Помощник руководителя что это
Помощник руководителя
В условиях жесточайшей конкуренции, царящей сегодня на рынке, благополучие любой компании зависит от принятия руководителем своевременных и правильных решений. Поэтому так важно, чтобы рядом с ним находился опытный личный помощник, с одной стороны, готовый взять на себя ведение отдельных проектов, а с другой — умеющий приспособиться к особенностям характера своего шефа.
Общее описание
По данным компании HeadHunter, на российском кадровом рынке на протяжении последних нескольких лет наблюдается явный дефицит сотрудников, выполняющих административные обязанности, в том числе и представителей элиты административного персонала — личных помощников руководителя. Между тем сегодня любой руководитель как никогда нуждается в надежном и ответственном помощнике, способном взять на себя организационные и информационные обязанности, освободить от нерациональной траты времени, умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя, самостоятельно решать стандартные, многократно повторяющиеся проблемы. В известном смысле помощник руководителя — это не столько «специальность», сколько «особый статус», им награждается не просто высокопрофессиональный секретарь, а «доверенное лицо» директора фирмы.
«Чтобы занимать должность персонального ассистента, — делится опытом Елена Владимировна Комендант, помощник руководителя ООО „Южная строительная коммуникационная компания“, — мало в совершенстве владеть базовым набором профессиональных знаний и умений, необходимо обладать еще и определенными человеческими качествами — иметь хороший вкус, развитое эстетическое чувство, внутреннюю культуру, преданность корпоративным интересам, доброжелательность и тактичность. При этом необходимо сочетать в себе, с одной стороны, готовность находиться в зависимости, умение приспособиться к тонкостям характера руководителя, а с другой стороны — способность управлять: организовать сотрудников (в том числе и первых лиц компании, например, замов), курировать отдельные проекты. Есть еще одна трудность — мера ответственности: сделать больше — значит, принять решение вместо руководителя, а меньше — переложить часть своей работы на плечи шефа. Как вы понимаете, найти соответствующего этой должности человека бывает очень непросто, поэтому толковыми личными помощниками руководители дорожат не меньше, чем топ-менеджерами».
Образование
Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления», среднее профессиональное образование — специальность 0611 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Учебных заведений, готовящих по этим специальностям, сегодня достаточно много.
В настоящее время около 80 вузов страны ведут подготовку специалистов по документационному обеспечению управления. Традиционно высоко ценятся работодателями выпускники ГУУ и Историко-архивного института РГГУ.
Также больших успехов в этой профессии добиваются специалисты, получившие высшее лингвистическое образование, — филологи, переводчики.
Если говорить о курсах, занимающихся подготовкой секретарей и помощников руководителя с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования, то в числе лучших необходимо назвать следующие:
Интенсивные программы введения в профессию предоставляют Школа помощника руководителя при Национальной гильдии профессиональных консультантов и образовательное учреждение «Высшая школа секретарей».
Но, несмотря на обилие и разнообразие различных учебных заведений, занимающихся профессиональной подготовкой делопроизводителей и секретарей, вопрос недостатка полноценного образования, а также повышения квалификации работников секретариата по-прежнему остается одним из самых насущных. Так, 10 ноября 2007 года, обсуждению этой темы была посвящена проходившая в Санкт-Петербурге конференция «Вопросы кадрового обеспечения государственной, муниципальной службы, организаций всех форм собственности. Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник». Одна из целей данной конференции была сформулирована так: «Привлечь внимание общественности к необходимости взаимодействия общества, государства и бизнеса в направлении решения проблем подготовки квалифицированных кадров».
Смежные карьеры
Говоря о смежных профессиях в первую очередь, конечно, необходимо назвать профессию секретаря — из нее в соответствии с требованием времени и выросла специализация «персональный ассистент» или «личный помощник руководителя». Также к числу смежных можно отнести все административные специальности: от координаторов, операторов call-центров, консультантов, ресепшионистов, делопроизводителей до офис-менеджеров и секретарей-референтов.
Функциональные обязанности
Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:
Круг обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля руководства и корпоративных стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих должностных обязанностей нередко занимается административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.
В мегакорпорациях, где в каждом департаменте или подразделении есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации иногда возлагаются еще и функции руководителя секретариата или заведующего канцелярией.
Навыки
По существу, современный высокопрофессиональный помощник руководителя — это управляющий администратор, к наиболее важным компетенциям которого можно отнести следующие:
Среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в профессии, необходимо назвать грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, корпоративность, стрессоустойчивость, хорошую память и реакцию.
Кроме того, сегодня, когда многие российские фирмы выходят на международный уровень, свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) стало важнейшим навыком, позволяющим соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирме.
Плюсы и минусы
Основным плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Работая рядом с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.
Среди минусов можно выделить:
Оплата труда
В среднем зарплата помощника руководителя в Москве составляет 40–60 тысяч рублей, а в регионах значительно ниже — 15–30 тысяч рублей. Но, если кандидат владеет несколькими иностранными языками или имеет второе высшее образование, например юридическое (ведь по долгу службы ему приходится заниматься разработкой официальных/фирменных бланков служебных документов, составлением и оформлением документов, приданием документам юридической силы), то он может претендовать и на более высокую финансовую компенсацию. Фактически же верхнего предела зарплаты личного помощника руководителя не существует.
Перспективы
Не секрет, что многие сотрудники рассматривают должность персонального ассистента как хороший старт, трамплин для достойной карьеры. В будущем толковый помощник руководителя, хорошо знающий структуру компании, направления ее деятельности, специализацию сотрудников и внешние связи предприятия, может стать топ-менеджером — исполнительным/административным директором, заместителем директора или руководителем отдела/департамента. Нередко опытные помощники руководителя уходят в бизнес, так как приобретенные знания и опыт позволяют им успешно руководить собственным делом.
Тем не менее, подчас достижение должности помощника руководителя и есть свидетельство успешного карьерного роста: от секретаря небольшой фирмы или ресепшиониста до персонального ассистента руководителя мегакорпорации или холдинга. В настоящий период развития экономики эта профессия является достаточно престижной, высокооплачиваемой и весьма интересной и перспективной, особенно с точки зрения возможностей неограниченного совершенствования индивидуальных качеств и талантов.
Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать
⏱ Время прочтения — 12 минут
Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать
К мысли о поиске персонального помощника каждый приходит по разным причинам: кто-то стал уходить с работы в ночи, кто-то начинает чувствовать, что тратит всё время на рутинные дела и «операционку», для кого-то секретарь — признак статуса и уровня должности.
Причины поиска помощника
Компания растет, появляются новые направления, и у руководителя не хватает времени, чтобы контролировать ключевые точки в каждом из блоков работ.
«Если ваша компания достигает численности 20 человек или у руководители появляется более чем четыре направления внимания (маркетинг, работа с клиентами, контроль финансов, работа с поставщиками и т. д.), то пора задуматься о помощнике, который будет помогать отслеживать сроки, встречи и договоренности». Марина Миронова, директор по персоналу компании «Велес капитал» 2. Личные.
Если вы ловите себя на мысли, что всё держится на вас, что легче всё сделать самому, чем кому-то отдавать, и, как следствие, ваш рабочий день растягивается до бесконечности, вы всё меньше и реже общаетесь с друзьями и близкими, то самое время спланировать передачу части операционных вопросов и начать делегировать задачи, которые может сделать другой человек.
Статус руководителя, несомненно, важная вещь. И в некоторых случаях важно, чтобы в общении с клиентами и контрагентами организационные вопросы по встречам и документам решал не лично руководитель, а его помощник.
Какой бы причиной ни руководствовались вы, плюсы от появления такого сотрудника вы оцените довольно быстро. Помощник, взяв на себя организационные и рутинные задачи, вернет вам возможность заниматься действительно важными, стратегическими вопросами.
Однако даже при таких очевидных преимуществах многие руководители долго не решаются взять себе помощника. Самая распространенная причина — некогда: трудно искать, долго обучать, неизвестно, подойдет ли новый человек, а ресурса (и материального, и морального) на всё это нужно немало. Представляя эти дополнительные затраты, многие руководители откладывают принятие решения о помощнике на неопределенное время, продолжая каждый день на работе погребать себя под рутинными задачами.
Чтобы облегчить принятие решения, брать или нет помощника, директор по персоналу компании «Велес капитал» Марина Миронова советует задать себе следующие вопросы:
В них входит отправка документов, подтверждение встреч и платежей, бронирование машин, ресторанов, билетов, написание типовых писем, контроль плановых вопросов. Для более точного ответа на этот вопрос попробуйте вести 3–4 дня дневник рабочего дня, в котором будете отмечать типы активности и время, потраченное на них. Если процент таких задач более 40%, то вам точно пора задуматься о помощнике.
Например, стратегия развития, отношения с ключевыми клиентами, поставщиками. Если подобная работа постоянно откладывается или занимает менее 40% вашего рабочего времени, то пора задуматься о помощнике.
Если в компании появится сотрудник с окладом 50 000 — 100 000 рублей, насколько расходы на его содержание будут критичными для бизнеса?
Если вы приняли решение о найме персонального помощника, то перед вами встает еще несколько вопросов:
По стратегии поиска существует несколько подходов, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Итак, способы поиска помощника директора:
Спросите, нет ли у них знакомых с нужными навыками, которые ищут работу. В данном поиске есть свои преимущества: вы не тратите время на поиск и отбор, вы не платите знакомым, вам дают развернутые рекомендации на кандидата. Но есть очень большие недостатки: вы берете не того человека, который подходит именно вам, а того, кого посоветовали. В некоторых случаях не очень удобно отказывать родственникам или знакомым, которые не просто предлагают кандидата, но и всячески его расхваливают или рекомендуют взять. Отказывая в таком случае, вы как бы демонстрируете недоверие рекомендателю.
Вы можете выложить пост о поиске помощника на своих страницах в соцсетях и получить какое-то количество откликов от людей различного уровня профпригодности. Можете зарегистрироваться на hh.ru и поискать кандидата по размещенным там резюме. Или опубликовать вакансию и ждать откликов, а затем разбирать резюме и приглашать подходящих соискателей на собеседование. «Проведя минимум 10 интервью, вы, вероятно, определитесь с потенциальным претендентом на роль помощника. Но вам еще предстоит мотивировать его прийти именно к вам, — говорит директор по персоналу компании «Велес капитал» Марина Миронова. — Сейчас мы работаем в условиях рынка кандидатов, и большинство соискателей будут иметь на руках 1–2 конкурирующих предложения».
Такой подход однозначно сэкономит вам время на первичном подборе. Опытные рекрутеры предоставят вам резюме нескольких кандидатов, подходящих по требованиям и с проверенными рекомендациями. К минусам этого варианта найма можно отнести платность услуги, а также то, что хорошего рекрутера также еще надо найти, иначе можно получить не лучших и тщательно отобранных, а просто первых попавшихся кандидатов. Поэтому рекомендуем искать исполнителя такой задачи на проверенных площадках, таких как HRspace.
Шаги по поиску помощника
1. Сформулируйте требования.
Определившись с тактикой поиска, очень важно четко сформулировать требования к будущему сотруднику. Четкое понимание, кто вам нужен, позволит быстрее разбирать отклики на вакансию. Определитесь с функционалом помощника:
«В соответствии с уровнем опыта и квалификации различается и уровень заработной платы. Если работа помощника требует свободного знания иностранного языка, то ожидания кандидатов по зарплате увеличиваются на 20–30%. Конечно, вы можете взять человека с меньшими навыками, под обучение, и изначально платить ему небольшой оклад, но постепенно вводить в его функционал сложные задачи и поднимать оплату труда. Но в этом случае есть риск, что сотрудник будет медленно разбираться в теме, в процессе погружения допускать ошибки, возможно, критические, а после обучения уйдет к другому работодателю». Марина Миронова, директор по персоналу компании «Велес капитал»
2. Оцените уровень квалификации.
Наиболее успешный метод определения уровня квалификации кандидатов — структурированное интервью по компетенциям. Точно зная, какие компетенции нужны в вашей компании, задавайте вопросы о том, что кандидат делал в схожих ситуациях. Таким образом вы оцениваете его действия, а не его самоописание как квалифицированного специалиста. Например, что делал человек при столкновении с агрессивным посетителем в приемной. Какие шаги предпринимал в условиях аврала, когда одновременно надо было сделать несколько задач. Как принимал ключевые решения в жизни — например, о выборе места учебы, о смене работы и т. д. Таким образом вы сможете оценить его подход к решению конфликтных ситуаций, умение расставлять приоритеты и реальные критерии принятия решения.
3. Определите уровень оклада.
4. Продумайте характеристики рабочего места.
«Всё же люди приходят на работу не только ради денег, но и для самореализации. И если это не учитывать, то компании грозит текучесть персонала, а это дополнительные силы, время и деньги». Марина Миронова, директор по персоналу компании «Велес капитал»
После того как вы нашли себе помощника, важно избежать нескольких наиболее часто встречающихся ошибок.
Кажется, что профессионал своего дела сам должен со всем разобраться на новом месте, но в этом случае период адаптации затянется и проходить будет, скорее всего, напряженно для обеих сторон. Спланируйте погружение помощника в дела, определите критерии прохождения испытательного срока, создайте комфортную эмоциональную атмосферу, а не «дерите три шкуры» с ассистента в первую же неделю.
Не стоит рассчитывать, что с первых же дней появления у вас персонального помощника ваша жизнь кардинально изменится. Учитывайте период адаптации и погружения — никто не способен сразу же начать делать всё и идеально! Человеку просто необходимо время, чтобы понять, что и как у вас в компании устроено. И на начальном этапе именно вы будете вкладывать силы в обучение нового специалиста, зато потом он снимет с вас огромное количество задач.
Другая крайность: желание оградить нового сотрудника от рабочих трудностей, пока он не разберется в деталях и не адаптируется. Излишнее ограждение от сложных задач не дает возможности профессионального роста и не разгружает руководителя. Если вы понимаете, что вам легче всё сделать самому, чем вновь и вновь объяснять помощнику, то вам явно надо его менять.
Даже если вы наняли суперопытного бизнес-ассистента, ключевые решения по работе с подчиненными, с клиентами, контрагентами, должны оставаться за вами, как за руководителем. Высококлассный помощник может провести предварительный анализ, подготовить данные, уточнить ситуацию, но основные переговоры и решения — всегда ваша задача.
«Работа с помощником — это новый этап в работе руководителя, — говорит Марина Миронова. — Потребуется время на поиск и встраивание нового человека в бизнес-процессы вашей компании, но в случае успешного прохождения этих этапов у вас появится настоящая «правая рука», которая разгрузит вас и позволит заняться по-настоящему важными стратегическими задачами».
9 функций персонального помощника
Итак, какие функции стоит передать помощнику и какие задачи он может закрывать, причем даже работая удаленно, что крайне актуально сегодня.
«Я работаю, и внезапно возникает необходимость взглянуть на функциональные оргструктуры ресторанов, которые были нашими клиентами, — приводит пример Александр Высоцкий. — Я открываю мессенджер и надиктовываю моему помощнику голосовое сообщение: «Дружище, привет! Найди мне функциональные оргструктуры всех ресторанов, которые были на наших консалтинговых программах. Подбери, проверь и пришли пакет ссылок»».
Задание несложное, но при этом руководитель экономит кучу драгоценного времени.
Ситуация: завтра у директора координация с руководителем службы финансов компании. Она уже назначена, и тут шеф понимает, что не попросил его подготовить интересующий документ. Он не обращается к руководителю службы финансов, а пишет помощнику.
«Поверьте, даже то, что я не думаю, через какой канал (мессенджер, почта, телефонный звонок) мне связаться с каким-либо сотрудником, экономит мне время, — поясняет Александр. — То есть персональный помощник дает мне возможность сконцентрироваться исключительно на бизнесе».
Руководителю нужна презентация. Он говорит об этом помощнику, и тот передает запрос от лица директора дальше.
«Честно говоря, я даже не знаю, кто конкретно в компании отвечает за эту функцию, — улыбается Александр. — Но помощник добивается того, чтобы презентация была сделана в срок и передана мне».
Также помощник управляет встречами и координацией с высшим менеджментом компании. Например, после совещания с руководителем службы финансов шеф понимает, что хочет сделать эту встречу регулярной. Он просит помощника найти время, удобное для обеих сторон, и сделать ее повторяющейся, добавить в «Google календарь». Для этого у помощника есть доступ к календарю и электронной почте директора. Когда вопрос с координацией решен, он просто оповещает шефа.
«У меня есть требование: если назначена встреча в «Google календаре», то все документы должны быть там же прикреплены к ней, — поясняет генеральный директор компании Visotsky Consulting Александр Высоцкий. — Я должен заранее посмотреть все файлы и подготовить вопросы, если необходимо. Помощник добивается, чтобы любое запланированное мероприятие было «упаковано» в календаре согласно стандартам нашей компании».
К тому же помощник следит, чтобы встречи не пересекались и не шли сплошным потоком — чтобы руководитель бизнеса не был перегружен. Если назначается встреча, которая выходит за рамки обычного рабочего времени, — ассистент дополнительно согласовывает это с руководителем.
Шеф может увлечься: долго работать над каким-то проектом, засидеться с кем-то на совещании. Помощник напоминает ему о том, что нужно готовиться к следующей встрече или срочно куда-то ехать. Он улаживает эти вопросы, чтобы всё происходило максимально гладко.
Сюда же входят напоминания о поздравлениях близких и сотрудников с памятными и важными событиями.
Помощник организует оплаты и приобретения по личным просьбам шефа. Например, ассистент может отправить деньги маме руководителя или собрать для нее посылку. «Для Руслана это проще организовать, ведь он в России, где живет мама, а я в Штатах, — поясняет Александр Высоцкий. — Или надо оплатить услуги преподавателя английского, с которым я занимаюсь. Или купить билеты и сделать бронь номеров в гостиницах».
Помощник ищет для шефа различную информацию по покупкам: где заказать тот или иной товар, что лучше купить. Ему нужно поискать, почитать отзывы. «Например, в прошлом году я летал во Францию и хотел привезти сыр, который очень люблю, — приводит пример генеральный директор компании Visotsky Consulting Александр Высоцкий. — И я вспомнил, как кто-то говорил о том, что в США нельзя провозить продукты питания. Но я засомневался, что это правда. Тогда я обратился к Руслану, и он изучил этот вопрос подробно». У помощника больше времени узнать о товарах отзывы, изучить характеристики и предоставить варианты выбора.
Иногда шеф делает какие-то приобретения, которые относятся к компании. Например, новое оборудование для записи видео и выхода в прямой эфир. Или какие-то юридические услуги. Компания должна компенсировать руководителю его траты, но для этого нужно подавать заявки на выделение средств, следить за их согласованием и оплатой. Эта задача также делегируется помощнику.
Как отслеживать эффективность помощника
Измерять результаты можно в любой области деятельности, но сначала нужно определить ее продукт. «На мой взгляд, продукт помощника — освобожденное у руководителя время, которое тот направляет на решение важных для развития бизнеса задач, — говорит Александр Высоцкий. — Поэтому у моего персонального помощника есть статистика: каждую неделю он делает небольшой отчет, указывая, сколько часов он потратил на задачи, и распределяя их по категориям. Таким образом я могу оценивать, сколько времени он сэкономил для меня».
Важные качества помощника
Есть люди, которым действительно нравится быть помощниками. Они испытывают удовольствие от того, что поддерживают руководителя, экономят его время, делают его работу более эффективной, а жизнь — комфортной. Противоположность им — те, кому самим нравится делать, побеждать и руководить. Эти качества точно не для персонального помощника: ищите того, кому нравится помогать, делать вас сильнее, при этом оставаясь несколько в тени. Такие люди обычно не склонны «скакать» с одной работы на другую, а настроены на долгосрочное сотрудничество с одним шефом.
Избавиться от привычки делать всё самому непросто, но поверьте — оно того стоит! Учитесь делегировать, и ваши освободившиеся ресурсы поведут ваш бизнес к новым успехам в разы эффективнее.
Функции помощника руководителя
Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.
Неудивительно, что подобная вакансия достанется скорее кандидату со скромным послужным списком, но умеющему «поймать волну» шефа, чем блестящему профессионалу, не сумевшему расположить к себе руководителя при первичном знакомстве.
Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?
Ассистентами руководителя зачастую становятся хорошие секретари, делопроизводители, офис-менеджеры, то есть сотрудники, которые переросли уровень своего непосредственного функционала, однако не имеют возможности традиционного вертикального продвижения в организационной схеме компании. Нередко помощь руководителю совмещается с выполнением других обязанностей, например, юриста или переводчика.
Роль ассистента директора в любой компании огромна: от уровня его профессионализма зависит эффективность рабочего времени первых лиц предприятия. Труд ассистента подразумевает, что гендиректор может разгрузить свой рабочий день от значительной части задач, не требующих личного участия, переложив их на помощника.
Не только у выпускников вузов, но даже у более опытных соискателей должность персонального помощника ассоциируется в первую очередь со скучной секретарской работой, однако на деле ассистент может выполнять различные административные роли.
Специфика профессии
Наверное, редкая должность сравнится по уровню противоречивости и размытости требований, как работа личного помощника, которая должна быть не столько профессией, сколько призванием.
Специфика должности «личный ассистент» такова, что невозможно заранее просчитать все нюансы, особенности, полный функционал, поскольку конкретный круг обязанностей по большей части зависит от индивидуальных потребностей работодателя. Иногда директору требуется человек, который избавил бы его от «бумажной работы», порой ассистент занят выполнением личных поручений. Некоторые директора предпочитают нанимать двух помощников для различных видов деятельности, а в крупных компаниях помощник может выполнять роль главы специального отдела и даже иметь собственных подчинённых.
Общие обязанности ассистента
Функциональные обязанности работников, занятых данным направлением деятельности, включают в себя немало пунктов:
В некоторых компаниях ассистент может отвечать за документооборот всей организации или руководить отделом секретариата.
Дополнительные функции помощника руководителя
Обычно список обязанностей бизнес-ассистента значительно шире, чем функционал секретаря или администратора. Личный помощник, на которого возлагаются дополнительные обязанности, — обычное дело для данной сферы деятельности.
Чаще всего руководителю требуется сотрудник с разноплановыми способностями и талантами. Круг обязанностей должности личного помощника может подразумевать перевод документов с иностранного языка, а также сопровождение руководителя на деловых встречах в качестве переводчика: порой на переговорах озвучивается такая информация, которую нельзя доверить стороннему лицу. На ассистента могут возлагаться заботы о бытовых потребностях директора: заказ такси, гостиничного номера, организация питания, оформление необходимых для поездки документов. Словом, каждый руководитель предъявляет свои особенные требования к кандидату на роль правой руки первого лица компании.
Профессиональные запросы к соискателю на должность личного ассистента руководителя
Профессию помощника часто рассматривают как карьерный старт, возможность получить управленческий опыт и вникнуть в практические тонкости выбранной отрасли. Молодому выпускнику имеет смысл рассматривать предложения средних организаций, поскольку серьёзный топ-менеджер наверняка предпочтёт кандидата, обладающего определённым жизненным опытом и профессиональными навыками. Впрочем, не бывает правил без исключений, иногда вакансия крупной корпорации достаётся молодым, но талантливым соискателям.
Требования к опыту и образованию ассистента
Соискатель на должность личного помощника должен обладать как минимум средним профессиональным, а лучше — высшим образованием, связанным с администрированием или (в отдельных случаях) со спецификой деятельности предприятия.
Обычно к кандидатам предъявляются следующие профессиональные требования:
Минимальный перечень требований к претенденту на должность персонального помощника может быть расширен в зависимости от размера, сферы деятельности и иных особенностей конкретной компании. Многие организации называют конкурентным преимуществом наличие у соискателя дополнительных курсов или образования по различным бизнес-направлениям.
Личные качества, необходимые помощнику главы компании
Специфика такой ответственной и многогранной профессии, как личный помощник руководителя, требует особого склада характера. Ассистент должен уметь подстраиваться под распорядок дня, психологические особенности, личные предпочтения начальника. Основное требование к ассистенту — его темперамент и модели поведения должны дополнять личность руководителя, а не вступать в диссонанс.
Помощник топ-менеджера должен обладать следующими качествами:
Однако самым главным достоинством личного помощника является безусловная лояльность и стремление соблюдать интересы работодателя.
Нормативно-правовые аспекты должности личного помощника
Квалификационный справочник относит должность личного ассистента к категории руководящих постов. Следовательно, административно-организационные обязанности ассистента расцениваются и регламентируются подобно функционалу руководства (как минимум линейного уровня).
Режим работы
Продолжительность рабочего дня личного помощника зачастую зависит от рабочего распорядка его руководителя. Строгое соблюдение прописанных в нормативных документах рамок трудового дня возможно разве что для вспомогательных должностей, вроде офис-менеджера, а помощник рангом выше обычно вынужден сопоставлять свой график с режимом начальства.
Размытость рабочего дня, а также необходимость всегда оставаться на связи и пребывать в состоянии «боевой готовности» зачастую отпугивает кандидатов, хотя в совокупности рабочие часы составляют не больше времени, чем на любой другой хорошо оплачиваемой должности. Однако необходимо учитывать, что, как на всяком руководящем посту, граница между рабочим и личным временем заметно стирается.
Должностная инструкция
Законодательство РФ не регламентирует процесс разработки должностной инструкции и не предъявляет жёстких требований к её содержанию. Поэтому большинство работодателей самостоятельно определяют круг задач и полномочий для той или иной вакансии.
Должностная инструкция представляет собой структурированное разъяснение смысла конкретной должности, этот нормативный документ содержит не только обязанности, но и права сотрудника.
Учитывая специфику деятельности ассистента, к составлению должностной инструкции следует подойти с предельным вниманием. Не стоит довольствоваться типовым образцом, который не может учесть все нюансы работы на конкретном предприятии. Кроме того, важно различать должности личного помощника и помощника руководителя проекта: обязанности последнего обычно имеют временный характер.
Советы соискателям на должность личного ассистента гендиректора
Как правило, соискатели рассматривают предложения по вакансиям личного помощника гендиректора или владельца бизнеса. Если вы не имеете должного опыта или сомневаетесь в своей способности справиться с обязанностями и функциями помощника руководителя компании, тогда, возможно, стоит попробовать начать свою карьеру с должности ассистента линейного менеджера, например, начальника отдела продаж. Пусть это не столь престижная должность, однако она даёт прекрасную возможность получить необходимый опыт.
Что написать в резюме
Прежде всего, не стоит составлять резюме из шаблонных фраз, подглядывая значение того или иного навыка в интернет-поисковике. Опытный рекрутер раскусит вас на стадии телефонного экспресс-интервью. Недостаток опыта можно компенсировать рассказом о своих личных достижениях, полезных чертах характера, профессиональных знаниях.
Следует помнить, что резюме с фотографией обрабатываются в первую очередь, однако не нужно прикреплять к документу первый попавшийся автопортрет: фото с вечеринки, в тёмных очках, слишком сильно отретушированное и с другими странностями скорее насторожит, чем привлечёт внимание к вашей кандидатуре.
Примерные пункты резюме:
Заполняя графу «Контакты» перечислите все возможные способы связаться с вами: телефон, адрес электронной почты, ссылки на страницы в социальных интернет-порталах. И, кстати, приведите страницу в порядок, так как серьёзные работодатели обращают пристальное внимание на личные странички соискателей. Почистите шок-контент, удалите сомнительные фото, избавьтесь от двусмысленных высказываний.
Карьерный рост личного помощника
Парадокс, свойственный должности личного ассистента руководителя, заключается в том, что, чем лучше показывает себя сотрудник, тем меньше у него шансов сделать карьеру. Хороший помощник обычно продвигается наверх вместе со своим руководителем. Поскольку сотрудник данной должности ценен в первую личными качествами, которым, в отличие от профессиональных навыков, обучить невозможно, директора и топ-менеджеры весьма неохотно отпускают своих помощников строить карьеру.
Впрочем, если ваш руководитель дорожит вами, он постарается по возможности компенсировать ваши неудобства: повышая зарплату, предоставляя дополнительные льготы, улучшая условия труда, подчёркивая ваш статус перед коллективом. Это называется «горизонтальная карьера»: ваша значимость увеличивается при неизменности занимаемого положения.
Заключение
Как любая профессия, должность личного помощника имеет свои плюсы и минусы. Мы уже упоминали ненормированный рабочей день; к недостаткам можно отнести также возрастные ограничения: многие работодатели предпочитают принимать сотрудников не моложе двадцати пяти лет.
Однако возможность тесного сотрудничества с управленцем высшего звена — это неоценимая возможность получить руководящий опыт, который пригодится в любой сфере деятельности, и, может быть, даже открыть собственное дело.