распечатать кассовый чек с qr кодом по жд билетам
Как получить отчетный документ для бухгалтерии
Для отчета о поездке командированному нужно принести в бухгалтерию несколько документов. Обо всех документах читайте в отдельной статье Какие документы нужны для командировки.
А вот как можно получить отчетные документы на билеты, купленные на Туту:
Способы получения отчетных документов
1. При оформлении билета
Если вы едете в командировку и вам нужно отчитаться перед бухгалтерией, при оформлении заказа выберите тип поездки — «Рабочая». Введите название или ИНН компании, и мы выпишем документ на данные организации.
! Если вы часто ездите в командировки или покупаете билеты для командированных, стоит зарегистрировать бизнес-аккаунт и оплачивать корпоративные заказы со счета организации или банковской картой. Вы можете объединить личный и корпоративный аккаунт и переключаться при покупке билетов для личных и рабочих целей. Подробнее о корпоративном аккаунте.
2. После покупки билета
Если вы покупали билет на Туту, все документы можете скачать в личном кабинете в любой день после покупки. Авторизуйтесь на Туту.ру и зайдите в раздел «Личные заказы». В списке заказов выберите нужный билет и нажмите на ссылку «Детали заказа». Откроется отдельная страница с описанием заказа. Внизу найдите пункт «Пассажиры и стоимость». Нажимая на соответствующие ссылки, вы можете отправить документы себе на эл. почту или сохранить на компьютер и распечатать.
Чтобы заказать оригиналы с печатью, заполните форму, и мы отправим документы по указанному адресу в течение 5 рабочих дней.
Виды отчетных документов
Все отчетные документы, которые вы получите на электронную почту или скачаете из личного кабинета, нужно распечатать и отнести в бухгалтерию.
Как получить чек от ж/д билета
Оплата рабочих поездок сотрудников компании производится со счета организации. Но чтобы она была произведена на законных основаниях, факт покупки железнодорожного билета работником должен быть зафиксирован документально. Главным его подтверждением служит кассовый чек. Но что делать, если его не дали, или был куплен не бумажный, а электронный билет? Куда нужно обращаться, чтобы получить чек в этом случае?
Обязательно ли получать чек для отчетности?
Согласно изменениям от 1 июля 2019 года, командировочному пассажиру для отчетности перед бухгалтерией достаточно предъявить:
Это значит, что если купить электронный билет через сайт РЖД и распечатать соответствующий бланк, то предоставление чека уже не требуется. Он также не нужен, если на билете есть QR-код. В остальных случаях его нужно выдавать бухгалтерии для отчетности.
Где взять чек для билета, купленного в поезде?
Если пассажир для приобретения проездного документа приехал на вокзал, то чек он будет получать вместе с бумажным купоном. Иногда вместо чека он может получить билет с QR-кодом, который имеет равнозначную ценность. В этом случае документы нужно сохранить, а впоследствии — предъявить начальству, чтобы оно возместило расходы.
Внимание! Чтобы возместить траты, связанные с предоставлением сервиса во время поездки, нужно взять подтверждающие это справки на вокзале.
Где взять чек от электронного ж/д билета?
Вместо чека достаточно распечатать посадочный купон, который послужит документом строгой отчетности. После оплаты электронного билета посмотреть его можно, зайдя на сайт РЖД. Для этого нужно авторизоваться и перейти в «Мои заказы». Контрольный купон также высылается на E-mail. Он содержит в себе всю необходимую для строгой отчетности информацию:
Вам останется только распечатать купон на принтере и предъявить его в бухгалтерию. Не забудьте к нему приложить приказ начальника о направлении в командировочную поездку.
Внимание! Отчетная документация высылается на электронную почту только в случае, если пассажир оплачивает проездной купон онлайн банковской картой.
Чек, выданный в билетной кассе утерян: что делать?
Если купон на поезд вы покупали в привокзальной кассе, но потеряли квитанцию, для доказательства факта его приобретения нужно вернуться на тот же вокзал. Запросите у кассира выдачу архивной справки. Она подтвердит, что вы оплачивали железнодорожный талон. В ней будет указан номер билета и другие данные, которые потребуются для отчета перед начальством. Восстановление самого чека в этом случае не предусмотрено.
Внимание! Бухгалтерия обязана принять архивную справку. В противном случае вы имеете права обратиться в суд для взыскания израсходованных на деловую поездку средств.
C использованием
веб-системы ООО «ИМ»
Как командированный может по QR-кодам подтвердить расходы на проезд
Ведомство напоминает, что работодатель вправе принять к вычету НДС, уплаченный по расходам на командировки сотрудников. Для этого необходимы счета-фактуры либо бланки строгой отчетности, а также их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, которые работник должен отразить в своем отчете о служебной командировке. Для подтверждения расходов на транспорт необходимо предоставить перевозочный документ и кассовый чек.
ФНС при этом предупреждает, что согласно нормам Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в бланк проездного билета могут быть включены реквизиты кассового чека (БСО). К ним относятся:
Это значит, что командированный может получить бланк проездного документа без «классического» чека. В подобном случае командированный работник должен самостоятельно считать QR-код и скачать кассовый чек на телефон или компьютер через информационный сервис или мобильное приложение уполномоченного органа.
Такой чек приравнен к обычному чеку, поэтому работник вправе распечатать его и предъявить работодателю для подтверждения своих расходов на командировку.
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику все документально подтвержденные расходы по проезду, найму жилого помещения.
Также работнику компенсируются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Документально подтвержденные расходы командированного сотрудника, в том числе расходы по найму жилого помещения, не облагаются НДФЛ. В свою очередь организация может учесть командировочные расходы при исчислении налога на прибыли.
Перечень таких расходов установлен в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Например, в составе расходов можно учесть консульские расходы, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, а также иные аналогичные платежи. Не могут учитываться в составе расходов организаций расходы командированного на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере и за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.
Как получить отчетный документ за ж/д билет для получения командировочных в бухгалтерии
Командировка всегда сопряжена с командировочными расходами на дорогу, проживание и питание сотрудников компании. Обычно услуги оплачивает работник своими средствами. Затем бухгалтерия выплачивает ему потраченные в командировке деньги. Но чтобы получить командировочные, расходы нужно доказать. Как же получить отчетный документ за покупку электронных билетов на поезд через интернет или приобретение проездных документов в кассе?
Что служит отчетным документом за ж/д билет
Виды документов, необходимых для отчета сотрудников перед бухгалтерией о расходах на поездку, зависят от типа приобретенных билетов. Для проездных документов, купленных в кассе РЖД и через интернет (например, на сайте Rutrip), они будут разными. Причем при покупке электронного билета отчитываться будет проще. Читайте о том, как получить электронный билет на поезд.
Бумажный проездной документ
При покупке билета в ж/д кассе для отчета потребуется предоставить бумажный проездной документ и кассовый чек. Иногда вместо него можно предоставить только бумажный билет с QR-кодом. Бухгалтерия должна принять его без чека.
Внимание! Работники, отправившиеся в командировку, должны обеспечить сохранность билетов и чеков. Без них расходы на дорогу возмещены не будут.
Электронный билет на поезд
При покупке электронного билета кассовый чек не выдается. В этом случае потребуется бланк строгой отчетности. Это такой документ, который подтверждает произведение оплаты услуги и имеет такую же юридическую силу, как и чек. Таким бланком отчетности является контрольный купон. На его основании составляется авансовый отчет.
Контрольный купон содержит номер заказа и электронного билета. Длина каждого из номеров составляет 14 знаков. Причем если был куплен только один проездной документ, эти номера совпадают. В купоне также содержатся сведения о месте, дате и времени отбытия/прибытия пассажира. В нем указывается тариф и итоговая стоимость проездного документа вместе с НДС.
Внимание! При посадке на поезд нужно предъявлять не контрольный, а посадочный купон. Он будет выслан на E-mail, указанный при оформлении билета, сразу после его оплаты. Вы также можете найти его в разделе «Мои заказы» или «Мои билеты» в зависимости от того, на каком сайте был куплен проездной документ.
Где получить отчетные документы?
Способ получения отчетной документации также зависит от типа приобретаемого билета. При покупке бумажного проездного документа в железнодорожной кассе вы получите кассовый чек. Его должен оформлять кассир после предварительной оплаты услуг по перевозке пассажира. Сохраните его и отнесите в бухгалтерию вместе с билетом на поезд.
Внимание! Наличие билетов без чеков не может быть доказательством расходов. Но если на билетных бланках есть QR-код, чек не нужен.
Если вы покупали билет по интернету, вам понадобится контрольный купон. Вы можете скачать его, кликнув по соответствующей надписи в «Моих заказах» или «Моих билетах» на сайте, на котором была совершена покупка. Его копия также высылается на электронную почту в виде PDF-файла. Вот образец электронного купона:
Такой купон нужно распечатать и отдать либо работодателю, либо отнести в бухгалтерию.
Что делать при утере отчетных документов?
Следует учитывать, что без чека или электронного купона получить командировочные не получится. Согласно правилам, сотрудникам возмещают только те расходы, которые подтверждаются официально. Что же делать, если отчетные документы были утеряны?
Восстановление утерянного контрольного купона
Если вы распечатали купон заранее, а затем потеряли его, ничего страшного не будет. Если вы сохранили письмо с этим купоном на электронной почте, сделайте распечатку еще раз и отнесите ее в бухгалтерию. Если вы успели удалить письмо, отыщите его в корзине. Если она уже очищена, проделайте следующие действия:
Восстановление утерянного кассового чека
Если вы потеряли чек, выданный при покупке проездного документа на привокзальной кассе, отправьтесь в тот же вокзал. Затем предъявите кассиру бумажный билет и документ, по которому была совершена его покупка. Сообщите об утере чека и попросите сделать архивную выписку. Она послужит полноценной альтернативой кассовому чеку.
Внимание! Обратиться на вокзал за выпиской можно в течение 6 месяцев со дня отбытия пассажира с его станции по данному проездному документу.
C использованием
веб-системы ООО «ИМ»
Шпаргалка: как с 1 июля работникам подтверждать проезд на поездах или самолетах
В нашем блоге на Клерке мы уже рассказывали про изменения документов, связанных новым этапом внедрения онлайн-касс. Тогда мы затронули вопросы о подтверждении расходов и оформлении новых БСО. См. «Как с 1 июля 2019 года оформлять бланки строгой отчетности».
Сегодня рассмотрим связанный вопрос – как подтверждать расходы на проезд в командировке с 01.07.2019?
Главный вопрос из бухгалтерии
Вопросы поступают от бухгалтеров: как с 1 июля 2019 года подтверждать расходы на проезд, если работник едет в командировку. Прежде можно было приложить к авансовому отчету маршрут/квитанции электронного авиабилета и контрольные купоны железнодорожного билета. Этого было достаточно (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134, п. 2 приложения к приказу Минтранса от 21.08.2012 № 322).
Теперь есть сомнения:
Приведем наши комментарии на этот счет.
Как с 1 июля подтверждать проезд на Ж/Д транспорте
Если работник покупает ж/д билеты через Интернет, то ему высылается электронный билет, а также кассовый чек на e-mail. Также эти документы появляются в личном кабинете на сайте rzd.ru. Эти документы работнику следует распечатать и передать в бухгалтерию (приложить к авансовому отчету).
Если же работник купил билеты непосредственно в ж/д кассе, то ему нужно получить:
Выдают ли уже такие документы в кассах? Мы обратились в официальную группу РЖД в Фейсбуке. Там в режиме чата ответили – да, выдают. Раз так, то этих документов для бухгалтерии достаточно.
Обобщим вывод о подтверждении Ж/Д проезда в таблице (с учетом того, что с 1 июля 2019 года также есть новые требования к реквизитам чеков от ККТ).
Самолет, такси, каршеринг с 1 июля
Аналогичные вопросы могут возникать в связи с подтверждением авиаперелета, такси или каршерингом. Мы подготовили небольшую таблицу, которая поможет разобраться с тем, какие документы нужны для бухгалтерии в качестве приложения в авансовому отчету.
