При увольнении что должны выдать работнику при
Документы при увольнении сотрудника в 2021 году
Считается, что оформление увольнения сотрудника не представляет сложности. А необходимым является только наличие надлежащего основания (уведомление о будущем сокращении, соглашение сторон, заявление служащего и т.д.) после чего уже можно перейти непосредственно к составлению приказа. Однако процесс увольнения приказом вовсе не заканчивается. Поскольку вначале необходимо произвести расчет выплат, что полагаются при увольнении, а также перевести их. Затем, требуется передать сотруднику довольно внушительный набор документов, вне зависимости от того поступала ли от него такая просьба. В данной публикации имеется подробный перечень бумаг, которые необходимо передать работнику в процессе его увольнения в 2021 году. В противном случае к руководителю и самой организации могут быть применены штрафные меры. Которые весьма значительны.
Обязательный перечень документов
Вне зависимости от причины увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по независящим обстоятельствам, по сокращению численности или штата, по инициативе работодателя за те или иные проступки и проч.), каждому увольняемому сотруднику необходимо передать следующий комплект документов:
Расчетный листок
Этот документ необходимо предоставить работнику в процессе окончательного расчета. И он должен содержать информацию относительно того, какие именно начисления и удержания (ст. 136 и 140 ТК РФ) были произведены при этом. Образец расчетного листка создается и утверждается работодателем.
Трудовая книжка
Когда трудовая книжка сотрудника подлежащего увольнению ведется с использованием бумажного носителя, то ее необходимо вернуть в последний день выполнения им своих обязанностей. В том числе, если этому дню предшествовал отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). Информация относительно необходимых записей, что следует внести в трудовую книжку в ходе увольнения смотрите в соответствующей статье «Правильное оформление трудовой книжки: образец и правила».
Тогда как в случае использования сотрудником трудовой книжки в электронной форме, процедура несколько другая. В последний день следует выдать сведения согласно форме СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ; «Заполнение формы СТД-Р и выдача ее сотруднику).
Оформление данного документа допустимо как в бумажной форме, так и в электронном виде. В последнем случае необходимо заверить данный файл посредством усиленной квалифицированной электронной подписи. Имейте в виду, что работник имеет право выбора относительно того, каким способом он должен получить в процессе увольнения форму СТД-Р. Что он и обязан сделать, оформив надлежащее заявление (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
Важно! В том случае, если работник использует трудовую книжку в бумажной форме, то выдача ему СТД-Р не обязательна. Согласно письму Минтруда от 16.06.20 № 14-2/ООГ-8465; см. «Является ли необходимостью выдача СТД-Р в случае отказа от электронной трудовой книжки»).
Выписка из формы СЗВ-М
Такую выписку следует оформить за месяц увольнения. В ней должны содержаться сведения относительно работодателя и самого увольняемого. Она должна быть надлежащим образом заверена. Для чего на ней следует указать ФИО и должность сотрудника, имеющего полномочия заверять документы. А также его подпись и дата. В том случае если организация располагает печатью, то выписка должна быть заверена также и ей.
Выписка из РСВ
В данной выписке должны быть отражены сведения с начала квартала вплоть до даты увольнения. А именно данные об уволенном сотруднике, имеющиеся в разделе 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», а также о нанимателе которые имеются на титульном листе. Аналогично выписке из СЗВ-М, данная выписка должна быть также заверена.
Выписка из формы СВЗ-СТАЖ
Документ формируется за отчетный год вплоть до даты увольнения. В него следует перенести информацию о нанимателе и самом работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361). Эту выписку необходимо заверить по вышеописанной процедуре (т.е. нужна подпись, ФИО и должность доверенного лица, печать организации если имеется, дата составления).
Справка 182н
Справка о сумме зарплаты нужно оставлять согласно форме, что принята приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о заполнении справки, см. в «Справка о сумме заработной платы 182н»). Лучше всего выдавать эту справку в нескольких экземплярах. Поскольку это облегчит диалог бывшего работника с будущим нанимателем.
Совет! В состав комплекта документов следует включить справку о доходах в количестве нескольких экземпляров.
Кроме того, существуют некоторые ситуации, предусматривающие передачу работнику дополнительных документов.
В случае перевода страховых взносов в накопительную часть пенсии сотрудника, то необходимым является оформление выписки из формы ДСВ-3. В которой следует отразить данные за квартал до увольнения. В том случае если на работника была оформлена медицинская книжка, то ее следует выдать при увольнении, согласно письму Роспотребнадзора от 10.11.15 № 01/13734-15-32. Вне зависимости от того за чей счет она была оформлена.
Точно также нужно отдать бывшему сотруднику оригиналы всех документов, что он передал за время найма. Например, медицинские справки, сертификаты, дипломы и прочее.
Внимание! Все вышеперечисленное должно быть выдано работодателем по собственной инициативе. Исключением является только справка о доходах.
Обновите 1С:ЗУП до последней версии!
Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!
Документы по требованию
При наличии заявления от увольняемого сотрудника необходимо вручить ему и остальные документы.
Справка о доходах
Справка для службы занятости
Служебным названием данного документа является «Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для постановки на учет в центре занятости». В письме Минтруда от 10.01.19 № 16-5/В-5 приводится ее рекомендуемый вид.
Копия приказа об увольнении
Такой документ выдают согласно части 2 статьи 84.1 ТК РФ. В которой прописано требование об обязательном визировании нанимателем. Правила, согласно которым заверяются копии аналогичны выпискам из СЗВ-М и прочих форм. Документ должен быть выдан в случае, если он имеет «индивидуальный» характер. К примеру, при его составлении по форме № Т-8, утв., постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.
В случае увольнения нескольких работников одном приказе (к примеру, применена форма № Т-8а), тогда выписка может быть оформлена в произвольном виде. Выписка должна содержать сведения о дате, номер приказа, данные о самом сотруднике ФИО, должность, подразделение), причину и дату увольнения. Кроме того, должна быть информация относительно лица приказ подписавшего (должность и ФИО).
Записка-расчет
Согласно форме № Т-61, записка должен содержать данные об неиспользованных и использованных к моменту увольнения отпусках, а кроме того, расчет соответствующих выплат.
Прочие документы
Кроме того, при наличии заявления со стороны увольняемого следует передать копии всех иных документов, имеющих отношение к работе (предоставлении отпусков, наказаниях и поощрениях, переводах, приказы о приеме и т.д.).
Внимание! Не следует забывать, что все упомянутые в данной части документы следует вручить сотруднику лишь после его требования. В то же время, нужно учитывать, что данное требование нуждается в письменном оформлении (ст. 62 и 80 ТК РФ). Вместе с тем справка о доходах должен быть выдана по устному обращению (п. 3 ст. 230 НК РФ). Вследствие этого, обычно данную справку получают при увольнении в числе обязательных к выдаче документов, о которых шла речь в первой части.
Ответственность за невыдачу документов при увольнении
В случае если увольняемому работнику не выдали документы, когда это является обязательными, либо сделали это несвоевременно, то на организацию может быть наложен штраф. В настоящее время это от 30 000 до 50 000 рублей. Кроме этого, дополнительно штраф может быть взыскан с руководителя. В этом случае это будет от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). В случае повторного, в течение года правонарушения штрафные меры будут усилены. До 70 000 руб., — для организации, и 20 000 руб., для руководства. Для последнего может быть применена дисквалификация на протяжении до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Также материальная ответственность наступает в случае задержки с выдачей материальной книжки по статье 234 ТК РФ. Согласно абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 № 2, со стороны организации потребуется оплатить то время, на протяжении которого бывший сотрудник не имел возможности приступить к трудовой деятельности, вызванной отсутствием трудовой книжки.
Важно! На основании статьи 234 ТК РФ., подобная ответственность предусмотрена также в результате несвоевременной выдачи СТД-Р. Впрочем практическое применение данной нормы может быть затруднительным. Ввиду того что данная информация может быть получена из других источников. Например, на портале Госуслуг, МФЦ либо Пенсионном фонде (ст. 66.1 ТК РФ).
Работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения
Что делать в случае неявки работника для получения документов необходимых к выдаче или тогда, когда увольнение пришлось в день, когда он не работал? Правила действий в подобной ситуации регламентируются в пределах выдачи сведений о трудовой деятельности и трудовой книжки.
Когда выдача работнику СТД-Р в последний день является невозможной, то необходимо данные сведения оформить на бумажном носителе. После чего следует переслать его заказным письмом с уведомлением (ст. 84.1 ТК РФ). Тем самым наниматель будет освобожден от ответственности за невыдачу сведений. Вероятно подобным образом следует поступать и в ситуации неподачи заявления относительно выбора способа выдачи СТД-Р (электронный или бумажный) в процессе увольнения.
Немногим более сложной будет ситуация, когда в последний день работнику не представляется возможным вручение трудовой книжки. В данном случае разумным поступком будет направление уведомления. В котором будут указания относительно необходимости явиться лично, либо выразить согласие на почтовую доставку.
Отправить СТД-Р либо уведомление нужно в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем увольнения сотрудника. Однако желательно произвести это под конец дня, когда происходила процедура увольнения. Здесь важным будет наличие документа, который бы подтвердил оправку. Поскольку только факт направления данной формы освобождает от ответственности. По этой причине необходимым является использование регистрируемого почтового отправления. А также уведомление о вручении и опись вложения. Квитанция и опись должны быть сохранены. В случае невозвращения уведомления, необходимую информацию о доставке можно распечатать с сайта Почты России.
Данное письмо работнику следует оправить согласно указанного им адреса официального места жительства, иначе говоря, «прописки». В том случае, если в личной карточке имеются иные его адреса, желательно использовать их для отправки уведомления дополнительно. В случае возврата всех отправленных конвертов обратно, их следует сохранить не распечатанными совместно с документами, свидетельствующими о том, что они были отправлены.
При наличии письменного согласия на почтовую пересылку трудовой книжки со стороны увольняемого, ее следует отправить по адресу, который был им указан. Точно также желательно использование регистрируемого почтового отправления. Кроме того, важны опись и уведомление о вручении. В случае отсутствия согласия на почтовую доставку, трудовая книжка должна быть сохранена нанимателем. Направление трудовой книжки за границу запрещено в любом случае. А документ должен остаться у нанимателя (письмо Минтруда от 17.09.19 № 19-1/ООГ-210).
Схожим образом можно поступить в части оставшихся документов, что требуется передать увольняемому.
Совет. В случае отсутствия сотрудника на месте в день увольнения, ему следует отправить два письма. В первом должно быть напоминание о необходимости получения трудовой книжки либо сведениями СТД-Р. Во втором напоминание забрать другие документы, необходимые к выдаче. Что удостоверяет выполнение нанимателем всех требований со стороны ТК РФ. И еще точно установить, факт согласия на пересылку конкретных документов. В случае отсутствия ясно выраженного согласия в письменной форме, то факт отправки ее по почте будет признан нарушением (ч. 1 статьи 5.27 КоАП и по статье 234 ТК РФ). Следует отметить, что пересылка всех остальных документов, за исключением СТД-Р, без наличия на то согласия сотрудника, не освобождает работодателя от обязанности их повторной выдачи в случае личного обращения.
Документы при увольнении сотрудника
Принято считать, что оформить увольнение работника достаточно просто. Нужно лишь иметь соответствующее основание (заявление сотрудника, соглашение сторон, уведомление о предстоящем сокращении и проч.) и составить приказ. Однако в реальности приказ вовсе не завершает процедуру увольнения. Ведь нужно еще рассчитать все выплаты, которые полагаются при увольнении, и перечислить их бывшему сотруднику. Помимо этого, необходимо выдать работнику достаточно объемный комплект документов, даже если сам увольняемый об этом не просил. В нашей статье вы найдете полный список документов, которые нужно выдать при увольнении сотрудника в 2021 году. Если этого не сделать, то организации и ее руководителю грозят внушительные штрафы.
Обязательный список
1. Расчетный листок.
Этот документ выдается при проведении окончательного расчета с сотрудником. В нем указываются сведения о всех произведенных при этом начислениях и удержаниях (ст. 136 и 140 ТК РФ). Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетного листа.
2. Трудовая книжка.
Если на увольняемого работника работодатель вел трудовую книжку на бумажном носителе, то ее положено выдать в последний день работы, даже если перед увольнением сотруднику предоставлялся отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). О том, какие записи внести в трудовую книжку при увольнении работника, см. в статье « Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец ».
Если же работник перешел на электронную трудовую книжку, то в последний день работы выдаются сведения по форме СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ; см. «Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику»). Оформить документ можно как на бумаге, так и в электронном виде, заверив файл усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание, что выбор способа получения СТД-Р при увольнении — прерогатива сотрудника. А указать на свой выбор он должен в соответствующем заявлении (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
Важно
Выдавать СТД-Р при увольнении тем, кто решил сохранить традиционную бумажную трудовую книжку, не обязательно (письмо Минтруда от 16.06.20 № 14-2/ООГ-8465; см. «Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р?»).
3. Выписка из формы СЗВ-М.
Данная выписка оформляется за месяц увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе, а также данные на увольняемого работника. Выписку следует заверить. Делается это следующим образом. На выписке указывается ФИО и должность лица, уполномоченного заверять документ, далее проставляется его подпись и дата составления выписки. Если в организации есть печать, то выписку нужно также заверить печатью.
4. Выписка из РСВ.
Эта выписка составляется за период с начала квартала по дату увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе из титульного листа, а также данные из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», касающиеся уволенного работника. Выписку из РСВ нужно заверить в том же порядке, что и выписку из СЗВ-М.
5. Выписка из формы СВЗ-СТАЖ.
Такую выписку нужно сформировать за отчетный год (по дату увольнения работника). В нее переносятся сведения о работодателе и данные об уволенном работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361). Выписку из формы СЗВ-СТАЖ нужно заверить по описанным выше правилам (т.е. необходимы подпись, ФИО и должность уполномоченного лица, и печать организации при ее наличии; дата составления выписки).
6. Справка о сумме зарплаты (справка 182н).
Этот документ составляется по форме, утвержденной приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о том, как заполнить справку, см. в статье « Справка 182н о сумме заработной платы »). Рекомендуем выдать сотруднику 2-3 экземпляра такой справки — это упростит его общение с последующими работодателями.
Совет
Включите в комплект документов, которые в обязательном порядке следует отдать при увольнении сотрудников, несколько экземпляров справки о доходах за текущий и предыдущий годы (подробнее см. ниже).
В некоторых случаях необходимо передать увольняемому сотруднику дополнительные документы.
Так, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, то при его увольнении надо составить выписку из формы ДСВ-3 за квартал увольнения. А если за время работы на сотрудника оформлялась медицинская книжка (в т.ч. за счет средств работодателя), то в обязательный комплект документов, выдаваемых при расставании с работниками, нужно включить и ее (письмо Роспотребнадзора от 10.11.15 № 01/13734-15-32).
Также необходимо вернуть сотруднику оригиналы всех документов, которые он принес во время работы. Это могут быть дипломы, сертификаты, медицинские заключения и прочие официальные бумаги.
Внимание
Перечисленные выше документы (за исключением справки о доходах) выдаются по инициативе работодателя. Никаких заявлений от работника не требуется.
Документы по требованию
Все остальные бумаги нужно передать увольняемому работнику только в том случае, если он подал соответствующее заявление. Речь идет о следующих документах:
1. Справка о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ).
Начиная с доходов за первый квартал 2021 год, эта справка оформляется по форме, приведенной в приложении № 4 к приказу ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. А для доходов 2018 — 2020 годов используется справка по форме, приведенной в приложении № 5 к приказу ФНС от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@. Оба бланка не предусматривают указания должности лица, подписавшего справку, и проставление печати организации. Подробнее см. «Справка о доходах, которая выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению».
2. Справка для службы занятости.
Официально этот документ называется Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для постановки на учет в центре занятости. Рекомендуемая форма приведена в письме Минтруда от 10.01.19 № 16-5/В-5 (см. « Обновлена рекомендуемая форма справки о среднем заработке по последнему месту работы »).
3. Копия приказа об увольнении.
Если же одним приказом увольняется несколько сотрудников (например, использована унифицированная форма № Т-8а ), то оформляется выписка из приказа в произвольной форме. В выписке нужно указать дату и номер приказа об увольнении, сведения об уволенном работнике (ФИО, должность, подразделение), основание и дату увольнения, а также данные о том, кто подписал приказ об увольнении (ФИО и должность).
4. Записка-расчет.
5. Другие документы.
Также по заявлению увольняемого работника нужно выдать копии любых других документов, связанных с работой (приказы о приеме, переводах, поощрениях и наказаниях, предоставлении отпусков и т.д.).
Внимание
Повторим, что документы, указанные в этой части статьи, нужно передать работнику только по его требованию. При этом необходимо учесть, что заявление на получение «трудовых» документов подается в письменной форме (ст. 62 и 80 ТК РФ). А вот за справкой о доходах работник может обратиться и устно (п. 3 ст. 230 НК РФ). Именно поэтому на практике эта справка выдается при увольнении вместе с обязательным комплектом документов, о которых говорилось в первой части статьи.
Ответственность за невыдачу документов
Невыдача или несвоевременная выдача увольняемому сотруднику документов из обязательного списка грозит для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Дополнительно могут наказать руководителя компании — штраф составит от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). А если такое нарушение будет совершено повторно в течение года, то штрафы увеличатся (для организации — до 70 000 руб., а для руководителя — до 20 000 руб.). При этом руководитель компании может быть дисквалифицирован на срок до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
За задержку выдачи трудовой книжки наступает также материальная ответственность по статье 234 ТК РФ. Компании придется оплатить бывшему сотруднику то время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за отсутствия трудовой книжки (абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 № 2).
Важно
За несвоевременную выдачу СТД-Р установлена аналогичная ответственность на основании статьи 234 ТК РФ. Однако, скорее всего, данную норму будет сложно применить на практике, поскольку работник может получить аналогичные сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-ПФР) в Пенсионном фонде, МФЦ или через портал Госуслуг (ст. 66.1 ТК РФ).
В день увольнения сотрудника нет на работе
Как быть, если сотрудник в день увольнения не работал, либо не явился за получением соответствующих документов? Алгоритм действий в подобной ситуации законодательно регламентирован только в части выдачи трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности.
В статье 84.1 ТК РФ сказано, что если в последний день работы выдать сотруднику СТД-Р невозможно, то сведения составляются на бумажном носителе и направляются по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за невыдачу СТД-Р. Полагаем, что аналогичным образом нужно поступить и в том случае, если работник не подал заявление о выборе способа выдачи СТД-Р при увольнении (бумажный или электронный).
Несколько сложнее процедура взаимоотношений с работником, которому в день увольнения не получается вручить трудовую книжку. Ему надо направить уведомление. В нем следует указать, что человек должен явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на ее отправку по почте.
Направить СТД-Р или уведомление нужно не позднее следующего рабочего дня после увольнения сотрудника. Но лучше сделать это в конце того дня, когда состоялось увольнение. Поскольку от штрафа освобождает именно факт направления указанной формы или уведомления, то важно иметь документ, подтверждающий отправку. Поэтому следует использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Необходимо сохранить опись и почтовую квитанцию. Если уведомление о вручении не вернулось, нужно распечатать информацию о доставке с сайта Почты России.
Письмо следует направить на адрес официального места жительства («прописки») сотрудника. Если в личной карточке есть данные о других адресах работника, рекомендуем дополнительно направить уведомление и по этим адресам. В ситуации, когда все направленные конверты вернулись, их нужно хранить в нераспечатанном виде вместе с документами об отправке.
Если от уволенного человека поступит письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте, ее нужно направить по указанному работником адресу. Для этого также следует использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Если же согласия на пересылку нет, то трудовая книжка должна остаться у работодателя. Также нельзя направлять трудовую книжку за пределы РФ, даже если сотрудник письменно просит об этом. В таком случае документ тоже остается у работодателя (письмо Минтруда от 17.09.19 № 19-1/ООГ-210; см. « Минтруд сообщил, нужно ли высылать трудовую книжку за границу по просьбе работника » )..
Аналогичный порядок действий можно применять и в отношении всех остальных документов, которые работодатель обязан выдать увольняемому сотруднику.
Совет
Если в день увольнения работника нет на месте, направьте ему два письма. Первое — со сведениями СТД-Р или с уведомлением о необходимости получить трудовую книжку, второе — с уведомлением о необходимости получить остальные документы, обязательные для выдачи при увольнении. Это позволит подтвердить, что работодатель выполнил возложенные на него обязанности в точном соответствии с требованиями ТК РФ. А также четко определить, на пересылку каких именно документов согласился уволенный. Если работодатель направит трудовую книжку по почте без прямо выраженного письменного согласия работника, это будет признано нарушением, которое повлечет ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП и по статье 234 ТК РФ. Заметим, что пересылка по почте других документов (кроме СТД-Р) без согласия работника не освободит работодателя от необходимости повторно выдать их при личном обращении.