Предоставление скидки невозможно письмо
Письмо-отказ
Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Стратегия отказа от скидок: как повысить лояльность клиента без предоставления персональных условий
Основатель и руководитель веб-студии WebShop
На первый взгляд, программы лояльности — обязательный инструмент для удержания и привлечения клиентов. В то же время, предлагая клиенту продукцию по более низкой цене, компания рискует потерять не только долю прибыли, но и репутацию. Основатель и руководитель веб-студии WebShop Михаил Головкин рассказывает, как при помощи отказа клиентам в скидке можно увеличить их лояльность к продукту и повысить репутацию бренда.
Большинство компаний тратят на разработку системы скидок и бонусов больше времени, чем на модернизацию продукта или оптимизацию бизнес-процессов. Однако девятилетний опыт нашей компании показывает, что отказ клиентам в бонусах и скидках не только удерживает их, но и повышает доверие и лояльность.
Скидки любят все потребители. Получить продукт/услугу за более низкую цену приятно. Еще больше скидки любят продавцы: «Сейчас я озвучу цену, потом скидку, предложу подарок, и заказчик точно не устоит перед моим предложением и купит».
Но система лояльности не всегда несет положительный результат для компании. Для начала важно разобраться зачем клиент просит скидку и какие последствия это оказывает на компанию.
Почему клиент просит скидку
Знай свою философию
На протяжении 9 лет мы работали в высококонкурентной сфере. За этот период мы прошли непростой, но интересный путь с создания шаблонных сайтов до высококачественного продукта (сложные индивидуальные и высоконагруженные проекты), что позволило нам выбиться в лидеры Нижегородской области. Последние 4 года мы наиболее активно придерживались нашей стратегии отказа в скидке и бонусах независимо от уровня доходности клиента. Это позволило нам увеличить количество лояльных компаний, ежемесячно сотрудничающих с нами, с 19 до 167.
Причины, по которым была выбрана данная стратегия:
Скидку сделать не могу
Наша модель продаж и система ценообразования устроена таким образом, что менеджер не просто отказывает клиентам в скидке, он объясняет почему у нас они не предусмотрены в целом.
Тест: узнай, сможешь ли ты грамотно выйти на рынок в другой стране
Поэтому, давая отрицательный ответ, нужно вежливо и в мягкой форме объяснить причину данного решения ссылаясь на философию компании, ее ценообразование или модели ее работы с клиентами.
Как отказать клиенту и извлечь из этого выгоду
Исключения
Как и в любом другом правиле, в нем есть исключение. Оно применяется крайне редко и в особо необходимых для компании ситуациях. Скидка может быть индивидуально согласована с руководством, но это обязательно должен быть очень выгодный для вашей компании обмен условиями с клиентом:
Для каждого бизнеса в различные периоды это могут быть собственные условия, но они должны быть особенно выгодными для компании в текущий момент времени и предлагаться только в случае крайней необходимости, например, в случае кассового разрыва или прочей критической необходимости финансовых средств в компании.
ответ арендаторам об отказе предоставлении скидки
Уважаемая Наталья Петровна, Мы предлагаем Вам привлекательные условия аренды в нестабильный период и готовы обсудить условия дальнейшего сотрудничества За все время наших деловых отношений ни разу не было ни одного недружелюбного шага с нашей стороны. Выполнение условий контракта это взаимная договоренность. Предлагаем вам рассмотреть следующие предложения: 1. Предоставляем арендные каникулы на 2 месяца, но не освобождаем от уплаты коммунальных платежей. 2. Мы готовы пересмотреть условия аренды. Думаем за 2 месяца арендных каникул и при условии оплаты всех долгов мы сможем прийти к соглашению. Назвать сейчас новую цену аренды мы не можем. Надо посмотреть, как будет развиваться ситуация. Думаю, вы это прекрасно понимаете. Сейчас мы только можем подтвердить, что будет скидка на арендный платеж. К сожалению, история платежей в последнее время сильно понизила кредит доверия и настаиваем на оплате всех долгов, включая депозит. Непонятна ваша позиция в отказе уплаты депозита. Долги прошлых лет никак не связаны с текущей обстановкой карантина. Мы подготовили для вас хорошие условия, которые позволят пережить этот сложный период.
Tatiana Logua Wed, Jun 17, 6:51 PM (20 hours ago) to Аненкова
Мы тщательно изучили рынок аренды и предложения арендодателей по аналогичному сегменту услуг, а также принимая во внимание наш акт доброй воли и освобождение от арендных платежей на 100% на этот период, считаем нашу цену вполне разумной. Убедительная просьба оплатить депозитный платеж в соответствии с договором.
С уважением, Татьяна
Высылаю что прописано в договоре аренды по этому вопросу-
3.13. Арендодатель вправе в течение срока действия договора не чаще одного раза в год пересматривать размер арендной платы в одностороннем порядке не более чем на 10%. Указанное право возникает у Арендодателя не ранее чем по истечении 1 года с момента начала Срока аренды. Арендодатель сообщает Арендатору о своем решении повысить арендную плату в письменном виде, не менее чем за 3 (три) месяца до предполагаемой даты изменения арендной платы.
3.14 Указанная в пункте 3.1 величина арендной платы сохраняется неизменной при условии нахождения значения официального курса российского рубля к доллару США, устанавливаемого банком России, в пределах 30 – 32 рублей за 1 доллар США. В случае выхода курса за указанные пределы, размер арендной платы подлежит изменению с учетом положений пункта 3.13 настоящего Договора.
Как работать с просьбами о скидке
Конкуренция в ритейле сегодня настолько сильна, что многим магазинам приходится придумывать все новые трюки, чтобы остаться на плаву. При этом не стоит забывать, что посетители тоже будут стремиться к более выгодным для себя условиям, и при каждом случае будут просить продавцов о скидке. А сама просьба о скидке, даже при принципиальном согласии управляющего, может и не превратиться в успешную продажу.
Допустим, к вам приходит посетитель, искренне заинтересованный в определенном товаре, но также ищущий выгодные скидки. Если вам кажется, что для успешной продажи скидку сделать необходимо, следует попробовать добиться разрешения у управляющего.
Скажем, управляющий согласился с вашими доводами и дал свое согласие. Обязательно дайте к покупателю понять, что это не является обычным делом для вашего магазина, что ради него вы пошли на этот шаг. Вы знаете, насколько ему важна эта вещь, и только обрадуетесь, убедившись, что тот ее получил. Да и в общем, если не хотите, чтобы ваш магазин обрел славу дискаунтера, не стоит слишком активно распространять информацию о скидках.
Впрочем, даже после вашего согласия на скидку, посетитель не всегда может согласиться купить товар. В этом случае стоит удостовериться в его намерениях. К примеру, можно поинтересоваться, каким способом он собирается оплатить покупку.
Как только условия скидки окончательно согласованы, можно поговорить с посетителем и дать ему понять, насколько это важное и редкое событие для магазина, и что оно стало возможным только благодаря вашим усилиям. Это надо сделать ради того, чтобы у ваших посетителей не сформировалось впечатление, что они смогут в любой момент прийти и получить от вас любые условия сделки, какие только захотят.
Если же управляющий не дает вам разрешение сделать скидку, в разговоре с посетителем акцентируйте его внимание на высокой стоимости товара. Нельзя допустить, чтобы из-за этого эпизода пострадали ваши отношения с покупателем.
Ниже вы найдете пример такого диалога между продавцом и посетителем:
Посетитель: Только в вашем музыкальном магазине можно найти такую коллекцию гитар. Но все равно Количество денег, в обмен на которые продавец готов передать единицу товара. По сути, цена является коэффициентом обмена конкретного товара на деньги. Понятие цены — фундаментальная экономическая категория. Величину соотношений при добровольном обмене товаров называют стоимостью.
» onmouseover=»metrikaGoal(‘view_term_popup’)»> цена на них слишком высока. Может быть, у вас сейчас действуют какие-нибудь скидки?
Продавец: Я понимаю ваши сомнения. Однако, мы не предлагаем скидок потому, что изначально не завышаем наши цены. Только это позволяет нам предложить лучший ассортимент гитар на рынке.
Посетитель: Я все понимаю, и мне очень нравится вот эта гитара, но я никак не могу позволить себе потратить больше 60 000 рублей.
Продавец: Понимаю. В таком случае, если вам действительно нравится именно эта модель, я постараюсь убедить управляющего разрешить сделать вам скидку (Уходит).
Продавец: К сожалению, я не смог согласовать скидку в 15%, но получил разрешение оформить скидку в 10%. Ну как, вы согласны?
Посетитель: Мне очень жаль, но я правда не могу себе позволить столько тратить. Наверное, мне стоит поискать еще.
Продавец: Подождите. Я знаю, что вам очень нравится эта модель, и я действительно хочу, чтобы вы ее получили. Могу я уточнить, какой способ оплаты вы бы предпочли? Возможно, если мне удастся показать, что вы настроены серьезно, я все же смогу убедить управляющего.
Посетитель: Хорошо, я хотел оплатить покупку наличными, вот вся сумма, что у меня есть.
Продавец: (Уходит, чтобы поговорить с управляющим). Что ж, нам повезло. Управляющий проверил стоимость товара, мы сможем продать вам эту модель за 60 000 р. Должен сказать, что нас выручила серьезность ваших намерений. Без этого мне едва ли удалось убедить управляющего.
Обратите внимание, как именно в этом сценарии продавец:
Если вы уверены, что вам не удастся помочь такому покупателю, мы советуем в вежливой, но уверенной форме сказать ему, что ваш магазин не делает скидок потому, что начальные цены и так очень разумны.
Такой подход либо совсем отпугнет покупателей, которым невозможно угодить, либо подтолкнет их к более взвешенному анализу ценности сделки.
Конечная цель любого продавца, как и всегда, в том, чтобы продавать товары по розничным ценам. Но в ситуациях, когда с посетителем, просящим о скидке, никак не удается договориться, попробуйте эту технику. Может быть, получится закрыть сделку, не предлагая скидку вообще.
Письмо-просьба
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
В письме есть следующие важные пункты:
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.