Потеря бухгалтерских документов чем грозит
Что делать, если утеряны первичные документы
Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.
Основные особенности
Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.
Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Порядок действий при утере документов
Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:
Вопрос: Правомерно ли привлечение организации к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок по требованию налогового органа утраченных документов (информации) по ст. 93.1 НК РФ вне рамок налоговых проверок?
Посмотреть ответ
ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.
Меры по восстановлению первичной документации
Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:
Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.
Получаем банковскую первичку
Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:
Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.
Восстанавливаем кассовые чеки
Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.
Запрашиваем первичные документы у контрагентов
Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:
Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.
Восстанавливаем отчетность
Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.
Ответственность за утерю первички
Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:
В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.
Что делать, если утрачены бухгалтерские документы
В любой организации важно наладить эффективную систему документооборота. Ведь на основании первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете отражаются операции и признаются расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Но даже при соблюдении всех требований по хранению документов они могут быть утрачены.
Правила хранения документов
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Это следует из пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). Сроки хранения отдельных первичных документов установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом от 06.10.2000. В основном это также пятилетний срок. Исключение — кадровые документы (приказы по личному составу, индивидуальные должностные инструкции, лицевые счета работников и т. д.), которые необходимо хранить в течение 75 лет. Период хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105).
Обычно документации много, и нужно обеспечить ее надежное хранение. В случае налоговой проверки отсутствие даже части документов может привести к неприятностям в виде штрафов и пеней.
До того как документы будут размещены в архиве, они находятся в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных главным бухгалтером лиц. Некоторые документы, например бланки строгой отчетности, хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Во избежание утери или злоупотреблений документы собираются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными. Тогда они подшиваются в папки.
Алгоритм действий при утрате документов
Прежде всего необходимо получить официальное подтверждение происшедшего:
— при пожаре — справку органа противопожарной службы (МЧС России);
— стихийном бедствии — справку территориального управления МЧС России;
— краже — справку местного управления внутренних дел;
— затоплении — акт о затоплении, подписанный собственником помещения, справка из РЭУ.
Сразу после происшествия на основании приказа руководителя организации создается комиссия по расследованию причин утраты документов. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, государственного пожарного надзора и др.
Результаты работы комиссии оформляются актом. Его утверждает руководитель организации. В нем указываются причины и последствия происшествия. В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, организация обязана провести инвентаризацию (п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ). Порядок ее проведения установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13.06.95 № 49). По итогам инвентаризации составляется опись утраченных документов.
Если утрачены документы, подтверждающие исчисление и уплату налогов, а также отчетность, об этом в письменной форме следует уведомить налоговую инспекцию по месту учета. К заявлению прилагаются справки и акты, подтверждающие форс-мажорные обстоятельства.
Налоговый орган, получив информацию об утрате документов, может предпринять меры налогового контроля в отношении пострадавшей организации (налоговая проверка за соответствующий период). Следует попытаться согласовать с инспекцией сроки восстановления утраченных документов.
Восстановление документов
Во избежание негативных на
Банковские документы. Рекомендуем в первую очередь получить от банка копии выписок по счету и копии платежных документов. На основании этих сведений можно установить, какие операции, связанные с движением денежных средств, были проведены: поступление сумм от контрагента, оплата поставщику, снятие денежных средств на оплату труда работников. Особенно важно начать восстановление «первички» с запроса в банк, если в организации не сохранились данные регистров бухгалтерского (налогового) учета.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Документы выцветают
Со временем чернила бледнеют и прочесть информацию в документе становится невозможно. Обычно это случается с чеками ККТ. А ведь в них отражены стоимость и дата покупки. Кассовые чеки для целей налогообложения прибыли являются первичными учетными документами, подтверждающими фактические затраты на приобретение за наличный расчет товаров (работ, услуг). Нечитаемый документ не может служить основанием для признания расходов при расчете налоговой базы. Рекомендуем снимать ксерокопию чека при его получении. Она заверяется подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала документа.
Информация от контрагентов. Исходя из данных регистров учета или банковских выписок составляется перечень контрагентов, с которыми сотрудничала организация. Каждому из них отправляют письмо с просьбой предоставить копии первичных документов (договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур). Если адрес контрагента не известен (сделка с ним была единичной и сведения не сохранились), целесообразно обратиться с письменным запросом в налоговые органы на получение выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. При отсутствии информации о нем или при невозможности определить его организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.
Документы по отчетности. При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться в налоговый орган по месту регистрации с просьбой предоставить их копии. Запрос лучше подавать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты документов. Правда, налоговая инспекция не обязана выдавать налогоплательщику копии представленных им отчетов.
Учредительные документы. При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого организация должна обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации. Порядок предоставления сведений утвержден постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. В частности, могут быть предоставлены копии документов, содержащихся в регистрационном деле юридического лица (п. 20). Указанная информация платная. Документы, подтверждающие оплату, представляются одновременно с запросом.
Собственную исходящую «первичку» и внутренние документы компания оформляет самостоятельно. Но даже здесь можно столкнуться со сложностями, например, при восстановлении кассовых документов. При оформлении расходных кассовых ордеров или платежных ведомостей взамен утраченных гражданин, в свое время получивший денежные средства, может отказаться от повторной подписи или найти его не представляется возможным.
Таблица. Санкции, предусмотренные Налоговым кодексом за отсутствие первичных документов
Налоговое правонарушение
Санкция
Норма НК РФ
Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения
Нарушение допускалось в течение одного налогового периода — 5000 руб.
Пункт 1 статьи 120
Нарушение допускалось в течение более одного налогового периода — 15 000 руб.
Пункт 2 статьи 120
Деяния повлекли занижение налоговой базы — 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Пункт 3 статьи 120
Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий (бездействия)
20% от неуплаченной суммы налога
Пункт 1 статьи 122
Если деяния совершены умышленно — 40% от неуплаченной суммы налога
Пункт 3 статьи 122
Непредставление документов в налоговые органы в установленный срок
50 руб. за каждый непредставленный документ
Пункт 1 статьи 126
Последствия утраты документов
Полностью восстановить документы удается не всегда. Чаще всего проблемы возникают с получением копий документов от контрагента в результате его ликвидации. К сожалению, в такой ситуации налогоплательщик не освобождается от обязанности представлять необходимые первичные документы при налоговой проверке, даже если утрата произошла не по его вине, а в результате чрезвычайного происшествия. Если отсутствует «первичка», подтверждающая расходы, придется увеличить на соответствующие суммы налоговую базу по налогу на прибыль. Аналогичная ситуация и с НДС: отсутствие счетов-фактур, выставленных поставщиком, лишает налогоплательщика права на вычет «входного» НДС. Значит, организация будет вынуждена произвести перерасчеты, доплатить недостающие суммы налогов, а также штрафы и пени в бюджет, подать уточненные декларации.
Обратите внимание: налоговые органы вправе определять суммы налогов расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках. В частности, это бывает при непредставлении налоговому органу в течение более двух месяцев документов, необходимых для расчета налогов, при отсутствии учета доходов и расходов, объектов налогообложения или ведении учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги. Основанием служит подпункт 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ.
Ответственность: налоговая, административная и уголовная
За отсутствие документов организацию могут привлечь к ответственности на основании статей 120, 122 или 126 НК РФ (см. таблицу). Любая из санкций, перечисленных в этих статьях, может быть применена к организации, в которой были утрачены документы. При этом положения пунктов 1 и 3 статьи 120 и пункта 1 статьи 122 НК РФ не применяются одновременно в качестве основания для привлечения к ответственности за совершение одних и тех же неправомерных действий. Но это не исключает возможности их самостоятельного применения. Такой вывод сделан в Определении КС РФ от 18.01.2001 № 6-О.
В статье 109 НК РФ предусмотрены обстоятельства, исключающие привлечение лица к ответственности. В частности, отсутствие вины в совершении налогового преступления и совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (ст. 111 НК РФ). Правда, свою позицию об отсутствии вины организации скорее всего придется доказывать в суде. Заметим, что налоговым правонарушением признается не только противоправное деяние, но и противоправное бездействие (ст. 106 НК РФ). При судебном разбирательстве важно доказать, что все меры по восстановлению документов были предприняты. Доказательством могут служить копии запросов контрагентам на предоставление документов, почтовые квитанции, подтверждающие факт отправки писем. Законодательством предусмотрены и административные санкции. На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ). Но самое серьезное наказание, вплоть до лишения свободы, установлено за уклонение от уплаты налогов (ст. 199 УК РФ).
Артельных И.В., эксперт
Журнал «Российский Налоговый Курьер» №16 за 2008 год
Хранить или спалить их беспощадно? Последствия уничтожения документов
Расскажу – можно ли после проверки спалить уже ненужные бумаги и не хранить их вечно. Какая ответственность за уничтожение. Какая сложилась практика.
Принимая во внимание тенденцию государственного прессинга на бизнес, можно предположить, что в обозримом будущем закручивание гаек продолжится. В том числе из-за одобряемой властями своевольной ревизионной политики, самонадеянных контролеров и экономических проблем. Это, к сожалению, уже подтверждается и ужесточением административной ответственности: введением новых видов административных правонарушений, новых штрафов и увеличение штрафов существующих, и введением ответственности субсидиарной. В том числе за несохранность и непредставление документов.
Кто может проверить
А вот кто точно обратит внимание – это конкурсный управляющий. Если будет привлечен, конечно. И не только заметит отсутствие и даже может притянуть большие проблемы. В виде субсидиарной ответственности ( об этом далее).
Чаще всего нарушения правил хранения и уничтожения архивных дел выявляются в ходе проведения проверок, реже – по факту неисполнения запросов.
Привлечение компании или ИП к ответственности за несоблюдение установленных перечнями сроков хранения Росархивом – это вообще редкость. И размер штрафа — ничтожно мал. Нарушение правил хранения комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей. ( Статья 13.20 КоАП)
Но если нарушение сроков хранения документов повлекло нарушения корпоративного, налогового или иного законодательства, прилетят последствия другие. Ощутимые, а возможно и очень чувствительные. Так как в этом случае к контрольной работе по соблюдению сроков хранения документов — подключается «тяжелая артиллерия» в лице ФНС, Росфинмониторинга,ФАС, Банка России и других регуляторов — тяжеловесов.
И если по их требованию не представить документы, срок хранения которых еще не истек, то и компания, и ИП, и должностные лица могут быть привлечены к ответственности.
Давайте разбираться, к какой.
Документы бухучета
Нарушение сроков хранения бухгалтерских документов грозит административным штрафом на должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей. За повторное нарушение — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация должностного лица от 1 года до 2 лет. На основании ч.1 и 2 статьи 15.11 КоАП.
ИП по статье 15.11 КоАП не может быть привлечен к ответственности. (Его освобождает статья 15.3 КоАП).
Налоговая ответственность
1. Если документы уничтожены, а их налоговый срок хранения еще не истек, компании грозит штраф за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения в размере 10 000 рублей. За то же нарушение в течение нескольких периодов – 30 000 рублей. (п.1 и 2 статьи 120 Налогового кодекса).
2. За необеспечение сохранности документов должностным лицам грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей (ч.1 статьи 15.6 КоАП).
3. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы – с компании будут взысканы налоги плюс штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. (п.3 статьи 120 Налогового кодекса). Налоговики все чаще занижения налоговой базы «подтягивают» под умысел, и выкатывают штраф по этой же статье в размере 40%.
4. За каждый непредставленный документ компания или ИП могут быть привлечены к штрафу в размере 200 рублей ( статья 126 Налогового кодекса).
Но налоговая ответственность в виде штрафов — это не все. Если компания не обеспечила сохранность документов, а у налоговой есть достаточные основания, что есть нарушения и можно взыскать налоги – отсутствие бумаг ревизоров не остановит. Они имеют право исчислить налоги расчетным методом. На основании подп. 7 п. 1 статьи 31 и п. 7 статьи 166 Налогового кодекса. На основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.
При этом сумму доходов для расчета налоговой базы компании контролеры соберут очень ловко – по выпискам банка, по данным контрагентов, по вашим электронным следам. Или по аналогии. А вот расходная часть и налоговые вычеты – ваша забота. Поэтому примененный ревизорами расчетный метод – всегда не в пользу компании. И лучше постараться этого избежать. Об этом подробно в статье «Налоговая аналогия: спорный расчетный метод.»
Гуляет мнение, что если документы утрачены по причине кражи, пожара, наводнения. — налоговики не смогут начислить недоимку. А компания и ее должностные лица могут быть освобождены от ответственности. Мнение ошибочно. Справок МЧС и МВД для обоснования добросовестности и объективного характера уничтожения бумаг точно недостаточно. Докажите, что компания озаботилась восстановлением документов, предприняла меры и получила хоть какие результаты. Суды очень критично относятся к отсутствию усилий по восстановлению документов. И зачастую поддерживают выводы налоговиков, применивших при налоговой проверке расчетный метод.
Проверка закончилась – документы в шредер?
Нееет. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 и от 07 июня 2013 г. № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке и независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.
А вот по истечении установленных законодательством сроков хранения документов документы можете не представлять. И привлечь к ответственности за непредставление документов вас не вправе.
Документы по ВЭД
1.Нарушение сроков хранения документов учета по внешнеэкономической деятельности для целей экспортного контроля влечет взыскание штрафа с должностных лиц в размере от 1 000 до 2 000 рублей, компаниям – от 10 000 до 20 000 рублей. (ч.2 статьи 14.20 КоАП).
2. За нарушение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям должностным лицам грозит штраф в размере от 4 000 до 5 000 рублей, компаниям – от 40 000 до 50 000 рублей. Для граждан штраф от 2 000 до 3 000 рублей. (ч.6 статьи 15.25 КоАП).
Документы по учету и управлению персоналом
За нарушение трудового законодательства, в том числе по вопросам соблюдения сроков хранения документов по личному составу, должностным лицам и ИП грозит штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей, компании – от 30 000 до 50 000 рублей. ( ч.1 статьи 5.27 КоАП).
Антимонопольное право – тоже?
Еще один неожиданный контролер – ФАС. В отношении сроков хранения документов на производство, размещение и распространение рекламы. Согласно статье 12 закона «О рекламе» от 13 марта 2006 г. № 38-ФЗ, рекламные материалы должны храниться в течение 1 года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия договора.
К рекламным материалам ФАС относит образцы печатной продукции (буклеты, листовки, макеты рекламы для газет, журналов, образцы газет, журналов с размещенной в них рекламой, макеты, образцы рекламы для распространения на рекламных конструкциях), рекламные аудиоролики для распространения в эфире радиостанций, рекламные видеоролики и т.п. ( пункт 1 письма ФАС России от 28.04.2011 N АК/16266).
За нарушение сроков хранения рекламных материалов, а также договоров на производство, размещение или распространение рекламы должностные лица компании могут быть привлечены к ответственности в виде штрафа в размере от 2 000 до 10 000 рублей, компании — от 20 000 до 200 000 рублей. Штраф гражданам – от 1 000 до 2 000 рублей. (статья 19.31 КоАП).
Для ООО и акционерных обществ
ООО и АО обязаны хранить документы касательно своей деятельности. Перечни приведены в статье 50 Закона от 08 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», и от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Особая ответственность за постоянным хранением устава, протоколов собрания участников, решения о выпуске ценных бумаг, протоколы советов директоров, положения о представительствах и других.
За неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах, грозит штраф должностным лицам от 2 500 до 5 000 рублей, компаниям от 200 000 до 300 000 рублей. (ч.1 и 2 статьи 13.25 КоАП).
Есть еще масса законных и подзаконных документов, устанавливающих сроки хранения документов и ответственность в зависимости от специфики деятельности компаний: для кредитных и некредитных организаций, для страховщиков, фондов, профессиональных участников рынка ценных бумаг, участников закупочной деятельности. Например, сроки хранения сведений, составляющих кредитную историю, досье клиентов, сведений о бенефициарах, регламентированы указаниями Росфинмониторинга, банка России, приказами ФСФР. Исходя из специфики своей деятельности советую уточнить какие еще ревизоры могут искать свой интерес в ваших документах. Поднимите отраслевые регламенты и оцените периметр контроля.
Еще
1.Штрафы могут быть существенно увеличены в сочетании со статьей 19.5 КоАП «Невыполнение в срок законного предписания… органа, осуществляющего контроль…» на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей, на юридических лиц – от 500 000 до 700 000 рублей. В случае, если вам предъявили предписание с указанием «устранить!», а вы не исполнили. В том числе по причине отсутствия документов.
2.Есть и в Уголовном кодексе статья за утрату и уничтожение документов. Об этом статья 325 : лица, виновные в уничтожении, повреждении или сокрытии официальных, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы …либо исправительными работами на срок до 2 лет, либо арестом на срок до 4 месяцев, либо лишением свободы на срок до 1 года. Жуть. Но, по-моему, к нарушению именно архивных правил это не имеет никакого отношения. Речь идет об умышленно уничтоженных документах, свидетельствующих о преступной деятельности.
Опасная субсидиарная ответственность
В случае, если будет доказано, что отсутствие документации:
1) привело к затруднениям проведения процедуры банкротства и явилось препятствием при формировании конкурсной массы должника или
2) конкурсный управляющий не смог выявить круг контролирующих должника лиц, его основных контрагентов, основных активов должника, подозрительные сделок и их условий и т.д.
Чтобы избежать привлечения к субсидиарной ответственности компании придется доказать суду «отсутствие вины в непередаче, ненадлежащем хранении документации и подтвердить, что приняты все необходимые меры для исполнения обязанностей по ведению, хранению и передаче документации при той степени заботливости и осмотрительности, какая от него требовалась.» ( цитата из п.24 Постановления Пленума ВС РФ от 21 декабря 2017 г. N 53).
К субсидиарной ответственности могут быть привлечены лица, контролирующие должника, не только действующие, но и бывшие. Поэтому и при передаче дел (при увольнении) и при приеме от предыдущего сотрудника (при устройстве на должность) нужно быть особенно внимательным и обратить внимание на наличие документов компании и их сохранность.
Сделайте и сохраните копии актов приема-передачи документов. Чтобы не попасть под раздачу «субсидиарки», если документы были утрачены «бывшими».
Но приложить усилия по восстановлению документации вам все равно придется. Раз уж согласились стать руководителем. «Сама по себе непередача предыдущим руководителем новому необходимых документов не освобождает последнего от ответственности и не свидетельствует об отсутствии вины. Добросовестный и разумный руководитель обязан совершить действия по истребованию документации у предыдущего руководителя (применительно к статье 308.3 ГК РФ) либо по восстановлению документации иным образом (в частности, путем направления запросов о получении дубликатов документов в компетентные органы, взаимодействия с контрагентами для восстановления первичной документации и т.д.).» ( Это тоже цитата из п.24 Постановления Пленума ВС РФ от 21 декабря 2017 г. N 53).
Что на практике
Если дело об утрате документов все же доходит до суда, арбитражная практика чаще складывается не в пользу компаний, потерявших или уничтоживших документы.
Пример 1. По делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ ЗАО привлечено к административной ответственности на сумму 200 000 рублей.
Суть дела: В результате коммунальной аварии затопило подвал, к котором главный бухгалтер хранила старые документы ЗАО. Документы пришли в негодность, в том числе папка с протоколами Совета директоров и решениями общих собраний.
Пример 2. По делу №А12-630/2012 за хранение документа не по месту нахождения АО акционерному обществу предъявлен штраф в размере 500 000 рублей.
Пример 3. По делу № А56-9570/2009 генеральный директор не смог передать арбитражному управляющему документацию ООО в связи с ее уничтожением по причине коммунальной аварии (прорывом горячей воды). Конкурсный управляющий обратился в суд о привлечении директора ООО к субсидиарной ответственности и взыскании с него 85 000 000 рублей за непредставление документов, утраченных в результате их ненадлежащего хранения. Размер субсидиарной ответственности был определен по суммарному (. ) размеру требований из реестра требований кредиторов ООО.
От ответственности руководителя спасло только то, что обстоятельства дела, за которые его судили, произошли ранее внесения изменений в Закон о банкротстве от 26 октября 2010 г. № 127-ФЗ в части субсидиарной ответственности органов управления должника за отсутствие документов бухгалтерского учета и отчетности.
Аналогичные дела о субсидиарной ответственности, в том числе и в связи с непередачей конкурсному управляющему документов по делу N А46-8908/2009 на сумму 304 000 000 рублей, Определение ВС от 25 марта 2019 г. N 305-ЭС19-1476 на сумму 51 390 245 рублей, Определение ВС от 11 июня 2019 г. N 305-ЭС18-12323(5), определение ВС от 28 марта 2019 г. N 302-ЭС19-3442 на сумму 15 402 920 рублей, Определение ВС от 11 февраля 2019 г. N 309-ЭС18-24832 на сумму 70 139 606 руб.
Резюмируем
Несоблюдение сроков хранения документации с каждым годом обходятся все дороже.
Безграмотное и небрежное отношение к документам, так же как и умышленное или беспечное их уничтожение, могут привести компанию к большим проблемам. Усилена административная ответственность, субсидиарная ответственность — уже совсем не редкость.
Вместо того, чтобы отрегулировать законодательство и выработать единообразные нормы его спорных положений, законотворцы увлечены ужесточающими нововведениями и нагнетающими давление на бизнес законами. К великому сожалению.
Но надеюсь, что было полезно.
С наилучшими пожеланиями, сберегающий документы