Показывать представлять в подтверждение чего либо например документы
Представление копий документов в ответ на требования налоговых органов
Истребование документов – наиболее распространенное мероприятие налогового контроля. Для налогоплательщика исполнение требования достаточно затратная процедура: необходимо найти оригиналы документов, изготовить копии, заверить, отправить их в налоговый орган.
Представлению копий документов по требованию налогового органа, а также изменениям в порядке представления документов на бумажном носителе посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.
Можно ли в ответ на требование представить подлинники документов?
Налоговым кодексом РФ не предусмотрено исполнение требования о представлении документов посредством выдачи подлинников документов.
Изъятие подлинников документов регламентируется статьей 94 НК РФ. Форма постановления о производстве изъятия документов и предметов утверждена приложением № 23 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.
Вместе с тем, если запрашиваемые документы представлены в виде оригиналов в установленный срок, то основания для привлечения налогоплательщика к ответственности за неисполнение требования отсутствуют.
Но исполнять требование подобным образом не нужно.
Из пункта 5 статьи 93 НК РФ следует, что документы, ранее представленные в налоговый орган в виде подлинников, должны быть возвращены проверяемому лицу. При этом НК РФ не содержит срока возврата таких документов.
После возврата подлинников налоговый орган вправе вновь их истребовать у налогоплательщика, так как запрет на повторное истребование документов в данном случае не применяется.
Что означает представление документов в виде заверенных копий?
Пункт 2 статьи 93 НК РФ включает следующие формы представления истребуемых документов:
— на бумажном носителе;
— в электронной форме, если они составлены по установленным ФНС форматам.
Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (подпункт 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Нотариальное удостоверение копий документов не требуется, если иное не предусмотрено законодательством.
Для процедуры заверения копий документов используются положения ГОСТ, что подтверждается судебной практикой (в частности, обзор судебной практики Верховного Суда за первый квартал 2012 года, утвержденный Президиумом Верховного Суда 20.06.2012).
В соответствии с приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст с 1 июля 2018 года введен в действие новый «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения ее соответствия (выписки из документа) подлиннику. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает:
— слово «Верно»;
— наименование должности лица, заверившего копию;
— его собственноручную подпись;
— расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
— дату заверения копии (выписки из документа).
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Как заверить документ, в котором больше одной страницы?
Изготовленную копию многостраничного документа целесообразно прошить, пронумеровать и заверить в целом. Для этого на оборотной стороне последнего листа помимо прочих реквизитов проставляется надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано _____ листов» (количество листов указывается словами).
Из копий заверенных документов можно сформировать подшивку. При этом должна сохраниться возможность свободного чтения текста документа, возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке.
Налогоплательщик мог получить налоговые претензии в случае, если была заверена подшивка, а не копия каждого документа. Поскольку только при заверении каждого отдельного документа его допустимо использовать в качестве подтверждения обстоятельств по делу о налоговом правонарушении (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).
Однако отметим, что Минфином было выпущено письмо от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, из которого, при желании, можно сделать вывод о допустимости представления документов в виде сшива документов.
Кроме того, есть примеры судебных актов, в которых признавалось, что действия налогоплательщика по своевременному представлению подшивки документов не образуют состава правонарушения, так как не являются отказом от представления документов (непредставления документов). Такой подход отражен в частности, в постановлении ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу № А54-8663/2012, постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 24.08.2012 по делу № А75-10184/2011.
Что изменилось в порядке изготовления копий документов?
В 2016 году ФНС было наделено полномочием по утверждению требований к нумерации и сшиву листов документов, представляемых на бумажном носителе (пункт 2 статьи 93 НК РФ).
В настоящее время требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе, утверждены приложением № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.
С учетом статьи 5 НК РФ требования к оформлению документов, представляемых в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий, подлежат применению с 25 января 2019 года.
Именно Требованиями, а не ГОСТом нужно руководствоваться при представлении копий документов в налоговые органы.
Как с указанной даты нужно представлять копии документов на бумажном носителе?
Требования предусматривают, что листы документов объединяются в том, объем которого не более 150 листов. При большем количестве листов формируется следующий том и так далее. Исключением является документ, содержащий более 150 листов. Такой документ составляет отдельный том (независимо от количества листов).
Каждый лист документа нумеруется сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.
Нужно ли заверять каждый отдельный документ?
В Требованиях говорится о том, что прошивается и заверяется каждый том документов, то есть заверять отдельно каждый документ в сшиве не нужно.
На оборотной стороне последнего листа (сшива) размещается наклейка, заклеивающая место связки нитей прошива. Заверительная надпись на этой наклейке включает должность лица в организации, личную подпись, ФИО, количество листов (цифрами и прописью), дату.
Нужно ли заверять копии документов печатью?
В Требованиях отсутствует указание на проставление печати на заверительной надписи.
Это объясняется, в том числе тем, что общество с ограниченной ответственностью вправе иметь печать (статья 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Обязанность общества использовать печать может быть предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.
Аналогичный подход отражен и в законе «Об акционерных обществах».
Положения Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, предметом регулирования которого является порядок выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан, не могут рассматриваться в качестве обязанности общества иметь и использовать печать во взаимоотношениях с налоговыми органами.
Таким образом, если правом иметь печать общество не воспользовалось, то изготовление копий документов может проводиться без заверения их печатью.
Документы, представляемые в налоговые органы, с 7 апреля 2015 года принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них (письмо ФНС от 05.08.2015 № БС-4-17/13706).
Обязательно ли налогоплательщиком должно составляться сопроводительное письмо к представляемым документам?
Минфин рекомендовал представлять копии документов с сопроводительным письмом и описью представляемых документов (письмо от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).
Положения пункта 5 статьи 93 НК РФ в редакции Федерального закона от 03.08.2018 № 302-ФЗ фактически закрепили наличие письма налогоплательщика, которое сопровождает представление копий документов.
В требованиях, утвержденных приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@, наличие сопроводительного письма указывается как обязательное условие. В таком письме указываются дата и номер требования о представлении документов, количество листов (с учетом всех томов).
Также в самом сопроводительном письме или в отдельной описи должны быть перечислены представляемые документы.
В наличии такого сопроводительного письма заинтересован сам налогоплательщик, поскольку оно позволит ему подтвердить первоначальное представление документов при получении требования об их повторном представлении.
А если копии будут не заверены?
Риск привлечения к ответственности существует, если налогоплательщик в нарушение требований законодательства, предписывающих представлять заверенные копии, представит незаверенную. В том числе, например, если заверит документ не личной подписью, а факсимиле. Заверенные таким образом документы не будут рассмотрены налоговым органом как надлежащие копии (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 19.01.2015 № Ф03-5752/2014).
В случае представления незаверенных копий налогоплательщик может столкнуться с тем, что налоговый орган составит акт об обнаруженном правонарушении, предусмотренном статьей 126 НК РФ, повторно запросит документы (особенно, если в представленных незаверенных копиях им найдены ошибки).
Как представляются копии документов на бумажном носителе?
Способами представления истребуемых документов являются личное представление, представление через представителя, направление документов по почте заказным письмом.
Налогоплательщику также рекомендуется сохранять доказательства представления документов (информации). Это может быть:
— расписка налогового органа в получении истребуемых документов по описи;
— почтовая документация в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи от 31.07.2014 № 234.
При представлении документов в электронной форме по ТКС таким документом является квитанция о приеме, подписанная электронной подписью должного лица налогового органа.
В случае истребования документов в ходе проверки, которая проводится на территории налогоплательщика, может ли налогоплательщик, изготовив копии, предоставить их в распоряжение налогового органа на своей территории?
Строго говоря, такого способа исполнения требования в НК РФ не содержится.
Судебная практика исходит из системного толкования статей 89 и 93 НК РФ: истребованные документы должны быть представлены по месту проведения проверки. Данное условие выполняется:
— при проведении проверки на территории налогоплательщика;
— при представлении документов по месту проведения проверки, где согласно статье 89 НК РФ должны находиться должностные лица налогового органа;
— при получении инспекцией письма налогоплательщика о готовности истребуемых документов.
При наличии этих обстоятельств обязанностью проверяемого лица является обеспечение для налогового органа возможности своевременного получения документов (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18.02.2013 по делу № А29-4831/2012, постановление ФАС Московского округа от 05.06.2013 № А40-78313/12-91-433).
Но информирование налогового органа о подготовке копий документов и их нахождении на территории налогоплательщика не является надлежащим исполнением требования о представлении документов, если проверка приостановлена (определение Верховного Суда от 09.02.2015 № 304-КГ14-7880).
В письме ФНС от 07.08.2015 № ЕД-4-2/13892@ сказано, что в период приостановления проверки налогоплательщик должен представить документы в тот налоговый орган, который указан в требовании о представлении документов (информации).
Обязательно ли представлять на бумаге документы, которые были составлены в электронном виде?
Если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган по ТКС в порядке, установленном приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.
Когда истребуемый документ составлен в электронной форме не по установленным ФНС форматам, представление документа на бумажном носителе производится в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании оригинала документа электронной подписью.
Для каких документов утверждены форматы?
Возможность представления документов в xml-формате установлена для следующих документов:
— счет-фактура, корректировочный счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок, дополнительный лист книги покупок, книга продаж, дополнительный лист книги продаж (форматы утверждены приказами ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@, от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@);
— документ о передаче товаров при торговых операциях (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
— документ о передаче результатов работ, документ об оказании услуг (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
— акт приемки-сдачи работ (услуг), товарная накладная (ТОРГ-12), счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру.
В виде сканированных образов могут быть представлены:
— договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения);
— спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);
— акт приемки-сдачи работ (услуг);
— счет-фактура, в том числе корректировочный;
— товарно-транспортная накладная;
— товарная накладная (ТОРГ-12);
— грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним.
В одном комплекте документов могут быть направлены как xml-файлы, так и скан-образы (письмо ФНС от 23.12.2016 № ЕД-4-15/24784).
Документы, представляемые в электронной форме по ТКС, должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.
Электронный документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами значительно расширен.
На практике прием документов в виде скан-образов по ТКС в электронной форме осуществлялся налоговой инспекцией с использованием типа документооборота «Обращение».
С 15 января 2018 года приказом ФНС от 27.12.2017 № ММВ-7-6/1096@ введен формат документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах (утвержден приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@).
Данный формат обеспечивает направление в электронной форме документов как в виде xml-файлов, так и в виде скан-образов документов в ответ на требование налогового органа о представлении документов (письмо ФНС от 03.04.2018 № ЕД-4-15/6280@).
Код вида документа указывается в соответствии со Справочником, утвержденным приказом ФНС от 27.10.2016 № ММВ-7-6/583@.
Доказательства в суде юридически значимых сообщений
В. А. Лексина
автор статьи, консультант Аскон по юридическим вопросам
Судебными доказательствами являются такие данные, которые способны прямо или косвенно подтвердить обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения дела, выраженные и полученные в предусмотренной законом форме.
В отличие от гражданских дел, рассматриваемых судом общей юрисдикции, в арбитражном процессе основное значение имеют все-таки именно письменные доказательства, что обусловлено характером рассматриваемых дел. Как правило, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям приходится обращаться в арбитражный суд.
Согласно ст. 64 АПК РФ доказательствами по делу являются полученные в предусмотренном настоящим Кодексом и другими федеральными законами порядке сведения о фактах, на основании которых арбитражный суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения лиц, участвующих в деле, а также иные обстоятельства, имеющие значение для правильного рассмотрения дела. В качестве доказательств допускаются письменные и вещественные доказательства, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, консультации специалистов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы.
В ст. 75 АПК РФ сказано, что письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.
При определенных обстоятельствах к письменным доказательствам можно отнести и электронные документы, созданные посредством электронной техники.
Законодатель уже отреагировал на внедрение и расширение использования электронного документооборота. Так в ч. 3 ст. 75 АПК РФ в современной редакции установлено, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Верховным Судом Российской Федерации.
При этом, если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов.
При совершении сделок и составлении договоров необходимо помнить о ст. 434 ГК РФ, предписывающей их форму. Как сказано в данной норме, договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Таким образом, документы, предоставляемые в качестве доказательств в суд, должны быть выполнены в такой форме, которая позволит установить их достоверность.
Например, достоверно установить, что документ исходит именно от стороны по договору, поможет специальная оговорка в тексте договора об электронных адресах и номерах факсов, с которых стороны будут вести официальную переписку и обмен документами. В этом случае print screen (принт-скрин) документа, заверенный нотариусом, можно предоставить в суд в качестве доказательства по арбитражному делу.
Необходимо учитывать, что для того, чтобы документы можно было считать официальными, они должны обладать определенными признаками. Во-первых, они должны исходить от того должностного лица, которое правомочно их издавать. Кроме того, они должны содержать определенные реквизиты, например, содержать ИНН и адрес организации, наименование должности лица, подписавшего документ, и др. Очень важным, а иногда решающим, является такой реквизит официального документа как дата его составления.
Письменные доказательства, должны быть представлены суду, как правило, в подлиннике, хотя иногда суд может устроить и копия документа, оформленная надлежащим образом. Надлежаще оформленной будет копия, заверенная руководителем и печатью юридического лица. Но, как правило, это тот случай, когда суду предоставлен на обозрение подлинник этого документа. В иных случаях, когда отсутствует подлинник, надлежащей будет считаться только копия документа, заверенная нотариусом.
Необходимо так же помнить правило, установленное ст. 160 ГК РФ о том, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В иных случаях такая подпись не будет являться достоверным доказательством волеизъявления лица, чьи факсимиле или электронная подпись стоят на документе, а значит и сам документ не будет принят судом в качестве доказательства по делу.
При совершении сделки путем обмена письмами нужно понимать, что самым надежным способом, обеспечивающим наличие доказательств тех или иных фактов, являются почтовые отправления. Если стороны специально в письменном документе не оговорили порядок ведения электронного документооборота, то документ, полученный или отправленный таким способом, может быть легко оспорен второй стороной, если он не подтвержден иными доказательствами.
Таким образом, при организации документооборота на предприятии необходимо обеспечить наличие подлинных или приравненных к ним документов, с которыми могут быть связаны юридические последствия.
Сравнительно недавно Федеральным законом от 7 мая 2013 г. N 100-ФЗ в ГК РФ введена ст. 165.1 о юридически значимых сообщениях. Данная норма имеет важное практическое значение и о ней также необходимо помнить, осуществляя деловое общение в процессе осуществления предпринимательской деятельности.
Под юридически значимыми сообщениями согласно п. 1 ст. 165.1 ГК РФ понимаются заявления, уведомления, извещения, требования и т. д., с которыми закон или сделка связывают гражданско-правовые последствия для другого лица. На практике ненадлежащее отношение к юридически значимым сообщениям приводит к спору о моменте возникновения и изменения соответствующих прав у лица и к невозможности в случае судебного спора доказать данный факт.
Например, в соответствии с п. 3 ст. 450 ГК РФ в случае одностороннего отказа от исполнения договора полностью или частично, когда такой отказ допускается законом или соглашением сторон, договор считается соответственно расторгнутым или измененным. О таком отказе инициативная сторона должна надлежащим образом сообщить второй стороне, и тогда договор будет считаться расторгнутым или измененным. Однако такое сообщение может быть не доставлено адресату по различным причинам или он умышленно не станет получать его на почте или открывать его в электронном сообщении. Для разрешения такой ситуации необходимо обратиться к абз. 2 п. 1 ст. 165.1 ГК РФ, который устанавливает, что сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним. Для лица, отправившего такое сообщение, важно у себя иметь доказательство его отправки. Лучшим доказательством в подобных рассматриваемому случаях будет ценное письмо с уведомлением. При этом в описи необходимо указывать краткое содержание направленного письма. Например, это может быть фраза «письмо о расторжении с 01.06.2015 г. договора № 5 от 01.01.2015 г.»
Итак, действующее законодательство содержит не только понятие доказательств, принимаемых судом, но и дает ответы на вопросы о том, как ими себя обеспечить. От участников предпринимательской деятельности требуется только соблюдение вышеуказанных законодательных норм.
Официальный сайт
Верховного Суда Российской Федерации
ВС разъяснил, в каких случаях официальный документ будет считаться поддельным
МОСКВА, 17 дек — РАПСИ. Подделкой официального документа следует считать изменение его отдельных частей путем подчистки или дописки, искажающее его действительное содержание, либо изготовление нового официального документа, содержащего заведомо ложные сведения, говорится в постановлении пленума Верховного суда (ВС) РФ.
«Подделкой официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, и подделкой паспорта гражданина или удостоверения, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в частях 1 и 2 статьи 327 УК РФ соответственно признаются как незаконное изменение отдельных частей такого подлинного официального документа путем подчистки, дописки, замены элементов и др., искажающее его действительное содержание, так и изготовление нового официального документа, содержащего заведомо ложные сведения, в том числе с использованием подлинных бланка, печати, штампа», — указывает ВС.
Высшая инстанция отмечает, что, признавая лицо виновным в использовании заведомо поддельного удостоверения или иного официального документа, суд должен установить, какие именно права мог предоставить этому лицу или иным лицам или фактически предоставил данный поддельный документ либо от каких обязанностей мог освободить или освободил.
В качестве примеров пленум приводит предъявление поддельного диплома, медицинской книжки для трудоустройства, предъявление поддельного водительского удостоверения инспектору дорожно-патрульной службы для подтверждения права управления транспортным средством и освобождения от административной ответственности.
«Использование лицом своего подлинного документа, являющегося недействительным (например, с истекшим сроком действия), либо подлинного документа, принадлежащего другому лицу, или предъявление вместо надлежащего документа схожего с ним подлинного документа не образует состава преступления, предусмотренного частью 5 статьи 327 УК РФ», — уточняет ВС.
Пленум обращает внимание, что использование заведомо поддельного (подложного) документа квалифицируется как оконченное преступление с момента его представления с целью получения прав или освобождения от обязанностей независимо от достижения данной цели.
«Если представленный лицом с указанной целью заведомо поддельный (подложный) документ и в дальнейшем использовался для получения прав или освобождения от обязанностей в течение определенного периода (например, при трудоустройстве и в период последующей работы в организации), то предусмотренные статьей 78 УК РФ сроки давности уголовного преследования за такое преступление следует исчислять с момента фактического прекращения использования поддельного (подложного) документа, в том числе в результате пресечения деяния», — следует из текста документа.