Постоянно до ликвидации библиотеки хранятся что
Документация в школьной библиотеке
Документация в школьной библиотеке
Перечень документации, обязательной в библиотеке общеобразовательного учебного заведения
1. Положение о библиотеке общеобразовательного учебного заведения (утверждается директором школы).
3. Правила пользования библиотекой общеобразовательного учебного заведения (утверждаются директором школы).
4. Должностные обязанности работников библиотеки (утверждаются директором школы).
5. Годовой и месячный план работы библиотеки (является составной частью годового плана работы школы, утверждается директором школы).
6. Дневник учета работы школьной библиотеки (хранится 3 года).
7. График и расписание работы библиотеки.
8. Отчет о работе библиотеки за предыдущий год.
II. Документы по основному фонду
1. Книги суммарного учета.
2. Инвентарные книги.
3. Папка с копиями накладных.
4. Акты о проведении проверки фонда.
5. Папка актов движения фонда(списание, передача).
6.Тетрадь учета литературы, принятой взамен утерянной.
7. Журнал учета изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу (брошюр).
8. Журнал учета библиографических справок.
9. Картотека регистрации периодических изданий.
10. Читательские формуляры.
III. Документы по учебному фонду
1.Книга суммарного учета.
2. Картотека учебников (учетные карточки документов).
3. План (отчет) работы с учебным фондом.
4.Копии накладных по доставке учебников.
5.Журнал (папка) учета поступивших учебников.
6. Папка актов движения учебного фонда (списание, передача).
7. Тетрадь замены учебников.
8. Журнал учета регистрационных карточек картотеки учебников.
9. Журнал учета выдачи учебников по классам или индивидуальные формуляры.
10. Диагностическая карта уровня обеспеченности учебной литературой.
11. Отчет школы о количестве учебников по параллелям и областям знаний.
1. Книги суммарного учета или в другой виде регистра, принятый в библиотеке.
2. Инвентарные книги
4 Журнал учета нетрадиционных носителей информации
Сроки хранения управленческих документов устанавливаются в соответствии с правилами организации архивного дела в Российской Федерации. Для некоторых категорий документов, обеспечивающих учет и сохранность фондов, устанавливаются следующие сроки хранения:
постоянно, до ликвидации библиотеки хранятся
регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (Инвентарные книги, Книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги и др.),
Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда,
Акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда;
в течение пяти лет хранятся
сопроводительные документы (накладные, описи, счета-фактуры,
списки на поступающую литературу),
Акты о пожертвовании, иные документы, подтверждающие прием, перестановку, выбытие документов,
Журналы (тетради) учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных;
до окончания очередной проверки фонда хранятся
Акты о предыдущей проверке наличия документов (инвентаризации) библиотечного фонда.
Статья 23. Реорганизация и ликвидация библиотек
Статья 23. Реорганизация и ликвидация библиотек
1. Библиотека может быть реорганизована или ликвидирована по решению ее собственника или учредителя, а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Информация об изменениях:
Федеральным законом от 8 июня 2015 г. N 151-ФЗ статья 23 настоящего Федерального закона дополнена пунктом 1.1
1.1. Решение о реорганизации или ликвидации муниципальной библиотеки, расположенной в сельском поселении, может быть принято только с учетом результатов опроса жителей данного сельского поселения.
2. Орган, принявший решение о ликвидации библиотеки, в обязательном порядке в письменной форме сообщает об этом органу, осуществляющему государственную регистрацию юридических лиц, создает ликвидационную комиссию из представителей учредителя, профессиональных объединений и трудового коллектива библиотеки и публикует в местной печати уведомление о решении не позднее чем за два месяца до намеченного срока ликвидации.
При ликвидации библиотеки преимущественным правом приобретения ее библиотечного фонда обладают органы государственной власти всех уровней, органы местного самоуправления и библиотеки соответствующего профиля.
3. Реорганизация библиотеки в форме слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования может происходить в порядке, установленном действующим законодательством, как по инициативе учредителя библиотеки, так и по инициативе библиотеки при согласии всех сторон.
4. Запрещаются разгосударствление, приватизация государственных и муниципальных библиотек, включая помещения и здания, в которых они расположены.
5. Неправомерное решение о ликвидации государственных библиотек может быть обжаловано гражданами, общественными объединениями либо попечительскими (читательскими) советами в судебном порядке.
ГАРАНТ:
См. комментарии к статье 23 настоящего Федерального закона
Документальное обеспечение деятельности библиотеки, Консультация
МАУК « Мелеузовская ЦБС »
Строительство в нашей стране правового государства требует освоения специалистами библиотек законодательных и иных нормативных актов, регулирующих важнейшие направления и обеспечивающих законность их профессиональной деятельности.
Основные направления деятельности библиотек развиваются в соответствии с федеральными, региональными, муниципальными и внутрибиблиотечными нормативными актами. Фундаментом правовой базы библиотечного дела являются следующие законы:
· Основы законодательства Российской Федерации о культуре от 09.10.92 № 000-1 (с изм. от 23.12.03 );
· Федеральный закон от 29.12.94 «О библиотечном деле»;
· Федеральный закон от 29.12.94 «Об обязательном экземпляре документов» (с изм. от 23.12.03);
· Закон РФ от 09.07.93 № 000-1 «Об авторском праве и смежных правах» (ред. от 19.07.95);
· Федеральный закон от 20.02.95 «Об информации, информатизации и защите информации» (ред. от 10.01.03);
· Федеральный закон от 12.01.96 «О некоммерческих организациях» (ред. от 23.12.03);
· Положение об основах хозяйственной деятельности и финансировании организаций культуры и искусства (утв. постановлением Правительства РФ от 26.06.95 № 000);
· Закон РФ от 07.02.92 № 000-1 «О защите прав потребителей» (ред. от 30.12.01 );
· Федеральный закон от 18.07.95 «О рекламе» (с изм. от 01.07.02);
· Гражданский кодекс Российской Федерации: Часть первая от 30.11.94 (ред. от 10.01.03), Часть вторая от 26.01.96 (ред. от 26.03.03), Часть третья от 26.11.01 ; Часть четвертая.
· Федеральный закон от 06.10.03 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
· Федеральный закон от 11.08.95 «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях».
Кроме федеральных законов, регламентирующих деятельность библиотек, в регионах разрабатываются местные законы. Таковым является Закон Республики Башкортостан «О библиотечном деле».
Все многообразие регламентирующих библиотечные технологии документов можно условно дифференцировать по признаку назначения, выделив по этому основанию:
К организационно-распорядительной документации относятся: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, уставы, положения, инструкции, правила, стандарты, прейскуранты услуг и др.
Этим шрифтом выделены документы, которые должны находиться в библиотеке-филиале
Составитель или разработчик
Российская государственная библиотека, технический комитет по стандартизации и др.
Постановления, приказы, распоряжения, решения и т. д.
Администрация муниципального района Мелеузовский район
Постановления, приказы, распоряжения, решения и т. д.
Устав МАУК « Мелеузовская ЦБС»
Администрация муниципального района Мелеузовский район
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение об оплате труда работников мунициМАУК «Мелеузовская ЦБС»
Администрация муниципального района Мелеузовский район
Коллективный договор МАУК « Мелеузовская ЦБС» муниципального района Мелеузовский район РБ
( в филиалах извлечения из данного документа)
Положение о библиотеке-филиале МАУК « Мелеузовская ЦБС»
Положения структурных подразделений ЦБ ЦБС
Структурные подразделения ЦБ ЦБС
Правила пользования библиотеками
МАУК « Мелеузовская ЦБС»
Инструкция « Об учете библиотечного фонда» (1998 г.),
Министерство культуры РФ
Положение о порядке и условиях предоставления платных услуг МАУК «Мелеузовская ЦБС» и прочие документы по платным услугам;
( если библиотека осуществляет оказание платных услуг)
Прейскурант на платные услуги
Положение о порядке учета библиотечного фонда Мелеузовской ЦБС
Положение об исключении документов из библиотечного фонда Мелеузовской ЦБС
Положение о краеведческой деятельности
МАУК « Мелеузовская ЦБС»
В библиотечной практике наибольшее распространение получили нормы времени, выработки, нормативы численности, обслуживания, трудоемкости, эффективности библиотечного производства, качества и т. д.
Составитель или разработчик
Модельный стандарт деятельности публичной библиотеки (2001 г.)
Российская библиотечная ассоциация
«Базовые нормативы ресурсного обеспечения деятельности муниципальных библиотек Республики Башкортостан» Утверждены распоряжением Правительства РБ от 01.01.2001 г.
Стандартов бюджетных услуг в области культуры и искусства утверждены постановлением Правительства Республики Башкортостан от 8 апреля 2008 года № 000
Критерии оценки эффективности
деятельности и качества услуг библиотек
библиотечная система» ( 2009 г.)
Администрация муниципального района Мелеузовский район
Стандарт качества предоставления муниципальных услуг в сфере библиотечного обслуживания МУ « Мелеузовская ЦБС» на территории муниципального района Мелеузовский район Республики Башкортостан (2009 г.)
Администрация муниципального района Мелеузовский район
Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках (1997 г.)
Названная документация определяет требования к технологическим процессам и операциям. По форме технологические документы могут быть текстовыми, графическими, табличными и т. д.
Составитель или разработчик
Путь книги (издания) в библиотеке. Инструкция, разработанная в библиотеке, регламентирующая порядок комплектования, регистрации, учета, каталогизации, организации справочно-поискового аппарата, хранения, сохранности, предоставления читателям изданий, исключения их из фондов.
(запроса) в библиотеке. Инструкция, регламентирующая технологический путь приема и выполнения библиографической справки/запроса, включая подбор источников,
их анализ, определение последовательности просмотра, непосредственный поиск, выявление, отбор и оценку информации
Путь карточки. Инструкция, отражающая жизненный цикл каталожной карточки
(создание, тиражирование, расстановку в каталогах и картотеках, обращение читателя к каталогу (картотеке), сверку, удаление из справочно-поискового аппарата библиотеки).
Требования по ведению дневника учета работы библиотеки
Требования по работе с документами принятыми от читателей взамен утерянных.
Алгоритм исключения документов
из библиотечного фонда структурного подразделения (филиала)
Алгоритм приема партии
новых поступлений в структурное подразделение (филиал)
Методическая документация носит рекомендательный, консультационный характер, содержит советы по выполнению определенных видов работ, обоснованные методические решения. Например:
Составитель или разработчик
Азбука библиотечного проектирования
Методический отдел ЦБ ЦБС
Массовая работа: от идеи до воплощения (Методические рекомендации)
Методический отдел ЦБ ЦБС
Поставьте всех в известность о себе! (Связь с общественностью или «Паблик рилейшнз» библиотеки) (Методические рекомендации)
Методический отдел ЦБ ЦБС
Внестационарное обслуживание в вопросах и ответах (Методические рекомендации)
Методический отдел ЦБ ЦБС
Библиотечная выставка: новый взгляд (Методические рекомендации)
Методический отдел ЦБ ЦБС
Что нам стоит Клуб построить?
Методический отдел ЦБ ЦБС
Организация библиотечного обслуживания (Методические рекомендации)
Методический отдел ЦБ ЦБС
Библиографический обзор (Методические рекомендации)
Информационно-библиографический отдел ЦБ ЦБС
Ежегодно ЦБ ЦБС разрабатывают для библиотек-филиалов «Календарь библиотекаря» и ряд методических пособий.
Кроме того можно выделить еще несколько вида внутрибиблиотечной документации:
Основные учетные документы для учета работы с читателями в библиотеке:
Факультативные учетные документы для учета работы с читателями в библиотеке:
· карточка регистрации читателя ( в городских библиотеках)
· листок учета справок;
· тетрадь учета копий ( если есть соответствующая техника);
· ведомость по платным услугам ( если таковые оказываются)
· квитанции (учет платных услуг, залогового обслуживания и учет взимания штрафов) и др ( в некоторых библиотеках)
Учетные документы библиотечного пункта выдачи:
· формуляр библиотечного пункта выдачи;
· тетрадь учета читателей библиотечного пункта выдачи;
· тетрадь учета книг библиотечного пункта выдачи.
Учетные документы для учета библиотечного фонда:
· книга суммарного учета или книга учета фонда;
· тетрадь учета книг взамен утерянных;
· регистрационная картотека периодических изданий;
В библиотеке должна быть следующая плановая документация:
· годовой план работы;
· план работы на месяц;
· планы по отдельным направлениям работы;
· тематические программы или проекты.
В библиотеке составляется следующая отчетная документация:
· годовой статистический отчет 6НК;
· отчеты по отдельным направлениям работы.
Сроки хранения документации
Кроме того надо учитывать, что некоторые документы имеют свои сроки хранения.
· дневник учета работы библиотеки подлежит хранению в библиотеке в течение пяти лет;
· срок пользования и хранения формуляра читателя и регистрационной карточки читателя составляет три года ( если он не посещает библиотеку)
· статистические и текстовые отчеты библиотек и функциональных отделов подлежат постоянному хранению в библиотеках и функциональных отделах.
· сводные статистические и текстовые отчеты МАУК «Мелеузовская ЦБС» подлежат постоянному хранению в организационно-методических отделах.
Организационно-распорядительная документация как правило хранится до момента появления новой редакции данного документа.
Документы по учету библиотечного фонда хранятся в соответствии с « Инструкцией об учете библиотечного фонда» от 1998 года.
Извлечение из Инструкции
11. Делопроизводство в организации учета фонда
11.2. Основные документы, в которых осуществляется учет, подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.
11.3. Сроки хранения учетных документов устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Для некоторых категорий документов, обеспечивающих учет и сохранность фондов, устанавливаются следующие сроки хранения:
Книги и ведомости учета библиотечного фонда
Постоянно, до ликвидации библиотеки
Постоянно, до ликвидации библиотеки
Описи инвентарных номеров
Постоянно, до ликвидации библиотеки
Сопроводительные документы (накладные, описи, счета, списки на поступающую литературу)
5 лет после проверки фонда
Акты на книги, журналы, брошюры и др. материалы, полученные без сопроводительного документа
Заявления, докладные записки о получении в дар
Акты о покупке книг и др. документов у частных лиц
Постоянно, до ликвидации библиотеки
Книги (тетради) учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных
Постоянно, до ликвидации библиотеки
Акты на списание (исключение) произведений печати или других документов, акты проверки библиотечных фондов, карточки учетного каталога на полностью выбывшую литературу
Постоянно, до ликвидации библиотеки
(*) В том числе на микроформах.
(**) Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего после
завершения проверки библиотечного фонда.
11.4. По истечении сроков хранения учетные документы подлежат уничтожению в установленном порядке. В целях квалифицированного решения вопросов о сроках хранения учетной документации библиотеки вправе пользоваться услугами архивных служб.
11.5. Содержащаяся в учетных документах информация может быть перенесена на микроносители.
11.6. Изменения, вносимые в учетные документы (ошибочно проставленные номера, замена проставленных на изданиях и других документах инвентарных номеров новыми при утере формы индивидуального учета, переписка регистрационных карточек на периодические и другие
виды изданий и т. п.), производятся с разрешения должностного лица и документально оформляются (распоряжением, служебной запиской и т. п.).
11.7. Утилизация АВД производится в соответствии с установленными правилами.
Для эффективной деятельности библиотеки и сохранности вышеуказанных документов в библиотеки создаются папки по видам документов.
1. ГОСТ 7.20-200 Библиотечная статистика [Текст] // Стандарты по библиотечно-информационной деятельности. – СПб., 2003.- С.191-200.
2. Зайцева, методики делопроизводства в библиотеке[Текст]: Учебное пособие.- М.: Либерея, 2004,- 128 с.
3. Инструкция об учете библиотечного фонда [Текст] // Библиотека и закон: справочник.- М., 1998. Вып. 5.- С.242-265.
4. Курс начинающего библиотекаря [Текст]. – Мелеуз, 2009
5. Справочник библиотекаря [Текст]. – СПб.: Профессия, 200с.
Приложение. Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
Приложение
к приказу Министерства культуры РФ
от 8 октября 2012 г. N 1077
Порядок
учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
С изменениями и дополнениями от:
1.1. Учет документов библиотечного фонда является основой отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению его сохранности.
1.2. Учет включает регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.
1.3. Основные требования, предъявляемые к учету библиотечного фонда:
полнота и достоверность учетной информации;
документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из фонда;
совместимость приемов и форм учета, их надежность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учета;
соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.
1.4. Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя.
1.5. Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде.
1.5.1. Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.
Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда.
1.5.2. Регистрами суммарного учета документов являются: книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:
«Поступление документов в библиотечный фонд»,
«Выбытие документов из библиотечного фонда»,
«Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».
Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл.
1.6. Суммарный и индивидуальный учет фонда ведется структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.
1.7. Статистическая информация о формировании библиотечного фонда по итогам года представляется в Главный информационно-вычислительный центр Минкультуры России.
II. Единицы учета библиотечного фонда
2.1. Величина (объем) и движение фонда измеряются в унифицированных единицах учета.
III. Учет документов по видам и категориям
3.1. Печатные издания и неопубликованные документы.
К неопубликованным документам относятся рукописные документы (рукописные книги и архивные документы), а также документы, изготовленные в единичных экземплярах, являющиеся объектами интеллектуальной собственности (депонированные научные работы, диссертации, препринты, отчеты о научно-исследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и программ ЭВМ, проектно-конструкторская документация), тактильные рукодельные издания для слепых и слабовидящих. Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в соответствии с нормативными и правовыми актами по учету архивных документов и настоящим Порядком.
3.1.1. Книги и брошюры учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и как отдельное название учитываются:
каждое отдельное издание (книга, брошюра);
каждое входящее в конволют издание;
каждый отдельный том (выпуск, часть) многотомного издания, имеющий индивидуальное заглавие;
каждая из брошюр, выпущенных в объединяющей их издательской папке, обложке, манжетке;
каждая книга или брошюра, входящая в книжную серию (нумерованную или ненумерованную);
отдельно изданные приложения к книгам и брошюрам, имеющие индивидуальное заглавие и самостоятельное значение.
Экземпляром для данного вида изданий является каждая из книг комплекта, объединенных общим названием.
Как одно название учитывается комплект издания, независимо от числа входящих в него книг.
3.1.3. Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях.
Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством.
Как одно название учитывается комплект номеров, томов, выпусков, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия.
Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.
Каждая серия продолжающегося издания, имеющая индивидуальное заглавие и собственную нумерацию выпусков, учитывается как отдельное название.
Каждый самостоятельный том (выпуск) продолжающегося издания учитывается как отдельное название.
3.1.4. Газеты учитываются в годовых комплектах и названиях.
Как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия.
Однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях.
Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.
3.1.5. Изоиздания (альбомы, комплекты, отдельные листовые издания) и рельефно-графические пособия для слепых и слабовидящих учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитывается каждый лист (выпуск) серии изоизданий, не объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой).
Листовые издания, объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой, оберткой) учитываются как один экземпляр и одно название.
3.1.6. Нотные издания учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельные экземпляры и отдельные названия учитываются:
самостоятельные нотные издания, объединенные в одном переплете (конволюте);
отдельные партии (голоса) и партитура (клавир), изданные раздельно.
Как один экземпляр и одно название учитываются:
отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) в одном издании, а также партии, объединенные издательской папкой (обложкой).
3.1.7. Картографические издания учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются:
атласы, состоящие из отдельных нумерованных или датированных выпусков;
каждый выпуск серийного издания карты или атласа.
Как один экземпляр и одно название учитывается карта, изданная на нескольких листах (подлежащих склейке), объединенных общим заглавием.
Многотомные (многолистовые) картографические издания, объединенные общим заглавием, учитываются по количеству томов и одному названию.
Отдельно изданные, но не имеющие самостоятельного значения, картографические приложения к различным изданиям (книгам, брошюрам, журналам) учитываются единым комплектом с основным изданием.
3.1.8. Нормативно-технические и технические документы (патентные документы, типовые проекты и чертежи, каталоги промышленного оборудования и изделий, нормативные документы по стандартизации, технические условия, руководящие документы и правила) учитываются в экземплярах и названиях.
Как один экземпляр и одно название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, выпущенные в объединяющей их издательской папке (обложке) при наличии на папке общей цены, содержания всего издания, единых выходных данных.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, другие специальные виды документов, выпущенные в виде отдельных листов, если каждый из них имеет свои выходные данные, цену, тираж, даже если они объединены одной издательской папкой (обложкой).
3.1.9. Неопубликованные документы учитываются в экземплярах и названиях.
Как один экземпляр и одно название учитываются:
депонированная научная работа (комплект, состоящий из двух экземпляров работы) и сопроводительные документы;
неопубликованные документы, сброшюрованные или содержащиеся в отдельной папке.
Для конструкторской документации единицей учета является чертеж или полный комплект конструкторских документов, относящихся к одному изделию (объекту).
3.1.10. Обновляемое печатное издание учитывается как отдельное название и отдельный экземпляр при первичном поступлении в библиотеку. Последующие поступления вкладных листов, предназначенных для дополнения или замены соответствующих листов в издании, отдельному учету не подлежат.
3.1.11. Факсимильное издание учитывается как оригинал.
3.2. Аудиовизуальные документы.
К аудиовизуальным документам относятся фонодокументы, видеодокументы, фотодокументы, кинодокументы.
3.2.1. Единицами учета фонда аудиовизуальных документов являются экземпляр и название.
Как отдельный экземпляр учитываются:
Как одно название учитываются:
отдельно выпущенная грампластинка, кассета либо комплект (альбом) грампластинок, кассет, объединенных общим названием;
магнитная фонограмма на одной катушке (кассете), магнитная фонограмма на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием;
отдельно изданный фонодокумент или комплект фонодокументов, объединенных общим заглавием;
кинофильм, диафильм независимо от числа составляющих частей или кадров (для комплекта диапозитивов).
3.2.2. Аудиовизуальные документы, являющиеся приложением к различным изданиям и выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания, могут учитываться как отдельные экземпляры.
3.3. Документы на микроформах.
К документам на микроформах относятся микрофильмы и микрофиши.
3.3.1. Единицами учета документов на микроформах являются экземпляр и название.
Как одно название учитывается комплект микрофильмов или микрофиш, объединенных общим заглавием, независимо от числа составляющих частей.
3.3.2. Общий объем фонда документов на микроформах учитывается по количеству рулонов и фиш, включая копии разных поколений (архивные/резервные и пользовательские).
3.4. Электронные документы.
3.4.1. Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название.
3.4.1.1. Как отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт-диск).
Как отдельные экземпляры могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания.
Как отдельные экземпляры не учитываются компакт-диски, если они представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение.
3.4.1.2. Как одно название учитываются:
отдельно выпущенный компакт-диск;
каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий;
комплект компакт-дисков, объединенных общим названием;
изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию.
3.4.1.3. В документах на флеш-картах как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие.
3.4.2. Единицами учета сетевых локальных и инсталлированных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно.
3.4.3. Единицами учета сетевых удаленных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
IV. Учет поступления документов в библиотечный фонд
Документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки (подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов из фонда библиотеки).
4.1. Документы принимаются по первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.
4.1.1. Прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников), оформляется актом о приеме документов.
4.1.2. Прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 574, 582).*
4.1.3. Прием документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным, оформляется актом о приёме документов взамен утерянных. В акте указывается фамилия, инициалы читателя, сведения об утерянных изданиях (регистрационный номер, краткое библиографическое описание издания, цена), сведения о принятых изданиях (краткое библиографическое описание издания, цена), подписи читателя и принимающей стороны.
4.2. Оценка стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится.
4.3. Документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному учету.
4.3.1. Сведения о включаемых в библиотечный фонд документах фиксируются в книге суммарного учета библиотечного фонда или в другом виде регистра согласно п. 1.5.2.
Регистры суммарного учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с N 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.
4.3.2. Суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре в соответствии с показателями п. 5.3.1, с указанием даты загрузки поступлений в систему.
4.3.3. Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий.
При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.
4.4. Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету.
4.4.1. Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.
Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке.
Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе.
4.4.2. Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.
Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке.
4.4.3. Индивидуальный учет документов, имеющих в своем оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни и отнесенных к категории сейфового хранения, осуществляется в специальном регистре, в котором, кроме традиционных показателей, дается описание внешнего оформления документа. Каждый лист регистра сопровождается итоговой записью с указанием даты её составления и количества описаний на листе.
4.4.4. В регистрах индивидуального учета в примечаниях указывается наличие и вид приложения к основному документу, а также особенности экземпляра ценных и редких документов (например, наличие уникального переплета, маргиналий, дефектов и т.п.). При наличии паспорта документа дается отсылка к нему. В примечаниях может указываться принадлежность документа к категории книжных памятников.
4.4.5. Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу.
4.4.6. Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера.
В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет).
В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов (книг, журналов, газет, патентов, стандартов и других документов, учитываемых в библиотеке). Не включаются в это количество документы, которые обычно не издаются отдельно в печатном формате, такие как профили компаний, статистические таблицы, аналитические материалы маркетинга. Для баз данных (пакетов), не содержащих полнотекстовых документов, в реквизите «название» проставляется единица.
4.5. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.
4.6. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.
4.7. Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.
4.9. Первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления, передаются в бухгалтерию для включения в учет библиотечного фонда.
4.10. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, сведения об общем количестве и стоимости документов, включенных в состав библиотечного фонда, как объект особо ценного движимого имущества, передаются учредителю.
V. Учет выбытия документов из библиотечного фонда
Документы выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Выбывающие документы исключаются из библиотечного фонда и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо реализации.
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 10 апреля 2018 г. N АКПИ18-38, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 26 июля 2018 г. N АПЛ18-266, пункт 5.1 настоящего Порядка признан не противоречащим действующему законодательству в части, предусматривающей исключение документов из библиотечного фонда по причинам устарелости по содержанию, непрофильности
5.1. Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.
Непрофильность документов устанавливается на основе Профиля комплектования фонда или иного нормативного документа, утверждаемого руководителем библиотеки. По причине непрофильности могут исключаться из фонда документы, не комплектуемые библиотекой (при отказе от комплектования отдельных категорий документов), излишне дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями; по истечении срока хранения документов, при низком уровне читательского спроса, при несоответствии электронных документов техническому и программному обеспечению библиотеки.
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 10 апреля 2018 г. N АКПИ18-38, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 26 июля 2018 г. N АПЛ18-266, пункт 5.1.1 настоящего Порядка признан не противоречащим действующему законодательству в части, предусматривающей, что исключение документов не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения
5.1.1. Исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения.
5.1.2. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в Реестре книжных памятников.
Информация об изменениях:
Приказом Минкультуры России от 2 февраля 2017 г. N 115 пункт 5.2 изложен в новой редакции
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 10 апреля 2018 г. N АКПИ18-38, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 26 июля 2018 г. N АПЛ18-266, пункт 5.3 настоящего Порядка признан не противоречащим действующему законодательству в части, предусматривающей, что к Акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда, который включает цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учёта документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов
Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами.
Для документов, обработанных групповым (упрощенным) способом, вместо списка даётся перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество.
Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путем денежной компенсации. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер, и читателю выдается квитанция установленного образца.
5.5. При возмещении читателем ущерба стоимость утраченных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки.
При утере или хищении ценных и редких книг для определения их стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.
5.6. Акт о списании по одной из причин, указанных в п. 5.1, с приложенным списком подписывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда, утверждается руководителем учреждения.
5.7. После утверждения Акта о списании осуществляются мероприятия по перераспределению и реализации списанных объектов библиотечного фонда.
Информация об изменениях:
Приказом Минкультуры России от 2 февраля 2017 г. N 115 подпункт 5.7.1 изложен в новой редакции
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 10 апреля 2018 г. N АКПИ18-38, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 26 июля 2018 г. N АПЛ18-266, пункт 5.7.1 настоящего Порядка признан не противоречащим действующему законодательству в части, предусматривающей, что списанные объекты, исключённые из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам
5.7.1. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам. Не востребованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут направляться в пункты вторичного сырья.
Информация об изменениях:
Приказом Минкультуры России от 2 февраля 2017 г. N 115 подпункт 5.7.2 изложен в новой редакции
5.7.2. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причине непрофильности, передаются по решению библиотеки в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. Не востребованные или не реализованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам либо направляться в пункты вторичного сырья.
Информация об изменениях:
Приказом Минкультуры России от 2 февраля 2017 г. N 115 раздел V дополнен пунктом 5.7.3
5.7.3. При отсутствии пунктов вторичного сырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, сотрудники библиотеки уничтожают исключенные из библиотечного фонда документы в специально отведенном для этих целей месте в присутствии уполномоченных учредителем лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.
В Акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче списанных объектов библиотечного фонда в обменный фонд, документа, подтверждающего решение библиотеки о реализации списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче на безвозмездной основе списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов библиотечного фонда в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Вышеуказанные документы прилагаются к Акту о списании со списком объектов, исключенных из библиотечного фонда.
Исключенные из библиотечных фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.8. После завершения мероприятий, предусмотренных Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда, первый экземпляр Акта о списании со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда.
На основании Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда библиотечное подразделение и бухгалтерия вносят изменения в соответствующие учетные документы.
5.9. Акты о списании регистрируются в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом виде регистра суммарного учета выбытия документов, принятом в библиотеке).
5.10. В регистрационной книге (или другом виде регистра индивидуального учета документов, принятом в библиотеке) проставляется номер и дата Акта о списании.
5.11. Все исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы, другие виды документов) должны быть соответствующим образом оформлены: специальным штемпелем должны быть погашены штампы библиотеки.
5.12. Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании Акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.
На основании введенных сведений программным способом формируется перечень Актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).
5.13. Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.
5.14. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, общие сведения о количестве и стоимости документов, списанных из библиотечного фонда, как объекта особо ценного движимого имущества, с указанием перечня Актов о списании, причин и направлений выбытия документов, представляются учредителю. Количество выбывающих документов не должно превышать количества вновь поступающих документов в библиотечный фонд.
VI. Учет итогов движения библиотечного фонда
6.1. Итоги движения фондов подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учета, принятом в библиотеке) на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов.
Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года.
Итоговые данные по электронным сетевым удаленным документам представляются следующими показателями учетных единиц: состояло на начало года, оформлено в доступ в течение года, доступ прекращен в течение года, состоит на конец года.
6.2. Сведения об итоговых данных фиксируются в форме государственной статистической отчетности и представляются для целей государственной статистической отчетности.
Итоговые данные об обменном фонде не включаются в общие показатели библиотечного фонда.
VII. Проверка наличия документов библиотечного фонда
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации библиотеки.
Для проведения проверок руководителем организации назначается комиссия, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.
7.2. Проверка фонда в плановом порядке осуществляется в следующие сроки:
Плановая проверка фонда библиотеки может осуществляться поэтапно в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части (в том числе редких и ценных книг) с определением сроков и количества планируемого объема работы.
7.3. Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе.
Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета.
7.4. Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.
В акте фиксируются сведения о количестве документов библиотечного фонда по данным учета; документов, имеющихся в наличии; документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленной причине. В акте также указываются номер и дата акта о проведении предыдущей проверки. Акт с приложением списка документов, отсутствующих по неустановленной причине, подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
7.5. При выявлении в процессе проверки фонда отсутствующих документов и невозможности установления виновных лиц убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством.
VIII. Делопроизводство в организации учета библиотечного фонда
8.1. Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства.
8.2. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», зарегистрированным Минюстом Российской Федерации 08.09.2010 N 18380.
8.2.1. Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (регистрационные книги, инвентарные книги, книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги).
8.2.2. В течение десяти лет хранятся Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда и акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда.
8.2.3. В течение пяти лет хранятся первичные учетные документы, подтверждающие поступление документов в библиотечный фонд (накладные, акты о приеме, акты сдачи-приемки).
8.2.4. До окончания очередной проверки фонда хранятся акты о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда.