Процент чего устанавливает комиссия работодателя и фиксирует в личной карточке

Обоснование обеспечения работников СИЗ

Ст. 221 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить СИЗ работников, которые выполняют трудовые функции в условиях:

С 1 марта 2022 года положения ТК РФ, в том числе ст. 221, регулирующие сферу охраны труда, излагаются в новой редакции. Подробный обзор предстоящих нововведений подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к материалу.

Практически для всех отраслей деятельности существуют установленные нормы выдачи СИЗ, утвержденные главным образом приказами либо постановлениями Минтруда или Минсоцразвития РФ.

В этих документах с разбивкой по соответствующим специальностям приведены перечни минимально необходимых для работника СИЗ. Работодатель может, утвердив соответствующий внутренний нормативный документ, установить собственные нормы выдачи СИЗ. Однако они не должны быть снижены по сравнению с утвержденными для отрасли.

Правильно разработать и использовать нормативы выдачи СИЗ вам помогут рекомендации экспертов «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Путеводитель по кадрам.

Нормы содержат не только перечни СИЗ, но и сроки, на которые они выдаются. Работодатель должен с соблюдением этих сроков производить замену изношенных СИЗ на новые и при необходимости обеспечивать процесс их стирки, сушки и ремонта.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если специальная одежда в бухгалтерском учете была отнесена к запасам, то она может быть списана при выбытии в случаях, отличных от продажи (подп. «б» п. 3, подп. «б» п. 41, подп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019 «Запасы», утв. приказом Минфина России от 15.11.2019 № 180н).

Узнать больше о специфике применения ФСБУ 5/2019 вы можете из экспертной статьи, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к ней.

Организация учета выданных СИЗ

Общие для всех отраслей деятельности и любого работодателя правила, в соответствии с которыми производится хранение, выдача, использование и обеспечение ухода за СИЗ, отражены в приказе Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н.

Согласно этому документу работодатель обязан:

О том, когда работнику дают такую информацию, читайте в статье «Программа первичного инструктажа на рабочем месте».

У работодателя есть право на:

За работником закрепляются обязанности:

Права работника сводятся к следующему:

Рекомендации экспертов по отражению спецодежды в бухучете и ее налогообложению можно посмотреть в Типовой ситуации от «КонсультантПлюс» «Как выдать и учесть спецодежду», получив бесплатный доступ к системе.

В установленном порядке в бухучете отражается списание СИЗ.

Личная карточка выдачи спецодежды: скачать бланк и образец

Лицевая сторона карточки учета выдачи СИЗ содержит информацию:

Оборотная сторона отражает данные о фактическом движении СИЗ по конкретному работнику: выдаче СИЗ, их возврате на склад.

О том, в какой ситуации могут потребоваться данные о выданных СИЗ, читайте в статье «Порядок оформления несчастного случая на производстве».

Если СИЗ востребованы не постоянно, а нужны для периодического использования (например, при периодическом проведении работ или посещении объектов проверяющими или руководителем), для них может быть заведена карточка с записью «Дежурные» вместо данных работника.

Скачать бланк и образец личной карточки СИЗ вы можете бесплатно, кликнув по картинке ниже:

На нашем форуме можно узнать, как заполняют и ведут различную документацию ваши коллеги. Вот, например, ветка, где делятся опытом по заполнению личной карточки учета выдачи СИЗ.

Ознакомиться более детально с порядком обеспечения работников СИЗ вы можете в специальном материале.

Итоги

За работодателем законодательно закреплена обязанность по обеспечению защиты работника от вредных воздействий, которым он подвергается во время исполнения своих обязанностей, посредством СИЗ. Задачи по приобретению, хранению, уходу за СИЗ и их учету ложатся на работодателя.

Источник

Личная карточка учета выдачи СИЗ

Личная карточка учета выдачи СИЗ – это основной документ, подтверждающий выдачу сотруднику средств индивидуальной защиты.

Приказ 290н «Правила обеспечения работников СИЗ» СКАЧАТЬ
Карточка учета выдачи средств индивидуальной защиты СКАЧАТЬ

В личную карточку учета выдачи вносятся все позиции по СИЗ, выданные сотруднику, ссылка на документ, обосновывающий выдачу именно этих средств индивидуальной защиты, а также антропологические данные сотрудника, на основании которых подбирается необходимый размер.

Также читайте: Журнал выдачи СИЗ

Для чего нужна карточка учета выдачи СИЗ?

Этот же приказ регулирует и сам процесс выдачи и учета СИЗ в целом. Карточка выдачи СИЗ — один из документов, которые, в случае какой-либо проверки, инспектор ГИТ запрашивает в первую очередь. Учет выдачи СИЗ должен быть оформлен должным образом. Отсутствие правильно оформленной документации, вполне могут прировнять к невыдаче СИЗ, так как любое действие должно быть зафиксировано.

Такой строгий контроль за личными карточками учета выдачи СИЗ связан в первую очередь с тем, что они являются документом, связанным со многими законодательными актами, которые касаются охраны труда.

Во-первых, в личной карточке указан документ, на основании которого сотрудник обеспечивается СИЗ. Ссылка на типовые нормы выдачи СИЗ или какой-либо другой акт, являются подтверждением того, что работодатель провел определённую работу по выявлению потребности сотрудников в СИЗ. Если этот перечень определен неправильно, либо же по факту выдано не все, что предписано, то руководитель несет ответственность.

Во-вторых, в личной карточке фиксируется номер сертификата для каждого СИЗ, выдаваемого сотруднику. Согласно действующему законодательству, выдача сотрудникам СИЗ, не имеющим сертификата соответствия недопустима. В противном случае работодатель будет оштрафован. Таки образом личная карточка для сотрудника является подтверждением того, что он получает СИЗ, соответствующие всем необходимым требованиям.

В-третьих, личная карточка позволяет работодателю не только фиксировать оборот СИЗ внутри организации, с точки зрения экономики, но и в определенных ситуациях обезопасить его. Связано это с недобросовестными сотрудниками, которые могут пренебречь использованием СИЗ, либо же присвоить их себе, а в случае какой-либо проверки сослаться на то, что работодатель им ничего не выдавал. Если же обеспечение СИЗ зафиксировано личной подписью в карточке учета и выдачи, то работник уже несет определенную ответственность за использование выданных ему СИЗ.

В-четвертых, личная карточка учеты выдачи позволяет отслеживать сроки эксплуатации СИЗ и вовремя проводить их замену, в соответствии с требованиями законодательных актов.

Как заполнять личную карточку выдачи учета выдачи СИЗ?

Ниже представлен образец заполнения личной карточки учета выдачи СИЗ. Обратите внимание, что карточка является двухсторонней.

Сторона №1Сторона №2

Перед вами заполненный образец.

Сначала вы фиксируете личные данные сотрудника и его должностную принадлежность, согласно штатному расписанию организации (табельный номер, структурное подразделение и должность, дату приема на работу). Номер личной карточке присваивается индивидуально, но для удобства его чаще всего делают идентичным с табельным номером сотрудника.

Далее записываются антропологические параметры сотрудника – рост и размеры одежды и обуви.

Затем, в шапке таблицы указывается законодательный акт, на основании которого Вы выдаете СИЗ сотрудникам. Обратите внимание, что тут можно указать и локальный акт принятый внутри Вашей организации, при условии, что его положения не противоречат основным государственным требованиям к обеспечению сотрудников СИЗ. Например, если сотрудникам выдаются СИЗ сверх норм, указанных в типовых. Обоснование такой выдачи обязательно должно быть зафиксировано и законодательно обосновано в самом локальном акте.

Потом вы указываете перечень выдаваемых работникам позиций, пункт норм (типовых или локальных), единицу измерения. В графе количество Вы пишете не фактическое количество, а цифру, которая указана в типовых или локальных нормах выдачи СИЗ на год.

Обратите внимание, что если в процессе своей работы сотрудник может использовать дежурные СИЗ, о которых говорилось ранее, то фиксация их выдачи на время работ, ведется в свободной форме.

На оборотной стороне перечень выдаваемых СИЗ дублируется, а напротив каждой позиции вписывается номер сертификата или декларации соответствия, который Вы должны взять у поставщика при закупке. Далее указывается дата выдачи и количество. Факт получения работником СИЗ фиксируется его личной подписью.

Можно ли вести личную карточку выдачи учета выдачи СИЗ в электронном виде?

В связи с повсеместным внедрением цифровых технологий, «бумажный вариант» заполнения карточки устаревает, поэтому в 2010 году Приказ №290н был дополнен следующим пунктом:

«Работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника».

Нужно ли вообще вести карточку выдачи СИЗ?

На практике, в некоторых организациях карточку учета выдачи СИЗ оформляют, когда она нужна при какой-либо проверке надзорных органов. В этом случае, при трудоустройстве работника, его просят указать антропологические данные в трудовом договоре или каких-либо дополнительных бумагах к нему (для подбора как раз-таки СИЗ или униформы). Тогда составить карточку по факту требования дело 15 минут. И нет необходимости даже в электронном формате ее вести.

Какие документы оформляют вместе с карточкой при выдаче СИЗ?

Помимо карточки выдачи СИЗ необходимо обязательно отразить выдачу в отдельном журнале.

В этой статье мы разобрали, для чего нужна личная карточка учета выдачи СИЗ, как она заполняется, можно ли ее вести в электронном виде, и какие документы необходимо дополнительно оформлять.

Источник

Личная карточка работника Т‑2: образец заполнения и бланк

При приеме на работу на каждого сотрудника нужно оформить внутренний документ, который называется личная карточка. Что именно следует в ней отразить и на каком основании? По какой форме вести этот документ? Как долго хранить личную карточку Т-2? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей сегодняшней статье.

Что такое карточка Т-2

Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника, а также информацию о его трудовой деятельности. Карточка составляется в первый же рабочий день сотрудника, принятого по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода работы в данной организации.

Сведения в форму № Т-2 вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации.

Справка

Если один из разделов личной карточки закончился, необходимо дополнить ее вкладышем.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Вести личные карточки на всех сотрудников обязаны все организации независимо от формы собственности. Это следует из положений пункта 2 постановления Госкомстата от 05.01.04 № 1 и пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Кроме того, личная карточка является документом воинского учета. Этот документ могут проверить военные комиссариаты и органы местного самоуправления (подп. «б» п. 4 приложения № 2 к Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан, утв. приказом Минобороны от 18.07.14 № 495).

Для работодателя личная карточка является полезным документом, из которого можно оперативно получить информацию как о сотруднике (адрес, телефон, данные о родственниках), так и о его трудовой деятельности (в т.ч. сведения о переводах, отпусках и проч. с датами и номерами приказов).

Что содержит личная карточка Т-2

В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения. Частично в форме № Т-2 повторяются записи, вносимые в трудовую книжку: о приеме, переводе на другую постоянную работу, награждении за успехи в работе, увольнении (п. 4 и 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Также в личную карточку заносятся персональные данные сотрудника. А именно: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и т.п. Кроме того, в форме № Т-2 есть раздел, посвященный воинскому учету, который заполняется в отношении военнообязанных лиц.

Особенности заполнения личной карточки сотрудника

Некоторые сведения, которые отображаются в форме № Т-2, работник заверяет собственной подписью. Именно поэтому личную карточку в общем случае нельзя вести в электронном виде. Так, при оформлении на работу сотрудник должен проверить правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись. В период работы в организации подпись сотрудника потребуется в том случае, если записи вносятся в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу». При увольнении работник проверяет все данные карточки и подтверждает правильность ее заполнения своей подписью.

Справка

Если сотрудник переведен на дистанционную работу, то ознакомить его с приказами, распоряжениями и прочими кадровыми документами, которые он должен завизировать, можно «путем обмена электронными документами». Об этом сказано в статье 312.3 ТК РФ. Никаких исключений в отношении личной карточки в этой норме не установлено. Таким образом, стороны вправе договориться о переводе формы Т-2 в электронный вид. В этом случае записи в личной карточке необходимо заверить электронными подписями специалиста кадровой службы и работника. При этом закон не требует, чтобы это были усиленные квалифицированные ЭП.

Документами, на основании которых заполняется личная карточка, являются:

Внимание

Часть сведений заносится в личную карточку со слов работника и не требует документального подтверждения. Именно так заполняется пункт 5 «Знание иностранного языка» раздела I (указывается степень знания языка: «владеет свободно», «читает и может объясняться», «читает и переводит со словарем»). Также на основании слов работника вносятся сведения о фактическом месте проживания и ближайших родственниках (пункты 10 «Состав семьи» и 12 «Адрес места жительства» раздела I соответственно). Эти данные работник предоставляет по желанию (письмо Роструда от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1 ).

Особое внимание нужно уделить заполнению раздела II «Сведения о воинском учете». Данные вносятся на основании «воинских» документов. А именно: военного билета, либо выданных взамен него временного удостоверения или справки — на военнообязанных, которые пребывают в запасе. Или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — если работник военнообязанный, но еще не проходил службу.

При этом пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.). А в пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» вносится полное обозначение так, как оно указано в военном билете (обычно, это шесть цифр, или шесть цифр и буква).

На призывников вышеозначенные пункты, а равно пункт 1 «Категория запаса» не заполняются. А в пункте 2 «Воинское звание» надо указать «подлежит призыву». Пункт 1 «Категория запаса» также не заполняется на офицеров запаса.

В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А».

Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку. При этом записи вносятся карандашом. Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья. В этом пункте надо сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Раздел «Дополнительные сведения» формы № Т-2 предназначен для отображения прочей информации, необходимой для полноты учета сведений о сотрудниках. Туда вносятся сведения о наличии специальных прав и разрешений (к примеру, водительского удостоверения), о совмещении работы с обучением, или данные о работающих инвалидах. Также здесь можно делать отметки об отстранении от работы, простое и прочих факторах, влияющих на расчет отпусков, заработной платы и т.п.

Ошибки при заполнении формы Т-2

Если в период работы сотрудника данные, указанные в форме № Т-2, стали неактуальными, то в карточку нужно внести соответствующие изменения. Если она составлена на бумаге, то делается это следующим образом: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные. Сведения заверяются подписью работника, отвечающего за ведение личных карточек. Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Не лишним будет проставить рядом с подписью и дату внесения изменений, хотя Указания этого не требуют.

Точно так же надо поступить и при обнаружении в личной карточке ошибок и неточностей. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения. Факт исправления подтверждается подписью ответственного сотрудника. Если поправки вносятся в сведения, которые были заверены подписью работника, то желательно, чтобы он расписался и после внесения изменений. Также не помешает дополнительно указать дату внесения исправлений.

Хранение и ведение карточек Т-2

Форма № Т-2 на действующих работников должна храниться непосредственно в организации. При этом, поскольку карточки содержат персональные данные сотрудников, необходимо обеспечить специальный режим доступа к этим документам. Для этого нужно издать приказ по организации, в котором определено, кто и как может получать информацию из формы № Т-2.

Справка

Обычно за ведение личных карточек отвечает работник кадровой службы. В небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или руководитель.

После увольнения сотрудников их личные карточки сдаются в архив организации или на специализированное хранение. Уничтожить эти документы можно будет только через 50 лет. А если сотрудник был уволен до 1 января 2003 года, то его личную карточку нужно хранить 75 лет (п. 444 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236 ).

Штрафы и последствия в случае отсутствия формы Т-2

Отсутствие личных карточек является нарушением трудового законодательства. За это работодатель может быть оштрафован в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ. Для юрлиц размер штрафа составляет от 30 тыс. до 50 тыс. руб., а для ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. руб. При повторном нарушении штрафы увеличиваются: до 70 тыс. руб. для юрлиц, и до 20 тыс. для ИП. Точно такая же ответственность наступает и за ошибки, допущенные при заполнении формы № Т-2 (решение Московского городского суда от 18.07.19 № 7-7127/2019, 7-7207/2019, 7-7210/2019, 7-7126/2019, 7-7154/2019).

Важно

Кроме того, как уже упоминалось, форма № Т-2 является еще и документом воинского учета. А значит, эту форму могут проверять также военные комиссариаты и органы местного самоуправления. Поэтому целесообразнее все же использовать унифицированный бланк, а не документ собственной разработки.

В заключение отметим, что правильное оформление личных карточек позволит организациям избежать претензий как со стороны трудинспекции, так и со стороны военных комиссариатов и местных органов власти. При этом форма № Т-2, хотя и дублирует сведения из других документов, может оказаться полезной для работодателя. При правильном ведении личная карточка может стать неплохим подспорьем не только для кадровой службы, но и для бухгалтерии, а также руководителей отделов и подразделений. Именно из этой формы можно оперативно получить контактные данные и прочие сведения о сотрудниках.

Источник

Личная карточка учета спецодежды: сборник вопросов-ответов

Движение средств индивидуальной защиты (далее — СИЗ, спецодежда), т.е. их выдачу работнику и возврат, отражают в личной карточке учета СИЗ. Форму документа разрабатывают самостоятельно, в связи с чем возникает немало вопросов. Например: каким образом внести в карточку сведения? как скорректировать в ней записи? кто ее должен заполнять и хранить?

1. Может ли организация изменить форму личной карточки учета спецодежды?

Типовую форму личной карточки учета СИЗ применяли до 25.08.2019. Теперь же организации разрабатывают ее самостоятельно с учетом обязательных сведений:

1) о работнике (абз. 2 ч. 2 п. 43 Инструкции о СИЗ). Как то:

— структурное подразделение организации, в котором он работает;

— профессия рабочего (должность служащего);

— дата приема на работу;

— дата изменения профессии рабочего (должности служащего) в период работы в организации (если изменение имело место);

— размеры одежды (обуви, СИЗ головы, противогаза, респиратора, рукавиц, перчаток);

— показатели корригирующих очков (при их наличии);

2) спецодежде, предусмотренной установленными нормами выдачи (абз. 3 ч. 2 п. 43 Инструкции о СИЗ). Это:

— их классификация (маркировка) по защитным свойствам или конструктивным особенностям;

Если необходимо, можно предусмотреть в форме личной карточки поля (строки, графы) для внесения иных сведений. Например, об условиях труда работника. Напомним, исходя из таких сведений определяют, надо ли обеспечивать работника СИЗ, которые предусмотрены типовыми нормами дополнительно (п. 14 Инструкции о СИЗ).

Пример
Грузчику при погрузке и разгрузке кислот концентрацией от 20 до 50% дополнительно положен целый ряд спецодежды (костюм для защиты от кислот, сапоги ПВХ, кислотостойкие рукавицы, защитные очки, респиратор и т.п.). Если такой вид работ предусмотрен технологическим процессом, надо дополнительно выдавать названные СИЗ (п. 14 Инструкции о СИЗ). Отметку о том, что работник задействован в указанных работах, можно внести в личную карточку.

2. Кто должен заполнять личную карточку учета СИЗ?

Законодательство называет лишь сведения, которые должны отражаться в личной карточке учета спецодежды. Порядок ее заполнения каждая организация определяет самостоятельно.

На кого возложить обязанности по ведению личной карточки, решают в том числе с учетом общей численности работников организации, особенностей производственного процесса.

Соответствующую функцию могут выполнять:

1) один работник (например, кладовщик). В таком случае желательно предусмотреть, кто будет передавать ему нужную информацию. Например, некоторые сведения можно почерпнуть из приказов о приеме на работу, которые находятся в распоряжении специалиста отдела кадров. Это, в частности, Ф.И.О. (отчество — при наличии) работника, его пол, структурное подразделение, в котором он работает, профессия рабочего (должность служащего), дата приема на работу;

2) несколько работников. Чтобы упорядочить их работу, стоит регламентировать, за какие сведения отвечает каждый из них. Например:

— кладовщик заполняет блок «Сведения о работнике» (за исключением строк «Дата поступления на работу», «Дата увольнения, изменения профессии (должности)»), таблицу «СИЗ, предусмотренные по установленным нормам» и столбцы «Наименование СИЗ», «Классификация (маркировка) СИЗ по защитным свойствам или конструктивным особенностям», «Выдано», «Возвращено»;

— инспектор по кадрам указывает дату поступления на работу, дату увольнения, изменения профессии (должности).

Обратите внимание!
Полагаем, поручать заполнение личных карточек специалисту по охране труда не стоит, поскольку в рамках своих должностных обязанностей он контролирует правильность их ведения. Вместе с тем у службы охраны труда можно получать необходимые для заполнения карточки сведения. Например, о полагающихся работнику СИЗ.

Зафиксировать порядок заполнения личной карточки можно в ЛПА, регламентирующем выдачу СИЗ.

3. Как вести личную карточку учета СИЗ в электронном виде? Надо ли ее распечатывать?

Согласно законодательству личные карточки можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. В целом названные способы схожи. Тем не менее второй вариант имеет свои нюансы.

Во-первых, для ведения карточки в «электронке» нужны специальные компьютерные программы. По выбору организации это может быть:

— программа для работы с таблицами или базами данных (к примеру, Microsoft Excel, Microsoft Access);

— адаптированная для учета СИЗ программа бухучета;

— специальное программное обеспечение.

Во-вторых, надо учитывать следующее:

— законодательство требует, чтобы при ведении карточки в электронной форме обеспечивалась идентификация работника (ч. 5 п. 43 Инструкции о СИЗ). При этом не раскрывается, что понимать под идентификацией. Можно предположить, что речь идет о возможности установить тождество личности работника по совокупности признаков. По нашему мнению, чтобы соблюсти это требование, достаточно правильно занести в личную карточку сведения о работнике (Ф.И.О., профессию (должность) и т.п.). По ним и можно будет его идентифицировать;

— в личной карточке, имеющей электронный вид, работник не может поставить подпись в подтверждение получения (возврата) СИЗ. Поэтому фиксировать выдачу СИЗ требуется в отдельном документе (ведомость учета выдачи СИЗ и т.п.) с указанием в личной карточке его номера и даты (ч. 5 п. 43 Инструкции о СИЗ). Полагаем, по аналогии целесообразно отражать и возврат СИЗ (к примеру, с использованием ведомости возвращенной спецодежды).

Распечатывать личную карточку, которая имеет электронный вид, нет необходимости, поскольку законодательство предусматривает два способа ее ведения.

4. Надо ли фиксировать в личной карточке учета СИЗ выдачу работникам санитарной одежды?

Главная функция санитарной одежды — защитить предметы труда от неблагоприятных факторов, связанных с работником. Например, участвующий в производстве хлеба работник убирает волосы под колпак, чтобы предотвратить их попадание в пищевые продукты (п. 265 Санитарно-эпидемиологических требований N 130).

СИЗ же предназначены для предотвращения или уменьшения воздействия на работника вредных (опасных) производственных факторов, а также для его защиты от загрязнений, неблагоприятных температурных условий. То есть спецодежда защищает непосредственно работника.

Напомним, нормы выдачи СИЗ устанавливаются ТНПА, принятыми Минтруда и соцзащиты. Порядок обеспечения ими работников определяется Инструкцией о СИЗ. Именно этот НПА обязывает нанимателя делать отметки о выдаче/возврате спецодежды (а не санитарной одежды) в личной карточке учета СИЗ.

Как фиксировать выдачу санитарной одежды, в законодательстве не закреплено. Полагаем, заносить информацию о ней в личную карточку учета СИЗ не стоит.

По нашему мнению, организации, которая обязана обеспечивать работников санитарной одеждой, целесообразно установить в ЛПА собственный порядок выдачи таковой. Например, факт выдачи/сдачи можно отражать в личной карточке учета санитарной одежды или журнале регистрации выдачи/возврата санитарной одежды. Их формы нужно разработать самостоятельно.

Обратите внимание!
Некоторая одежда (халат, комбинезон, нарукавники, куртка и т.д.) может выступать и в роли СИЗ, и в роли санитарной одежды. Поэтому, чтобы не допустить ошибок, обеспечить работника всем необходимым и верно все задокументировать, в каждом конкретном случае с учетом норм выдачи стоит проверять, к какому виду защиты одежда относится.

5. Как отразить в личной карточке учета СИЗ списание спецодежды?

Списание спецодежды — хозоперация. Для того чтобы отразить ее в бухучете, нужен специальный ПУД (абз. 24 ст. 1, п. 1 ст. 10 Закона N 57-З; п. 42 Инструкции о СИЗ). Личная карточка учета СИЗ для этих целей не подходит: она не является ПУД и используется исключительно для фиксации выдачи/сдачи спецодежды.

На практике для отражения списания СИЗ используют самостоятельно разработанные документы. Например, требование-накладную на выдачу СИЗ, ведомость выдачи спецодежды, акт на списание. Какой документ выбрать, зависит от закрепленного в учетной политике метода списания спецодежды.

6. Когда вносятся изменения в личную карточку учета СИЗ и как они оформляются?

Личные карточки учета СИЗ заполняются на протяжении всего периода работы сотрудников в организации, в течение которого они пользуются спецодеждой. За это время может потребоваться внести в документ изменения:

— в связи с корректировкой типовых норм, по которым работник обеспечивается СИЗ;

— изменением сведений о работнике (смена фамилии, изменение антропометрических показателей (рост, размер конкретных СИЗ), изменение показателей корригирующих очков и т.д.);

— с целью исправить ошибки в сведениях о СИЗ (если, допустим, из-за счетной ошибки неверно определены процент износа, стоимость СИЗ) и т.д.

Законодательство не регламентирует, как вносить корректировки в личную карточку. На практике применяются определенные правила в зависимости от того, в каком виде документ ведется. Если в электронном — удаляются старые сведения и вносятся новые. Если в бумажном — прежние сведения обычно зачеркиваются одной чертой (или заключаются в скобки), а новые указываются сверху или рядом. Работник, оформляющий личную карточку, как правило, заверяет изменения своей подписью с расшифровкой (должность и Ф.И.О.).

7. В каком случае требуется указывать в личной карточке учета СИЗ показатели корригирующих очков?

Корригирующие очки используются для коррекции зрения при различных нарушениях: близорукости, дальнозоркости, астигматизме и т.д.

Следовательно, работники с названными заболеваниями нуждаются в коррекции зрения постоянно, в том числе при использовании иных СИЗ глаз (защитных очков). Однако не всегда конструкция последних позволяет надевать их на очки. И зачастую работники пользуются только очками для коррекции зрения, что является причиной производственных травм с повреждением глаз. Чтобы не нарушать правил охраны труда, наниматель должен обеспечить таких работников защитными очками с корригирующим эффектом.

Они выполняют две функции:

— защищают глаза от механического, иного воздействия;

— корректируют аномалии рефракции и аккомодации глаза.

Подобные очки могут понадобиться для сварочных, шлифовальных, фрезеровочных, лабораторных работ и т.д.

Показатели таких очков заносятся в личную карточку учета СИЗ на основании индивидуального рецепта врача офтальмолога.

8. Как отразить в личной карточке учета спецодежды, что период ее использования продлен?

Период использования СИЗ может продлеваться по двум основаниям:

1) если специальная одежда (обувь) эксплуатировалась неполное рабочее время (п. 25 Инструкции о СИЗ);

2) если сохранились защитные характеристики и качества СИЗ (п. 27 Инструкции о СИЗ).

Применяя эти основания, нужно учитывать ряд нюансов.

Первое основание касается исключительно специальной одежды и обуви. Решение о продлении по нему согласовывается с профсоюзом (при наличии). Период использования увеличивается пропорционально разнице между рабочим временем нормальной продолжительности и фактически отработанным.

Второе основание распространяется на все виды СИЗ и согласования не требует. Продлить период использования по нему можно только на срок, в течение которого сохраняются защитные свойства и качества СИЗ, установленные ТНПА (эксплуатационными документами). При этом нужно иметь в виду, что период использования с учетом продления не может превышать срок службы (годности, хранения), определенный изготовителем.

Предложение о продлении периодов использования СИЗ, как правило, выносит специальная комиссия, которая следит за качеством СИЗ и определяет, можно ли б/у спецодежду использовать по назначению и если можно, то как долго. Решение о продлении принимает наниматель (п. 25, 27 Инструкции о СИЗ). Оформить его можно (п. 52 Инструкции по делопроизводству):

— либо проставив гриф утверждения согласно требованиям делопроизводства в акте осмотра СИЗ, составленном комиссией;

— либо издав соответствующий приказ.

По нашему мнению, информация о продлении периода использования в личной карточке учета СИЗ отражается в том же порядке, что и сведения о выдаче б/у спецодежды. Краткий алгоритм таков:

1) СИЗ по истечении периода использования возвращаются нанимателю, о чем в личной карточке, в графах возврата СИЗ, делаются соответствующие отметки;

— исследуют СИЗ на предмет возможности дальнейшего использования;

— если их защитные свойства сохранились, с учетом п. 25, 27 Инструкции о СИЗ определяют процент износа и период, в течение которого спецодежду еще можно эксплуатировать;

— принимают соответствующее решение;

3) сданную ранее спецодежду выдают работникам. При этом в личной карточке заполняют соответствующие графы о выдаче СИЗ. По нашему мнению, СИЗ должны быть предварительно постираны, при необходимости отремонтированы и т.д.

9. Где хранить личные карточки учета спецодежды, которые ведутся в бумажной форме?

Оперативное хранение личных карточек учета СИЗ законодательством не регламентировано. Соответствующие вопросы регулирует сама организация с учетом своих особенностей. Принятые правила можно закрепить в ЛПА, которым определяется порядок выдачи СИЗ в организации.

Обычно личные карточки хранит ответственный за их ведение (например, кладовщик) с соблюдением требований делопроизводства. В частности, документы должны размещаться в запираемых шкафах, которые обеспечивают их сохранность, предохраняют от пыли и воздействия солнечного света (п. 213 Инструкции по делопроизводству).

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Источник