Прошу вашего разрешения довести до вашего сведения что в вверенном
Как правильно оформить докладную записку. Конкретные примеры
Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.
Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Законодательные основы
Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.
Номер докладной записки по ОКУД – 0286041
Специфика докладной
Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.
Отличие от служебной записки
Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.
Отличие от объяснительной записки
Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.
Функции докладных записок
Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:
Классификация докладных записок
Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.
К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.
Автор докладной
Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.
Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.
Как грамотно составить докладную
Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.
Рекомендации к оформлению
ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.
Оформляем внутреннюю докладную
Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:
Особенности оформления внешней докладной
Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:
Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.
Реакция адресата
Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.
Конкретные образцы докладных записок
Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.
Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины
Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1
О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.
В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.
Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский
Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей
Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.
Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей
Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2
О невыполнении должностных обязанностей
Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.
В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.
Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника
Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.
Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника
Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3
О некорректном поведении сотрудника
Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.
Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.
Прошу вашего разрешения довести до вашего сведения что в вверенном
3.13. Докладные записки, рапорты (заявления)
3.13.1. Докладная записка является внутренним информационно-аналитическим документом, адресованным Председателю Следственного комитета, первому заместителю (заместителю) Председателя Следственного комитета, руководителю подразделения центрального аппарата Следственного комитета, руководителю следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета, и содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с мотивированными выводами и предложениями.
В докладных записках, рапортах (заявлениях) в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий подразделений центрального аппарата Следственного комитета, должностных лиц Следственного комитета, территориальных следственных органов.
3.13.2. Докладные записки и рапорты (заявления) оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом N 14 с межстрочным интервалом «одинарный» без реквизитов гербового бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма, предусмотренными Инструкцией. При необходимости докладные записки и рапорты могут быть оформлены рукописно.
3.13.3. Докладные записки и рапорты (заявления) имеют следующие реквизиты:
текст докладной записки (рапорта);
регистрационный номер (в случае регистрации);
отметка об исполнителе.
3.13.3.1. Адресатами докладных записок являются Председатель Следственного комитета и его первый заместитель, заместители, руководители подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета, должностные лица центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета, решение которых необходимо получить по вопросам, отраженным в докладных записках.
В реквизите «адресат» указываются должность, специальное (воинское) звание, фамилия и инициалы должностного лица Следственного комитета, которому направляется докладная записка или рапорт (заявление). Данный реквизит оформляется в соответствии с пунктом 3.2.10 Инструкции.
Допускается в докладных записках и рапортах (заявлениях), являющихся внутренними документами, специальное или воинское звание, классный чин адресата не указывать.
3.13.3.2. Реквизит «Наименование вида документа» оформляется в соответствии с пунктом 3.2.12 Инструкции.
3.13.3.3. Структура текста докладной записки и его стилистические особенности соответствуют требованиям к тексту служебного письма, предусмотренным пунктом 3.12.3.6 Инструкции.
В текст докладной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, мотивировочная часть (информационно-аналитическое содержание) и заключение.
В заключении докладной записки излагаются выводы и предложения, подтверждаемые доводами мотивировочной части и требующие положительного решения должностного лица, которому адресована докладная записка.
В случае приложения к докладной записке других информационно-аналитических документов или проектов документов для согласования в конце текста делается об этом отметка в следующей форме:
«Проект распоряжения прилагается».
Завершается докладная записка заключительной фразой, например:
«Прошу Вашего согласия. «,
«Докладывается на Ваше решение»,
«Докладывается в порядке исполнения поручения (в порядке информации)».
3.13.3.4. В тексте рапорта существо вопроса, о котором докладывается руководителю, излагается кратко и точно. Обращение к адресату рапорта не используется.
Вступительная фраза, как правило, отражает основания для доклада, например:
«Во исполнение поручения. «,
«Довожу до Вашего сведения о том, что. «.
Завершающая фраза рапорта выражает вывод, который требует согласования с руководителем, например:
или просьбу о принятии конкретного решения по существу рапорта, например:
«В связи с изложенным прошу продлить срок исполнения. «,
«В связи с изложенным прошу считать поручение исполненным».
Принятое решение по существу докладной записки или рапорта (заявления) оформляется рукописным указанием по исполнению документа (резолюцией) и личной подписью должностного лица, которому был адресован документ, поставленной в левом верхнем углу первого листа документа, и датой, например:
3.13.3.5. Дата на докладной записке или рапорте (заявлении) оформляется в соответствии с пунктом 3.2.7 Инструкции и проставляется под реквизитом «Подпись».
Реквизит «Подпись» оформляется в соответствии с пунктом 3.2.17 Инструкции. При указании классного чина, воинского или специального звания адресата докладной записки, рапорта (заявления) указывается специальное или воинское звание, классный чин должностного лица, подписавшего докладную записку или рапорт (заявление).
3.13.3.6. До представления соответствующему должностному лицу Следственного комитета докладные записки и рапорты (заявления) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета.
На рапорте (заявлении) визы проставляются на лицевой стороне документа ниже подписи автора рапорта, ближе к нижней границе текстового поля.
При визировании докладной записки отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается текст докладной записки, проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра докладной записки ближе к нижней границе текстового поля или в нижней части лицевой стороны последнего листа второго экземпляра докладной записки, который после регистрации помещается в соответствующее номенклатурное дело.
Рапорты (заявления) регистрируются после подписания их авторами рапортов и визирования соответствующими должностными лицами.
Докладные записки от имени руководителей подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета в адрес Председателя Следственного комитета и его первого заместителя, заместителей, вышестоящих руководителей следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета регистрируются как проекты документов после визирования их исполнителями и затем повторно регистрируются после подписания должностными лицами, от имени которых они составлены.
Прошу вашего разрешения довести до вашего сведения что в вверенном
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
Реквизитами документа являются:
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас.
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес.
В порядке исключения.
Ввиду особых обстоятельств.
В связи с завершением работ по.
В связи с принятием решения о.
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.
По взаимной договоренности между.
Согласно Вашей заявке.
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место.
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с.
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку.
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам.
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как.
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия.
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает.
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что.
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что.
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с.
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу.
Ставим Вас в известность о том, что.
Организация извещает о.
Довожу до Вашего сведения, что.
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию.
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на.
Назначить расследование по факту.
Изыскать дополнительные возможности для.
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес.
В связи с острой необходимостью в. настоятельно прошу Вас.
Убедительно прошу Вас решить вопрос о.
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность.
Исходя из величины годового лимита по. прошу изыскать для нужд организации.
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Документация выслана в ваш адрес курьером.
Предпринимаются энергичные меры по.
Конфиденциальность информации обеспечена.
Содержание проекта оперативно корректируется.
Выявленные недостатки уже устраняются.
Выделены дополнительные средства на.
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на.
В кратчайшие сроки организуется.
Обеспечен повседневный жесткий контроль за.
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный. наиболее важный.
наилучший эффект. наихудший результат.
оказать помощь. произвести проверку.
руководство считает возможным. организация не возражает.
срочно сообщите. немедленно устраните.
обеспечьте выполнение. создайте необходимые условия.
доложите предложения по. оптимальное решение.
вероятные сроки. подтвердите получение.
сообщите данные. направьте в мой адрес.
подготовьте к отправке. решите самостоятельно.
8. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на. ), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
10. Стилистические запреты:
В отношении, относительно. О.
Благодаря тому факту, что. Потому что.
Принять во внимание. Учесть.
При сем прилагается. Приложение.
Оказывать влияние. Влиять.
За исключением. Кроме.
В том случае, если. Если.
В настоящее время. Сейчас.
Наращивать темпы. Ускорять.
Прилагать усилия. Пытаться.
Использование местоимений «я»,
Отказ от местоимений, замена их
«подразделение», «сотрудник» и т.п.
Предприятие предлагает клиентам.
Прямое обращение, просьба
Пожалуйста, подавайте отчет
Отчет необходимо подавать в срок.
Использование нейтральной лексики
Объективная констатация фактов
Был получен положительный результат
Использование активных оборотов
Использование пассивных оборотов
Выполняется, хотелось бы предложить
Использование простых слов
Использование «книжных» оборотов
Утилизация, в настоящее время
Замена глаголов абстрактными
Менеджер осуществлял руководство
Я с огорчением узнал о.
Мы были рады услышать.
Использование канцелярских клише
Вследствие того обстоятельства, что.
Мероприятие имеет своей целью.
Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.