Протокол осу что это
Протокол общего собрания участников ООО
При проведении общего собрания участников гендиректор общества с ограниченной ответственностью должен обеспечить ведение протокола. Какие сведения нужно включать в этот документ, кто его подписывает, в каких случаях необходимо обратиться к нотариусу для удостоверения принятых решений — эти вопросы волнуют многих начинающих бизнесменов. В этой статье изложены ответы на них, а также представлен образец документа.
Пример протокола очередного годового ОСУ.
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее – закон № 14-ФЗ) не содержит обязательных требований к форме этого документа. В нем только сказано, что генеральный директор общества организует его ведение (п. 6 ст. 37 ФЗ).
Составление такого документа регламентируется Гражданским кодексом РФ. Протокол ОСУ следует вести в письменной форме (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ). В зависимости от того, в каком формате проводится собрание — в очной или заочной — будет содержание документа.
В протокол очного ежегодного ОСУ включают (п. 4 ст. 181.2 ГК РФ):
• место и дату проведения ОСУ, а также время его начала и окончания;
• данные присутствующих (для физических лиц – Ф.И.О., паспортные данные, адрес проживания; для юридических лиц – название, ОГРН, ИНН, адрес места нахождения, Ф.И.О. лица, представляющего интересы компании, реквизиты документа, подтверждающего его полномочия, размер принадлежащей им доли в уставном капитале ООО;
• информацию о том, сколько голосов было отдано за решение, сколько против, какое количество участников воздержалось;
• данные лиц, проводивших подсчет таких результатов;
• информация об участниках, которые проголосовали против принятия решения и потребовали занести эти сведения в документ.
В случае проведения заочного голосования в документе указывают (п. 5 ст. 181.2 ГК РФ):
• дату, до которой осуществлялся прием бюллетеней с голосами участников;
• данные участников общества, направивших заполненные бюллетени;
• результаты голосования;
• данные лиц, которые подсчитывали голоса;
• сведения о лицах, подписавших документ.
Неоформление протокола ОСУ в письменном виде может повлечь недействительность принятых решений (пп. 4 п. 1 ст. 181.4 ГК РФ). Заявление в суд может подать:
• участник, который не присутствовал на собрании или проголосовал против оспариваемого решения (п. 3 ст. 181.4 ГК РФ);
• участник ОСУ, который проголосовал за принятие решения или воздержался от голосования, если его волеизъявление при голосовании было нарушено (абз. 2 п. 3 ст. 181.4 ГК РФ).
Общее собрание участников – это высший орган хозобщества (п. 1 ст. 32 закона № 14-ФЗ). Поэтому его решения, а также протокол, которым они закреплены, никто не утверждает. Иногда под освидетельствованием понимают удостоверение решений ОСУ и состава участников, его принявшим. Однако это неверно. Нотариус лишь удостоверяет решение, принятое ОСУ, но он никак не влияет на его принятие, поэтому речь не может идти об утверждении протокола.
По общему правилу под протоколом ОСУ ставят свои подписи председатель и секретарь собрания (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ). Также принятые решения заверяет нотариус. Это правило действует с 2014 года и призвано бороться с фальсификацией документов, например, при рейдерских захватах.
Однако существует возможность избежать привлечения нотариуса. Для этого можно предусмотреть альтернативный способ удостоверения решений в уставе или в решении ОСУ, который участники общества приняли единогласно. Таким способом может быть правило, когда:
• свои подписи под документом ставят все участники ОСУ;
• используют различные техсредства (например, аудио- видеозапись), которые позволят достоверно установить, что решение было принято;
• используют другие возможности.
Возникает вопрос: необходимо ли решение ОСУ, принятое единогласно о ненотариальном (альтернативном) способе удостоверения принятых решений, заверять нотариально? Ранее суды считали, что способ подтверждения факта принятия ОСУ конкретного решения и состава лиц, участвовавших в его принятии, каждый раз мог определяться непосредственно в этом решении ОСУ. Главное, чтобы в собрании приняли участие все участники общества и единогласно проголосовали по вопросу об использовании соответствующего способа. Привлекать нотариуса при соблюдении этих условий не требовалось (Определение Верховного Суда РФ № 303-ЭС18-24418 от 07.02.2019 по делу № А73-2343/2018).
В декабре 2019 года ВС РФ в пункте 2 «Обзора судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозобществах», утвержденного Президиумом ВС РФ 25.12.2019, высказал противоположную точку зрения. Решение ОСУ, которым установлен альтернативный способ подтверждения, необходимо заверить у нотариуса. Это правило действует в отношении решений ОСУ, принятых после 25.12.2019 (Определение Верховного Суда РФ № 306-ЭС19-25147 от 30.12.2019 по делу № А72-7041/2018).
Таким образом, начиная с 25.12.2019 решение ОСУ о ненотариальном (альтернативном) способе удостоверения принимаемых решений должно быть удостоверено нотариусом.
Существует один случай, когда решение и состав участников общества, его принявших, должен обязательно удостоверить нотариус: это решение об увеличении уставного капитала (п. 3 ст. 17 закона № 14-ФЗ). Удостоверить указанные обстоятельства другими способами нельзя.
Очные общие собрания
В других случаях при проведении очных ОСУ услуги нотариуса потребуются, если ни уставом, ни единогласно принятым решением ОСУ не установлен альтернативный порядок удостоверения принятых решений.
Решения очных собраний, не удостоверенные нотариусом, в этом случае являются ничтожными применительно к п. 3 ст. 163 ГК РФ (п. 107 Постановления Пленума ВС РФ «О применении судами некоторых положений части первой ГК РФ» от 23.06.2015 № 25).
Правила удостоверения решений нотариусом установлены статьей 103.10 Основ законодательства РФ о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1. Нотариус должен присутствовать на ОСУ, проверить правоспособность юрлица, наличие кворума, наличие количества голосов, необходимых для принятия решения. Для этого ему необходимо представить:
• устав ООО;
• документ, устанавливающий порядок проведения ОСУ (при наличии);
• решение генерального директора компании о созыве собрания и об утверждении повестки;
• список участников общества;
• другие документы.
Для подтверждения состава участников нотариус устанавливает их личность, полномочия и право на участие в собрании. Он не проверяет соблюдение порядка созыва ОСУ.
В итоге нотариус принимает решение:
• выдать свидетельство об удостоверении факта принятия решения и о составе участников, присутствовавших при его принятии;
• отказать в удостоверении факта, если очевидна его ничтожность.
Заочные общие собрания
Решение ОСУ может быть принято без проведения собрания (совместного присутствия участников общества для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование) через заочное голосование (опросным путем). Такое вотирование может быть проведено путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение (п. 1 ст. 38 закона № 14-ФЗ).
Порядок проведения заочного голосования определяется внутренним документом общества, который должен предусматривать обязательность сообщения всем участникам общества предлагаемой повестки дня, возможность их ознакомления до начала голосования со всеми необходимыми материалами, возможность вносить предложения о включении в повестку дня дополнительных вопросов, обязательность сообщения всем участникам до начала голосования измененной повестки дня, а также срок окончания процедуры голосования (п. 3 ст. 38 закона № 14-ФЗ).
Других требований к порядку проведения ОСУ путем заочного голосования не установлено.
Нотариус не может заверить принятие ОСУ решения и состав присутствовавших участников общества, если оно было принято в форме заочного голосования (п. 6.1 письма ФНП от 01.09.2014 № 2405/03-16-3).
Вместе с тем в пункте 1.3 «Обзора судебной практики по спорам с участием регистрирующих органов № 2 (2017)», направленного письмом ФНС РФ от 06.07.2017 № ГД-4-14/13154@, отмечено, что факт принятия решения ОСУ общества об увеличении уставного капитала и состав участников общества, которые присутствовали при принятии такого решения, должны быть удостоверены нотариусом.
Ссылка на то, что решение об увеличении уставного капитала общества было принято путем заочного голосования и не подлежит нотариальному удостоверению, основана на неверном толковании норм права и противоречит императивным положениям, установленным п. 3 ст. 17 закона № 14-ФЗ.
Протоколы ОСУ необходимо подшивать в специальную книгу (п. 6 ст. 37 ФЗ). Ее форма официально не утверждена, поэтому каждое ООО разрабатывает ее самостоятельно. Как правило, она состоит из титульного листа, на котором проставляют название книги, наименование общества, а также дату начала ведения книги. И собственно самой книги, которую оформляют в виде таблицы. Количество граф определяет каждое ООО самостоятельно, например они могут быть следующими:
• порядковый номер записи;
• номер протокола и дата его составления;
• повестка дня;
• принятые (непринятые) решения с указание результатов голосования;
• количество листов протокола.
Нередко в книгу включают данные требований о предоставлении выписок из книги, а именно:
• дату получения ООО требования о предоставлении выписки;
• данные лица, предъявившего требование;
• подпись лица, получившего выписку.
Выписку из книги протоколов для ознакомления может запросить любой участник ООО. Требований к содержанию такой выписки в законе № 14-ФЗ нет. Если уставом или внутренним документом ООО не регламентировано содержание книги протоколов и выписок из нее, то рекомендуем включить в выписку следующие сведения.
1. Данные об обществе, выписка из книги протоколов которого выдается: полное фирменное наименование, ОГРН, ИНН, место нахождения.
2. Сведения об ОСУ, в отношении которого участник ООО потребовал предоставить выписку из книги:
• дату и место проведения очного ОСУ, для заочного следует прописать дату, до которой принимают бюллетени;
• номер протокола и дату его составления;
• вопросы повестки дня и результаты голосования по ним;
• сведения о лицах, подсчитывающих голоса и так далее.
Выписку из книги подписывает гендиректор общества, после чего ее скрепляют печатью фирмы (при ее наличии).
Закон № 14-ФЗ не обязывает нумеровать протоколы, однако это лучше сделать, чтобы избежать путаницы. Каждое ООО разрабатывает свою систему нумерации. Как правило, протоколам присваивают номера по порядку: 1, 2, 3 и так далее. Некоторые компании используют единую сквозную нумерацию с момента своей госрегистрации, другие начинают новый отчет ежегодно.
Наряду с цифрами нередко используют буквенные обозначения. Например, «О» и «В». Где «О» означает очередное собрание, а «В» — внеочередное. Нумерация в таком случае может выглядеть как 1-О, 2-В, 3-В и так далее.
Протокол общего собрания участников ООО не имеет какого-либо определенного срока действия. Это же по общему правилу характерно и для принятых собранием решений. Если участники утвердили годовой отчет и годовой баланс за истекший год, то к этому вопросу они больше не возвращаются. Пройдет год, и надо будет утверждать новую отчетность.
Существуют решения, для исполнения которых участники устанавливают определенные сроки, исходя из действующего законодательства. Например, если общество решило изменить место нахождения, то решение об этом и другие необходимые документы нужно передать налоговикам для госрегистрации правок в течение трех рабочих дней (п. 6 ст. 17 Закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Если не уложиться в этот срок, придется заново проводить общее собрание и принимать решение.
Также ограничен срок действия решений о согласии на совершение крупной сделки. Его могут установить и участники. Если они это не сделали, то решение утрачивает свою силу по истечении одного года с даты его принятия (п. 3 ст. 46 ФЗ).
Таким образом, следует отличать срок, на протяжении которого действуют протоколы ОСУ, и решения, принятые на собрании. Протокол не имеет какого-либо определенного срока действия. Тогда как срок действия принятых решений в отдельных случаях может быть ограничен законом или самими участниками.
Изменить документ, подписанный уполномоченными лицами и удостоверенный нотариусом, в альтернативном порядке нельзя. Это не значит, что участники не могут менять решения, которые закреплены таким протоколом. Можно провести внеочередное собрание, чтобы внести правки в устав, сменить директора или место нахождения общества. Можно изменить согласие на совершение крупной сделки, увеличив или уменьшив предельную сумму этой сделки, или вообще отозвать такое согласие. Все изменения зафиксируют уже в новом протоколе, который будет вестись при проведении собрания. Не нужно вносить правки в протоколы, в которых были отражены прежние решения, претерпевшие изменения.
Кто и как составляет протокол годового общего собрания акционеров
Протокол годового общего собрания акционеров — документ, который готовят по итогам встречи владельцев акций АО. Хотя собирать участников в 2020 году разрешили позже, а очную форму встреч порекомендовали заменить на заочную, требования к самому мероприятию и его документальному оформлению остались жесткими.
Пункт 1 ст. 47 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах» предписывает проводить годовое общее собрание акционеров. Требования к организации этого мероприятия оговорены в этой же законодательной норме. Рассмотрим, на каком основании и по какой форме протокол общего собрания акционеров составляется, кто и в какие сроки его готовит.
Подготовка
Общее собрание акционеров (ОСА) — это высший орган управления обществом. Поскольку все его решения судьбоносные, они записываются в протокол акционерного собрания, после чего заверяются нотариально.
Частота встреч акционеров определяется уставом. Но регулярные годовые встречи необходимо проводить не ранее чем за два месяца и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года. На основании ст. 12 БК РФ финансовый год равен календарному. Следовательно, сроки проведения годового ОСА за 2020 год: 01.03.2020 — 30.06.2020.
Подпунктом 4 п. 1 ст. 65 закона №208-ФЗ предусмотрено, что решение о сборе принимает совет директоров. Но инициатором выступает не только совет директоров, но и руководители общества, акционеры или другие лица, которые обладают не менее чем 2% голосующих акций в уставном капитале общества. Помимо инициаторов ОСА, в протокол совещания акционеров вписывают и планируемые темы для совместного обсуждения. Среди них, например:
Учтите: по общим правилам, ОСА нельзя проводить в форме заочного голосования, если в повестку включены вопросы об:
Но в связи с карантином издан Федеральный закон от 18.03.2020 №50-ФЗ, который отменяет этот запрет до 2021 года. Ссылаясь на этот законодательный акт, Банк России в информационном письме от 03.04.2020 №ИН-06-28/48 рекомендует отказаться от всех очных мероприятий и заменить их заочными. Решение о смене формы мероприятия принимает совет директоров или иной уполномоченный уставом орган.
Когда готовится протокол совета директоров о созыве годового собрания акционеров, уточняется не только дата, но и конкретное время, список участников, форма проведения встречи. Полный перечень деталей четко определен в ст. 54 закона, и ответственность за подготовку лежит на совете директоров.
Формирование списка участников и их уведомление
После принятия решения о проведении собрания формируют список его участников. На основании п. 1 ст. 51 Закона его готовят не менее чем за 25 дней до даты мероприятия. Если в его повестке поднимается вопрос о реорганизации общества, то этот срок составляет 35 дней.
Уведомить участников следует не менее чем за 20 дней до запланированной даты. Если в повестку включили рассмотрение вопроса реорганизации, этот срок составляет 30 дней. Уведомлять разрешено различными способами: заказным письмом, в СМИ, на сайте компании, посредством телефонного звонка или электронного письма.
Протокол годового ОСА в 2020 году
Проведение общей встречи акционеров недопустимо без регистратора или нотариуса. Их роль заключается в том, чтобы разработать сценарий мероприятия и проследить за тем, чтобы он соблюдался. По сути, эти специалисты являются распорядителями. Этих же лиц допустимо назначить ответственными за подготовку протокола.
Согласно ст. 63 Закона, краткий протокол общего собрания акционеров (выписка) и его «полная версия» готовятся в течение трех дней. Документ формируют в двух экземплярах, и оба подписывает секретарь и председатель собрания.
Учитывая, что протокол ОСА — это документ, который обязательно формируют по итогам встречи владельцев акций АО, его содержание регламентируется той же ст. 63 и п. 4.29 Положения о проведении собраний акционеров (утверждено приказом ФСФР России от 2 февраля 2012 г. № 12-6/пз-н). В протоколе обязательно указывают следующие сведения:
Здесь же фиксируются основные тезисы выступлений, вопросы, поставленные на голосование, его результаты и принятые решения. Рекомендуем посмотреть пример протокола голосования акционеров на общем собрании, чтобы корректно зафиксировать результаты волеизъявления участников встречи. В нем указывается время начала и конца подсчета голосов и количество голосов за каждый вариант.
Как правильно составлять протокол общего собрания участников ООО: рекомендации специалистов
Общее собрание участников ООО — мероприятие важное и серьезное. Поэтому неудивительно, что и протокол общего собрания участников ООО должен составляться в строгом соответствии с рядом требований.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Как известно, общее собрание участников (ОСУ) ООО представляет собой высший орган управления организациями данного типа. Именно на собрании принимаются важнейшие решения относительно деятельности организации, зачастую определяющие ее дальнейшую жизнеспособность. Между тем нередко основанием для того, чтобы принятое на ОСУ решение было отменено, является несоблюдение требований к оформлению протокола общего собрания. По этой причине юрист компании должен позаботиться о том, чтобы решение нельзя было признать недействительным в случае возникновения корпоративного конфликта. Проще говоря, необходимо с максимальной точностью знать, как составляется протокол общего собрания участников ООО.
Законодательные требования к содержанию протокола общего собрания
Любопытно, что в современном российском законодательстве нет акта, который строго регламентировал бы структуру составления такого протокола. Можно найти лишь отрывочные сведения, представляющие собой описания отдельных практических случаев, на основании которых несложно составить приблизительную форму протокола общего собрания участников ООО.
Так или иначе протокол ОСУ ООО оформляется в письменной форме. В нем должны содержаться следующие сведения:
Скачать образец протокола общего собрания участников ООО можно здесь
Правила оформления сведений в протоколе общего собрания участников ООО
Сообразно требованиям ГК РФ все коммерческие организации должны иметь свое фирменное наименование, и точно такое же ее название должно фигурировать в протоколе ОСУ ООО.
Очень важно, чтобы в протоколе было указано место проведения ОСУ. Можно ограничиться наименованием субъекта («город Санкт-Петербург») или указать адрес, по которому зарегистрирована компания. При этом законодательство не запрещает проводить собрание в местах, не совпадающих с адресом регистрации.
Дата составления данного документа должна указываться в обязательном порядке. В противном случае сам документ и соответствующее решение общего собрания участников ООО не составит труда признать недействительным.
Что касается временных параметров относительно начала и завершения регистрации участников, то они считаются одним из аспектов, определяющих легитимность ОСУ. То же самое относится и к кворуму. Обычно для того, чтобы то или иное решение квалифицировалось как принятое, стопроцентный кворум не нужен, достаточно лишь того количества присутствующих (в процентах от общего числа), которое прописано в уставе компании. Тем не менее, в ряде случаев для принятия решения нужен именно 100%-й кворум.
Еще один важный момент, который должен найти отражение в протоколе ОСУ ООО, ‒ процедура голосования. Так, например, необходимо упомянуть тех участников, которые не голосовали, но активно выступали в поддержку того или иного решения. Делается это приблизительно в такой форме: «По первому вопросу выступил (ФИО), предложил (описывается вкратце суть высказывания)».
Наконец, стоит затронуть вопрос о том, нужна ли печать организации, в которой проводится собрание участников ООО, в протоколе. Поскольку в законодательстве нет конкретного регламента на данный счет, то во избежание недоразумений целесообразно печать все же ставить.
Как провести заочное общее собрание участников ООО по всем правилам?
Возможность проведения общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью (ОСУ) не только в очной форме (путем совместного присутствия), но и заочно (опросным путем) закрепляется в статье 37 ФЗ № 14 от 8 февраля 1998 года «Об ООО». Для того чтобы воспользоваться этим положением и получить легитимное решение высшего органа управления в Обществе, необходимо знать все особенности процедуры проведения голосования в заочной форме, а также нюансы оформления документов, необходимых для подготовки и проведения данного мероприятия.
Общие положения о заочной форме собрания
Как устанавливает ФЗ «Об ООО», заочная форма ОСУ может проводиться путем обмена документами при помощи почтовой телеграфной, телетайпной или электронной связи. По своей сути для голосования опросным путем можно использовать любую связь, главное, чтобы такая связь позволила установить подлинность передаваемых в ходе процедуры сведений, а также документации, которая такие сведения подтверждает.
По общему правилу порядок проведения заочного голосования участников определяется внутренним документом организации. В принципе, если указать такой порядок в уставе, то это тоже не будет являться нарушением законодательства.
Главное, чтобы в нем были указаны:
Законодательно (статья 37 ФЗ «Об ООО») запрещено проведение заочного общего собрания для утверждения годового отчета и бухгалтерского баланса организации.
Особенности оформления документов
Для легитимности ОСУ, проводимого опросным путем, необходимо правильно оформить:
В уведомлении необходимо отразить информацию:
Согласно пункту 2 статьи 38 ФЗ «Об ООО» к процедуре заочного голосования не применяются правила об открытии ОСУ и о выборе председательствующего на данном мероприятии. По общему правилу протокол общего собрания в таком случае подписывает единоличный исполнительный орган (директор общества). Однако внутренним документов предприятия или Уставе ООО, а также в самом уведомлении, можно указать иное лицо, на которое возлагаются полномочия по подсчету голосов, оформлению и подписанию протокола мероприятия. Законодательно не запрещено передать такие полномочия нескольким лицам.
Уведомление о проведении ОСУ подписывается директором ООО.
Также нужно подготовить бюллетени для голосования, в которых предусмотрен способ выражения волеизъявления участника (например, поставить галочку напротив выбранного пункта, или выбрать один пункт, а остальные, невыбранные участником пункты, зачеркнуть), и все вопросы в том порядке, в котором они указаны в уведомлении. При этом формулировка вопросов в бюллетене должна быть такой, чтобы ответ на него был однозначным и не мог трактоваться двояко.
Уведомление и бюллетень должны быть обязательно направлены каждому участнику ООО таким способом, чтобы остались доказательства направления (например, направив указанные документы по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).
После истечения времени сбора бюллетеней (опросных листов) директор ООО или иное лицо, уполномоченное на составление и подписание протокола заочного голосования, составляет данный документы с результатами голосования.
В протоколе нужно указать:
Протокол подписывается тем должностным лицом, который провел подсчет голосов и оформил данный документ.
Заочная форма голосования применяется реже совместного присутствия всех совладельцев на ОСУ. Однако в некоторых случаях, например, когда участников ООО достаточно большое количество, или все они (большинство из них) проживают или находятся в разных населенных пунктах, вариант проведения заочного собрания – это вполне подходящий способ решения важных вопросов коммерческой деятельности организации.