1 и 2 статьи 15.11 КоАП.
ИП по статье 15.11 КоАП не может быть привлечен к ответственности. (Его освобождает статья 15.3 КоАП).
Налоговая ответственность
1. Если документы уничтожены, а их налоговый срок хранения еще не истек, компании грозит штраф за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения в размере 10 000 рублей. За то же нарушение в течение нескольких периодов – 30 000 рублей. (п.1 и 2 статьи 120 Налогового кодекса).
2. За необеспечение сохранности документов должностным лицам грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей (ч.1 статьи 15.6 КоАП).
3. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы – с компании будут взысканы налоги плюс штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. (п.3 статьи 120 Налогового кодекса). Налоговики все чаще занижения налоговой базы «подтягивают» под умысел, и выкатывают штраф по этой же статье в размере 40%.
4. За каждый непредставленный документ компания или ИП могут быть привлечены к штрафу в размере 200 рублей ( статья 126 Налогового кодекса).
Но налоговая ответственность в виде штрафов — это не все. Если компания не обеспечила сохранность документов, а у налоговой есть достаточные основания, что есть нарушения и можно взыскать налоги – отсутствие бумаг ревизоров не остановит. Они имеют право исчислить налоги расчетным методом. На основании подп. 7 п. 1 статьи 31 и п. 7 статьи 166 Налогового кодекса. На основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.
При этом сумму доходов для расчета налоговой базы компании контролеры соберут очень ловко – по выпискам банка, по данным контрагентов, по вашим электронным следам. Или по аналогии. А вот расходная часть и налоговые вычеты – ваша забота. Поэтому примененный ревизорами расчетный метод – всегда не в пользу компании. И лучше постараться этого избежать. Об этом подробно в статье «Налоговая аналогия: спорный расчетный метод.»
Гуляет мнение, что если документы утрачены по причине кражи, пожара, наводнения. — налоговики не смогут начислить недоимку. А компания и ее должностные лица могут быть освобождены от ответственности. Мнение ошибочно. Справок МЧС и МВД для обоснования добросовестности и объективного характера уничтожения бумаг точно недостаточно. Докажите, что компания озаботилась восстановлением документов, предприняла меры и получила хоть какие результаты. Суды очень критично относятся к отсутствию усилий по восстановлению документов. И зачастую поддерживают выводы налоговиков, применивших при налоговой проверке расчетный метод.
Проверка закончилась – документы в шредер?
Нееет. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 и от 07 июня 2013 г. № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке и независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.
А вот по истечении установленных законодательством сроков хранения документов документы можете не представлять. И привлечь к ответственности за непредставление документов вас не вправе.
Документы по ВЭД
1.Нарушение сроков хранения документов учета по внешнеэкономической деятельности для целей экспортного контроля влечет взыскание штрафа с должностных лиц в размере от 1 000 до 2 000 рублей, компаниям – от 10 000 до 20 000 рублей. (ч.2 статьи 14.20 КоАП).
2. За нарушение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям должностным лицам грозит штраф в размере от 4 000 до 5 000 рублей, компаниям – от 40 000 до 50 000 рублей. Для граждан штраф от 2 000 до 3 000 рублей. (ч.6 статьи 15.25 КоАП).
Документы по учету и управлению персоналом
За нарушение трудового законодательства, в том числе по вопросам соблюдения сроков хранения документов по личному составу, должностным лицам и ИП грозит штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей, компании – от 30 000 до 50 000 рублей. ( ч.1 статьи 5.27 КоАП).
Антимонопольное право – тоже?
Еще один неожиданный контролер – ФАС. В отношении сроков хранения документов на производство, размещение и распространение рекламы. Согласно статье 12 закона «О рекламе» от 13 марта 2006 г. № 38-ФЗ, рекламные материалы должны храниться в течение 1 года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия договора.
К рекламным материалам ФАС относит образцы печатной продукции (буклеты, листовки, макеты рекламы для газет, журналов, образцы газет, журналов с размещенной в них рекламой, макеты, образцы рекламы для распространения на рекламных конструкциях), рекламные аудиоролики для распространения в эфире радиостанций, рекламные видеоролики и т.п. ( пункт 1 письма ФАС России от 28.04.2011 N АК/16266).
За нарушение сроков хранения рекламных материалов, а также договоров на производство, размещение или распространение рекламы должностные лица компании могут быть привлечены к ответственности в виде штрафа в размере от 2 000 до 10 000 рублей, компании — от 20 000 до 200 000 рублей. Штраф гражданам – от 1 000 до 2 000 рублей. (статья 19.31 КоАП).
Для ООО и акционерных обществ
ООО и АО обязаны хранить документы касательно своей деятельности. Перечни приведены в статье 50 Закона от 08 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», и от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Особая ответственность за постоянным хранением устава, протоколов собрания участников, решения о выпуске ценных бумаг, протоколы советов директоров, положения о представительствах и других.
За неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах, грозит штраф должностным лицам от 2 500 до 5 000 рублей, компаниям от 200 000 до 300 000 рублей. (ч.1 и 2 статьи 13.25 КоАП).
Есть еще масса законных и подзаконных документов, устанавливающих сроки хранения документов и ответственность в зависимости от специфики деятельности компаний: для кредитных и некредитных организаций, для страховщиков, фондов, профессиональных участников рынка ценных бумаг, участников закупочной деятельности. Например, сроки хранения сведений, составляющих кредитную историю, досье клиентов, сведений о бенефициарах, регламентированы указаниями Росфинмониторинга, банка России, приказами ФСФР. Исходя из специфики своей деятельности советую уточнить какие еще ревизоры могут искать свой интерес в ваших документах. Поднимите отраслевые регламенты и оцените периметр контроля.
Еще
1.Штрафы могут быть существенно увеличены в сочетании со статьей 19.5 КоАП «Невыполнение в срок законного предписания… органа, осуществляющего контроль…» на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей, на юридических лиц – от 500 000 до 700 000 рублей. В случае, если вам предъявили предписание с указанием «устранить!», а вы не исполнили. В том числе по причине отсутствия документов.
2.Есть и в Уголовном кодексе статья за утрату и уничтожение документов. Об этом статья 325 : лица, виновные в уничтожении, повреждении или сокрытии официальных, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы …либо исправительными работами на срок до 2 лет, либо арестом на срок до 4 месяцев, либо лишением свободы на срок до 1 года. Жуть. Но, по-моему, к нарушению именно архивных правил это не имеет никакого отношения. Речь идет об умышленно уничтоженных документах, свидетельствующих о преступной деятельности.
Опасная субсидиарная ответственность
В случае, если будет доказано, что отсутствие документации:
1) привело к затруднениям проведения процедуры банкротства и явилось препятствием при формировании конкурсной массы должника или
2) конкурсный управляющий не смог выявить круг контролирующих должника лиц, его основных контрагентов, основных активов должника, подозрительные сделок и их условий и т.д.
Чтобы избежать привлечения к субсидиарной ответственности компании придется доказать суду «отсутствие вины в непередаче, ненадлежащем хранении документации и подтвердить, что приняты все необходимые меры для исполнения обязанностей по ведению, хранению и передаче документации при той степени заботливости и осмотрительности, какая от него требовалась.» ( цитата из п.24 Постановления Пленума ВС РФ от 21 декабря 2017 г. N 53).
К субсидиарной ответственности могут быть привлечены лица, контролирующие должника, не только действующие, но и бывшие. Поэтому и при передаче дел (при увольнении) и при приеме от предыдущего сотрудника (при устройстве на должность) нужно быть особенно внимательным и обратить внимание на наличие документов компании и их сохранность.
Сделайте и сохраните копии актов приема-передачи документов. Чтобы не попасть под раздачу «субсидиарки», если документы были утрачены «бывшими».
Но приложить усилия по восстановлению документации вам все равно придется. Раз уж согласились стать руководителем. «Сама по себе непередача предыдущим руководителем новому необходимых документов не освобождает последнего от ответственности и не свидетельствует об отсутствии вины. Добросовестный и разумный руководитель обязан совершить действия по истребованию документации у предыдущего руководителя (применительно к статье 308.3 ГК РФ) либо по восстановлению документации иным образом (в частности, путем направления запросов о получении дубликатов документов в компетентные органы, взаимодействия с контрагентами для восстановления первичной документации и т.д.).» ( Это тоже цитата из п.24 Постановления Пленума ВС РФ от 21 декабря 2017 г. N 53).
Что на практике
Если дело об утрате документов все же доходит до суда, арбитражная практика чаще складывается не в пользу компаний, потерявших или уничтоживших документы.
Пример 1. По делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ ЗАО привлечено к административной ответственности на сумму 200 000 рублей.
Суть дела: В результате коммунальной аварии затопило подвал, к котором главный бухгалтер хранила старые документы ЗАО. Документы пришли в негодность, в том числе папка с протоколами Совета директоров и решениями общих собраний.
Пример 2. По делу №А12-630/2012 за хранение документа не по месту нахождения АО акционерному обществу предъявлен штраф в размере 500 000 рублей.
Пример 3. По делу № А56-9570/2009 генеральный директор не смог передать арбитражному управляющему документацию ООО в связи с ее уничтожением по причине коммунальной аварии (прорывом горячей воды). Конкурсный управляющий обратился в суд о привлечении директора ООО к субсидиарной ответственности и взыскании с него 85 000 000 рублей за непредставление документов, утраченных в результате их ненадлежащего хранения. Размер субсидиарной ответственности был определен по суммарному (. ) размеру требований из реестра требований кредиторов ООО.
От ответственности руководителя спасло только то, что обстоятельства дела, за которые его судили, произошли ранее внесения изменений в Закон о банкротстве от 26 октября 2010 г. № 127-ФЗ в части субсидиарной ответственности органов управления должника за отсутствие документов бухгалтерского учета и отчетности.
Аналогичные дела о субсидиарной ответственности, в том числе и в связи с непередачей конкурсному управляющему документов по делу N А46-8908/2009 на сумму 304 000 000 рублей, Определение ВС от 25 марта 2019 г. N 305-ЭС19-1476 на сумму 51 390 245 рублей, Определение ВС от 11 июня 2019 г. N 305-ЭС18-12323(5), определение ВС от 28 марта 2019 г. N 302-ЭС19-3442 на сумму 15 402 920 рублей, Определение ВС от 11 февраля 2019 г. N 309-ЭС18-24832 на сумму 70 139 606 руб.
Резюмируем
Несоблюдение сроков хранения документации с каждым годом обходятся все дороже.
Безграмотное и небрежное отношение к документам, так же как и умышленное или беспечное их уничтожение, могут привести компанию к большим проблемам. Усилена административная ответственность, субсидиарная ответственность — уже совсем не редкость.
Вместо того, чтобы отрегулировать законодательство и выработать единообразные нормы его спорных положений, законотворцы увлечены ужесточающими нововведениями и нагнетающими давление на бизнес законами. К великому сожалению.
Но надеюсь, что было полезно.
С наилучшими пожеланиями, сберегающий документы