Причина списания аттестатов в акте на списание что написать
Необходимо точно знать, как правильно составить акт на списание потерь и сверяться с образцом, чтобы не ошибаться при оформлении. Это важно, ведь налоговая инспекция может заинтересоваться, почему баланс не сходится, а материалы исчезают в неизвестном направлении. Снятие их со счетов происходит по алгоритму, который заранее определен, нарушать его нельзя. Именно по оформленным бумагам будет работать бухгалтер, поэтому сотрудники компании не могут ничего просто выбросить, все должно быть оформлено. Давайте разберемся в нюансах процедуры, как это работает, чтобы все делать правильно и не вызывать вопросов у ФНС и других проверяющих.
Порядок и правила оформления акта списания на предприятии
Снятие с учета — строго регламентированный процесс, который прописан законодательно.
В первую очередь стоит отметить, что для этого собирается специальная комиссия. В ее составе — обязательно материально ответственные лица, обычно из разных структурных подразделений организации. В их обязанности будет входить поиск и освидетельствование любых обнаруженных неисправностей, повреждений или дефектов.
В качестве объекта, который изучается, может выступать мебель, инструменты, оборудование, ТМЦ, запасы, хозяйственный инвентарь, основные средства, техника, товар и все, что находится на балансе предприятия.
Необходимо не просто зафиксировать в бланке наличие нарушений, следует полностью заполнить акт и указать причину происхождения брака. Нельзя без веских на то оснований производить списание. Кроме того, сам повод обязан быть подтвержден определенной доказательной базой. Существуют инструкции, где четко прописан алгоритм, следует просто действовать по ним. Например, если списываются материалы, могут использовать дополнительные вспомогательные документы.
Что подходит в качестве основания:
Как правильно подготовить и оформить простой акт о списании материалов
Это бумага, которая в обязательном порядке должна включать в себя информацию о фирме и членах комиссии. Необходимо прописывать:
Кто войдет в комиссионный состав — утверждается приказом директора организации или производства. Там же обязательно указывается председатель, который будет отвечать за весь процесс и руководить им.
Когда все данные будут внесены в акт, каждый, кто удостоверял дефектность продукции, должен подписаться. Так подтверждается достоверность всех записанных пунктов.
По итогам мероприятия последним ставит свою подпись председатель. Он проверяет правильность и корректность заполнения, сверяет еще раз при необходимости наименования ценностей, их суммы и стоимость.
Последним заверяет документ руководитель организации. Без его внимания бумага не будет иметь вес.
Если все указано и подсчитано верно, то это документация с юридическим статусом. Давайте разберемся, что это такое относительно акта списания.
На основе данной записи бухгалтерия отражает балансовую стоимость списываемых материалов или других ТМЦ. После этого происходит убыль предприятия из-за утраты. Все это необходимо своевременно отражать в налоговом учете любого юридического лица, чтобы не возникало трудностей со сведением баланса.
У этого документа нет унифицированного образца, поэтому составляют его с учетом простых рекомендаций и обязательных реквизитов. В остальном — форма и порядок полей может быть любым. Главное — чтобы он соответствовал шаблону, который будет официально принят в соответствии с нюансами и особенностями деятельности фирмы.
Давайте разберем, какие пункты обязательны и как обычно выглядит эта бумага.
Спецодежда износилась раньше установленного срока. Как ее списать с учета
Средства индивидуальной защиты (далее — спецодежда, СИЗ) изнашиваются обычно при эксплуатации в течение установленного периода использования. А бывает, что и раньше времени. СИЗ, непригодные для эксплуатации, подлежат списанию. Ниже рассмотрим, как списать СИЗ, износившиеся досрочно, и отразить эту операцию в бухучете и при налогообложении прибыли.
Когда СИЗ могут износиться раньше времени
Общие моменты
Перед тем как принять решение о списании, надо выяснить, действительно ли спецодежда износилась.
С учетом этого спецодежда должна быть :
— отвечающей характеру и условиям работы;
— обладающей соответствующими защитными свойствами и гигиеническими характеристиками (далее — защитные характеристики).
Дальнейшая судьба возвращенных СИЗ зависит от того, в каком состоянии они находятся, т.е. износились они или нет.
О том, что сданные СИЗ износились, свидетельствуют :
— физическое изнашивание СИЗ, характеризующееся износом материалов, из которых они изготовлены, потерей их первоначальных качеств;
— утрата СИЗ защитных свойств;
— окончание срока службы СИЗ (срока годности или хранения), определенного изготовителем.
Причины преждевременного износа СИЗ
Спецодежда может изнашиваться раньше срока по разным причинам. Причем именно от них зависит, в каком порядке будет списываться остаточная стоимость СИЗ (если она есть): путем отнесения на расходы организации или посредством взыскания с работника.
Эти причины условно можно разделить на две категории: объективные производственные и обусловленные виной работника.
К объективным производственным относятся следующие причины.
Преждевременный износ обусловливают условия, в которых СИЗ эксплуатируются. Спецодежда становится негодной из-за утраты защитных характеристик в результате:
— попадания на нее агрессивных веществ (брызги расплавленного металла, растворы кислот или щелочей);
— механического воздействия (порезы, удары, проколы) и т.п.
Качество и защитные свойства спецодежды не соответствуют установленным требованиям. Как отмечалось, качество и защитные характеристики СИЗ должны соответствовать требованиям, предусмотренным ТНПА и эксплуатационными документами изготовителя. Если спецодежда не отвечает по своим защитным характеристикам имеющимся в организации условиям труда, период ее использования будет короче. А значит, в негодность она придет раньше.
Причина, обусловленная виной работника, — небрежное использование или умышленное уничтожение.
Ответственность работника за преждевременный износ СИЗ
В случае когда спецодежда становится непригодной для дальнейшей эксплуатации по объективным производственным причинам, о вине работника речь не идет, как и о порче имущества. А значит, расходы по досрочному списанию СИЗ несет организация.
В бухучете сначала отражают возврат на склад досрочно износившейся спецодежды если, конечно, такие СИЗ имеют остаточную стоимость. А далее порядок бухзаписей зависит от причины, по которой СИЗ досрочно износилось: по объективной причине или по вине работника. И уже с учетом этого следует составить необходимые проводки и отразить износ при расчете налога на прибыль. Подробно об этом – далее в материале ilex.
Как списать бланки строгой отчетности
Форма акта о списании бланков строгой отчетности (0504816) — это первичный бухгалтерский документ, с помощью которого уменьшаются остатки БСО на счете учета. Обратите внимание: сейчас форма изменена!
Новая форма акта, утвержденная приказом Минфина № 103н от 15.06.2020, внесшим изменения в Приложения 1–5 к приказу Минфина № 52н от 30.03.2015, применяется с 27 сентября 2020 года.
Когда разрешено списывать БСО
В бухгалтерии учет БСО подчинен закрепленному законодательно порядку, обеспечивающему сохранность документации.
Формы строгой отчетности используются для разных целей: для осуществления повседневной работы (путевые листы, листки нетрудоспособности, путевки, дипломы и другие); при оформлении отношений с сотрудниками учреждения (трудовые книжки и вкладыши, удостоверения и прочие); во время расчетов с физическими лицами (квитанционные книжки, абонементы и билеты).
Предприятия, использующие в своей деятельности БСО, периодически обязаны списывать испорченные, выданные и утратившие актуальность документы.
В случае обнаружения порчи или выявленного брака такую документацию нельзя выбросить.
Главные причины снятия БСО с учета:
На документе у МОЛ, которое испортило бланк строгой отчетности, проставляется отметка о непригодности для использования, должны читаться реквизиты:
При изменении форм строгой отчетности на предприятии остаются документы старого образца, применение которых запрещено, они подлежат снятию с учета по акту формы 0504816 по истечении установленного срока хранения.
Как регулируется
Списание БСО регулируется постановлением правительства № 359 от 06.05.2008, в котором зафиксированы подробности процедуры. В приказе Минфина № 52н от 30.03.2015 отражены рекомендации по работе с БСО. Нормативными актами установлен порядок, как списать испорченные бланки строгой отчетности, в соответствии с которым они уничтожаются впоследствии.
Государственные и муниципальные предприятия используют для процедуры форму 0504816 по ОКУД, которая утверждена законом как единственно возможная. Коммерческие фирмы вправе самостоятельно разрабатывать и закрепить право применять иные формы акта списания, для чего потребуется внести его в учетную политику.
Организациями часто используется документ формы 0504816, принимаемый проверяющими органами. Акт удобен и имеет графы для внесения необходимой информации.
Процедура списания
Приказом по предприятию создается специальная комиссия, которая составляет акт для снятия с учета документов строгой отчетности. Периодичность списания устанавливается учетной политикой учреждения. Перед составлением документа комиссия обязана удостовериться в целевом использовании бланков, предоставляемых МОЛ для снятия с учета.
Как составить приказ
Приказ, регламентирующий процедуру снятия БСО с учета, утверждается руководителем предприятия.
В документе должна содержаться следующая информация:
Как составить акт
В документе фиксируется состав комиссии, данные приказа о ее создании и период, за который осуществляется списание.
БСО перечисляются в таблице с проставлением:
Устаревшие и испорченные БСО после списания должны сжигаться в присутствии членов комиссии, которые подтверждают факт ликвидации подписями. Акт утверждается руководителем организации.
Помарки и исправления в документации не допускаются.
При составлении акта о списании бланков строгой отчетности (форма 0504816) требуется указывать:
Надо ли сразу списывать испорченные бланки
Бланки, которые заполнены с ошибками, уничтожить сразу не разрешается. Учреждение должно хранить документы до даты списания, которая наступает спустя месяц после инвентаризации.
Предприятие обязано регистрировать акты в журналах учета и хранить 5 лет, как и корешки действующих БСО.
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
Как правильно списать устаревшие формы БСО?
О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях
ВОПРОС
В организации имеются некоторые БСО: экскурсионные путевки, билеты входные для продажи посетителям музея (1,5 года продажа осуществляется через кассовый аппарат). Много лет назад приобретали квитанции формы №10, которые не используются. На каком основании можно списать БСО (квитанции формы №10)?
ОТВЕТ
Для неиспользованных бланков время хранения не установлено.
Излишки или устаревшие формы БСО (например, с неактуальными данными) уничтожаются после инвентаризации с составлением акта о списании (уничтожении).
ОБОСНОВАНИЕ
Списывайте все бланки, которые выдаете по назначению или передаете организациям, а также испорченные (устаревшие) бланки.
Используйте акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).
Кроме акта (ф. 0504816) в правилах внутреннего документооборота можете установить, что для списания БСО нужно оформить приказ.
Такие правила учета БСО установлены пунктами 337–338 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методическими указаниями, утв. приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, и разъясняются в системном письме Минфина от 26.04.2019 № 02-07-07/31230.
Важно: ранее Минфин выпускал частные разъяснения по учету БСО (например, письмо от 14.03.2019 № 02-06-10/16864). После публикации системного письма другие не применяйте.
О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях
Присоединяйтесь к нам в социальных сетях
Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год
Поможем не забыть сделать главное
Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.
Как списать учебники и учебные пособия
Используйте учебники и учебные пособия, пока они физически не износились или не устарели «морально». Исключайте учебные издания из библиотечного фонда, как и другие документы, по четырем причинам: утрата, ветхость, дефектность и устарелость по содержанию (п. 5.1 Порядка, утв. приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077).
Поручите библиотекарю ежегодно проверять специализированный библиотечный фонд. В школе учебники должны быть из действующего федерального перечня (ФПУ), а учебные пособия – от организаций, которые есть в приказе Минобрнауки от 09.06.2016 № 699.
Учебники из ФПУ, утвержденного приказом Минпросвещения от 20.05.2020 № 254, можно использовать, пока действуют экспертные заключения на них (ч. 3 ст. 4 Федерального закона от 02.12.2019 № 403-ФЗ). Минпросвещения установило, что срок действия экспертного заключения, на основании которого включили учебник в ФПУ, составляет 5 лет (п. 36 Порядка, утв. приказом Минпросвещения от 18.12.2019 № 695). Чтобы узнать, когда приняли заключение, обратитесь в издательство или в Научно-методический совет по учебникам Минпросвещения.
Стоит обратить внимание на то, что учебники из предыдущего ФПУ, который утвержден приказом Минпросвещения России от 28.12.2018 N 345, используйте до 25.09.2025.
Их включили в новый перечень на срок 5 лет со дня, как начнет действовать приказ Минпросвещения от 20.05.2020 № 254.
Начало действия приказа – 25.09.2020.
Исключите из библиотечного фонда излишне дублетные документы, экземпляры, которые заменили более полными по содержанию или лучшими по оформлению и физическому состоянию изданиями. Списывайте электронные документы, если они не соответствуют техническому и программному обеспечению библиотеки.
Если учебники или пособия настолько износились, что ими невозможно пользоваться, то спишите их как ветхие. Это понятие оценочно, поэтому образовательная организация вправе самостоятельно определить, считает она издание ветхим или нет.
Учебное издание может иметь физические дефекты, которые были изначально или появились в процессе использования. Если такие дефекты не позволяют нормально использовать издание, то спишите его как дефектное. Например, в книгах могут отсутствовать фрагменты текста или плохо пропечатан текст. Дефекты могут иметь и другие носители – некачественные изображения документов на микроформах, дефекты и механические повреждения дисков и пленочных носителей: скручивание, высыхание, разрывы, обломы и т. п.
Учебные издания могут исчезнуть из фонда библиотеки по разным причинам: потеряли или не вернули читатели, испортились в результате чрезвычайной ситуации, работники не могут найти издание в фонде. Электронные документы могут пропасть в результате вирусной или хакерской атаки.
Школа вправе самостоятельно установить причины и факторы, в результате которых будет списывать издания как утраченные. Например, утраченными в процессе хранения можно считать документы, если они отсутствуют на месте по неустановленной причине в течение трех лет после выявления их отсутствия или после двух плановых проверок фонда.
Утраченными в процессе использования можно признать документы, если их не вернули в фонд в течение трех лет и если нет возможности получить возмещение или найти издание. Такие правила зафиксируйте в локальном акте, например в положении о библиотеке.
Чтобы понять, какие издания надо списать, поручите библиотекарю ежегодно проводить проверку специализированного библиотечного фонда. Основной фонд можно так часто не проверять, его инвентаризацию проводите один раз в пять лет. Зафиксируйте такое правило в учетной политике организации.
Во время проверки надо установить не только наличие или отсутствие учебного издания, но и соответствие его федеральным требованиям, образовательной программе школы и физическое состояние документа.
Если по результатам проверки заведующий библиотекой выявит, что какие-то учебные издания надо списать, то создайте комиссию по списанию объектов библиотечного фонда. Ее может создать заведующий библиотекой или директор школы – это зависит от полномочий, которыми наделили заведующего. Кроме того, право списывать учебные издания можно возложить на комиссию по поступлению и выбытию активов, тогда не надо создавать отдельную комиссию.
В комиссию по списанию объектов библиотечного фонда может входить заместитель директора школы, библиотекарь, бухгалтер. Можно включить руководителей методических объединений или отдельных преподавателей. Утвердите состав комиссии приказом.
Комиссия решает, надо ли списывать учебные издания, которые отобрали после проверки, и составляет акт в двух экземплярах по форме ОКУД 0504144. К актам прикладывает список с информацией о списываемых изданиях: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов.
Когда комиссия исключает печатные документы временного хранения, то может вместо списка приложить книжные формуляры. Если списывает учебники, то прикладывает перечень, который включает регистрационные номера, вид исключаемых изданий и их количество (п. 5.3 Порядка, утв. приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077).
К актам о списании по причине утраты комиссия прилагает еще документы, которые подтверждают утрату изданий: например, пояснительную записку, протокол сотрудников МВД, платежку из банка с возмещенной суммой утраченного издания.
Оба экземпляра акта о списании подписывают все члены комиссии и утверждает директор школы (п. 5.6 Порядка, утв. приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077). На основании этого акта бухгалтерия списывает учебные издания с баланса школы.
Первый экземпляр акта о списании со списком и документом, подтверждающим выбытие, хранит бухгалтерия, а второй экземпляр остается у заведующего библиотекой или библиотекаря (п. 5.8 Порядка, утв. приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077).
Списанные учебные издания можно отдать в пункт переработки сырья или утилизировать. Чтобы сдать списанные издания в пункт переработки в качестве макулатуры, заключите договор с компанией, которая принимает макулатуру. Закупку по Закону № 44-ФЗ проводить не надо, так как школа не будет тратить своих денег, а, наоборот, получит средства по договору.
Чтобы утилизировать ненужные книги, отдайте их компании, которая вывозит твердые бытовые отходы школы. Если необходимо, заключите отдельный договор по правилам Закона № 44-ФЗ с компанией, которая перерабатывает бумажные отходы.