Процедура rfi что это
RFI в основном используется для сбора информации, чтобы помочь принять решение о том, какие шаги предпринять дальше. Поэтому RFI редко являются заключительным этапом и вместо этого часто используются в сочетании с запросом предложений (RFP), запросом тендера (RFT) и запросом предложения (RFQ). Помимо сбора базовой информации, RFI часто используется как запрос, отправляемый широкому кругу потенциальных поставщиков с целью сформировать мнение поставщиков, разработать стратегию, создать базу данных и подготовиться к RFP, RFT или RFQ.
Повсеместная доступность Интернета заставила многие правительственные учреждения обращаться либо к государственным, либо к управляемым поставщикам веб-сайтам, которые предоставляют списки RFI, а также RFP и RFQ. Многие из них позволяют поставщикам подписаться на бесплатную подписку на получение электронных писем с запросами как в целом, так и в отношении определенных категорий продуктов или услуг, в отношении которых есть интерес. Весь процесс может проводиться онлайн и собирать ответы в виде отсканированных документов или файлов в формате PDF, загруженных на сервер. Или по юридическим причинам ответ должен быть отправлен в бумажной форме и / или на CD / DVD- диске или USB-накопителе по почте или в службу доставки.
В строительной отрасли
В течение нескольких лет RFI отслеживались с помощью электронных таблиц, но в начале 21 века многие компании начали использовать различные приложения для управления строительством, включая платформы управления документами, для управления процессами RFI и помощи строительным профессионалам в экономии времени, сокращении затрат и повышении качества.
Расширенные компоненты
Точный формат RFI будет варьироваться в зависимости от запрашиваемой информации, но наиболее распространенные элементы, встречающиеся в RFI строительной отрасли, включают:
Запрос об информации
Запрос об информации (англ. Request for information RFI ) является стандартным бизнес-процессом, цель которого состоит в том, чтобы собрать письменную информацию о возможностях различных поставщиков. Обычно он следует формату, который может использоваться для сравнения.
RFI прежде всего используется для сбора информации, чтобы помочь принять решение о последующих шагах. Поэтому RFI редко является заключительным этапом и часто используются в комбинации с заявкой на проект (RFP), заявкой на тендер (RFT), запросом на цену (RFQ). В дополнение к сбору общей информации, RFI часто используется как приманка, посылаемая широкому кругу поставщиков с целью подготовки потенциального поставщика, разработки стратегии, создания базы данных, и подготовки к RFP, RFT, или RFQ.
Процедура RFI используется в строительной индустрии и в случаях, где необходимо подтвердить интерпретацию деталей, спецификации или примечания по чертежам конструкции или обеспечить зарегистрированную директиву или разъяснение от архитектора или клиента, которая необходима для продолжения работы.
RFI, посланный подрядчиком и на который ответил клиент или архитектор, и который был распространен между всеми заинтересованными лицами, является общепринятым документом об изменении объемов работ, если не требуется дальнейшее одобрение затрат, связанных с изменениями.
Распространенной и общепринятой практикой для субподрядчика или поставщика является использование RFI, чтобы заявить о беспокойстве, связанном с ошибками или неправильным использованием продукта, и получить дальнейшее разъяснение о намеченном использовании продукта. Также приемлемо для субподрядчика использовать RFI, чтобы привлечь внимание к второстепенному продукту, который, возможно, не удовлетворяет потребности клиента, и использовать его (подрядчика) экспертизу для рекомендации лучшего/правильного продукта.
См. также
Ссылки
Примером тендерной веб-площадки является Erumpo
Разница между RFI RFP и RFQ
Содержание:
Что такое RFI?
Что такое RFP?
Продолжая приведенный выше пример,
Например, компания K получает информацию от пяти потенциальных поставщиков и решает, что три поставщика соответствуют требованиям компании. K хочет узнать подробности предложений по проектам от каждого из трех поставщиков, поэтому отправляет RFP.
Что такое запрос предложений?
Запрос предложения (Запрос коммерческого предложения) представляет собой документ о конкурсных торгах, используемый для приглашения поставщиков подавать заявки на проекты. Запрос предложений должен включать техническую спецификацию наряду с коммерческими требованиями. Запрос предложения также упоминается как IFB (Приглашение к участию в торгах). Обычно запросу предложения предшествует запрос предложения, в котором поставщиков, включенных в короткий список, просят предоставить более подробное ценовое предложение. Следующие компоненты должны быть включены в запрос предложений.
Продолжая приведенный выше пример,
Например. После оценки всех трех проектных предложений K отдает предпочтение предложениям двух поставщиков. Таким образом, K решает запросить коммерческое предложение у соответствующих поставщиков и отправляет запрос предложения.
В чем разница между RFI RFP и RFQ?
RFI vs RFP vs RFQ
Разница между RFI RFP и RFQ зависит от того, использовались ли эти документы для получения информации от поставщиков (RFI), для запроса проектного предложения (RFP) или для запроса предложения (RFQ). С ростом использования Интернета большинство компаний полностью обрабатывают эти документы через Интернет. Выбор наиболее подходящих поставщиков среди многих остается важным критерием для получения наилучшей цены и качества. Однако такие критерии выбора могут занимать значительный период времени.
Sidebar
Свежие записи
Свежие комментарии
Архивы
Рубрики
Один из способов сделать тендер более эффективным. Правила процесса RFI.
ОПУБЛИКОВАНО oremizov в 06.02.2017
Каждый раз, когда успешно проводим тендер, мы используем множество различных техник и подходов. Одним из ключевых шагов являются стадии RF(x), что в переводе на русский означает процессы получения информации, условий или цен от поставщиков.
RF(x) — это аббревиатура, которая указывает на три отдельных составляющих (x означает использование нескольких процессов в одном тендере):
RFI – Запрос информации.
RFQ – Запрос на предоставление условий.
RFP – Запрос на предоставление предложения.
В интернете возможно найти большое количество статей и описаний по каждому из пунктов.
В этой заметке я кратко расскажу о некоторых правилах, которые относятся к стадии получения информации от поставщиков (RFI). Их использование поможет более эффективно завершить тендер.
Проверено лично и коллегами множество раз 🙂 Успешных раз….
В большинстве случаев данная стадия является неким упрощенным процессом предварительной оценки большого списка поставщиков на предмет соответствия Вашим требованиям и ожиданиям. RFI может иметь много форм. Например, письма с вопросами на e-mail поставщику, согласованная корпоративная форма со списком стандартных вопросов, официальный документ на вебсайте компании или веб-опросник. Обычно RFI должно содержать вопросы, касающиеся возможностей предоставлять требуемые товары или услуги, финансовой стабильности, положения на рынке, каких-нибудь статистических данных или информации о текущем портфеле клиентов. Имеется в виду общая информация, которая позволит Вам сделать правильную оценку по дальнейшему взаимодействию.
Правило: Ни в коем случае не трактуйте информацию на стадии RFI, как окончательный срез рынка и итоговое решение. Используйте RFI для заполнения Ваших пробелов в понимании каких-либо процессов и возможностей. Интересуйтесь новым, спрашивайте про успешные примеры работы поставщика по направлениям планируемого тендера. Старайтесь не делать общих документов, не отправляйте большие, безумные опросники, на которые получите такие же бессмысленные ответы. Старайтесь точечно задавать вопросы, которые в будущем помогут выбрать лучшего поставщика. Помните, данная стадия является критично важной для новых поставщиков, т.к. Вы в первый раз задаете тон возможного будущего взаимодействия.
Большинство коллег, уверен, скажут, что RFI должен быть неким официальным документом листов так на 20. Но в реальности несколько емэйлов, пара телефонных звонков или короткая встреча будут более эффективными и разумными.
Правило: Прежде чем отправить RFI – позвоните поставщику, которого собираетесь пригласить, и кратко опишите условия и требования. Если участник новый – расскажите о компании. Часто сотрудники просто отправляют RFI по e-mail, ставят сроки, ждут ответа, теряя время тендера на тех, кто не хочет участвовать или просто не получил запрос…
Также я рекомендую запросить у поставщика общую информацию касательно Вашего объема тендера. Это позволит поставщику на этой стадии чувствовать себя более комфортно и не подгонять свое предложение под рамки Вашего RFI.
Цель RFI — не получить окончательное предложение. Цель RFI предоставить Вам полную информацию о товарах или услугах, на которые Вы планируете провести тендер.
По моему опыту, первоначальное обсуждение в телефонном режиме дает не только подробное понимание процессов. Оно также позволяет рассказать поставщику о каких-либо новых технологиях или новых решениях, предлагаемых на рынке. Что будет трудно сделать, если Вы загоните поставщика в рамки формального ответа на формальные документы RFI? Я могу рассказать десятки примеров, когда неформальные переговоры на стадии RFI о ситуации на рынке давали мне возможности оптимизировать планируемый тендер и получить не только лучшие цены, но и современные решения для внутренних заказчиков.
Однако стадия RFI не всегда необходима. Вы вполне можете ее пропустить и сделать поставщику запрос на RFQ/RFP, если действительно уверены в том, что имеете целостную картину.
Правило: Избегайте ситуации, когда RFI трактуется как: «Это будет нелишним», «У нас такие правила — всегда посылать RFI” и т.д. Помните, если у Вас есть полное представление о товарах или услугах, которые планируются в тендере, выпуская RFI, Вы неэффективно используете не только свое личное время, но и заставляете поставщиков делать бессмысленную работу. Это может перерасти в потерю заинтересованности (такое тоже бывало).
Я хочу привести один пример:
В 2009 г. у меня был тендер на услуги по покраске фасада здания. К текущему пулу был найден в Гугле менее крупный поставщик, которому я просто позвонил, описал ситуацию и наши требования. Мы даже посмеялись над ситуацией с требованиями, и во время разговора, как бы между делом, Поставщик спросил меня: «А почему Вы выбрали именно такую краску и именно такую технологию? Ведь можно сделать это и дешевле, и лучше, и не красить фасад каждые два года». Конечно же, после этих слов RFP был изменен. И в итоге все поставщики пула уже предлагали совершенно новое, более эффективное и дешевое решение. Хотя изначально рассматривали старый процесс, как единственно возможный.
Я согласен, правильная стадия RFI не может быть решающим фактором эффективности. Ей вполне под силу расширить границы следующих стадий RFQ/RFP и дать нам возможность получить именно то, что нужно компании — по самой лучшей цене и от самого лучшего поставщика 🙂
@olegremizov
Уважаемые коллеги. Данные статьи я пишу как часть моей небольшой научной работы в профессиональном обучении.
Как обработать RFI на строительной работе
Шаг 1
Прежде чем вы даже получите RFI на строительном задании, должен быть какой-то приказ о том, как субподрядчик может представить свои RFI (Запросы на информацию). Обычно лучше, чтобы каждый контракт представлял RFI, начиная с № 1, на странице с указанием названия, адреса и номера телефона их компании, ключевого контактного лица, имени места работы, на какой раздел спецификаций или чертежи они ссылаются и вопрос.
Шаг 2
Следующим шагом будет присвоить ему номер в вашей системе отслеживания. Большинство строительных компьютерных программ делают это. Если нет, используйте Excel и начните с № 1. Это нормально, если ваш номер не совпадает с номером Подрядчика. Ваша система нумерации будет охватывать все RFI. Кроме того, вы должны отслеживать, когда вы получили RFI и когда он получил ответ. Большинство контрактов требуют, чтобы они были даны ответы в течение 10 или 15 дней. Убедитесь, что знаете, каковы требования контракта работы.
Шаг 3
Как только вы получите RFI в правильном формате и назначите ему номер, его необходимо пересмотреть. Часто вы можете ответить на вопрос, проверив спецификации, контрактные чертежи, дополнения или бюллетени. Если нет, перейдите к следующему шагу.
Шаг 4
Если вы не можете ответить на вопрос. Покажите это руководителю рабочей площадки. Они часто могут ответить на вопрос, особенно если он более сложный. Если нет, перейдите к следующему шагу.
Шаг 5
RFI должен быть представлен консультантам (архитекторам и / или инженерам). Повторно введите RFI с любой дополнительной информацией на бланке вашей строительной компании. Переслать соответствующим сторонам.
Шаг 6
После того, как Консультанты ответят на RFI, обязательно просмотрите ответ и посмотрите, является ли ответ заказом на изменение. Часто запрашиваются RFI, потому что субподрядчик замечает изменение работы и будет использовать RFI для запроса дополнительных денег. Изучив ответ, вы узнаете, есть ли в нем порядок добавления / вычета изменений.
Шаг 7
Направьте ответ субподрядчику вместе с любым запросом на определение цены, если будет задействован заказ на изменение.