Проверка по персональным данным что проверяют
Как проводится проверка Роскомнадзора
Роскомнадзор проверяет соблюдение законов в области СМИ и информационных технологий. На основании ФЗ №293 проверка этим органом проводится раз в три года. Чаще осуществлять проверки без достаточных на то оснований запрещено. Эти временные промежутки позволят предпринимателю понять, когда примерно будет проводиться мониторинг. К проверке следует подготовиться.
Полномочия Роскомнадзора
У Роскомнадзора имеется целый ряд полномочий, установленных нормативными актами:
Роскомнадзор осуществляет комплексную проверку всех направлений, связанных с информационными технологиями.
Разновидности проверок
Роскомнадзор осуществляет следующие формы проверок:
Даже в том случае, если проверка будет плановой, у руководителя остается очень мало времени на подготовку. По этой причине нужно готовится заблаговременно.
Что именно будут проверять
Государственный орган осуществляет надзор над операторами персональных данных. Также Роскомнадзору подконтрольны компании, которые выполняют сбор и обработку информации о лицах: посетителях, работниках, клиентах. Проще говоря, под надзор попадают все субъекты, в штате которых работают люди.
СПРАВКА! Персональные данные – это информация, нужная для исполнения служебных обязанностей. К примеру, это могут быть паспортные данные, сведения об образовании, семейном статусе.
Роскомнадзор осуществляет контроль над следующими направлениями:
Относительное нововведение – проверка сайтов. Нарушением, к примеру, будет являться сбор персональных данных без указания информации о том, как они будут использоваться.
Точного перечня бумаг, подлежащих надзору, не существует. Однако можно назвать примерный ряд бумаг:
Роскомнадзор также может затребовать и другие документы.
Продолжительность проверки
Мероприятие длится на протяжении 20 рабочих дней. При наличии сопутствующих обстоятельств этот срок может быть продлен еще на 20 дней. Однако продление актуально только для тех случаев, когда на это есть серьезные основания. Плановые выездные проверки не могут длиться более 50 часов в отношении компаний, в которых работает до 100 сотрудников. Продолжительность этих проверок для малых фирм со штатом до 15 сотрудников составляет 15 часов.
Особенности подготовки к проверке
Для успешного прохождения проверки рекомендуется нанять сотрудника, который будет отвечать за верность оформления всех документов, связанных с информационным направлением. Необходимость эта связана с тем, что для подготовки нужно проверять правильность огромного объема документации. Проще озаботиться этим вопросом заранее. Однако вариант с наймом сотрудника актуален только для больших предприятий.
Маленьким компаниям можно воспользоваться услугами стороннего эксперта. Рассмотрим план по подготовке к проверке:
Для подготовки бумаг можно использовать специальные онлайн-сервисы.
Как осуществляется проверка
Сначала в компанию направляется уведомление о предстоящей проверке. В документе нужно указать сроки проведения, а также реквизиты приказа, на основании которого осуществляется мероприятие. Сначала инспекторы проверяют документы, связанные с информационным направлением. Затем в компанию направляется запрос. Ответить на него нужно на протяжении 10 дней. Руководитель должен направить в контролирующий орган копии документов. Их требуется заверить подписью.
Если в процессе проверки были обнаружены недочеты, назначается выездная проверка. В компанию приезжает минимум два инспектора. Они должны предъявить удостоверение, а также копию приказа, на основании которого проводится мероприятие.
Результаты проверки
В результате проверки оформляется акт. Если в ходе мероприятия были обнаружены ошибки, информация о них включается в документ. Ответственное лицо компании лично знакомят с актом. Альтернативный вариант – отправка документа заказным письмом. Об итогах проверки руководитель может узнать на сайте надзорного органа.
Можно ли обжаловать результаты проверки?
Результаты контрольного мероприятия можно обжаловать в течение 15 дней. Для этого в Управление отсылаются возражения. Руководителю для успешного исхода дела нужно подготовить обоснованные аргументы в защиту своей позиции. Он может сослаться на отсутствие уведомления в срок, привлечение к мероприятию специалистов без аккредитации, нарушение сроков проведения. Жалоба будет рассмотрена в течение 30 дней.
Проверки по защите персональных данных: как проходят и можно ли оспорить
Роскомнадзор проверяет всех, кто собирает персональные данные: юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и простых людей. Инспектор должен проводить проверку по правилам. Если он их нарушит, результаты проверки можно оспорить. Рассказываем, как проходит проверка, как себя вести и как оспорить результаты.
К кому могут прийти с проверкой
Роскомнадзор проверяет людей, предпринимателей и компании, которые собирают, хранят, обрабатывают и передают чужие персональные данные.
Персональные данные — это любая информация, которая позволяет идентифицировать человека:
Работодатели собирают персональные данные, когда оформляют сотрудников на работу. Авторы рассылок — когда человек подписывается на письма. Продавцы — когда просят покупателей оставить имя и номер телефона для того, чтобы отправлять предложения по скидкам.
Если вы собираете номера телефонов друзей, закон вас не касается. Но если у вас есть блог и вы собираете электронные адреса читателей для рассылки, вы становитесь оператором персональных данных.
Что проверяет Роскомнадзор
Бизнесмена могут проверить по плану, неожиданно или просто наблюдать за ним:
Плановая проверка
Роскомнадзор проводит плановую проверку раз в три года, по графику. Ищите себя в сводном плане проверок на сайте Генпрокуратуры.
Некоторых Роскомнадзор проверяет чаще — раз в два года:
Что делать при плановой проверке
1. Вовремя подготовьте документы. Роскомнадзор предупреждает оператора о проверке не позже, чем за три рабочих дня до начала: отправляет приказ по почте или электронным письмом. Вместе с приказом оператор получает список документов, которые нужно отправить инспектору. Документы можно отправить по почте или электронным письмом. На бумажных документах нужно расписаться и поставить печать, на электронных — поставить электронную подпись.
У оператора есть пять рабочих дней, чтобы ответить на запрос и прислать документы. Датой подачи документов считается день, когда инспектор их получил. Если оператор опоздает, Роскомнадзор придёт к нему с внеплановой проверкой.
2. Следите за сроками проверки. У инспектора есть 20 дней, чтобы провести проверку. Если их не хватит, он может продлить срок ещё на 20 дней, но только один раз. Максимальный срок проверки — 40 дней.
3. Проверьте акт проверки. Инспектор составляет акт в двух экземплярах. В акте он перечисляет нарушения или указывает, что их нет. Один экземпляр инспектор отправляет оператору по почте или электронным письмом не позднее 10 дней со дня подписания акта проверки.
Чем грозит плановая проверка
Если инспектор найдёт ошибки или неточности, он отправит оператору письмо — даст три рабочих дня на пояснения. Если оператор не ответит, Роскомнадзор придёт с внеплановой проверкой — в офис или домой к оператору.
Если инспектор найдёт нарушения, то вместе с актом пришлёт предписание, где будет сказано, что нужно исправить. В предписании будет указан срок — максимум шесть месяцев со дня выдачи. Оператор должен вовремя исправиться и подтвердить это документами — принести их лично или отправить письмом. Если он нарушит предписание, Роскомнадзор придёт к нему с внеплановой проверкой.
Роскомнадзор может запретить собирать и обрабатывать персональные данные до того, как оператор исправится. Если он продолжит работать с персональными данными несмотря на запрет, его могут оштрафовать.
Внеплановая проверка
Роскомнадзор может прийти с внеплановой проверкой в любое время, но только если для этого есть основания:
Как себя вести во время внеплановой проверки
1. Проверьте документы ревизоров. Изучите удостоверения сотрудников, приказ и запрос с перечнем документов для проверки. В приказе должно быть указано, кто проводит проверку, по каким причинам, что будут делать сотрудники Роскомнадзора, сроки и условия выездной проверки. Сверьте фамилии и должности сотрудников Роскомнадзора из приказа с данными удостоверений.
2. Предоставьте информацию по запросу. Предоставьте инспекторам документы и покажите технику, перечисленную в запросе. Важно уложиться в срок, который указан в запросе — максимум два дня с момента вручения. Если во время проверки окажется, что нужны дополнительные документы, инспектор может вручить вам дополнение к запросу.
Если передаёте документы на бумаге, сделайте копии, заверьте печатью и подписью. Если отправляете их в электронном виде — подпишите электронной подписью. Если не успеваете в срок, напишите и отправьте в Роскомнадзор объяснительную.
3. Присутствуйте при проверке. Вы имеете право присутствовать при проверке, давать сотрудникам Роскомнадзора пояснения, отвечать на их вопросы.
4. Не мешайте проверяющим. В правилах сказано, что оператор должен свободно пускать ревизоров в помещение и к компьютеру, предоставлять необходимые документы. Если вы будете мешать, откажетесь показывать документы или отвечать на вопросы, сотрудники Роскомнадзора составят акт о воспрепятствовании проведению выездной проверки и через пару месяцев придут ещё раз. Если вы будете сильно мешать, могут вызвать полицию.
5. Следите за сроками. Инспектор предупреждает оператора о проверке не позднее, чем за 24 часа. Роскомнадзор может проводить внеплановую проверку не дольше 10 дней. Если нужно, срок могут увеличить еще на 10 дней, но только один раз. Максимальный срок проверки — 20 дней.
6. Проверьте правильность составления акта. В акте должна быть информация о выявленных нарушениях или об их отсутствии. Если нарушения есть, в акте должны быть указаны статьи закона и пункты нормативных актов, которые оператор нарушил.
Проверяющий составляет акт проверки в двух экземплярах и прилагает к нему справки, протоколы и пояснения оператора. Акт должны подписать представитель Роскомнадзора и оператор. Если вы откажетесь расписываться, ревизор сделает об этом пометку. Проверяющий отдаёт оператору под расписку один экземпляр акта с копиями приложений.
Оператор должен сделать пометку в журнале по учёту проверок о том, что ознакомился с актом. Если такого журнала нет, инспектор сделает об этом запись в акте.
Если оператора не будет на месте, Роскомнадзор приостановит проверку, но не более чем на месяц. Если за это время ничего не изменится и проверяющий не сможет застать оператора на месте, он составит акт о невозможности проведения проверки. В течение трёх месяцев после составления акта Роскомнадзор может прийти с проверкой ещё раз, но уже без предупреждения.
Чем грозит выездная проверка
Если Роскомнадзор найдёт нарушения, вместе с актом проверки оператору дадут предписание об устранении нарушений. Он должен будет исправиться в течение установленного срока — максимум шесть месяцев со дня выдачи предписания. Оператор должен будет показать инспектору документы, которые подтверждают, что он исправил нарушения. Их можно отправить по почте, электронным письмом или принести в региональное управление Роскомнадзора.
Роскомнадзор может запретить собирать и обрабатывать персональные данные до того, как оператор исправится. Если он продолжит работать с персональными данными несмотря на запрет, его могут оштрафовать.
Наблюдение за оператором
Сотрудники Роскомнадзора могут наблюдать за оператором только по заданию. Для этого должны быть причины:
За оператором наблюдают тайно — никто его не предупреждает. Сотрудники Роскомнадзора смотрят, какую информацию оператор публикует в интернете и СМИ, какие документы отправляет в Роскомнадзор. Они могут просто посмотреть сайт и понажимать на кнопочки про согласие на обработку персональных данных.
Чем грозит наблюдение
Если сотрудники Роскомнадзора нашли нарушения, есть два варианта:
Когда проверку могут продлить
Роскомнадзор может продлить плановую проверку на 20 дней, внеплановую — на 10 дней. Увеличить срок проверки можно только один раз. Для этого должны быть причины:
Если Роскомнадзор продлевает срок проверки, он издаёт приказ и в течение трех рабочих дней отдаёт копию оператору.
Как обжаловать результаты проверки
Любое нарушение правил сотрудником Роскомнадзора — повод подать жалобу. Вы можете пожаловаться на ревизоров, если:
Если вы не согласны с результатами проверки, можете прийти в Роскомнадзор и пожаловаться на проверяющих устно. Но лучше подать письменную жалобу. Её можно отправить бумажным или электронным письмом. Если вы отправляете жалобу по электронной почте, поставьте электронную подпись.
Если вы жалуетесь на сотрудников регионального Роскомнадзора — отправляйте жалобу в региональное управления Роскомнадзора. Если жалуетесь на проверяющих из федеральной службы — в федеральный Роскомнадзор.
Сотрудники Роскомнадзора обязаны ответить в течение 30 дней со дня регистрации жалобы. Они могут согласиться с претензией полностью, частично или вообще не согласиться.
Если вы подавали жалобу в региональный Роскомнадзор и он с ней не согласился, пишите в федеральную службу. Если и там не найдёте понимания — идите в суд.
Какие штрафы грозят нарушителям
| Нарушение | Граждане | Индивидуальные предприниматели | Должностные лица | Юридические лица | Статья закона |
| Оператор незаконно собирает персональные данные или собирает те персональные данные, которые ему не нужны | 1 000 ₽ – 3 000 ₽ | 1 000 ₽ – 3 000 ₽ | 5 000 ₽ – 10 000 ₽ | 30 000 ₽ – 50 000 ₽ | п 1. ст. 13.11 КоАП РФ |
| Оператор обрабатывает персональные данные без письменного согласия или неправильно его составил | 3 000 ₽ – 5 000 ₽ | 3 000 ₽ – 5 000 ₽ | 10 000 ₽ – 20 000 ₽ | 15 000 ₽ – 75 000 ₽ | п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ |
| Оператор не опубликовал документ, где сказано, как он обрабатывает и защищает персональные данные | 700 ₽ – 1 500 ₽ | 5 000 ₽ – 10 000 ₽ | 3 000 ₽ – 6 000 ₽ | 15 000 ₽ – 30 000 ₽ | п. 3 ст. 13.11 КоАП РФ |
| Оператор не дал человеку информацию об обработке его данных | 1 000 ₽ – 2 000 ₽ | 10 000 ₽ – 15 000 ₽ | 4 000 ₽ – 6 000 ₽ | 20 000 ₽ – 40 000 ₽ | п. 4 ст. 13.11 КоАП РФ |
| Оператор не стал исправлять, блокировать или удалять неверные, устаревшие или незаконно полученные персональные данные, несмотря на требование их владельца или сотрудника Роскомнадзора | 1 000 ₽ – 2 000 ₽ | 10 000 ₽ – 20 000 ₽ | 4 000 ₽ – 10 000 ₽ | 25 000 ₽ – 45 000 ₽ | п. 5 ст. 13.11 КоАП РФ |
| Оператор обрабатывает персональные данные вручную, неправильно их хранит и не защищает компьютер, флешки, диски с персональными данными. В результате кто-то их уничтожил, изменил, скопировал, распространил | 700 ₽ – 2 000 ₽ | 10 000 ₽ – 20 000 ₽ | 4 000 ₽ – 10 000 ₽ | 25 000 ₽ – 50 000 ₽ | п. 6 ст. 13.11 КоАП РФ |
| Оператор вовремя не подал нужные документы или информацию в Роскомнадзор | Предупреждение или штраф 100 ₽ – 300 ₽ | Предупреждение или штраф 100 ₽ – 300 ₽ | Предупреждение или штраф 300 ₽ – 500 ₽ | Предупреждение или штраф 3 000 ₽ – 5 000 ₽ | ст. 19.7 КоАП РФ |
Коротко о проверках по защите персональных данных
Роскомнадзор может прийти с проверкой к любому оператору персональных данных: в компанию, к индивидуальному предпринимателю или обычному человеку. Оператора могут проверить по плану, неожиданно или просто наблюдать за ним:
Любое нарушение проверяющими правил проведения проверок — повод обжаловать её результаты. Если Роскомнадзор не согласится с жалобой, можно подать в суд.
Проверка Роскомнадзора: как подготовиться работодателю
эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву
Тема охраны персональных данных касается всех, кто работает с кадровыми документами. В этой статье разберем, какие требования установлены на законодательном уровне и что может стать объектом проверки Роскомнадзора
На какие документы опираться работодателю
Материал подготовлен на основе вебинара Марии Финатовой «Инспекционные проверки Роскомнадзора: как пройти успешно и при необходимости оспорить результаты»В первую очередь необходимо определить, какие нормативно-правовые акты распространяются на вашу организацию. Единого перечня нет. Все зависит от того, чьи персональные данные вы обрабатываете, и от типа самой информации.
Шпаргалку с основными нормативными актами, которые определяют работу с персональными данными и регулируют проведение проверок, вы можете скачать в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
К владельцам персональных данных относятся:
Важна и сама обрабатываемая информация. Например, вы имеете дело с биометрическими данными: дактилоскопическими отпечатками пальцев, радужной оболочкой глаза, размером обуви и одежды, фото- или видеоизображениями, — вам придется изучить дополнительные нормативные акты, которые определяют порядок работы с биометрией: как их хранить, на каких носителях, как их защищать и пр.
Что проверяет Роскомнадзор
Постановка на учет
Каждая новая организация должна подать в органы Роскомнадзора информацию о том, чем она занимается, какие данные обрабатывает и кто из сотрудников несет ответственность за эту сферу (ст. 22 Закона от 27.07.2006 № 153-ФЗ). Таким образом, Роскомнадзор на начальном этапе уже имеет представление о том, какие данные вы обрабатываете, и исходя из этого, ведомство принимает решение, когда к вам прийти с проверкой.
Не стоит думать, что незарегистрированные компании останутся без внимания инспекторов. Как раз наоборот: к ним у ведомства повышенный интерес.
Как проверить, стоит ли организация на учете
Зайдите на сайт Роскомнадзора, в боковом меню в разделе «Реестр операторов» выберите пункт «Реестр». Внесите в открывшуюся форму название или ИНН организации. Если в результатах поиска нет вашей компании, значит, она не стоит на учете в Роскомнадзоре.
Ответственный за организацию работы с персональными данными
В крупных компаниях таких сотрудников может быть несколько. В небольших компаниях работу с персональными данными может вести руководитель службы безопасности или директор по персоналу. Это решает сам работодатель. Зависимости от формы собственности организации или количества сотрудников нет. Важно определить, что конкретно делает этот человек исходя из требований законодательства. Именно он и будет представлять интересы компании при проверках Роскомнадзора.
О том, как работать с персональными данными, читайте в интервью Марии Финатовой
Внутренняя политика по персональным данным
Внутренняя политика по организации обработки персональных данных — обязательный документ для всех работодателей как операторов персональных данных (ст. 18.1 Закона № ФЗ-152). Политика описывает общий порядок: какие категории персональных данных обрабатываете, что вы с ними делаете и кому передаете.
Локальные нормативные акты
Это те документы, которые содержат конкретные правила и условия работы:
Таких документов может быть несколько, например, для каждого вида информации — свой. Все зависит от внутренней системы документооборота. Главное, чтобы все эти ЛНА определяли порядок и обозначали цель обработки информации. Ознакомьте сотрудников с теми документами, которые на них распространяются.
Один из самых важных документов при проверке — согласие на обработку персональных данных. Требования к содержанию, составу и форме согласия установлены ст. 9 Закона № 152-ФЗ. Как показывает практика, работодатели далеко не все и не всегда при оформлении получают согласие на обработку персональных данных. А штраф придется платить за каждое неоформленное или неверно оформленное согласие.
Важно на практике соблюдать цель обработки информации, которая указана в согласии. Работать с личной информацией другого человека можно:
Пример. Чтобы заключить трудовой договор не нужны ИНН, телефон, адрес проживания человека (ст. 57 ТК РФ), но работодатели чаще всего запрашивают эту информацию. Для чего, если по закону они не нужны? Для достижения своих внутренних целей: поздравлять с днями рождения, использовать в документах, делать визитки и пр. Речи об этом в законодательстве не идет, поэтому вы обязаны взять с сотрудника согласие, в котором будут указаны конкретные цели использования дополнительных данных. На это Роскомнадзор тоже обращает внимание.
Хранение и уничтожение персональных данных
Срок хранения информации определяет человек, когда подписывает согласие на их обработку. Работодатель обязан уничтожить персональные данные, если:
В этих ситуациях вы должны уничтожить документы, содержащие персональные данные, а также данные из информационных систем и оформить документ, который защитит интересы компании перед Роскомнадзором, — акт. Формат акта законодательно не определен, но вы можете утвердить его ЛНА.
Создайте комиссию из тех сотрудников, которые будут фактически уничтожать персональные данные в информационных системах и на бумажных носителях.
Информационные системы
Специалисты Роскомнадзора имеют право доступа к информационным системам операторов персональных данных. При проведении проверок инспекторы работают парами: один проверяет документы, второй — информационные системы. Специалист, который специализируется на электронных ресурсах, обладает достаточным опытом и уровнем подготовки, чтобы уже на старте работы за вашим компьютером увидеть, как обрабатываются данные в вашей системе, соблюдают ли сотрудники требования к безопасности, начиная с парольной политики и блокировки экрана.
Как правило, около 20% времени инспекторы уделяют проверке документов, а 80% — изучению информационных систем, потому что эти источники наиболее подвержены незаконной передаче персональных данных, утечке информации.
Правила поведения сотрудников за компьютером вы найдете в нашей шпаргалке в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Жалобы о нарушении прав субъектов персональных данных
Если в Роскомнадзор от сотрудников компании или других людей поступали подобные жалобы, инспекторы отдельно изучат:
Инспектор может попросить доказать документально, что нарушение исправлено и прекращено, а не продолжает являться длящимся.
О том, что нового появится в работе с персональными данными, расскажем на бесплатном вебинаре «Законодательные изменения по персональным данным работников. Чек-лист для кадровика».
Вместо заключения
Узнать о плановой проверке можно двумя способами: найти план проверок на сайте Роскомнадзора или обратиться к сайту Генпрокуратуры, где публикуется сводный план по разным ведомствам. По названию организации или ИНН выпадет список инспекционных органов, которые к вам должны прийти.
Чтобы быть готовым к визиту инспекторов Роскомнадзора, необходимо:
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Перечень НПА для оператора персданных 630.2 КБ