Проект документа что это
Технологии работы с проектами документов
Что такое проект документа?
Т ермин «проект документа» используется в ряде правовых актов, например:
Но, к сожалению, ни один правовой акт не разъясняет, что же такое проект документа. Учебники и пособия по делопроизводству тоже оперируют этим термином, но не дают его определения. Поэтому, отталкиваясь от общепринятых понятий, приведем свое определение:
Проект документа – это предшественник документа, содержащий всю или основную часть речевой информации документа и не обладающий юридической силой.
Этапы и способы подготовки документа
Внутренние и исходящие документы проходят стадию проекта, и при их подготовке можно выделить следующие основные этапы:
При этом в настоящее время подготовка создаваемых в организации документов может осуществляться одним из двух способов:
Давайте рассмотрим, как осуществляется работа с проектом документа на каждом из вышеперечисленных этапов традиционным способом и с использованием систем автоматизации.
1. Разработка проекта документа
Данный этап включает проработку вопроса и подготовку текста будущего документа. Проект документа еще не имеет юридической силы.
Его может готовить один работник или несколько специалистов. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства организации может назначаться рабочая группа для его подготовки или создаваться временная комиссия.
При традиционной технологии проект документа создается на бумажном носителе и оформляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации. При использовании системы электронного документооборота проект готовится в электронном виде, например, в виде файла текстового проекта Microsoft Word, и загружается затем в систему. Некоторые СЭД позволяют разработчикам совместно работать над электронной версией проекта, не покидая своего рабочего места.
2. Согласование проекта документа
Согласование бывает внутренним и внешним.
При внутреннем согласовании проект документа анализируют уполномоченные должностные лица внутри организации. Они оценивают целесообразность издания документа предложенного содержания, соответствие текста проекта действующему законодательству и внутренним нормативным документам.
Внешнее согласование выражает согласие с содержанием проекта документа организации, не являющейся его автором. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» внешнее согласование оформляется реквизитом «гриф согласования». Но в данной статье мы не будем останавливаться на внешнем согласовании подробно, а рассмотрим только процедуру внутреннего согласования.
Отметим, что термины «внутреннее согласование» и «визирование» являются синонимами. А лиц, которые осуществляют внутреннее согласование, часто называют согласующими или визирующими.
Процедура визирования осуществляется от низшего уровня компетенции к высшему.
К сожалению, в правовых актах, регламентирующих делопроизводство, работа с проектами документов практически не описывается. В связи с этим работа с проектами документов, в том числе процесс их визирования, в организациях может сильно различаться.
Традиционный способ визирования проекта документа
При традиционной работе существуют два наиболее распространенных способа передачи проекта документа лицам, осуществляющим его визирование: это может делать непосредственно разработчик проекта или служба документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ).
Если этим занимается разработчик проекта, то он вынужден сам обивать пороги кабинетов визирующих лиц, либо ожидая, когда каждый из них ознакомится с текстом и проставит свою визу, либо оставляя проект у должностного лица или его помощника и оговаривая при этом, когда можно будет зайти за завизированным проектом документа. Получается, что при использовании данного способа передачи проекта документа разработчик тратит достаточно много рабочего времени не на выполнение своих прямых должностных обязанностей, а на «хождение между кабинетами» визирующих и ожидание в этих кабинетах результата согласования. Больше всего времени «съедается» в крупных организациях, в которых визирующие могут находиться в разных концах здания или даже в разных зданиях.
Служба ДОУ может осуществлять передачу проекта визирующим несколькими способами.
Например, для этой цели могут использоваться специальные ячейки, расположенные в службе ДОУ и предназначенные для передачи документов и материалов. Для каждого подразделения отводится отдельная ячейка, в которую кладутся документы, адресованные руководителю и сотрудникам данного подразделения. В этом случае разработчик относит проект в службу ДОУ, где работниками службы ДОУ или непосредственно разработчиком проект помещается в ячейку подразделения, в котором работает первый визирующий. Затем секретарь или ответственный за делопроизводство данного подразделения забирает из ячейки проект документа и передает его на согласование своему руководителю, а после согласования относит проект назад в.
Проектная документация: какие нюансы учесть при разработке
CEO digital-агентства INPRO.digital
Чтобы упростить коммуникацию с заказчиком и сократить процесс первичных согласований, используют проектную документацию. Это расширенный вариант технического задания, где основные этапы подготовки к реализации проекта представляют клиенту в виде изображений и схем, а результат обсуждений фиксируют в классическом текстовом варианте.
С чего начинается проектная документация, почему визуальные схемы работают лучше текста, как наличие прототипов проекта влияет на уровень эмпатии клиента, рассказал Виталий Арбузов, CEO digital-агентства INPRO.digital.
Почему проектная документация упрощает разработку проекта
Проектная документация делает процесс согласований проще для обеих сторон. Вы сэкономите свое время на объяснении терминов, а клиенту не нужно будет вычитывать десятки страниц ТЗ. Визуализация на этапе согласования помогает:
С чего начать составление проектной документации
Перед тем как приступать к созданию проектной документации и разработке первых вайрфреймов, изучите рынок. Даже если это напрямую не прописано в договоре с клиентом, сделайте базовый ресерч по основным конкурентам: как работает интерфейс, какие страницы есть, как расположено меню. Выпишите опции и функционал, которого нет у вашего заказчика. Обсудите их вместе, акцентируя внимание на следующих аспектах:
1. Хочет ли клиент добавить на сайт такую же функцию?
Всегда помните, что заказчик не должен быть силен в технических терминах. Ваша задача на данном этапе — объяснить ему, какую задачу с точки зрения бизнеса решает каждый функциональный модуль, который есть на сайте у конкурентов.
2. Нужна ли бизнесу клиента данная функция?
Поговорите с клиентом о его ожиданиях от изменений сайта: нужен ли этот функциональный модуль с точки зрения продаж, улучшит ли он качество сервиса, соответствует ли набору доступных услуг? Например, если у вашего заказчика интернет-магазин, где доставка осуществляется только через курьерскую службу, то ему точно не нужен модуль с вариантами выбора пунктов самовывоза на карте. Даже если он есть у всех конкурентов.
3. Насколько сильно добавление этой функции повлияет на смету и сроки проекта?
Еще на этапе обсуждения дополнительного функционала расскажите клиенту о том, как это может повлиять на ход проекта. Например, если заказчик хочет сделать личный кабинет, как у конкурентов, объясните, что бюджет на реализацию этого блока может быть больше, чем сумма всего проекта на текущий момент, а сроки увеличатся в несколько раз.
Не забудьте проверить на прочность и текущий сайт вашего заказчика. Мы для этого часто привлекаем асессоров, то есть людей, которые тестируют сайт по нашей просьбе. Если будете делать такой вариант аудита, внимательно отнеситесь к подбору людей. Если это интернет-магазин женской косметики, нужно искать именно тех, кто будет его целевой аудиторией.
Разработайте для них анкету или опросник, которую они должны будут заполнить после использования ресурса. Это позволит выявить баги, слабые стороны, недостающие функциональные модули. Проанализируйте полученные данные и сформируйте из них интуитивно понятную схему, которая станет частью проектной документации.
Схематичная визуализация результатов асессорского аудита
Кто входит в команду разработки проектной документации
За разработку проектной документации отвечает проектный менеджер. Он есть на любом проекте вне зависимости от специализации продукта клиента или масштаба задачи. Проектный менеджер выступает как контролирующий орган, а именно:
На сложных проектах еще на этапе первичных согласований к проектному менеджеру подключаются бизнес-аналитик и дизайнер. Бизнес-аналитики начинают свою работу с изучения рынка и анализа текущей ситуации по проекту.
Имейте в виду, что если для визуализации вам нужны только схемы, то не обязательно привлекать дизайнера. Достаточно выбрать интуитивно понятное приложение, где сам аналитик сможет отрисовать простейшие макеты и указать взаимосвязи между объектами. Мы пользуемся общеизвестной платформой Figma для комплексных проектов и Miro, если основная часть работ — простые схематичные изображения.
Например, на этапе разработки проектной документации всегда создается структура сайта — это ключевой момент при согласовании с клиентом. По факту это выглядит как детализированная схема с комментариями или прототипами отдельных элементов. С таким вариантом обычно может справиться бизнес-аналитик самостоятельно.
Визуализация структуры сайта
Подключите дизайнера, если вы планируете разработать прототипы или визуальную концепцию. В таком случае важно будет не только показать взаимосвязи, но и определить общую дизайн-концепцию, показать, как будет выглядеть проект в итоге. Мы мыслим образами, поэтому здесь внешний вид будет играть ключевую роль. Даже если вы не сразу согласуете функциональные модули с красивыми и аккуратно оформленными прототипами, процесс обсуждения будет идти легче и комфортнее.
За время своей работы с таким подходом, мы поняли, что клиент больше всего ценит, когда уважают его время и ресурсы. Он делает свое дело: развивает бизнес, занимается предпринимательством. И ему просто нужен качественный ресурс для реализации своих идей.
Ваша задача — помочь ему в достижении его цели, а не продемонстрировать экспертизу по всем аспектам веб-разработки. Постарайтесь понять глубинную боль заказчика, будь то нелояльные клиенты, низкая конверсия или непрогнозируемые риски. Если вы увидите и предложите решения этих проблем, то в скором времени заказчик станет вашим союзником и партнером.
проект документа
Смотреть что такое «проект документа» в других словарях:
проект документа — — [А.С.Гольдберг. Англо русский энергетический словарь. 2006 г.] Тематики энергетика в целом EN draft document … Справочник технического переводчика
ПРОЕКТ — ПРОЕКТ, проекта, муж. (лат. projectus брошенный вперед). 1. Разработанный план постройки, сооружения чего нибудь. Проект Дворца Советов. Проект Волго Донского канала. Архитектурный и технический проект нового завода. Проект машины. 2.… … Толковый словарь Ушакова
Проект Xanadu — был первым проектом гипертекста, созданным как концепция в 1960 году Тедом Нельсоном. 17 правил Xanadu Каждый сервер Ксанаду уникальным образом безопасно идентифицируется. Каждый сервер Ксанаду может управляться независимо, либо внутри сети.… … Википедия
проект — ПРОЕКТ, ПРОЖЕКТ а, м. projet m.> нем. Project <лат. projectus. 1. План, замысел, предварительный набросок чего л. СИЗ. Я не знаю ево прожекту. 1765. М. А. Муравьев Зап. // РОА 5 66. Десятки проектов.. касательно преобразований в Марьинском… … Исторический словарь галлицизмов русского языка
проект информационной безопасности Взаимоувязанной сети связи Российской Федерации [*] — проект информационной безопасности ВСС РФ [**] План, замысел, определяющий для разрабатываемой системы обеспечения информационной безопасности ВСС РФ [**] требования к информационной безопасности ВСС РФ [**]. Примечание Проект информационной… … Справочник технического переводчика
проект законодательного документа — — [http://www.eionet.europa.eu/gemet/alphabetic?langcode=en] EN draft legislation An initial unsigned agreement, treaty, or piece of legislation which is not yet in force. (Source: DICLAW) [http://www.eionet.europa.eu/gemet/alphabetic?langco… … Справочник технического переводчика
проект руководящего документа — Публикуется в Федеральном регистре США для учёта замечаний общественности [А.С.Гольдберг. Англо русский энергетический словарь. 2006 г.] Тематики энергетика в целом EN draft guideline documentDGD … Справочник технического переводчика
Проект нормативов образования отходов и лимитов на их размещение — (ПНООЛР) документ, разрабатываемый на предприятиях, в процессе деятельности которых образуются отходы в России, а также на Украине. В Проекте нормируется образование отходов на предприятии, Проект согласуется в территориальных органах Федеральной … Википедия
Проект (значения) — Проект: Комплект документации, предназначенный для создания определённого объекта (сооружения или изделия), его эксплуатации, ремонта и ликвидации, а также для проверки или воспроизведения промежуточных и конечных решений, на основе которых был… … Википедия
ПРОЕКТ — (от лат. projectus букв. брошенный вперед), 1) совокупность документов (расчетов, чертежей и др.) для создания какого либо сооружения или изделия.2) Предварительный текст какого либо документа.3) Замысел, план … Большой Энциклопедический словарь
Большая Энциклопедия Нефти и Газа
Проект документа составляет исполнитель; машинистка или секретарь оформляет документ в соответствии с установленными требованиями на пишущей машине. Согласование проекта документа производится с организациями, структурными подразделениями или сотрудниками, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа. [1]
Проект документа должен быть согласован с организациями, структурными подразделениями внутри учреждения и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа. [3]
Проект документа является результатом огромной работы, тщательной подготовки, в которой на основе полного равенства и в атмосфере братского и демократического сотрудничества участвовали все братские партии, как большие, так и малые. [4]
Проект документа правильно указывает: империализм США остается самой агрессивной воинственной силой в мире. [5]
Коллективно выработанные проекты документов в основном соответствуют целям Совещания, сформулированным тоже коллективно с учетом разнообразия мнений братских партий и различия в условиях их деятельности. Португальская коммунистическая партия одобряет документы в их настоящем виде. [12]
Проекты документов второго уровня подготавливаются с участием независимых экспертов по бухгалтерскому учету, отбираются на конкурсной основе независимой профессиональной организацией, аккредитованной при Федеральном органе. [13]
Рассмотрев проект документа в его нынешней форме, делегация Румынской коммунистической партии считает, что он может быть принят за основу для работы на нашем Совещании. [14]
Согласование проектов документов производится с организациями, учреждениями и предприятиями, структурными подразделениями и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа. [15]
Проекты документов
Информация о подготовке Федеральным архивным агентством проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, а также о результатах проведения независимой антикоррупционной экспертизы размещается на официальном сайте www.regulation.gov.ru в сети «Интернет».
Заключения по результатам независимой антикоррупционной экспертизы в форме документа в электронном виде на подготовленные Федеральным архивным агентством проекты нормативных правовых актов, размещенные для проведения независимой антикоррупционной экспертизы на официальном сайте www.regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», просим направлять на электронную почту Федерального архивного агентства rosarchiv@gov.ru
Федеральный портал проектов нормативных правовых актов
Федеральный портал проектов нормативных правовых актовОфициальный сайт для размещения информации о подготовке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения
В соответствии с п. 65. Плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации на 2012 год, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 2011 г. № 2425-р, Росархив включен в число ответственных за подготовку и сопровождение законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (в части совершенствования порядка передачи документов в архивные фонды)».