Правовые основания обработки персональных данных на сайте что указать
Владельцам сайтов: изменения в законе
о персональных данных
Почти все владельцы сайтов обрабатывают персональные данные — например, собирают почтовые адреса для рассылки.
1 июля 2017 года вступают в силу изменения в законе о персональных данных, из-за которых в разы вырастут штрафы. Максим Лагутин, эксперт по персональным данным в компании Б-152, рассказывает, на кого это повлияет и как избежать штрафов.
Сейчас по статье 13.11 есть только одно нарушение со штрафом 10 000 рублей для юрлиц. После 1 июля их станет семь и общий штраф может составить до 295 000 рублей.
Почему сейчас? Все штрафы, которые вступают в силу с 1 июля, являются наиболее частыми нарушениями, которые Роскомнадзор выявлял в течение последних пяти лет. Ужесточение нашего законодательства связано с ужесточением законодательства в Евросоюзе.
Например, если в форме обратной связи нет ссылки на соглашение на обработку персональных данных, компания должна будет заплатить 50 000 рублей. Если на сайте нет политики конфиденциальности, ИП оштрафуют на 10 000 рублей, компанию — на 30 000 рублей.
Хостинг и база данных с персональными данными должна располагаться на территории России. Об этом прямо говорят данные проверок Роскомнадзора (снова LinkedIn) и закон № 242-ФЗ, который обязывает записывать, хранить, обновлять и извлекать персональные данные граждан РФ с использованием баз данных на территории России с 1 сентября 2015 года.
Это касается иностранных компаний с юрлицом в России и без него, а также российских компаний, которые пользуются иностранными хостинг-провайдерами, дата-центрами и облачными платформами. Все осложняется тем, что требования Роскомнадзора до конца не ясны, приходится догадываться самим.
Если вы не понимаете, где хранить данные и что делать, обратитесь с запросом в Роскомнадзор или Минкомсвязи. И возможно у вашего хостинг-провайдера есть готовые решения на такой случай.
Какая информация должна быть в соглашении об обработке персональных данных
Согласно ч.4 ст. 9 закона 152-ФЗ «О персональных данных» в соглашении обязательно должна быть следующая информация:
Также нужно указать информацию о том, как физическое лицо может отозвать свое согласие на обработку персональных данных (ч.2 ст. 9 152-ФЗ «О персональных данных»).
Правовые основания обработки персональных данных на сайте что указать
Типичные ошибки при заполнении уведомления
Проблемные вопросы и часто допускаемые ошибки
при заполнении уведомлений (информационных писем).
Дополнительные разъяснения для практического применения
Разница между уведомлением и информационным письмом заключается в том, что в информационном письме обязательными для заполнения являются поля:
— «Сокращенное наименование оператора»,
— «Адрес оператора» (адрес местонахождения и почтовый адрес),
Далее заполняются лишь те поля, в содержание которых вносятся изменения. При этом поля необходимо заполнять ПОЛНОСТЬЮ, то есть информация не ДОБАВЛЯЕТСЯ в поле, а содержание поля в реестре ЗАМЕНЯЕТСЯ на новое.
Ошибка 1. Документ оформлен не на бланке организации
Правильно: Уведомление должно быть оформлено на бланке оператора или заверено печатью организации (на подписи руководителя или уполномоченного лица). По правилам делопроизводства, документ должен быть зарегистрирован и иметь исходящий номер и дату.
Ошибка 2. В поле «Наименование (фамилия, имя, отчество), адрес оператора»
Не указывается или не полно указывается адрес оператора (отсутствует почтовый индекс, муниципальный район (для организаций районов области), улица, номер дома, корпус – если имеются).
Наименования организации в уведомлении не соответствует указанному на бланке и (или) печати, сведениям в ЕГРЮЛ.
Правильно: Почтовый адрес – это адрес, по которому организация (ИП, физическое лицо) зарегистрирована в ЕГРЮЛ (ЕГРИП, адрес по прописке), адрес местонахождения – это адрес, по которому фактически осуществляется деятельность.
Затруднения в заполнении поля «Филиалы»
Имеются в виду отделения, корпуса учреждения, другие территориально обособленные отделы, магазины и иные подразделения, филиалы, имеющие отношение к Оператору и входящие в его состав.
Затруднения в заполнении поля «Правовое основание обработки персональных данных»
Не указываются соответствующие статьи, дата принятия и номер закона или иного нормативно-правового акта, регулирующего осуществляемый вид деятельности и касающегося обработки персональных данных.
Часто операторы указывают только Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон). Закон не дает правовых оснований операторам для обработки персональных данных. Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных.
Правильно: Необходимо указать все отраслевые нормативно-правовые акты, которыми руководствуется Оператор, обрабатывая персональные данные с указанием реквизитов: дата, номер и название.
Устав ООО ____ от ___ №, Положение об ______ от ____ № ____, лицензия на ___ от ____ № _____ и т. д. (см. примеры для заполнения).
Кроме того, в данном поле необходимо указать локальные акты, принятые Оператором в соответствии с законодательством о персональных данных – это Положение об обработке персональных данных ООО (ИП, физ. Лицо) _____ от _____ № _____, а также приказы, инструкции и др.
Затруднения в заполнении поля «Цель обработки персональных данных»
Необходимо обратиться к уставу организации, а также не забывать, что каждое юридическое лицо в обязательном порядке осуществляет бухгалтерский и кадровый учет, в рамках которого обрабатываются персональные данные работников, а также членов их семьи (в личных делах хранятся копии свидетельств о рождении детей, свидетельств о браке, справки с места учебы ребенка и пр.).
ИП представляют отчеты в налоговые органы, пенсионный фонд и пр., для них может иметь место формулировка «подача отчетности в федеральные органы исполнительной власти».
— «осуществление полномочий органа власти по ….»
— «выполнение государственных функций по ….»
— «оказание государственных (муниципальных) услуг по …»
— «оказание (предоставление) услуг по ….»
— «выполнение работ по ….»
Ошибка 3. В поле «Категории персональных данных»
Указываются персональные данные конкретных физических лиц – работников, клиентов, абонентов и др.; используются фразы и др.», «и т.п.», «другая информация», «анкетные данные».
Перечень категорий персональных данных должен быть полный и исчерпывающий, сокращения недопустимы.
Правильно: указывать конкретно, например: фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождение, адрес, семейное положение, социальное положение, имущественное положение, образование, профессия, доходы, расовая принадлежность, национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные убеждения, философские убеждения, состояние здоровья, состояние интимной жизни.
При заполнении поля для начала необходимо перечислить категории персональных данных, заполняемые в форме кадрового учета Т2, затем добавить другие категории, обрабатываемые в организации в рамках иных видов деятельности.
После того, как предложенные системой позиции в поле «Категории персональных данных» закончились (если уведомление или информационное письмо заполняется на портале персональных данных), а категории персональных данных еще остались (например, данные документа, удостоверяющего личность; ИНН; СНИЛС и пр.), необходимо перейти к заполнению поля «Другие категории персональных данных», где эти категории и перечислить (указать).
Ошибка 4. В поле «Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются».
Указываются не все категории субъектов персональных данных, применяются фразы «и др.», «и т.п.», «другая информация», упоминаются сторонние юридические лица.
Правильно: Содержание поля «вытекает» из «Цель обработки персональных данных». Необходимо указывать категории физических лиц и виды отношений с ними. Под видами отношений могут пониматься трудовые, гражданско-правовые, договорные отношения, отношения в целях исполнения закона или любого другого нормативно-правового акта, регламентирующего обработку персональных данных согласно сфере деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя). Например: физические лица (заказчики; пассажиры; налогоплательщики; работники образовательного учреждения (колледжа, техникума), учащиеся, их родители; государственные гражданские служащие; обслуживающий персонал); лица, состоящие в трудовых отношениях с учреждением (предприятием); физические лица, обратившиеся в организацию по страхованию имущества; пенсионеры, физические лица находящихся на обслуживании банка (клиенты); законные представители физических и юридических лиц; больные, состоящие на диспансерном учёте по соответствующим диагнозам, медицинский персонал; граждане, имеющие право на меры социальной поддержки, пособия, доплаты к пенсии, ежемесячные денежные выплаты, компенсации и иные выплаты; лица, состоящие трудовых, в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с юридическим лицом, законные представители физических и юридических лиц.
Если есть работники, работающие по договору, то к ним справедлива формулировка «физические лица, состоящие в иных договорных отношениях»
Категория «члены семьи работника» указывается, если например в бухгалтерии хранятся справки с места учебы ребенка, копии свидетельств о рождении, свидетельств о браке; в отделе кадров хранятся анкеты, содержащие информацию о супругах, родителях, детях, иных родственниках работника и другие документы, содержащие персональные данные членов семьи.
Затруднения в заполнении поля «Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных»
Из перечня действий, указанных в требованиях ч. 3 ст. 3 Федерального Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», необходимо выбрать только те действия, которые оператор непосредственно совершает с персональными данными.
Ошибка 5. В поле «Описание мер, предусмотренных статьями 18.1. и 19 Федерального закона «О персональных данных»»
Копируется текст, приведенный в примерах для заполнения.
Правильно: проанализировать предложенное в примере, и если применять какие-либо слова, то только те, которые относятся к деятельности Оператора.
Необходимо указать конкретные организационные и технические меры, в том числе использование шифровальных (криптографических) средств, для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий при их обработке.
Если используется электронная цифровая подпись (ЭЦП), необходимо заполнить раздел «использование шифровальных (криптографических) средств», где обязательно указать наименование, регистрационные номера и производителей используемых криптографических средств (ЭЦП), а также сведения об уровнях защиты (см. Методические рекомендации по обеспечению с помощью криптографических средств безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации, утвержденные руководством 8 Центра Федеральной службы безопасности Российской Федерации 21.02.2008 года № 149/5-144).
Если проведена классификация информационных систем персональных данных, то необходимо в уведомлении так же указать к какому классу они относятся (см. Приказ от 13.02.2008 №55, №86, №20 «Об утверждении Порядка проведения классификации информационных систем персональных данных»)
К техническим мерам можно отнести:
1) определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
2) применение технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
3) применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
4) оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
5) учет машинных носителей персональных данных;
6) обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;
7) восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
8) установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
9) контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровнем защищенности информационных систем персональных данных.
Затруднения в заполнении поля «Дата начала обработки персональных данных»
Фактически это дата, которая указана в свидетельстве ИНН.
Ошибка 6. Уведомление подписано неуполномоченным лицом
Уполномоченным лицом является:
— единоличный исполнительный орган, действующий на основании устава (генеральный директор, директор, президент, управляющий);
— руководитель или начальник, действующий на основании положения;
— представитель юридического лица, действующий на основании доверенности, в которой содержится соответствующее полномочие. В этом случае к уведомлению необходимо приложить документ, подтверждающий полномочия лица на подписание документов.
Ошибка 7. Не указан исполнитель, контактная информация исполнителя
Поле необходимо заполнить для обратной связи с исполнителем документа.
Время публикации: 22.07.2013 15:24
Последнее изменение: 25.07.2013 12:47
© 2009-2021, Версия 2.15.18
Официальный интернет-ресурс Федеральной службы по надзору
в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций
Персональные данные для digital-маркетинга: полный гайд и шаблоны документов
Вы собираете имейлы или телефоны клиентов — вы оператор персональных данных. Разбираемся, как не нарушить закон.
Евгений Царёв
Управляющий RTM Group, эксперт в области IT-права и кибербезопасности. 15 лет в сфере защиты информации, из них более 10 лет — на руководящих позициях в крупных компаниях отрасли, включая Leta IT-Company и Swivel Secure. В 2018 году основал и возглавил группу компаний RTM Group, специализирующуюся на IT-праве, судебных компьютерных экспертизах и аудите в области ИБ и ИТ.
Самозанятый автор. Создаёт статьи в блог и коммерческий контент. Пишет о маркетинге, финансах, бизнесе и YouTube.
Что такое персональные данные
Понятие персональных данных и правила их обработки содержатся в федеральном законе №152-ФЗ «О персональных данных». Согласно ему, персональные данные — это «любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)».
Когда вы начинаете обрабатывать такие сведения, то становитесь оператором персональных данных. Под обработкой закон понимает любые действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, — вплоть до уничтожения. Полный список можно посмотреть в этой статье.
Почти все компании в России — операторы персональных данных, потому что обрабатывают хотя бы сведения о сотрудниках. Также операторами становятся все, кто обрабатывает сведения о клиентах. Вот несколько типовых ситуаций:
В тот момент, когда вы начинаете обработку персональных данных, запускается и механизм ответственности. Вы становитесь оператором со всеми последствиями.
О чём необходимо помнить операторам, когда они обрабатывают персональные данные граждан? Нужно определить цель и сроки обработки ПДн, содержание, объём, перечень и категории обрабатываемых данных, заручиться согласием субъекта. Ниже мы разберём подробнее, какие требования законодательства нужно выполнить.
Уведомление Роскомнадзора
Просто так начать обрабатывать персональные данные нельзя. До старта нужно уведомить Роскомнадзор. Только компании и учреждения, которые вели эту деятельность до выхода соответствующего закона, могут регистрироваться по факту. Другими словами, они могут уведомлять ведомство уже после того, как начали обработку.
Перед подачей заявления нужно подготовиться:
Уже после этого можно регистрироваться. Роскомнадзор разработал форму уведомления для всех, кто будет обрабатывать персональные данные. Есть три способа подать уведомление:
Регулятор вносит сведения в реестр операторов персональных данных в течение 30 дней с даты поступления уведомления. Когда вы начнёте обрабатывать данные и потребуются какие-либо изменения, нужно будет сообщить о них Роскомнадзору. Также нужно будет уведомить, если вы прекратите собирать и обрабатывать данные.
Можно ли обойтись без регистрации в Роскомнадзоре? Можно, но в редких случаях — они описаны в статье 22 №152-ФЗ. В основном это прямые договоры с клиентами, когда вы никому не передаёте информацию о клиентах, а также не предоставляете им дополнительных услуг. Ещё можно обойтись без уведомления, если вы:
Но всё это — только если правоотношения строятся «в чистом виде», что на практике практически невозможно. Например, работодатель наверняка имеет зарплатный проект и передаёт сведения в банк.
Если у вас есть хотя бы небольшие сомнения, лучше спросить регулятора о вашем конкретном случае, чем в одностороннем порядке решить, что предписания к вам не относятся.
Случай из практики. Автосалон не зарегистрировали в качестве оператора персональных данных. Руководители организации решили, что организация подпадает под исключения из части 2 статьи 22 152-ФЗ. Все случаи обработки персональных данных, решили они, — это исключения: автосалон выдаёт разовые пропуска, заключает договоры купли-продажи авто и обрабатывает сведения о работниках.
Организация сообщила об этом в Роскомнадзор информационным письмом. В ответ регулятор разъяснил, что пройти процедуру придётся. Аргументы Роскомнадзора были такими:
Поскольку салон оказывает сопутствующие и посреднические услуги, ему пришлось зарегистрироваться в качестве оператора.
Необходимые документы и их шаблоны
Правильно разработанная юридическая документация поможет свести к минимуму риск, что компанию обвинят в нарушении законодательства о персональных данных. Список необходимых документов включает:
В разделе мы расскажем об этих документах подробнее.
Политика конфиденциальности и правила работы с персональными данными. В документах многих компаний содержится одна и та же ошибка: правила работы с персональными данными они называют политикой конфиденциальности. Однако это разные документы.
Правила работы с персональными данными должны содержать то, что рекомендует Роскомнадзор и требует 152-ФЗ. Политика конфиденциальности шире: документ описывает работу со всей конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными. В политику добавляют то, что нужно защитить дополнительно. Например, это договоры, переписка с клиентами и партнёрами, внутренняя документация.
Два документа можно объединить в один, это не противоречит законодательству. Когда пользователи регистрируются на сайте, их нужно познакомить с политикой конфиденциальности и правилами работы с персональными данными до процедуры регистрации.
Согласие на обработку персональных данных. Форма, которую должен заполнять субъект персональных данных. В ней обязательно должны быть сведения об информационных ресурсах оператора. Это адрес, состоящий из наименования протокола (http или https), сервера (www), домена, имени каталога на сервере и имени файла веб-страницы. Нужно указать адреса всех сайтов, которые будут обрабатывать сведения о пользователях.
Согласие должно быть написано чёткими и ясными фразами, чтобы пользователь понял, кому и в каких случаях вы можете передавать его данные. Ошибкой будет написать что-то вроде « Пользователь ознакомлен и согласен с тем, что передача его персональных данных может осуществляться маркетплейсом в объёме, необходимом для получения Пользователем доступа к Платформе, любым третьим лицам, в том числе осуществляющим техническое обслуживание сайта и поддержку Пользователя».
Важно! Если на сайте можно зарегистрироваться, нужно знакомить пользователей с политикой конфиденциальности и получать согласие на обработку персональных данных перед тем, как он отправит анкетные сведения.
Согласие на обработку персональных данных
Когда клиент подписался на новостную рассылку на сайте, оформил заказ на маркетплейсе или оставил заявку на тест-драйв авто, он сообщил как минимум своё имя, номер телефона или email. Это основание запросить и получить согласие на обработку персональных данных.
Пользователь должен принять решение о предоставлении данных свободно и по своей воле. В подтверждение он должен подписать официальное согласие на обработку такой информации.
Законодательство не предполагает конклюдентного подтверждения: то есть пользователь не может дать согласие, выполнив определённые действия. Нельзя прописать в политике, что клиент выражает согласие на обработку его данных, заполняя форму для заказа в интернет-магазине.
Получить согласие на обработку можно в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения. Например, чекбоксом — пунктом, в котором пользователь должен поставить галочку. Предустанавливать её нельзя: субъект персональных данных должен сам выразить согласие. Разместить чекбокс нужно во всех формах, в которых собирают персональные данные.
Также можно поместить уведомление о согласии на обработку рядом с кнопкой. Нажав на неё, пользователь согласится с тем, что вы будете обрабатывать его данные. Часто веб-сервисы собирают разрешения в личных кабинетах, где пользователи также проставляют метки в специальных формах.
Важно! Если собираете биометрические данные (фото пользователей или аудио с их голосом), нужно получать только письменное согласие на обработку персональных данных. Чекбокс не подойдёт.
В любой момент пользователь может отозвать согласие на обработку персональных данных. Тогда вы должны будете прекратить обрабатывать их, то есть удалить.
Бывают ли случаи, когда не нужно брать согласие на обработку персональных данных? Бывают, но их мало. Закон разрешает не брать согласие, если « обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора».
Не забывайте получать согласие на обработку персональных данных, даже если это кажется избыточным. Самые частые нарушения, за которые штрафуют операторов: компании обрабатывали данные без согласия владельцев или объём запрошенных данных не соответствовал целям обработки. Эти нарушения приводят не только к штрафам, но и к утечкам.
Ответственность за нарушения при обработке персональных данных
Правомерную обработку персональных данных контролирует Роскомнадзор, иногда это делают также Роструд и ФАС. Ответственность за нарушения в этой сфере год за годом ужесточается. Подробнее о видах ответственности читайте здесь.
По статье 13.11 КоАП РФ Роскомнадзор может возбудить дело об административном правонарушении и наложить штраф:
Риск привлечения к ответственности и размер штрафа не зависят от масштабов компании. Главное — характер и злостность нарушения.
Кейс. Роскомнадзор выявил нарушения на интернет-ресурсе, принадлежащем французскому регистратору доменов Gandi SAS. Когда клиент проставлял галочку о согласии на обработку персональных данных, он не получал информации об операторе.
Кроме того, компания обрабатывала личные сведения граждан России на территории США с нарушением требований 152-ФЗ. Согласно пункту 5 статьи 18 152-ФЗ, при сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оператор обязан обеспечить обработку персональных данных с использованием баз данных, находящихся на территории России. У компании также не было политики обработки персональных данных. В результате рассмотрения дела ресурс включили в Реестр нарушителей прав субъектов персональных данных.
Только за 2020 год число заблокированных Роскомнадзором ресурсов превысило 190 тысяч. У регулятора есть широкий список оснований, в соответствии с которыми он может включить ресурс в список нарушителей. Подробный список представлен здесь.
Кроме того, в июле 2021 года вступил в силу 355-ФЗ, который внёс поправки в статью 7 115-ФЗ — закона о борьбе с легализацией доходов и финансированием терроризма.
Согласно новой редакции закона, банки обязаны принимать на обслуживание только те компании, сайт которых работает легитимно. А значит, он не заблокирован, не нарушает правила обработки персональных данных и другие предписания Роскомнадзора. Если есть какие-то нарушения, банк обязан отказать в обслуживании: компания не сможет совершать любые операции по расчётному счёту.
Закон касается не только новых компаний, но и тех, кто давно работает с расчётным счётом. Сфера бизнеса и организационно-правовая форма не имеют значения — никаких исключений нет. Банкам предписано выборочно проверять сайты на соответствие закону и бить тревогу, если выявлены нарушения.
обложка: Polina Vari для Skillbox Media