Помощник или ассистент что лучше
Как найти ассистента руководителя и чем он отличается от личного помощника
Делегирование поручений ассистенту позволяет уделять больше времени стратегическим задачам компании или наконец-то высвободить час-другой для личных дел. 3 шага по поиску ассистента руководителя.
Бизнес-ассистент или личный помощник: в чем разница
— У руководителя или владельца бизнеса, независимо от масштабов компании, рано или поздно возникает потребность переложить часть обязанностей на плечи помощника. Делегирование простых поручений ассистенту позволяет уделять больше времени стратегическим задачам компании или наконец-то высвободить час-другой для личных дел. Но прежде чем приступать к поискам, руководителю самому нужно четко понять, какие вопросы будет решать помощник и какие задачи ему можно делегировать.
Исходя из описания вакансий бизнес-ассистентов, размещенных на Авито, им поручают планировать рабочий день начальника, вести деловую переписку, участвовать в рабочих совещаниях, готовить документы на подпись и выполнять другие обязанности вплоть до самостоятельного принятия деловых решений.
А персональному помощнику обычно передают личные дела вроде покупки подарков родственникам и коллегам, организации трансфера из аэропорта или бронирования столика в ресторане. Однако и он следит за расписанием шефа и тоже принимает участие в бизнес-процессах.
Чаще руководители предпочитают видеть в качестве помощника настоящую «палочку-выручалочку» — человека, которому можно полностью доверить часть своей жизни, как личной, так и рабочей. Однако лучше сразу четко разграничить эти роли и не поручать бизнес-ассистенту покупку билетов в театр, а личному помощнику — сведение бюджета.
Где подыскать помощника
Вакансию ассистента руководителя, как и любого другого специалиста, можно разместить на сайтах по поиску персонала. Описание должно включать обязательную информацию об условиях работы, обязанностях сотрудника, требованиях к его опыту и навыкам, о зарплатной вилке с учетом премий и других бонусах. Стоит добавить в него подробности о компании и задачах, которые предстоит решать ассистенту.
Если текст будет написан от имени самого директора, он станет более привлекательным, чем шаблонное описание должности. И такую «личную» вакансию можно опубликовать в соцсетях руководителя.
Этот вариант может показаться даже более подходящим, но нужно обязательно учитывать количество подписчиков и их соответствие целевой аудитории. Иначе можно получить тысячи откликов, а релевантной окажется всего десятая часть из них.
Поисками личного ассистента можно заняться и в собственной компании — достойные кандидаты, возможно, уже есть среди действующих сотрудников. Например, если открывается вакансия ассистента, можно рассмотреть сотрудника с позиции секретаря-референта Преимущество такого подхода в том, что помощник будет знаком с деятельностью предприятия и сможет сразу включиться в процесс, не проходя период адаптации.
Еще один вариант — рекомендации коллег из профессионального сообщества. Правда, в этом случае подбор может затянуться, хотя среди рекомендованных специалистов может найтись тот самый, единственный.
Как выбрать одного ассистента из числа многих
После публикации вакансии на job-сервисе придется просмотреть большое количество откликов. Первичный отсев нерелевантных кандидатов помогут осуществить фильтры сервисов, например, конкретный стаж работы, наличие высшего образования или уверенное владение иностранным языком. Сэкономит время наличие сопроводительного письма.
Если кандидат не ограничился шаблонной отпиской, а составил текст непосредственно под указанную вакансию, значит, он действительно заинтересовался должностью, а не откликается на все объявления подряд.
На собеседовании стоит подробнее расспросить кандидата о профессиональных навыках, его достижениях на предыдущих местах, смоделировать проблемные ситуации и узнать, как он будет их решать. Тестовое задание помогает понять, как мыслит потенциальный сотрудник, и выбрать наиболее подходящего по типу личности и мышления.
На этапе индивидуального интервью принимать участие в подборе ассистента должен уже сам руководитель, если он еще раньше не подключился к поиску. Будет ли комфортно работать с помощником, возникнет ли с ним взаимопонимание, легко ли установится определенная степень доверия — это может понять только сам глава компании.
И в завершение несколько слов о заработках личного помощника. По данным аналитиков Авито, в Екатеринбурге медианная зарплата* ассистентов руководителей составляет 30 тыс. руб. В базе сервиса встречаются вакансии и с более высокой оплатой — от 60 до 100 тыс. руб., что, в первую очередь, зависит от навыков и опыта специалиста.
Особенно ценят кандидатов, которые трудились на одном месте по несколько лет, а не меняли работу каждые полгода. От «правой руки» руководителя также ожидают умения работать в режиме многозадачности и готовности быть на связи 24/7.
*Медианная зарплата — сумма, больше и меньше которой получают по 50% работников.
Бизнес-ассистент и помощник руководителя: кто это, что именно они делают и чем отличаются их обязанности
Бизнес-ассистент — это ключевой сотрудник в компании. Он занимается планированием дел руководителя, снимает с него множество задач и вникает в основные бизнес-процессы. Из статьи вы узнаете его функционал, “примерите” на себя эту должность и поймете, насколько она вам подходит.
Кто такой бизнес-ассистент
Это человек, который работает с бизнес-процессами и личными задачами руководителя. А именно:
Планирует рабочий график руководителя
Поддерживает деловые контакты: ведет переписку и созванивается с партнерами, контрагентами, поставщиками, клиентами, подрядчиками
Под задачу находит аутсорсеров, передает им часть дел и контролирует выполнение работы
В рамках своей компетенции, собирает, анализирует и систематизирует необходимую информацию
Предоставляет ее руководителю в готовом виде — ему уже не нужно вникать и тратить время
Благодаря синтезу этих задач, ассистент значительно разгружает своего работодателя и помогает развивать бизнес. Ассистент знает практически все о деловой жизни руководителя и всех ключевых процессах в компании.
И позицию бизнес-ассистента не стоит путать с должностью
Личного помощника руководителя
Который, главным образом, занимается персональными поручениями руководителя. Да, они могут быть связаны с работой, но большая их часть — это бытовая рутина, а не бизнес-процессы.
В этом главное отличие помощника от ассистента: бизнес-ассистент в меньшей степени занимается решением личных задач руководителя. Да, он может брать дополнительные обязанности, а его основной функционал — решение вопросов, связанных с бизнес-процессами
Личный помощник занимается обеспечением комфортной работы руководителя за счет разгрузки личных задачи, а бизнес-ассистент имеет возможность решать разные задачи именно в бизнесе.
Какими качествами должен обладать бизнес-ассистент?
Возможностью быстро собирать, анализировать и систематизировать нужную информацию, организационными возможностями, владение тайм-менеджментом и т.д.
И это лишь часть, полный перечень нужных качеств вы узнаете из следующей статьи.
Можно ли вырасти из бизнес-ассистента до руководящей позиции?
Один из главных путей развития ассистента — это руководящие позиции. Его работа уже предполагает прокачку навыков, которые нужны для управленческой должности. А вот с позиции личного помощника сложнее расти по руководящей линии.
Мы готовим новые статьи, связанные с: работой личного помощника, бизнес-ассистента, менеджера блогера и т.д. И чтобы такие материалы были для вас максимально полезными и практичными — посоветуйте в комментариях:
Какие качества помощника и ассистента считаете ключевыми
Что вам кажется привлекательным в этой работе
«Рабочий день идет, пока не заснешь»: сколько зарабатывает ассистент руководителя
В Воронеже
Героиня этого выпуска мечтала, как в фильме «Дьявол носит Prada», стать ассистентом очень важного человека и бегать по всему городу, выполняя его поручения. В итоге сменила несколько мест работы и устроилась в компанию с руководителем-экспатом. Она рассказала, чем работа с иностранцем отличается от работы с российскими начальниками, каково работать 24/7, без каких качеств не стать хорошим ассистентом и как получить максимальную выгоду от такой работы.
Это история читателя из Сообщества Т—Ж. Редакция задала наводящие вопросы, бережно отредактировала и оформила по стандартам журнала.
Выбор профессии
Я окончила Воронежский государственный университет по специальности «международные отношения». Поступать было несложно: я отличница-медалистка, у меня были хорошие баллы по ЕГЭ. Поступила на платное отделение, так как бюджетное место было только одно и, конечно, не для меня. Обучение стоило 75 000 Р в год и дорожало с каждым курсом. В итоге для работы из вуза не пригодилось почти ничего — разве что курс «Экселя» на парах по информатике.
После окончания университета я поехала в Москву. Планировала, что найду работу и останусь там навсегда. Собрала все — от носков до подушек и одеял, забила свой маленький хэтчбэк до потолка, взяла попутчика на сервисе поездок, чтобы сэкономить на бензине, и уехала.
Остальное время в Москве я потратила на собеседования. Искала вакансии, близкие к моей специальности, но их было немного, а у меня не было опыта, я из глубинки, без жилья в Москве и связей — шансов найти что-то подходящее не было. Я откликалась на сайтах по поиску работы, ходила на все собеседования, куда приглашали. В основном это были вакансии в госструктурах — например, специалист в пенсионный фонд или в МФЦ, вакансии секретаря или помощника руководителя.
Я мечтала, как в фильме «Дьявол носит Prada», носиться по всему городу и решать нелепые, но очень важные задачи.
За три с лишним месяца в Москве я посетила около 100 собеседований. В день у меня было от одной до четырех встреч — максимум я успевала посетить, только если места были недалеко друг от друга. В 80% случаев я получала отказы, в 20% — отказывалась сама из-за маленькой зарплаты, которой не хватило бы даже на аренду квартиры, или из-за странных предложений. Например, однажды я откликнулась на вакансию секретаря директора, а на собеседовании оказалось, что нужны интимные услуги. Один раз попала к мошенникам, которые обещали устроить стюардессой на борт, но с условием оплаты обучения в школе стюардесс. Еще был офис микрозаймов, где надо было выдавать кредиты под огромные проценты.
В Москве я жила у родственников за оплату коммуналки, на расходы давали деньги родители. Все, на что их хватало, — проезд в метро, печенье из банана и овсянки на завтрак и гречка на ужин.
В итоге мои ресурсы иссякли, работы не было, и мне пришлось вернуться в Воронеж. Оказалось, что там проще найти работу: через два месяца после возвращения я устроилась помощником депутата. Собеседование прошла за пять минут: руководитель задал пару вопросов, посмотрел, так сказать, на адекватность, а на следующий день я уже вышла на работу.
Меня долго не оформляли официально, зарплату давали в конверте. Мы работали с 10:00 до 17:00. Ну как работали — сидели, это же чиновничий аппарат, в 17:01 в офисе уже гулял ветер. Хотя не все депутаты ленивые и толстые — есть идейные и преданные своему делу. Но работа была очень скучная: принеси, подай, сходи в магазин. Зато научили пользоваться дыроколом и офисным МФУ.
Я проработала там ровно год — для престижной записи в резюме. Параллельно училась в магистратуре ВГУ на направлении «государственное и муниципальное управление». Когда поступала, я еще планировала жить в Москве и приезжать только на сессии, так что училась заочно.
После работы в Думе я устроилась помощником к одному крупному застройщику, там платили больше и нужно было думать головой, а не просто сидеть. Эта работа как раз была похожа на фильм «Дьявол носит Prada»: надо было носиться по всяким глупым делам, а когда прибегал, оказывалось, что это уже не нужно, делай что-то другое.
Левой рукой звони, правой пиши, носом печатай, ногой держи сумки.
И все это на нервяках, потому что шеф кипел, просто если не так стоишь или громко дышишь. Там было регламентировано, что начальник должен услышать не больше двух гудков, когда звонит тебе. Я проработала там четыре месяца, ушла на сессию и уже не вернулась.
На что живут личные ассистенты Как отличить вакансию с «нестандартными поручениями» от обычной и сколько можно получать за практически круглосуточную работу
The Village продолжает рассказывать, как люди разных профессий планируют свои доходы и расходы. В новом выпуске — личный ассистент. У помощника руководителя много обязанностей: работа с документами, составление рабочего графика, организация поездок, а иногда еще и личные поручения вроде заказа столика в ресторане или планирования отпуска. Руководители нанимают ассистентов не только потому, что обычный секретарь в офисе, но еще и ради престижа. Личный помощник сопровождает босса на деловых встречах и переговорах — это производит впечатление.
Недавно на бизнес-марафоне «Трансформация» в качестве приза за третье место давали ассистенток-близняшек на год. Но из-за волны возмущения награду поменяли на возможность выступить на сцене «Олимпийского». Мы узнали у девушки, которая работала помощником у троих руководителей, как строятся отношения с боссом, какие поручения нужно выполнять и сколько за это платят.
Бизнес-ассистент
В среднем 150 000 рублей
Расходы
20 000–30 000 рублей
30 000–45 000 рублей
10 000–20 000 рублей
Сошлись характерами
Пять лет назад, получив диплом психолога, я особо работу не искала, делала это очень расслабленно. Просто подумала, что могла бы работать ассистентом, и отправила резюме без особого энтузиазма. Сначала у меня была встреча с эйчаром, потом с руководителем отдела персонала, и только после этого с будущим начальником. Я вышла из офиса, и мне тут же позвонили и попросили прислать документы.
На собеседовании не понять, сработаетесь вы или нет, — это станет ясно только через недели две. Нужно, чтобы ассистент не раздражал руководителя, чтобы они подходили друг другу по характеру. Мне кажется, что обязательно нужно совпасть по энергетике. Есть люди-вампиры, а есть доноры: одни забирают энергию, а другие отдают. Потом еще будет испытательный срок три месяца, чтобы притереться друг к другу.
В тебя могут кинуть чем-то, послать матом, а ты все равно делаешь свою работу.
Обычно важна внешность ассистента, но не менее важно и поведение. Тут каждый руководитель ищет помощника, который ему ближе: кому-то нужен строгий и серьезный, а кому-то — чтобы шутил. Например, я слышала, что у выходцев из силовых структур ассистентами работают только мужчины. Там просто психологически не выдержит женщина: в тебя могут кинуть чем-то, послать матом, а ты все равно делаешь свою работу.
Чтобы работать ассистентом, никакой специальной квалификации не требуется. Обычно просто ищут человека с высшим образованием. Студентам такая работа точно не подойдет, никто не будет отпускать тебя на сессии. Мой диплом психолога не особенно помогает мне в работе: я же не буду раскладывать человека по гештальту или разбирать, почему он себя девиантно ведет.
Работа для молодых
Сначала я устраивалась на позицию личного ассистента, а сейчас в другой компании работаю бизнес-ассистентом вице-президента фирмы. Здесь уже требуется английский, навыки ведения деловой переписки, опыт планирования.
Сейчас у руководителей всех крупных компаний обязательно есть личный помощник, а иногда даже два — персональный ассистент составляет график и занимается личными поручениями, а секретарь ведет документооборот. У нас в компании большой секретариат, все общаются и помогают друг другу. В основном личными помощниками работают люди лет до 27. Обычно те, кто засиделся на этой должности дольше, сидят, пока их не уволят. Лучшее время для построения карьеры они провели на этой работе, и потом найти что-то другое будет сложно.
А вот на некоторых больших предприятиях, с которыми мы работали, секретари — это взрослые женщины лет 45. Там структура еще осталась со времен СССР и все очень долго делается — ты не можешь просто позвонить секретарю и договориться о встрече ваших начальников.
Начальнику нужна помощь
За все время у меня было три начальника. Мне повезло: ни разу я не слышала ни одного грубого слова, никто не повышал на меня голос. Сначала у меня был руководитель — заместитель генерального директора одной крупной компании. Это очень легкий, позитивный человек, но при этом требовательный и уважаемый. Потом у меня была начальница. Это настоящая отличница: требовала все делать четко, даже больше, чем нужно, очень пристальное внимание уделяла мелочам и постоянно боялась, вдруг что-то не понравится вышестоящему руководству. С ней было тяжелее всех. Сейчас у меня довольно молодой руководитель, ему меньше 40 лет, веселый и спокойный человек, интересуется техникой.
Со временем между начальником и помощником устанавливаются доверительные отношения. Я знаю, что он может поделиться со мной чем-то, что не рассказывает дома. Несколько раз по поручениям я встречалась с его женой и сестрой, знаю его детей. Мы очень много времени проводим вместе, поэтому со временем возникает чувство ответственности, относишься к руководителю практически как к родному.
Как-то я по просьбе руководителя читала книгу «Не работайте с мудаками», а потом пересказывала ему, выделяя самое интересное.
Ближе к боссу
Многие относятся к ассистентам с пренебрежением, думают: «Это какая-то секретарша!» На самом деле помощник решает многое. Я максимально приближенный к руководителю человек, веду его календарь. Как бы громко это ни звучало, от меня зависит, попадет человек на встречу в этот день или нет. Поэтому мне иногда приносят букеты и разные вкусности, чтобы установить хорошие отношения.
У меня в руках оказываются контракты на миллиарды, и любой мой косяк создаст цепную реакцию других косяков.
Помимо календаря, на мне еще куча обязанностей: планировать командировки, самой выезжать на рабочие мероприятия, вести протокол на совещаниях, писать деловые письма. Документооборот тоже на мне, хоть сейчас он и переходит в электронный вид, чтобы бумажка не ходила по кабинетам по несколько дней. Ты живешь в постоянном стрессе, потому что вся ответственность на тебе. Руководитель может быть на совещании, а к тебе попадают поручения, письма. У меня в руках оказываются контракты на миллиарды, и любой мой косяк создаст цепную реакцию других косяков.
Не раз случалось, что мне нужно было купить билеты на самолет, но их раскупили. Тут, конечно, шло в ход все: и предложение заплатить больше, и давление тем, что мы являемся корпоративными клиентами. Со временем к таким задачам начинаешь относиться как к обыденности. К начальнику приезжают очень высокопоставленные люди. Бывает, что им нужен какой-то определенный сыр, а его нигде нет. Тут подключаешь просто все возможные ресурсы и достаешь из-под земли.
Без выходных и отпусков
Даже когда я была в отпуске за границей, мне позвонил руководитель и попросил сначала найти контакты нужного ему человека, а потом соединить с ним. И я, находясь за тысячи километров от офиса, все равно продолжала работать. У ассистента нет графика с девяти до шести. Были дни, когда я могла приехать в семь утра на работу, потому что в восемь руководитель уходит на совещание — ему нужно подготовить документы и сварить кофе. При этом уходить из офиса я могу в 11 вечера. Такой график очень тяжело совмещать с личной жизнью. Ты можешь договориться с кем-то на семь вечера, а потом узнать, что в компании срочная встреча в это же время.
Ассистенты и помощники разных типов: для чего и кому
Когда хочется успеть все и сразу, а собственного времени на это катастрофически не хватает — пора искать помощь со стороны. Какой помощник подойдет именно вам разберемся далее в материале.
Ассистенты и помощники разных типов: для чего и кому
Итак, начнем с самого главного — зачем же нужны помощники или ассистенты? Конечно, для экономии времени, чтобы выделить час или более, на решения глобальных задач или на свой собственный отдых. Эти специалисты способны оптимизировать расписание начальника так, чтобы у него появилась возможность сделать что-то важное для бизнеса или для себя.
Какие бывают ассистенты и помощники?
Личные. Они востребованы у директоров крупных компаний и предприятий с развитым штатом административного персонала. Личный помощник выполняет поручения только своего руководителя и не занимается делами других сотрудников или офиса.
Функционал личного ассистента в административном обеспечении шефа: от планирования расписания и встреч, до сопровождения в поездках и на переговорах, совершение покупок и прочих личных поручений.
Задача такого помощника — максимально взять на себя организационные и административные задачи. Комфортная рабочая обстановка руководителя в приоритете для личного ассистента.
Кстати, личный ассистент необходим не только бизнесменам, но и топ-менеджерам или «селебрити».
Персональные. Отличаются от личных тем, что могут заниматься исключительно делами самой главной персоны — своего начальника. Они выполняют поручениями часто не связанные с работой: заказом билетов на концерт, получением белья из химчистки, поиском репетитора для ребенка и т. д.
Персональные помощники и ассистенты часто работают с богатыми и знаменитыми людьми, у которых нет времени на решение бытовых проблем. Но и владельцы бизнеса имеют таких же помощников, чтобы не отвлекаться на мелочи и сосредоточиться на делах.
Бизнес-ассистенты. Большой документооборот в крупных и средних компаниях требует особого подхода. Поэтому руководители предприятий, адвокаты и прочие загруженные деловые люди, предпочитают поручать часть рутины с бумагами вот таким техническим управленцам или бизнес-ассистентам.
Эти специалисты прекрасно справляются с документами, самостоятельно ведут проекты, организуют встречи и переговоры, проводят совещания и по сути являются правой рукой директора.
Компетентный бизнес-ассистент обладает знаниями в области финансов, юриспруденции, маркетинга, навыками управления персоналом и event-менеджмента.
Административный. Специалисты с административными задачами хорошо выполняют работу, следуя четким правилам и процедурам.
Инициативности от них ожидать не стоит, но успеха в поставленных задачах они достигают благодаря строгому соблюдению инструкции, что очень важно в административных делах. На него можно положиться, так как его обязанности схожи с секретарскими и при этом намного шире.
Он обладает отличными навыками в плане коммуникаций, способен найти контакты с любым сотрудником или клиентом. В компаниях с работниками более 25 человек без администратора сложно обойтись.
Определиться какой помощник или ассистент нужен именно вам,