Пропали учредительные документы что делать
Что делать, если утеряны первичные документы
Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.
Основные особенности
Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.
Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Порядок действий при утере документов
Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:
Вопрос: Правомерно ли привлечение организации к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок по требованию налогового органа утраченных документов (информации) по ст. 93.1 НК РФ вне рамок налоговых проверок?
Посмотреть ответ
ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.
Меры по восстановлению первичной документации
Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:
Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.
Получаем банковскую первичку
Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:
Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.
Восстанавливаем кассовые чеки
Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.
Запрашиваем первичные документы у контрагентов
Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:
Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.
Восстанавливаем отчетность
Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.
Ответственность за утерю первички
Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:
В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.
Чем грозит кража документов
Читательница Оксана спрашивает:
У нас в офисном центре случилось происшествие! В одном из офисов ночью кто-то украл документы. Я не думаю, что это повторится и кто-то украдет документы в нашем офисе, но поняла, что совершенно не знаю, что делать в таких случаях: какие документы терять не страшно, какие опасно, могут ли через украденные документы получить доступ к счету компании или перевести ее на другого человека?
Оксана! Документы могут сгореть в пожаре, испортиться после потопа или исчезнуть после визита взломщиков. Бывает всякое, поэтому трагедии не случилось: всё можно восстановить.
Кража документов обычно происходит в результате корпоративных конфликтов — конфликта учредителей или наемного директора и учредителей. Человеку с улицы нет особого смысла красть чужие документы.
Бывают случаи рейдерства, когда собственность компании или саму компанию переоформляют на другого человека, но к физической краже документов это практически не имеет отношения — такие действия, как правило, происходят дистанционно.
Украли печать
Коротко. С печатью злоумышленники могут нанести материальный ущерб. Лучше подстраховаться: заявить в полицию, предупредить партнеров и выпустить печать с новым дизайном.
С помощью печати злоумышленники могут снять деньги с расчетного счета, подписать новые договоры или отказаться от старых. Еще с ней можно подать иск в суд или отказаться от существующего иска, поэтому кража печати особенно опасна для компаний, которые находятся в затяжном корпоративном конфликте или судебном споре.
Украденную печать имеет смысл заменить и опубликовать объявление в СМИ о том, что предыдущая печать недействительна.
Общий порядок действий при краже печати такой:
Желательно отозвать все ранее выданные со старой печатью доверенности и выдать новые текущей датой.
Потерялся устав компании и корпоративный договор
Коротко. Потерять устав и корпоративный договор не страшно, можно восстановить в налоговой или просто распечатать новую копию.
Обычно в офисах хранятся учредительные документы, протоколы собраний, корпоративный договор. Учредительные документы не помогут кому-то переписать компанию на себя или уволить гендиректора. Копия устава хранится в налоговой, и ее можно восстановить. Для этого нужно написать запрос в налоговую, где компания стоит на учёте, и оплатить госпошлину. За пять рабочих дней вам выдадут копии.
Некоторые документы могут не выдать, если там есть личная информация других людей — например, где прописан гендиректор, или серия его паспорта. Обычно такое пишут в протоколах собраний. Если вам нужно их восстановить, возьмите с собой доверенность от владельцев персональных данных.
Не все протоколы общего собрания хранятся в налоговой, некоторые придется восстанавливать внутри компании.
Пропали трудовые книжки и график отпусков
Коротко. Если не платили кому-то в черную, бояться нечего. Но нужно обратиться в полицию.
Кадровые документы могут забрать злоумышленники или уволенный работник. Например, если кто-то работал неофициально и теперь хочет пойти в суд, ему понадобится штатное расписание — так он сможет доказать, что компания ведет черную бухгалтерию. Тут ничего не поделаешь, — придется разбираться и платить штрафы.
Кадровые документы нельзя заново распечатать и подписать, если уже нет на месте тех людей, которые их подписывали — вас могут обвинить в подделке. Важно задокументировать пропажу, расследовать инцидент и восстановить всё со свежей датой, а в некоторых случаях — изготовить дубликаты, например дубликат трудовой книжки.
Первым делом нужно вызвать полицию, потом составить акт об утрате документов.
Чтобы заполнить его, нажмите Файл → Создать копию
На основании этого акта можно восстанавливать документы.
Если вы хранили электронные копии, можно взять информацию из них. Если копий нет, придется импровизировать. Например, чтобы восстановить приказы о приеме на работу, можно посмотреть допсоглашения к трудовым договорам, трудовые книжки, личные карточки или документы бухгалтерии. Возможно, копии документов выдавали на руки сотрудникам — можно попросить у них.
Исчезли договоры и накладные
Коротко. Зависит от договора, но в целом не страшно. Можно восстановить через банк или запросить копию у второй стороны по договору.
Бухгалтерские документы касаются денег: договоры и акты, счета, отчеты, чеки, накладные, книги учета расходов и доходов. Если исчезли бухгалтерские документы, их можно восстановить через партнеров или банк.
От такой кражи ничего особого не случится, разве что конкуренты подсмотрят, что поставщик вам дал скидку, а им нет. Проблемы могут быть, если договоры касаются чего-то незаконного вроде ограничения конкуренции: кто-то может узнать, что компании договорились разделить между собой рынок, и пожалуется в антимонопольную службу.
Украденный договор восстанавливают через партнера: если у второй стороны сохранился экземпляр или есть текст документа, можно сделать копию договора или распечатать текст и заверить у нотариуса.
Некоторые договоры, например, на аренду недвижимости или на интеллектуальную собственность, регистрируют в Росреестре или Роспатенте. Участник сделки может взять копию договора в любой момент.
Потеряли договор. Как восстановить?
Украли документы с коммерческой тайной
Коротко. Информацией могут воспользоваться конкуренты.
Обычно утечки коммерческой тайны происходят совсем не в результате грубого физического взлома офиса предприятия. Для простых жуликов, которые пришли украсть деньги из кассы, документы с коммерческой тайной ценности не представляют. А вот если информация подобного характера попадет в руки конкурентов, компании может быть причинен материальный ущерб, который обернется не только потерями прибыли, но и рынков сбыта, крупнейших партнеров или даже постоянных клиентов.
Например, если у компании украли базу данных партнеров и постоянных клиентов, конкурирующее предприятие может переманить к себе ведущих поставщиков, создать более выгодные условия для клиентов и лишить вашу компанию прибыли.
Сюда же можно отнести хищение конструкторских разработок. Украсть интеллектуальную собственность компании могут увольняющиеся сотрудники, чтобы передать ее новому работодателю или открыть собственный бизнес.
Если украдут документы с коммерческой тайной, нужно сообщить в полицию, чтобы саму организацию не обвинили в разглашении коммерческой тайны и организация могла привлечь виновных к ответственности.
Как быстро восстановить утерянные учредительные документы
Ситуации бывают разные. Однажды может так произойти, что учредительные документы вашей компании будут утеряны. Так случилось у нашего ООО в феврале 2019 года, и сейчас я коротко и по делу расскажу, как их поменять в Москве.
Под учредительными документами я подразумеваю ИНН, Устав и Лист записи о государственный регистрации. Информации на сайтах много, зачастую противоречивой. Вызывает лёгкие сомнения и официальный сайт налоговой. Сталкивались уже несколько раз с тем, что представленная у них инфа (инструкции, образцы документов и реквизиты) были не актуальны. Потому рассказываю про реальную московскую ситуацию на февраль 2019.
За получением копий этих документов следует отправляться в свою налоговую, к которой юридическое лицо привязано на основании его юридического адреса.
На каждый из документов от вас потребуется по две копии запроса (редактируемые и актуальные бланки выложу по ссылке в конце статьи), подписанные генеральным директором и заверенные печатью организации.
Оплатить можно в любом банке. Аппараты для оплаты на месте есть, увы, не во всех территориальных отделения наголовой.
Важно! Для оплаты пошлины за ИНН попросят ещё ИНН плательщика. Знайте свой.
Лист записи о государственный регистрации
С ним попроще. Подавать документы следует в Межрайонную налоговую инспекцию №46, расположенную по адресу Походный пр., стр.2. От вас нужен только один экземпляр запроса. Внесение пошлины не требуется. На восстановление уйдет 5 рабочих дней.
Отдельно отмечу, что все документы подаются и получаются лично руководителем организации, либо по заверенной у нотариуса доверенности.
Как и обещал, ниже выкладываю образцы запросов.
Восстановление учредительных документов ООО
Порча или утрата личных документов создают любому человеку массу проблем. Для предпринимателя такие же трудности принесет потеря или кража учредительных документов. Чтобы деятельность компании не была приостановлена, необходимо срочно провести восстановление учредительных документов ООО. Как сделать это правильно и что для этого потребуется – читайте в статье.
Последовательность действий при восстановлении
Общество с ограниченной ответственностью осуществляет свою деятельность в соответствии с документами, которые называются учредительными. В 2018 году основным в этом пакете является устав организации, который оформляется и утверждается предпринимателями на первом собрании до обращения в ФНС с заявлением о регистрации ООО.
Оригинал устава в обязательном порядке передается инспектору с остальными необходимыми документами. На руки учредитель получает копию устава, заверенную налоговым органом по всем правилам, а оригинал остается на хранении в государственном ведомстве. Это облегчает возможность восстановления бумаги, если она потерялась.
В этом случае нужно просто обратиться в отделение ФНС, где было зарегистрировано общество с ограниченной ответственностью, и получить копию.
Вариантов восстановления учредительных документов несколько. Выбор зависит от того, что было утеряно – только устав или и другие документы ООО, которые могут иметь значение при обращении.
Если утрачен только устав ООО
При обращении в налоговую с заявлением о выдаче дубликата учредительного документа необходимо представить сведения о самом ООО.
Эта информация содержится в свидетельстве о государственной регистрации и в выписке ЕГРЮЛ. Если обе эти формы у учредителя сохранились, необходимо только уплатить госпошлину, которая взимается за восстановление устава, и написать заявление в произвольной форме.
Образец заявления можно посмотреть здесь. Обычно в нем указываются наименование утраченного документа и причина, по которой учредителю потребовался дубликат.
Госпошлина за выдачу дубликата устава может быть уплачена через сайт налоговой инспекции, где формируется специальная квитанция, или другим удобным способом.
Отсутствуют все документы ООО
Часто важные бумаги хранят в одном месте, поэтому теряются или портятся сразу все документы общества с ограниченной ответственностью. Это может произойти по причине умышленной кражи, пожара, потопа и прочего.
В таком случае потребуется восстановление не только учредительных, но и всех остальных документов. Это связано с тем, что при обращении в государственные ведомства юридическому лицу понадобится подтвердить свой статус.
Чтобы восстановить документы ООО, придерживайтесь определенной последовательности:
Обратите внимание, что без документов ООО не может вести деятельность в полном объеме. А если произошло хищение, то возникает опасность, что злоумышленники смогут оформить нелегальную сделку от вашего имени. Для таких обстоятельств предусмотрена возможность срочно восстановить бланки. Но за срочность придется доплатить. Размеры пошлины по каждому документу можно посмотреть на сайте налоговой инспекции и там же сформировать квитанцию на оплату по соответствующему запросу. Срочные заявки вдвое дороже, но документы можно получить на следующий день после обращения.
Перечень бланков для восстановления документов ООО
Обратите внимание, что при срочном обращении заявление и квитанция должны быть оформлены соответствующим образом, иначе они попадут в общую папку.
Кто может восстанавливать документы ООО
Обратиться в налоговую инспекцию по вопросу восстановления учредительных документов и подать документы может учредитель или доверенное лицо (например, личный юрист). Представитель должен иметь доверенность, заверенную у нотариуса.
Обращение в государственные ведомства через посредников – это дополнительная трата денег. Для небольшой компании личное обращение одного из учредителей ООО – более выгодный вариант при восстановлении устава или других документов ООО. Крупные компании обычно работают через представителей, у которых везде есть «свои» люди, поэтому процедуры осуществляются быстро.
Восстановление учредительных документов ООО
Общество с ограниченной ответственностью (далее ООО) осуществляет свою деятельность в соответствии с учредительными документами, самым главным из них является Устав. При регистрации фирмы, Устав передается в налоговый орган в 2 экземплярах, один из которых храниться в личном деле в налоговой инспекции.
Как восстановить устав ООО
Если у вас утерян Устав, то необходимо получить дубликат устава ООО, для его восстановления потребуется следующее:
Срок выдачи заверенной копии Устава составляет 5 рабочих дней.
Обратиться за потерянной копией Устава может учредитель компании, генеральный директор или 3-е лицо по нотариальной доверенности с условием получать готовые регистрационные документы.
Как восстановить свидетельство о постановке на учет ООО
Если утеряно свидетельство о постановке на учет ООО (далее ИНН) можно получить Дубликат ИНН, для этого потребуется следующее:
Срок выдачи Дубликата ИНН составляет 6 рабочих дней.
Как восстановить свидетельство о государственной регистрации ООО
С 2017 года данное свидетельство не выдают, вместо него вы получите лист записи в ЕГРЮЛ. Заказать Лист записи о внесении записи в ЕГРЮЛ можно в регистрирующем органе, в Москве это 46-я ФНС. Для получения листа записи госпошлина не оплачивается, заказать может учредитель, гендиректор или третье лицо по обычной доверенности от гендиректора, но получить через пять дней можно только лично или по нотариальной доверенности.
Восстановление учредительных документов ООО без генерального директора
Если учредительные документы украли, и вы боитесь махинаций пока вы будете их восстанавливать-обязательно обратитесь в полицию с заявление об их краже, сообщите данную информацию в свой банк, где у вашей фирмы открыт расчетный счет.