Помощник на документы что за работа
В чем заключается работа документоведа
Любое предприятие и государственное учреждение — это сотни циркуляров, приказов, должностных инструкций, распоряжений. Одним словом — документов. Неважно, в каком виде они передаются, бумажном или электронном. Главное, что без их оборота любое производство встанет, так как нарушится вся коммуникация между ведомствами и отделами. Чтобы этого не произошло, в любом серьезном учреждении держат целый штат специалистов — документоведов.
Чем отличается документовед от делопроизводителя?
Designed by prostooleh/Freepik
Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.
Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.
Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам. Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.
На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.
Обязанности документоведа
Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.
Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.
Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.
Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах:
Учет, контроль и хранение различных документов;
Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;
Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;
Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.
Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.
Требования к знаниям и навыкам документоведа
Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает:
основы права в части делопроизводства;
нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;
порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;
основы программирования и обеспечения работы баз данных;
Ключевой навык работы документоведа заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами. Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах. Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.
Должностная инструкция документоведа
Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций:
Как получить образование документоведа
Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется — «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».
Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии — не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.
Перспективы работы документоведом
Designed by drobotdean/Freepik
Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.
У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.
Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.
Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).
Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.
Средняя зарплата документоведа, вакансии
Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.
Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р. В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:
На что живут личные ассистенты Как отличить вакансию с «нестандартными поручениями» от обычной и сколько можно получать за практически круглосуточную работу
The Village продолжает рассказывать, как люди разных профессий планируют свои доходы и расходы. В новом выпуске — личный ассистент. У помощника руководителя много обязанностей: работа с документами, составление рабочего графика, организация поездок, а иногда еще и личные поручения вроде заказа столика в ресторане или планирования отпуска. Руководители нанимают ассистентов не только потому, что обычный секретарь в офисе, но еще и ради престижа. Личный помощник сопровождает босса на деловых встречах и переговорах — это производит впечатление.
Недавно на бизнес-марафоне «Трансформация» в качестве приза за третье место давали ассистенток-близняшек на год. Но из-за волны возмущения награду поменяли на возможность выступить на сцене «Олимпийского». Мы узнали у девушки, которая работала помощником у троих руководителей, как строятся отношения с боссом, какие поручения нужно выполнять и сколько за это платят.
Бизнес-ассистент
В среднем 150 000 рублей
Расходы
20 000–30 000 рублей
30 000–45 000 рублей
10 000–20 000 рублей
Сошлись характерами
Пять лет назад, получив диплом психолога, я особо работу не искала, делала это очень расслабленно. Просто подумала, что могла бы работать ассистентом, и отправила резюме без особого энтузиазма. Сначала у меня была встреча с эйчаром, потом с руководителем отдела персонала, и только после этого с будущим начальником. Я вышла из офиса, и мне тут же позвонили и попросили прислать документы.
На собеседовании не понять, сработаетесь вы или нет, — это станет ясно только через недели две. Нужно, чтобы ассистент не раздражал руководителя, чтобы они подходили друг другу по характеру. Мне кажется, что обязательно нужно совпасть по энергетике. Есть люди-вампиры, а есть доноры: одни забирают энергию, а другие отдают. Потом еще будет испытательный срок три месяца, чтобы притереться друг к другу.
В тебя могут кинуть чем-то, послать матом, а ты все равно делаешь свою работу.
Обычно важна внешность ассистента, но не менее важно и поведение. Тут каждый руководитель ищет помощника, который ему ближе: кому-то нужен строгий и серьезный, а кому-то — чтобы шутил. Например, я слышала, что у выходцев из силовых структур ассистентами работают только мужчины. Там просто психологически не выдержит женщина: в тебя могут кинуть чем-то, послать матом, а ты все равно делаешь свою работу.
Чтобы работать ассистентом, никакой специальной квалификации не требуется. Обычно просто ищут человека с высшим образованием. Студентам такая работа точно не подойдет, никто не будет отпускать тебя на сессии. Мой диплом психолога не особенно помогает мне в работе: я же не буду раскладывать человека по гештальту или разбирать, почему он себя девиантно ведет.
Работа для молодых
Сначала я устраивалась на позицию личного ассистента, а сейчас в другой компании работаю бизнес-ассистентом вице-президента фирмы. Здесь уже требуется английский, навыки ведения деловой переписки, опыт планирования.
Сейчас у руководителей всех крупных компаний обязательно есть личный помощник, а иногда даже два — персональный ассистент составляет график и занимается личными поручениями, а секретарь ведет документооборот. У нас в компании большой секретариат, все общаются и помогают друг другу. В основном личными помощниками работают люди лет до 27. Обычно те, кто засиделся на этой должности дольше, сидят, пока их не уволят. Лучшее время для построения карьеры они провели на этой работе, и потом найти что-то другое будет сложно.
А вот на некоторых больших предприятиях, с которыми мы работали, секретари — это взрослые женщины лет 45. Там структура еще осталась со времен СССР и все очень долго делается — ты не можешь просто позвонить секретарю и договориться о встрече ваших начальников.
Начальнику нужна помощь
За все время у меня было три начальника. Мне повезло: ни разу я не слышала ни одного грубого слова, никто не повышал на меня голос. Сначала у меня был руководитель — заместитель генерального директора одной крупной компании. Это очень легкий, позитивный человек, но при этом требовательный и уважаемый. Потом у меня была начальница. Это настоящая отличница: требовала все делать четко, даже больше, чем нужно, очень пристальное внимание уделяла мелочам и постоянно боялась, вдруг что-то не понравится вышестоящему руководству. С ней было тяжелее всех. Сейчас у меня довольно молодой руководитель, ему меньше 40 лет, веселый и спокойный человек, интересуется техникой.
Со временем между начальником и помощником устанавливаются доверительные отношения. Я знаю, что он может поделиться со мной чем-то, что не рассказывает дома. Несколько раз по поручениям я встречалась с его женой и сестрой, знаю его детей. Мы очень много времени проводим вместе, поэтому со временем возникает чувство ответственности, относишься к руководителю практически как к родному.
Как-то я по просьбе руководителя читала книгу «Не работайте с мудаками», а потом пересказывала ему, выделяя самое интересное.
Ближе к боссу
Многие относятся к ассистентам с пренебрежением, думают: «Это какая-то секретарша!» На самом деле помощник решает многое. Я максимально приближенный к руководителю человек, веду его календарь. Как бы громко это ни звучало, от меня зависит, попадет человек на встречу в этот день или нет. Поэтому мне иногда приносят букеты и разные вкусности, чтобы установить хорошие отношения.
У меня в руках оказываются контракты на миллиарды, и любой мой косяк создаст цепную реакцию других косяков.
Помимо календаря, на мне еще куча обязанностей: планировать командировки, самой выезжать на рабочие мероприятия, вести протокол на совещаниях, писать деловые письма. Документооборот тоже на мне, хоть сейчас он и переходит в электронный вид, чтобы бумажка не ходила по кабинетам по несколько дней. Ты живешь в постоянном стрессе, потому что вся ответственность на тебе. Руководитель может быть на совещании, а к тебе попадают поручения, письма. У меня в руках оказываются контракты на миллиарды, и любой мой косяк создаст цепную реакцию других косяков.
Не раз случалось, что мне нужно было купить билеты на самолет, но их раскупили. Тут, конечно, шло в ход все: и предложение заплатить больше, и давление тем, что мы являемся корпоративными клиентами. Со временем к таким задачам начинаешь относиться как к обыденности. К начальнику приезжают очень высокопоставленные люди. Бывает, что им нужен какой-то определенный сыр, а его нигде нет. Тут подключаешь просто все возможные ресурсы и достаешь из-под земли.
Без выходных и отпусков
Даже когда я была в отпуске за границей, мне позвонил руководитель и попросил сначала найти контакты нужного ему человека, а потом соединить с ним. И я, находясь за тысячи километров от офиса, все равно продолжала работать. У ассистента нет графика с девяти до шести. Были дни, когда я могла приехать в семь утра на работу, потому что в восемь руководитель уходит на совещание — ему нужно подготовить документы и сварить кофе. При этом уходить из офиса я могу в 11 вечера. Такой график очень тяжело совмещать с личной жизнью. Ты можешь договориться с кем-то на семь вечера, а потом узнать, что в компании срочная встреча в это же время.
Позавчера пошла на собеседование, позвали как на работу в офисе, но как сказали про поездки 4 раза в год заграницу и что возьмут сразу руководителем оптового отдела, задумалась. Позвонили вечером, поздравили с пройденным этапом и пригласили на следующий. Знаю, что где-то разводят, но не пойму где. Т.к. живу в соседнем доме, то пошла. сегодня посетила первую лекцию в tiens group, на Малодетскосельском проспекте (СПб). После надо было заплатить 800 руб. за билет на какой-то там семинар с участием звезд шоу-бизнеса и выдающихся членов этой компании. Как сказала, что билет не куплю, сразу попер негатив, типа, вы чё тогда пришли, если не хотите строить карьеру. Затем мне предложили брошюрки (Рублей по пять в инете) с залогом либо документов, либо 150 руб. Я сказала, что документы в любом случае не оставлю, взяла в руки брошюрку, полистать. мне говорят: «Мы здесь ничего не листаем, берем домой и делаем ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ, и мне не надо, чтобы вы тут мне выказывали свое недоверие». Ну вобщем мы друг друга поняли и интерес ко мне пропал. Выходя из зала на ходу бросила: «Лохотрон». В ответ слышу: «Да Вы что, правда?». Кое-кто даже хотел что-то спросить, но не стала задерживаться. Обидно, что так дешево разводят, думала будет интересней.
No one ever died from wanting too much
зелёный и чешуйчатый
В ответ на: Обидно, что так дешево разводят, думала будет интересней. 🙂
Подпись на реконструкции
Из двух спорящих виноват тот, кто умнее.
В мире все забываемо, заменяемо и посылаемо.
народ, не кормите вы этих зомбо-тролей, повылазили в кризис со своими таблетками в носках))
Audiatur et altera pars.
Следует выслушать и другую сторону.
Позавчера пошла на собеседование, позвали как на работу в офисе, но как сказали про поездки 4 раза в год заграницу и что возьмут сразу руководителем оптового отдела, задумалась. Позвонили вечером, поздравили с пройденным этапом и пригласили на следующий. Знаю, что где-то разводят, но не пойму где. Т.к. живу в соседнем доме, то пошла. сегодня посетила первую лекцию в tiens group, на Малодетскосельском проспекте (СПб). После надо было заплатить 800 руб. за билет на какой-то там семинар с участием звезд шоу-бизнеса и выдающихся членов этой компании. Как сказала, что билет не куплю, сразу попер негатив, типа, вы чё тогда пришли, если не хотите строить карьеру. Затем мне предложили брошюрки (Рублей по пять в инете) с залогом либо документов, либо 150 руб. Я сказала, что документы в любом случае не оставлю, взяла в руки брошюрку, полистать. мне говорят: «Мы здесь ничего не листаем, берем домой и делаем ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ, и мне не надо, чтобы вы тут мне выказывали свое недоверие». Ну вобщем мы друг друга поняли и интерес ко мне пропал. Выходя из зала на ходу бросила: «Лохотрон». В ответ слышу: «Да Вы что, правда?». Кое-кто даже хотел что-то спросить, но не стала задерживаться. Обидно, что так дешево разводят, думала будет интересней.
У меня даже были думки как-то по поводу того, что с другой компанией мне возможно было бы проще строить свой бизнес, но менять не стал, потому как тут мне нравится продукция и нравится с ней работать, а это очень важно в сетевом бизнесе.
А пример компании лохотрона я уже в одном из топиков про сетевой маркетинг приводил, потому как в лохотроны обычно влетают те кто не имеет представления про сетевой маркетинг.
В ответ на: с которой я строю свой бизнес
В ответ на: я строю свой бизнес
Просто разница между нами в том, что я рассуждаю об этом бизнесе занимаясь им и смотрю как делают этот бизнес другие люди, а вы рассуждаете ничего не зная про бизнес и руководствуетесь лишь мнениями со стороны.
Каждый свободен ограничивать свою свободу выбора и желаний по своему выбору и желанию!
В ответ на: я строю свой бизнес
дом2, млин.
В ответ на: Вообще в сетевом бизнесе лично для меня авторитетом является Дмитрий Смакотин
В ответ на: А то что слова «свой бизнес» используют только манагеры неудачники я бы так не сказал. Вы как-то по другому можете выразить слова «свой бизнес» или «свое дело»?
В ответ на: Я в поиске работы просто перестала реагировать, если отказывались обьяснить что за работу хотят предложить.
В ответ на: Вообще в сетевом бизнесе лично для меня авторитетом является Дмитрий Смакотин
В ответ на: А то что слова «свой бизнес» используют только манагеры неудачники я бы так не сказал. Вы как-то по другому можете выразить слова «свой бизнес» или «свое дело»?
Почему же никак без авторитетов, можно и без них, ссылку на него я привел лишь для примера, что работать можно и так, главное только мозги подключить, а не надеяться на все готовое.
А то, что вы пишете, что зарабатывают только единицы которые в самом начале пришли это вообще бред, потому как я сам вижу как пришедшие в бизнес люди постепенно растут и бизнес у них хоть и медленно, но развивается. Конечно, получается опять же у тех кто действительно начинает заниматься и работать.
Хотя здесь на счет профессии менеджера прямых продаж я мог и что-то неверно истолковать потому как я написал так как это я себе представляю данную профессию, потому как сам я так не работал.
Кто ни будь работал помощником Руководителя или административным помошником?
Мерлин 19 октября 2011 в 11:24 #1
_ 19 октября 2011 в 11:28 #3
Это всё обман! Неужели вы думаете что человеку без опыта работы будут платить 25, 50 или 100 т.р. 
По телефону вам скажут всё КРУТО приезжайте! А когда приедете туда с вас попросят деньги за их якобы замечательный продукт, который вам надо будет впоследствии впаривать где угодно.
Вот, собственно ссылка почитайте на досуге ссылка
P.S. если в жизни было бы всё так просто, то каждый бы работал помощником руководителя, если бы там платили так, как написано у них в объявлении! 
xllxLexachxllx (автор) 19 октября 2011 в 11:40 #4
Малыша 19 октября 2011 в 11:40 #5
Анна80 19 октября 2011 в 12:15 #6
Ник 82 19 октября 2011 в 12:26 #7
xllxLexachxllx (автор) 19 октября 2011 в 12:29 #8
Olga_com 19 октября 2011 в 13:43 #9
Малыша 19 октября 2011 в 13:44 #10
Анна80 19 октября 2011 в 14:46 #11
А потом я нашла работу.
Малыша 19 октября 2011 в 15:31 #13
Ланна 19 октября 2011 в 16:41 #15
Е Л Е Н А 19 октября 2011 в 18:02 #17
Я работала и секретарём, и персональным ассистентом. Во втором случае секретарь была у меня в подчинении и в мои обязанности, помимо непосредственно поручений шефа, входил контроль деятельности секретаря. Тут нужно действительно смотреть на требования, которые предъявляются к кандидату. Если написано, что нужна вышка, знание языков, опыт работы от 3 лет, куча умений и навыков, можно относиться серьёзно. Если опыт работы, возраст и наличие опыта неважно, скорее всего это лохотрон типа тянь-ши.
Е Л Е Н А, это по-любому Тянь-Ши
Е Л Е Н А 19 октября 2011 в 21:29 #19
Марлен 20 октября 2011 в 22:34 #20
Я вот за 10000 в неделю работаю ситуация очень схожа
Yuriko 8 ноября 2012 в 17:28 #24
Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума.
Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите в свой личный кабинет.