Что такое инвойс простыми словами
Инвойс — это необходимый для международной торговли документ. В статье расскажем, какие сведения указывают в инвойсе, как этот документ отправляется, за что отвечает.
Коммерческий инвойс
Коммерческий инвойс (иногда инвойс-фактура) — это документ, который иностранный продавец-экспортер отправляет вместе с экспортируемым товаром. Это — один из самых важных документов для таможенного оформления. По нему оплачивается товар (так что коммерческий инвойс является еще и счетом), по нему рассчитывается НДС, который выплачивает импортер, и таможенные сборы. Также инвойс в некоторых случаях заменяет накладную на отправляемые товары.
Если допустить ошибку в заполнении инвойса, растаможивание может сильно затянуться.
Как отправляется коммерческий инвойс
К отправляемому товару прилагаются оригинал инвойса и пять его копий в клейком кармане на упаковке товаров вместе с авиатранспортной накладной. Еще одну копию можно положить внутрь упаковки.
Что такое проформа-инвойс
Ведите учет экспорта и импорта на УСН в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Валютный учет и инструкции по работе, налоги, авторасчет зарплаты и отправка отчетности в одном сервисе
Проформа-инвойс — документ, содержащий предварительные данные о товаре: цене, объеме или количестве штук. Этот документ обычно используется, когда товар поставляется безвозмездно (гуманитарная помощь, участие в выставках) или по частичной предоплате. Проформа-инвойс — это основание для выписки коммерческого инвойса, который уже является счетом.
Данные, которые указаны в проформе-инвойсе — это предварительные данные, они могут поменяться после окончательного согласования контракта. После уточнения параметров товаров по проформе-инвойсу составляется коммерческий инвойс, который является окончательным документом.
Указанная же в проформе-инвойсе сумма не является счетом или требованием выплаты, это только информация для импортера. На основании одного только этого документа нельзя получить оплату товара.
Как заполняется инвойс
Инвойс чаще всего заполняется в фирменной форме экспортера, но может быть и просто напечатан на листе бумаги А4. Документ заполняют от руки на бланке или с помощью компьютера, а затем распечатывают.
Отправитель в инвойсе должен указать следующие данные:
Что включает опись товара
Опись товара включает полную информацию о каждом конкретном товаре. Если в поставке несколько идентичных товаров, они вносятся как один с указанием количества. Предусмотрено указание серийных номеров: одинаковые товары с разными серийными номерами указываются в одной позиции, а в графе «серийные номера» их номера просто перечисляются. Точно так же у одинаковых товаров с разными данными указывают эти данные по порядку в соответствующей графе.
Информация, которую экспортер должен дать по каждому товару:
Это обязательные пункты, но экспортер может дать дополнительные данные. Сведения о количестве товаров, их стоимости и названиях вносятся по данным контракта на поставку без изменений.
Итоговая сумма указываются в той же валюте, что и в контракте. Если покупатель собирается оплачивать товары не в той валюте, которая указана в условиях контракта на поставку, то в инвойсе продавец указывает, по какому курсу и на какую дату должна быть рассчитана итоговая стоимость. Если вы экспортируете из России, то для указания валюты итоговой суммы используйте ОК 014-2000 — Общероссийский классификатор валют.
Информация о специфическом товаре
Ведите учет экспорта и импорта на УСН в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Валютный учет и инструкции по работе, налоги, авторасчет зарплаты и отправка отчетности в одном сервисе
Для пересылки определенных видов товаров укажите дополнительную информацию.
Часы. Укажите отдельно стоимость элементов, корпуса, гальванических и подвижных элементов, камней, если есть.
Биологические образцы. Животного, человеческого или растительного происхождения, причину отправки, способ транспортировки (сухой лед, заморозка, вакуумирование и т.п.), сроки хранения. Обязательно прикрепите копию разрешения на экспорт и укажите его номер.
Изделия из ткани. Состав ткани в процентах, вид переплетения нитей, предназначение (мужское/женское/белье). Демонстрационные образцы помечайте этикеткой с надписью MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.
Химические вещества. Название, подробное описание и классификацию, заверение, что, согласно нормам TSCA, отправляемые вещества не подлежат контролю. К химическим веществам относятся в том числе стиральные порошки и некоторые пищевые продукты.
Если вы занимаетесь импортом или экспортом, ведите валютный учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Также в нашей системе — бухучет, налоги, зарплата, отчетность через интернет. Все новые пользователи работают в системе бесплатно в течение 14 дней. Познакомьтесь с возможностями Бухгалтерии и избавьтесь от авралов и рутины.
Что такое инвойс простыми словами и зачем он нужен?
Внешнеэкономическая деятельность, международные грузоперевозки требуют определенных знаний и умения свободно ориентироваться в узкоспециализированных видах документов, одними из которых являются инвойс и проформа-инвойс. В российской коммерческой практике эти понятия используются редко, однако для совершения торговых операций с другими странами нужно знать предназначение, суть и правила оформления данного вида документов.
Что такое инвойс?
Если объяснить суть слова простыми словами – это счет (с англ. invoice), выставленный продавцом (поставщиком, экспортером) покупателю на оплату каких-либо товаров. Инвойс является обязательным документом для таможенных сборов и НДС, так как подтверждает стоимость декларируемого товара, указанную в договоре. Кроме этого назначения, коммерческий инвойс может выступать в качестве накладной к товару, а также служить удостоверением его происхождения. Инвойс, выставленный продавцом, свидетельствует об обязательстве покупателя оплатить товар в соответствии с условиями, указанными в договоре. (Это не касается случаев поставок по предоплате).
Коммерческий инвойс – обязательный документ для прохождения таможни: без него перевозимый товар не растаможат. Инвойс выписывается экспортером одновременно с отгрузкой товара и направляется покупателю. Главные особенности документа следующие:
Виды инвойсов
Инвойс – общее название счета, предъявляемого продавцом покупателю. Наиболее распространены счета двух типов – коммерческий инвойс (инвойс-фактура) и проформа-инвойс.
Что такое проформа-инвойс?
Проформа-инвойс (англ. proforma invoice) – документ, который содержит предварительные данные о поставляемом товаре – например, о его количестве или цене, и является основанием для выписки окончательного счета – коммерческого инвойса. Проформа-инвойс обычно выписывается, если товар поставляется по частичной предоплате или безвозмездно (гуманитарная помощь, для участия в выставках, акциях, аукционах и др.) Проформа-инвойс может быть оформлен на отгруженный, но еще не реализованный товар, и наоборот.
Отличие проформы-инвойса от окончательного варианта инвойса-фактуры заключается в том, что некоторые данные в первом документе не являются окончательными и могут еще быть изменены до окончательного согласования поставки. Например, это может касаться количества товара или разновидностей его моделей.
После уточнения всех данных на основе содержания оставляется инвойс, который и является окончательным товаросопроводительным документом.
Какая информация заполняется в инвойсе?
Продавец (поставщик) должен заполнить инвойс, который должен содержать следующую информацию:
Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.
Образцы инвойсов на русском и английском
Чтобы получить оплату по инвойсу, важно правильно заполнить товаросопроводительный документ. Образцы заполнения инвойсов в различных вариантах вы можете бесплатно скачать на нашем сайте.
Как правильно заполнять инвойс
За время международной коммерческой деятельности сложились определенные требования к оформлению этого вида документа, которым нужно следовать. Если есть сомнения в корректности заполнения инвойса, лучше не полагаться на свои силы и обратиться к услугам специалиста в этом вопросе.
Правила описания товаров
Описание каждой позиции товара должна включать определенный перечень информации, от полноты которой зависит время прохождения грузом таможенного контроля и в результате – соблюдение сроков поставки посылки. В этой части инвойса нужно указать:
Особые требования к некоторым товарам
К описаниям некоторых групп товаров предъявляются особые, дополнительные требования. Помимо общей информации, описания такой продукции должны содержать дополнительные сведения.
Изделия из текстиля
Перед отправкой груза следует тщательно проверить, чтобы все необходимые данные были внесены в коммерческий инвойс, а также наличие достаточного количества копий документа. Недостаток знаний оформления приводит к серьезным проблемам с оплатой инвойса.
Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.
Что такое инвойс и зачем он нужен
В переводе с английского инвойс означает «счет» или «фактура», но не стоит путать его с счетом-фактурой, которой российская бухгалтерия ведет для расчета НДС.
Если говорить простыми словами, инвойс – это счет на оплату товара, экспортируемого за рубеж. Оформление этого документа происходит только в том случае, если речь идет о международной поставке, и ваш груз отправляется за границу.
Инвойс – документ, без которого транспортная компания откажет вам в перевозке груза, поэтому особенно важно оформить его без ошибок.
Существует два вида инвойсов:
Подробнее о проформа-инвойсе
Проформа-инвойс – на его основании не происходит оплаты, этот документ оформляют, чтобы внести необходимые уточнения и корректировки. После согласования проформа-инвойса, формируется коммерческий инвойс.
В каких случаях следует оформить проформа-инвойс:
Важно: документ необходимо одновременно составить на русском и английском языках.
Информация, которая потребуется для оформления:
В названии товара и его маркировке не должно быть никаких сокращений, максимально опишите все характеристика груза, вплоть до материала изготовления, если речь идет об одежде и подробных технических показателей, если вы отправляете смартфоны.
Самые распространенные случаи, когда выписывается проформа-инвойс
Если в документе допущена ошибка, для ее исправления потребуется согласие как продавца, так и покупателя.
Подробнее об инвойсе
Как мы уже говорили ранее, это счет, который выставляется покупателю продавцом в рамках экспорта за границу. Для его оформления участники ВЭД используют образец, рекомендованный Европейской экономической комиссией ООН (Рекомендация № 6, Женева, сентябрь 1983 г.).
Какая информация потребуется для оформления:
Как правильно составить описание товара
Обязательные характеристики, которые нужно зафиксировать в инвойсе:
Образец описания продукции:
Для того, чтобы вам было проще самостоятельно заполнить инвойс, скачайте бесплатные образцы, которые мы подготовили для вас.
К каким товарам предъявляются особые требования по оформлению инвойса
Существуют категории товаров с особыми требованиями, к ним относятся химические вещества, сложносоставные товары, биологические образцы и другие виды продукции.
Какую информацию об особых товарах нужно зафиксировать в инвойсе:
Несколько советов по оформлению инвойса без ошибок
Образцы инвойсов
Мы составили для вас образец инвойса, по которому любой желающий может самостоятельно оформить документы. Однако, чтобы не допустить ошибок вам нужно заполнять его очень внимательно, а также владеть английским языком и языком направления груза. Поэтому, мы рекомендуем вам обратиться за помощью в оформлении инвойса к специалистам нашей компании.
Счета-фактуры и инвойсы — что это такое и когда применяются
Для того чтобы понять, что это такое — счет-фактура и инвойс, необходимо в первую очередь разобраться в определениях.
Инвойс — документ, оформляемый при международных поставках. Его часто называют счетом-фактурой, но по сути своей он совсем не соответствует тому счету-фактуре, которым оперирует российская бухгалтерия. На чем же базируется разница между счетом-фактурой и инвойсом?
По нормам, действующим в России, счет-фактура — это документ, возникающий при осуществлении облагаемых НДС операций и предназначенный для обоснования принятия в вычеты суммы налога, указанной в нем. Оформляет его продавец, и у него все оформленные при отгрузке счета-фактуры отражаются в книге продаж, итог которой отвечает сумме налога, начисленного за период к уплате в бюджет. Эту сумму он вправе уменьшить на объем налога, предъявленного ему поставщиками (этот объем сформируется у продавца в книге покупок), при условии что от поставщиков поступили счета-фактуры с выделенным НДС.
Таким образом, счет-фактура для российской бухгалтерии является документом налогового учета, ведущегося для целей исчисления НДС, уплачиваемого в бюджет или возмещаемого из него по итогам такого исчисления за налоговый период. Он же обосновывает правомерность выполнения бухгалтерской проводки Дт 68 Кт 19, фиксирующей в бухучете принятие налога, выставленного поставщиком, в вычеты. Никаких иных функций у счета-фактуры, применяемого в России, нет. Поскольку его оформление непосредственно связано с отгрузкой, его включают в комплект оформляемых для российских покупателей отгрузочных документов.
Инвойс, который применяется при оформлении международных отгрузок (в т. ч. это касается поставок как в Россию, так и из нее), выполняет совсем иную роль. Он содержит описание товара, направляемого покупателю, с указанием его объемов, стоимости, особенностей упаковки и доставки.
Форму инвойса вы можете увидеть в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
То есть по своему содержанию инвойс соответствует документу, в практике российского бухучета определяемому как товарная накладная. Если он оформляется в отношении услуг, то его содержание соотносится с оформляемым в пределах России актом выполненных работ/услуг.
Одновременно инвойс выполняет роль счета, выставляемого на оплату. Однако такая функция возникает у него только в том случае, если поставка не была предварительно оплачена.
В переводе слово «инвойс» обычно обозначают как «счет, фактура» (что вполне соответствует двум разным функциям, выполняемым им), но соседство этих двух значений в переводе приводит к ошибочному объединению их в знакомое для России сочетание «счет-фактура».
Документы на отгрузку в пределах России (в т. ч. с разными датами)
Комплект документов, оформляемых при отгрузке в пределах территории России, включает:
Документы, перечисленные в двух первых пунктах (кроме транспортной накладной), не имеют установленных на законодательном уровне форм, т. е. бланки их разрабатываются продавцом самостоятельно с учетом того, что в них должны присутствовать обязательные для первичных учетных документов реквизиты. Форма транспортной накладной, применяемой при перевозке автотранспортом, определена приложением № 4 к постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 № 272, но жестких правил по ее оформлению нет.
А вот к такому документу, как счет-фактура, предъявляется очень много требований как в части используемого бланка (его форма утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137), так и в отношении правил его заполнения.
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.
В число обязательных реквизитов для счета-фактуры, оформленного на отгрузку, входят (п. 5 ст. 169 НК РФ):
Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Вычету по НДС препятствуют существенные ошибки в счете-фактуре. Это ошибки, которые.
Перечень критических ошибок смотрите в К+. Доступ к системе можно получить бесплатно.
Товарную накладную (акт) и документы, сопровождающие доставку силами перевозчика, оформляют датой, соответствующей дню фактической отгрузки. А вот для счета-фактуры установлено особое правило: его можно выписать в течение 5 календарных дней с даты отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ). То есть в комплекте отгрузочных документов накладная или акт и счет-фактура могут оказаться с разными датами.
Какие налоговые последствия предусмотрены за нарушение выставление счета-фактуры позже или раньше установленного 5-дневного срока, узнайте в К+, бесплатно получив пробный доступ к системе.
Оформление отгрузки по международным правилам
При международной отгрузке оформляются:
Последний из документов не подменяет собой инвойс, хотя в части описания поставляемого товара и содержит информацию аналогичного характера. Но в нем может указываться совершенно иная его стоимость, определяемая по правилам таможенного законодательства России для целей исчисления таможенных пошлин и величины ввозного НДС.
Счет-фактура в адрес иностранного покупателя при вывозе с территории России не оформляется, поскольку за пределами РФ такой документ не является востребованным. При этом для себя российский поставщик его выписывает, используя для налога ставку 0%, применяемую при экспорте. Нужен он для того, чтобы в учете отобразилась продажа с соответствующей ставкой налога.
Что представляет собой инвойс и каким может быть его образец
В инвойсе необходимо привести такую информацию:
Сформированный документ обязательно тщательно проверяется (отсутствие в нем ошибок и неточностей гарантирует быстрое прохождение границы) и заверяется подписью отправителя.
В отличие от имеющего законодательно утвержденную форму счета-фактуры образец оформления инвойса привести достаточно сложно. Определенного бланка он не имеет. Каждый отправитель груза разрабатывает для него свою форму с учетом особенностей, присутствующих в условиях осуществляемых им поставок. Поэтому инвойс может выглядеть как таблица или как текстовый документ с тематически сгруппированными в нем данными. Один из табличных вариантов бланка инвойса можно посмотреть на нашем сайте:
Заполнение, как правило, осуществляется на английском языке. Для удобства оформления российской стороной рекомендуется английские названия каждого из пунктов инвойса сопроводить переводом на русский язык.
Итоги
Инвойс по своему назначению совершенно не соответствует применяемому в российской практике счету-фактуре, несмотря на то что ряд присутствующих в них реквизитов совпадает. Его можно соотнести, скорее, с внутрироссийской товарной накладной, но предназначается он для оформления международных поставок. Кроме того, инвойс расценивается как счет на оплату, если осуществляемая по нему отгрузка не оплачена.
Инвойс
Если работаете с иностранными контрагентами, рано или поздно столкнетесь с инвойсом. В статье расскажем, что это за документ и как с ним работать.
Что такое инвойс (сommercial invoice)
Инвойс используют только в международных сделках. В российской практике у него нет прямого аналога. По-нашему, это счет на оплату, в котором прописаны условия сделки. Иногда инвойс заменяет собой договор и акт.
С услугами достаточно прописать такое условие: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». Оплата будет означать, что заказчик принял работу, поэтому обмениваться актами не нужно.
Андрей программирует для зарубежных фирм. Он договорился с заказчиком, сделал сайт и отправил иностранной фирме инвойс. Иностранцы получили документ и перевели Андрею деньги. После этого сделка считается завершенной. Подпись заказчика не требуется.
Если продаете товары, скорее всего, одного инвойса не хватит и понадобятся другие документы. Это зависит от способа доставки. Уточните этот момент в транспортной компании или в поддержке банка.
Зачем нужен инвойс
Инвойс подойдет для небольших разовых сделок, но даже в этом случае для валютного контроля одного инвойса может оказаться недостаточно. Лучше позвонить в банк и уточнить, понадобятся ли другие документы.
Валютный контроль — это требование Центробанка. Вот как это работает: на ваш счет поступают деньги от иностранного контрагента, банк замораживает валюту на транзитном счете и запрашивает документы по сделке, в том числе инвойс. Чтобы получить доступ к деньгам, нужно предоставить документы в течение 15 рабочих дней.
Если сумма сделки меньше 200 тысяч рублей по курсу Центробанка, действуют упрощенные правила: достаточно заполнить специальную электронную форму банка, отправлять скан договора не потребуется.
Крупная сделка — когда вы платите больше трех миллионов или вам переводят больше шести миллионов рублей. В этом случае понадобится взять справку о подтверждающих документах и поставить контракт на учет.
Что такое проформа-инвойс (proforma invoice)
Проформа-инвойс — предварительный документ, который отправляют, если еще не согласованы сумма оплаты и условия поставки. Поэтому в нем могут быть не указаны окончательные цифры и сроки. Проформа не содержит требования об уплате. Такой документ понадобится, когда товар перемещают через границу без оплаты или когда покупатель вносит предоплату, а не платит всю сумму сразу. В остальном коммерческий инвойс и проформа совпадают.
Как заполнять инвойс
Инвойс заполняет тот, кто оказывает услуги или продает товар. Документ оформляют на языке заказчика, как правило, это английский. Для таможни понадобится экземпляр на русском. Можно составить сразу на английском и на русском.
Для услуг достаточно двух экземпляров. Для товаров рекомендуют отправлять 1 оригинал и 5 копий.
Хорошие инструкции по заполнению инвойса для товаров предлагают транспортные компании, например, TNT. На сайте DHL есть конструктор, который поможет составить инвойс по всем правилам.
Установленной формы у инвойса нет. Можно разработать свою и распечатать на фирменном бланке или на стандартном листе формата A4. Главное, чтобы в ней были обязательные поля:
Как описывать услуги и товар в инвойсе
Пишите подробно и без сокращений. Не используйте в описании общие фразы. Для услуг укажите цену элемента услуги, как выглядит результат.
Пример: подготовка макетов для сайта www.hellburg.io, для разделов «Чем заняться», «Новости», «Места», «Карты», «Календарь» в формате.psd. Стоимость часа работы — 20$. Общее количество часов — 80.
Если продаете товар, напишите названия модели, цвет, размер и характеристики. Чем дороже и сложнее товар, тем подробнее должно быть описание. Это важно для таможни и валютного контроля банка.
Полировальная машина «Снежинка» для обработки металлических материалов; модель S002, производство RU (Россия), серийный номер S/N PM-S002-F146896, 1 единица.
Вот на что стоит обратить внимание при описании товара:
В чём разница между инвойсом и счет-фактурой
Это совсем разные документы. Инвойс содержит требование об оплате и условия сделки. Счет-фактура нужен, чтобы отчитаться по НДС перед государством.
Важный момент: при импорте НДС платят все. Даже те, кто работает на УСН, ЕНВД и патенте. Но дело там не в счет-фактуре, а в таможенной декларации. Подробнее об этом мы написали в статье «Закупка товара за границей: НДС и таможенное оформление».
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Чем чреваты ошибки в инвойсе
Ошибки в заполнении могут привести к задержки товара на таможне. Если затянуть валютный контроль, можно получить штраф до 100% от суммы сделки.
Статья актуальна на 02.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур