Приказы по основной деятельности что это
Такие разные приказы, или приказ приказу рознь?
Работникам, вне зависимости от их места работы, нередко приходится сталкиваться с приказами. Иногда такие приказы необходимы в служебной деятельности, иногда касаются непосредственно прав и обязанностей их самих. Каких видов бывают приказов? С какого числа вступают в силу приказы госорганов и иных организаций?
Приказы и их виды
Сам по себе приказ — это разновидность распорядительного документа. Кроме того, приказ — это родовое понятие, оно является общим для нескольких видов таких документов.
Законодательство содержит несколько определений понятия «приказ». Все они различаются между собой, поскольку их определения изложены применительно к органам, уполномоченным их издавать (отдавать). Еще одним критерием, который также позволяет различать приказы между собой, является круг лиц, на которых они распространяются. Некоторые из них действуют в масштабах страны, другие — в рамках одной или нескольких организаций, а некоторые и вовсе являются разовыми.
Наиболее частым документом, с которым приходится сталкиваться работникам, являются приказы, издаваемые в организации, где они работают.
Приказы в организациях могут издаваться также в иных случаях, например когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, наметить какие-либо конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.
Приказы также могут приниматься республиканскими органами государственного управления (далее — госорганы). Например, такие приказы издаются Минтруда и соцзащиты, Минстройархитектуры, МНС и др.
Пример 1
Ситуация 1. Приказ Минтруда и соцзащиты от 28.12.2017 N 194 «Об установлении форм контрольных списков вопросов (чек-листов)».
Ситуация 2. Приказ Минстройархитектуры от 09.02.2011 N 28 «О нормативном методе ценообразования в промышленности строительных материалов и конструкций Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь».
Ситуация 3. Приказ Минторга от 27.12.2010 N 172 «Об утверждении типовых норм времени на пошив и раскрой одежды по индивидуальным заказам населения».
Имеется еще несколько определений приказов. Они относятся к сфере деятельности вооруженных сил и приравненных к ним органов, таможенных органов, органов финансовых расследований и др.
На заметку
У военных под приказом понимается обязательное для выполнения, выраженное в строгом соответствии с законодательством устное или письменное повеление начальника . Для этого вида приказов предусматривается три способа передачи. Такой приказ может быть отдан письменно, устно или по техническим средствам связи. Письменный приказ является основным распорядительным документом (правовым актом) военного управления, который издается на правах единоначалия. Устные приказы отдают все командиры (начальники).
У таможенников и сотрудников ДФР соответственно под приказом понимается письменное или устное распоряжение начальника, отданное в пределах его полномочий, обязательное для исполнения подчиненными .
В зависимости от порядка оформления и отдачи приказов можно условно разделить на 2 большие группы: письменные и устные.
Все приказы также можно условно разделить на две большие группы: нормативные и ненормативные.
Если приказы госорганов, а также приказы организаций распространяются на неопределенный круг лиц (в первом случае в масштабе страны, во втором случае действуют в масштабе одной или нескольких организаций), то такие приказы будут нормативными.
Пример 2
Приказ об установлении общего порядка премирования работников коммерческой организации является локальным нормативным правовым актом , а приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе и перемещении — ненормативными правовыми актами .
Кроме того, можно сделать вывод, что нормативные приказы вне зависимости от органов (организаций), их принявших, всегда должны быть письменными, а ненормативные приказы, рассчитанные на однократное применение, могут быть устными.
Когда вступают в силу приказы?
Мы не случайно дали краткую характеристику приказам, потому что в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной приказ, каким органом (организацией) он принят и на какой круг лиц распространяется, зависят и правила их вступления в силу.
При этом нормативные приказы, касающиеся прав, свобод и обязанностей физлиц, вступают в силу только после их официального опубликования.
Пример 3
Приказ Минтруда и соцзащиты от 30.11.2017 N 152 был зарегистрирован в НРПА 19.01.2018 за N 8/32743. Опубликован на сайте http://pravo.by/ 07.02.2018. Дата вступления в силу в нем самом не указана, при этом в нем содержатся обязанности по составлению и представлению ведомственной отчетности по труду для неопределенного круга работодателей. Поэтому он вступает в силу после официального опубликования,
т.е. с 08.02.2018.
Иными словами, нормативный приказ госоргана может вступать в силу со дня:
— который указан в нормативном приказе;
— включения в НРПА, если в нем не указан срок вступления в силу;
— следующего за днем официального опубликования, если такой приказ касается прав и обязанностей граждан, организаций и ИП и дата вступления в силу в нем не указана.
Пример 4
Ситуация 1. Приказ об установлении общего порядка премирования работников коммерческой организации был подписан 28 декабря 2017 г., но содержал формулировку, что его положения вступают в силу с 1 января 2018 г. Этот приказ является нормативным, соответственно, если работникам организации выплачивается премия за 2017 год, нормы этого приказа в отношении работников применяться не должны.
Ситуация 2. Приказ об увольнении работника 29 декабря 2017 г. был подписан накануне 28 декабря 2017 г. Вступил в силу 28.12.2017. Соответственно в сроки, определенные в нем, должны быть совершены определенные действия. Иными словами, не позже 29 декабря 2017 г. с работником должен быть произведен окончательный расчет, выдана на руки трудовая книжка и т.п.
Приказы по кадрам и основной деятельности в компании
Подпишитесь на наш канал на YouTube!
Понятие приказа
Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.
В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:
— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивные дело»
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.
Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.
Какие папки приказов будем формировать?
1. Приказы по личному составу (по кадрам):
— о приеме на работу,
— о переводе на другую работу (перемещении)
— об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
— о дисциплинарных взысканиях,
— о совмещении,
— о поощрении,
— об установлении надбавки к окладу,
— об изменении персональных данных работника,
— о присвоении разрядов, классности,
— об изменении условий труда,
— обязательные приказы.
Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.
Какие же это приказы?
1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.
Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.
На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?
Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.
2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.
Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.
Тогда алгоритм действий будет таким:
1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
— Правила внутреннего трудового распорядка
— Положение о защите персональных данных
— Положение о заработной плате и премировании.
Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.
Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.
3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.
Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.
4. Приказ об утверждении графика отпусков.
Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.
Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.
5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.
Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.
6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.
Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.
7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.
Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.
8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.
Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.
Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.
Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?
В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
— Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на мой курс – разберем подробно;
— Приказы о начислении премий сотрудникам;
— Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.
Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!
Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.
Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!