Что относится к персональным данным. Кому их можно передавать, как хранить и уничтожать
В последние годы вопрос о персональных данных стал крайне острым ввиду активной цифровизации, а следовательно, и с ростом рисков по утечке и мошенническом использовании информации. При проведении проверок инспекторы обращают внимание на документы, относящиеся к персональным данным, их наличие, хранение, согласие работников на обработку и т.д.
Что такое персональные данные и что к ним относят
Персональные данные — это любая информация, прямо или косвенно относящаяся к физическому лицу, и позволяющая его определить. Это из статьи 3 ФЗ «О персональных данных», от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон).
К персональным данным, согласно данному закону, относят:
Но стоит учитывать, что некоторые из этих данных сами по себе, без связки с другими данными, персональными являться не могут. Если номер телефона сам по себе не является персональными данными, то в базе оператора, с указанием ФИО владельца — является. Адрес электронной почты в формате petrov_sergey_1987@mail.ru — тоже относится к персональным данным, как и ФИО, с привязкой к ИНН, номеру телефона или месту регистрации.
Также существует классификация персональных данных. Их подразделяют на:
Такая классификация дана в Постановлении Правительства от 1 ноября 2012 г. № 1119.
Немного подробнее по каждой категории.
Общедоступные — те, на доступ к которым дано согласие субъекта персональных данных, а не те, которые можно найти в общем доступе в интернете.
Специальные — информация о расе, национальности и религии; политических и философских взглядах, здоровье, подробностях личной жизни,
Биометрические — информация о физиологических и биологических особенностях человека. Это отпечатки пальцев, генетическая информация, рисунок радужной оболочки глаз, образцы голоса, фотографии.
Но здесь тоже важна определенная привязка к личности. Например, отпечаток пальца, используемый для идентификации сотрудника для входа в офис. Или скан радужной оболочки глаза.
К иным данным относится все остальное. Это как папка «разное» на большинстве компьютеров. Это электронная почта или геолокация,
информация о принадлежности к определенной социальной группе,
Обработка персональных данных
Любой договор с физлицом, содержащий его личные данные (а он и будет их содержать, если это не публичная оферта), должен в обязательном порядке содержать раздел о персональных данных. Без письменного согласия человека, обработка персональных данных оператором, а также их передача третьим лицам — запрещена.
Вообще, обработка персональных данных — это вообще любые действия, которые с ними делают. Сюда входит:
В свою очередь, обработка может осуществляться тремя путями:
После того, как персональные данные обработаны они отправляются на хранение в архив. Это может быть и отдельное специализированное помещение (если речь о бумажных документах) и электронное хранилище (например, облачное). В любом случае вам впоследствии нужно иметь возможность оперативно найти данные и уничтожить их (по требованию субъекта) или передать (в силу закона).
Что будет, если нарушить законодательство о персональных данных
Следит за соблюдением законодательства в этой сфере организация, которая у многих на слуху — Роскомнадзор. Применяемая статья — 13.11 КоАП.
Если собирать персональные данные о гражданах РФ на серверы, расположенные за пределами РФ — штраф до 6 миллионов.
Что делать, чтобы не попасть под штрафы
Чтобы собирать, хранить и обрабатывать ПД, нужно соблюдать требования Закона № 152-ФЗ. Краткий чек-лист:
Все нужна регистрация в Роскомнадзоре?
Может возникнуть ощущение, что уже давно всем работодателям нужно бежать в Роскомнадзор и регистрироваться как оператору персональных данных. Однако это не так. Вот исключения:
Во всех остальных случаях — регистрация обязательна!
Не забудьте, что в Делис Архив действует акция «Новогодняя» — дарим полезные подарки действующим и будущим клиентам!
Персональные данные сотрудника: как с ними работать
Неоднозначное понимание того, что именно скрывается под персональными данными, в итоге приводит к конфликту между сторонами, когда работодатель и работник злоупотребляют своими правами. Чтобы избежать таких ситуаций, надо понимать, как правильно обрабатывать персональные данные на каждом этапе взаимодействия.
Основные документы, на которые нужно ориентироваться при обработке персональных данных, — это Конституция РФ (ст. 24) и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон о персональных данных).
В ст. 24 Конституции РФ говорится, что «сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются». Закон о персональных данных определяет значение не только ключевых понятий, с которыми придется сталкиваться на практике каждому работодателю, но и вводит принципы и условия обработки персональных данных, права субъекта персональных данных и другие важные моменты.
Вопросам защиты персональных данных работника посвящена гл. 14 ТК РФ.
Что включают персональные данные работника
Персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному физическому лицу (субъекту персональных данных). Как правило, эти данные позволяют идентифицировать конкретного человека.
В рамках трудовых отношений работодатель может запрашивать только те персональные данные, которые нужны для выполнения трудовой функции. К ним относятся ФИО, сведения о предыдущей работе, документы, которые необходимы для устройства на работу (паспорт, трудовая книжка и т.д.), сведения об образовании. Такие сведения, как вероисповедание, работодатель запрашивать не имеет права, так как они не требуются для выполнения трудовой функции.
Сложность обработки персональных данных заключается в том, что на разных этапах взаимодействия и при решении различных трудовых задач у работодателя могут возникнуть вопросы. Например, считается ли та информация, которая содержится в резюме кандидата, персональными данными? Должен ли он давать согласие в этом случае, даже если его не возьмут на работу? Нужно ли как-то согласовывать с работником факт передачи данных для оформления пропуска? Можно ли размещать фотографию работника на доске почета без его согласия? Допускается ли размещение «черных списков» сотрудников на сайте компании? Что делать с данными уволенных сотрудников?
На все эти вопросы важно знать ответы. Тем более что периодически разъяснения по ним публикуют Минтруд, Роструд, Роскомнадзор.
Что делать с персональными данными кандидата
Еще на этапе просмотра резюме компания начинает собирать персональные данные кандидатов. Она может сохранять резюме в специальных программах, распечатывать их, сохранять контакты для дальнейшей связи и т.д.
В резюме обычно представлен целый перечень персональных данных — от номера телефона до сведений об образовании и предыдущих местах работы.
Роскомнадзор предупреждает о том, что обработка персональных данных соискателей предполагает получение соответствующего согласия от них. Согласие следует оформлять на период принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Но есть и исключения, когда такое согласие не требуется:
В согласии нужно обязательно указать цель получения персональных данных — рассмотрение кандидата на вакантную должность. Можно воспользоваться образцом согласия на обработку персональных данных.
Если работодатель получает резюме соискателя по электронной почте, ему нужно дополнительно провести мероприятия, которые бы служили подтверждением факта направления резюме самим соискателем. Например, это может быть приглашение соискателя на собеседование или ответ на его письмо по электронной почте.
Что делать, если персональные данные собираются с помощью анкеты
Нередко работодатель осуществляет сбор персональных данных кандидатов с помощью типовой анкеты. Во-первых, такая анкета должна содержать информацию о сроке её рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Обычно анкета размещается в электронном виде на сайте компании, и согласие на обработку персональных данных подтверждается с помощью проставления «галочки» в соответствующем поле.
Что делать с данными кандидата, которого не взяли на работу
В таком случае предоставленные соискателем данные нужно уничтожить в течение 30 дней.
Есть в этой ситуации исключения — случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе. Тогда хранить персональные данные соискателя придется в течение 3-х лет.
Направление запросов на прежние места работы
На этапе собеседования работодателю может потребоваться уточнение некоторых данных о работнике или получение дополнительной информации у прежних работодателей.
Для этого ему обязательно нужно заручиться согласием соискателя.
Сбор и обработка персональных данных при приеме на работу
Трудовое законодательство определяет перечень документов, которые работодатель запрашивает у работника при приеме на работу. На этом этапе, согласно ст. 65 ТК РФ, запрашиваются:
На то, чтобы внести персональные данные из этих документов в трудовой договор, согласие работника не требуется. Когда он подписывает трудовой договор, то тем самым уже дает свое согласие.
Оформление зарплатной карты и персональные данные работника
Многие организации при приеме на работу оформляют работникам зарплатную карту. В связи с этим может возникнуть вопрос — нужно ли на передачу персональных данных работника банку получать согласие? Да, нужно.
При этом важно, чтобы:
Роскомнадзор определяет случаи, когда передача персональных данных работника банку для открытия зарплатных карт должна происходить без согласия:
Стоит учесть, что работник может отказаться подписать согласие на передачу данных банку, с которым работает компания. У него могут быть уже открыты счета и карты в другом банке, и поэтому для него удобнее продолжать обслуживаться в своем банке.
В прошлом году была установлена ответственность за «зарплатное рабство». Это значит, что сотруднику нельзя отказать в праве на изменение кредитной организации, в которую будет перечисляться зарплата.
Сотрудник сменил фамилию — что делать с трудовым договором?
В этом случае нужно обязательно внести изменения в трудовой договор. Главное — сделать это правильно.
Часто работодатели оформляют дополнительное соглашение, хотя им, как правило, меняются условия, а не сведения трудового договора. Фамилия относится именно к сведениям о работнике.
Правильно будет внести изменение непосредственно в текст трудового договора, вручную.
Размещение «черных списков» сотрудников на сайте
Иногда работодатель смело публикует в открытом доступе списки бывших работников, которые были уволены, например за утрату доверия или неоднократное неисполнение обязанностей.
Следует отметить, что это расценивается законом, как нарушение требований к обработке персональных данных. Об этом, в частности, предупреждает Минтруд в Письме от 08.10.2018 N 14-2/В-803.
В данном случае, публикуя причины увольнения, работодатель сообщает личную информацию сотрудника третьим лицам. Делать это без согласия работника нельзя.
Каким должно быть согласие на обработку персональных данных
Роскомнадзор в своих рекомендациях формулирует следующие требования:
Оформление доски почета
Противоположная ситуация — это поощрение работника в виде доски почета. Но и здесь есть свои тонкости.
Обычно на доске почета размещается фотография человека, указывается его ФИО. И всё это персональные данные, которые работодатель не имеет права выставлять на всеобщее обозрение у себя в офисе, даже если цель его действий — поощрить успешных сотрудников и мотивировать тем самым остальной коллектив.
Для использования фото сотрудника тоже придется заручиться согласием.
Персональные данные для пропуска
В большинстве организаций сейчас действует пропускной режим. Соответственно, новым работникам требуется оформление пропуска.
В данном случае нет необходимости в получении согласия на обработку персональных данных, если:
В том случае, если пропускной режим находится под контролем сторонней организации, то согласие обязательно.
Кадровый и бухгалтерский учет на аутсорсе и персональные данные
Если работодатель решает вопросы кадрового и бухгалтерского характера при помощи аутсорса, то есть силами сторонних организаций, то он должен соблюдать требования, обозначенные ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных.
Что делать с персональными данными уволенных сотрудников
Нужно учитывать, что существуют требования к обработке персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета.
Так, например, работодатели обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). И здесь согласия уже бывших сотрудников, хотят они того или нет, не требуется.
Роскомнадзор напоминает, что по истечении сроков, определенных законодательством, личные дела работников переходят на архивное хранение на срок 75 лет. Но на саму организацию хранения в архиве и использование архивных документов с персональными данными работников Закон о персональных данных не распространяется.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Анкетные данные. Для чего Вас просят заполнить анкету на собеседовании.
Анкетные данные. Для чего Вас просят заполнить анкету на собеседовании.
У каждого из нас наступает момент, когда нам нужно искать работу.
Вы, полный сил и надежд приступаете к поиску работы, отправляете свое резюме на все, подходящие вам вакансии. И вот наступает момент, Вас приглашают на собеседование. Вы, с полной уверенностью,что отправленное резюме «ответило» на все возможные вопросы работодателя, приходите на собеседование и, к вашему удивлению, Вам предлагают заполнить еще «какую-то» анкету соискателя. Для чего? Зачем? Ведь вы и так все указали в резюме.
Попробуем разобраться, откуда эта анкета взялась и для чего менеджер по подбору персонала просит ее заполнить.
Почему необходимо заполнить анкету соискателя?
На самом деле, анкета для соискателя может намного упростить оценку кандидата. Резюме — это способ попасть на собеседование. Когда вы пишите резюме, наверняка вам помогают домочадцы или друзья, и вы осознанно не указываете некоторые данные, например: возраст, семейное положение, дети. Сведения о кандидате становятся не полными.
По-этому, анкета может стать намного объективней,если вы ответите правдиво на все вопросы, следовательно она способна облегчить и ускорить собеседование. Анкета содержит список стандартных вопросов, на которые работодатель должен знать ответ. Так же на основе анкеты, менеджер по подбору персонала сможет оценить вашу внимательность и настрой на работу.
Какой набор документов нужно брать с собой?
Для того,чтобы заполнить анкету, в основном нужен стандартный набор документов:
— документы об образовании
— документы, в зависимости от рода деятельности компании
Вопросы, которые вероятнее всего могут быть в анкете.
Примеров анкет для соискателей огромное количество, но как правило, основные вопросы у них одни и те же, разница может быть только в одном — это дополнительная информация, которая подготовлена конкретно для данной компании.
— Должность, на которую вы претендуете
— Причина увольнения с предыдущего места
— Ваша трудовая деятельность
— Наличие или отсутствие судимости
— Навыки работы с ПК и оргтехникой
— Водительские права и наличие собственного автомобиля
— Есть ли среди ваших друзей или родственников кто-то, кто работает на конкурентов
— Есть ли у вас хобби
— Кем вы видите себя через 5 лет
Могу ли я не отвечать на некоторые вопросы или вовсе отказаться от анкеты?
Если по каким-то причинам вы не желаете отвечать на некоторые вопросы, можете их пропустить, но запомните, эти вопросы вам могут задать во время собеседования и попросят уточнить, почему вы отказались на них отвечать. Менеджер по подбору персонала может это расценить, как несерьезный настрой на работу.
Не желательно пропускать вопросы, касающиеся работы и опыта. Наоборот, вам нужно постараться их описать как можно подробней. Мы советуем размещать только достоверную информацию.
Анкета для соискателей — важный компонент для отбора. Представьте, что это двери, а за ними проходит собеседование. Проявите терпение и внимание, это будет большим плюсом,нежели отказ от заполнения анкеты.
Пользуйтесь нашими советами, и пусть Ваш поиск будет удачным!
Оставьте вашу мысль Нажмите здесь, чтобы отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Что такое персональные данные. Объясняем простыми словами
Персональные данные — информация, которая прямо или косвенно относится к конкретному физическому лицу.
Проще говоря, это Ф. И. О., паспортные данные, банковские данные, номера телефона, адрес проживания, фотография и так далее. Важно, чтобы данные относились к конкретному человеку. Абстрактный номер телефона не является персональными данными, потому что невозможно понять, кому он принадлежит. Но если напротив этого телефона стоит Ф. И. О., то это уже персональные данные, так как понятно, к какой персоне они относятся.
Субъект персональных данных — лицо, чьи данные собираются, обрабатываются и хранятся. Оператор персональных данных — это юридическое лицо или государственная организация, которые эти данные собирают, обрабатывают, хранят, передают и уничтожают.
Пример употребления на «Секрете»
«»Яндекс» указал, что некоторые возможности сервисов станут недоступны после удаления персональных данных. Например, «Яндекс.Музыка» советует новые треки, опираясь на историю прослушиваний, лайки и дизлайки, и без этой информации рекомендации будут неточными».
(Из новости о том, что «Яндекс» разрешил пользователям навсегда удалять персональные данные.)
Нюансы
Выделяют несколько видов персональных данных:
Критика
Главная проблема персональных данных — в их частых утечках. Скандалы вокруг таких инцидентов происходят в России нередко. Так, в мае 2020 года в интернете появились паспортные данные москвичей, оштрафованных за нарушение самоизоляции. В ноябре 2019 года в открытом доступе оказалась личная информация 500 000 пользователей сайта по поиску работы Job in Moscow. Хакерам стали доступны не только персональные данные соискателей, но и логины и пароли их учётных записей.
«Аксиома: любая база данных утечёт. Завтра или через три года, целиком или по кусочкам, но это обязательно случится. Вот чем опасен сбор персональных и необезличенных данных», — констатирует сооснователь и генеральный директор HFLabs Дмитрий Журавлёв.
Цифры
Чтобы решить эту проблему, в 2021 году Госдума в 10 раз подняла штрафы за разглашение персональных данных. Для граждан — с 500–1000 рублей до 5000–10 000 рублей, для должностных лиц — с 4000–5000 рублей до 40 000–50 000 рублей. Помимо этого, систематически вносимые в законодательство поправки довели ответственность юрлиц за мелкие нарушения до 200 000 рублей.
Более серьёзные нарушения, включая сбор персональных данных посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», могут повлечь наложение административного штрафа на юрлицо от 1 млн до 6 млн рублей. Повторное совершение такого нарушения может повлечь штраф от 6 млн до 18 млн рублей.
Анкетные данные включают
Фамилию, имя, отчество (полностью в именительном падеже).
Адрес по прописке и фактический (если одинаковые, то указывают только по прописке). Пример: 656008, г. Барнаул, ул. Пушкина, д. 45, кв. 6.
Дата рождения (в формате 02.10.1990 или 2 октября 1990 года),
Гражданство (необязательно). Пример: Российская Федерация.
Контактный телефон (с указанием: служебный, домашний, мобильный. Если ищите работу в другом городе, то укажите код города, в котором вы находитесь. Пример: (385-2) 55-66-77 (дом.), (385-2) 44-45-46 (служ.), 8-905-000-0000 (моб.) Если указываете служебный телефон, то учтите, что коллеги или начальство могут оказаться в курсе того, что вы ищите работу, а также то, насколько вам удобно будет вести разговор с позвонившим о поиске работы).
Семейное положение. Варианты: замужем, разведена, не замужем (для лиц женского пола), холост, женат, разведен (для лиц мужского пола). Можно указать наличие детей и их возраст. Примеры: имею сына (14 лет) и дочь (8 лет). Или: детей нет.
Цель. Если Вы составляете резюме для конкретной организации, должности, то напишите: Соискание должности начальника отдела кадров. Если точно не знаете, какие вакансии есть в организации (или их точное название), то напишите: Соискание должности руководителя (вариант: специалиста) в сфере информационных технологий.
Образование. Указываете учебные заведения, в которых Вы обучались в прямом хронологическом порядке или в порядке значимости учебного заведения или направления обучения. Указывать общеобразовательное учреждение (школу) не нужно, если только это не единственное Ваше место учёбы. Указывайте только те учебные заведения, которые необходимы для занятия искомой должности. Пишите полное наименование учебного заведения, не используйте аббревиатуры. Укажите в скобках город, в котором находится учебное заведение (если Вы направляете резюме в другой город, регион или страну).
Пример: 2005–2009 гг. – ФГБОУ ВПО «Алтайский государственный аграрный университет», агрономический факультет, специальность «садоводство», квалификация – агроном-садовод, диплом о высшем профессиональном образовании (можно указать номер диплома и дату выдачи);
2009 – 2011 гг. – ФГБОУ ВПО «Алтайский государственный аграрный университет», центр дополнительного образования, переподготовка на базе высшего образования, специальность «экономика», квалификация – менеджер, диплом (номер, дата), объем – 510 часов;
01.05.2012 – 25.07.2012 – ГОУ ВПО «Алтайский государственный университет», курсы повышения квалификации для специалистов финансовой службы, удостоверение (можно указать номер и дату выдачи), объем 80 часов.
Опыт работы.Оформляется в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы. Если у Вас нет документально подтвержденных данных о работе в какой-либо организации, то указывать информацию целесообразно лишь в том случае, если опыт работы в этой организации, действительно, может стать Вашим плюсом при рассмотрении Вашей кандидатуры.
Опыт работы у Вас есть даже в том случае, если у Вас нет стажа работы. Если Вы проходили производственную практику во время учебы в учебном заведении, работали в стройотряде, были волонтером, состояли в какой-то общественной организации и т.п., то можете указать эту деятельность в данном блоке информации (если это имеет отношение к искомой должности).
В этом разделе следует указать: дату начала и окончания работы в организации, полное наименование организации, её местонахождение (населенный пункт, район, край или область), если Вы отправляете резюме в другой город, регион, страну. Укажите название должности и кратко выполняемые функции. Можно указать достижения на данной должности.
Пример: с 20.01.2012 по настоящее время – ООО «Алтайский букет» (г. Бийск, Бийский район, Алтайский край), начальник отдела обучения персонала. Функции: планирование и организация обучения, проведение аттестации персонала, разработка программ повышения квалификации. Достижения: внедрение системы оценки персонала «ФФФ» в организации, разработка 10 программ повышения квалификации менеджеров, обучено в учебном центре 120 специалистов и менеджеров.
Награды.Указываете те награды, которые документально подтверждены (т.е. есть в наличии медаль и удостоверение к ней, грамота и т.п.) и которые имеют отношение к искомой должности.
Пример: 2010 год – Почетная грамота Управления по образованию Алтайского края за организацию конкурса профессиональных знаний среди студентов ФГБОУ ВПО «Алтайский государственный аграрный университет».
Дополнительные сведения.Здесь можно указать наличие водительского удостоверения, личного автотранспорта (если планируете его использовать для работы), возможность командировок, владение иностранным языком (уровень). Также отразите в этом разделе свои личные (имеющие отношение к вакансии) и профессиональные качества.
Рекомендации(не обязательный раздел). Здесь можете указать людей, которые могут дать о Вас положительные отзывы как о профессионале. Это могут быть коллеги и начальство с предыдущих мест работы, Ваши преподаватели, учителя, партнеры по бизнесу. Если Вы указываете кого-то здесь, то предупредите человека об этом (что ему могут позвонить и попросить дать рекомендацию, как в устной, так и в письменной форме). Указать нужно следующее: ФИО (полностью), должность и место работы, контактный телефон.
Дата (составления резюме – в формате 00.00.0000, например 12.04.2013 или 00 месяц 0000 года, например, 12 апреля 2013 года)
Подпись.Поставьте личную подпись в печатном варианте резюме.
Пример резюме