РЖД переходят на покопийную печать
Принтеры станут общественным достоянием
Как стало известно «Гудку», в середине марта вышло распоряжение заместителя генерального директора – главного инженера ОАО «РЖД» Сергея Кобзева о реализации в компании проекта покопийной печати. Проект будет реализован в течение 2020–2021 годов. Ожидаемый эффект – обновление парка печатающей техники, сокращение количества принтеров на две трети, а затрат на печать не менее чем на 16%.
Покопийная печать – это вид сервисного обслуживания, при котором заказчик платит поставщику услуги только за напечатанные копии документа. По данным Главного вычислительного центра (ГВЦ), сейчас на всей сети ОАО «РЖД» используются около 176 тыс. печатающих устройств. Все аппараты находятся на балансе филиалов, структурных подразделений, аппарата управления, которые закупают запасные части и расходные материалы или услуги по их замене у сторонних сервисных компаний. Проект перехода на покопийную печать предусматривает, что управление сервисом и объединённым парком печатающих устройств будет передано специализированным IT-подразделениям РЖД. Координатором предоставления услуги предприятиям ОАО «РЖД» назначен ГВЦ, исполнителем – ООО «ОСК «ИнфоТранс».
В ГВЦ сообщили, что план реализации проекта покопийной печати на сети в 2020–2021 годах предусматривает оптимизацию количества печатающих устройств с сокращением общего числа примерно до 75 тыс. единиц. При этом в работе останется 30 тыс. используемых на текущий момент принтеров, а 45 тыс. новых аппаратов планируется закупить. Нынешней весной планируется закупить примерно 20% общего необходимого объёма оборудования. На ноябрь 2021 года запланировано завершение поставок для проекта, а в декабре 2021 года проект должен быть полностью реализован.
Меньшее количество техники справится с прежними объёмами печати, потому что сервис предполагает переход от индивидуальных печатных устройств к групповым высокопроизводительным устройствам, расположенным в общем доступе. После реализации проекта 95% печатных устройств будут предназначены для группового пользования, тогда как сейчас большая часть устройств предназначена для индивидуального пользования. Для всех зданий компании готовятся планы размещения оборудования по помещениям и этажам. Все 16 дорог и аппарат управления РЖД в зависимости от объёмов печати разделены на три группы внедрения. Внутри каждой дороги площадки разбиты на категории А, В и С в зависимости от очерёдности внедрения. Категория А – первая группа, с которой начнётся внедрение сервиса, вторые по времени площадки перехода на покопийную печать отнесены к категории В, закончится реализация проекта переводом на новый сервис площадок категории В.
«Одним из преимуществ покопийной печати является внедрение системы управления печатью (СУП), к которой подключаются все вовлечённые в сервис печатные устройства. Она позволяет предоставлять работникам дороги доступ к услуге и осуществлять онлайн-мониторинг состояния печатающего оборудования», – говорит заместитель директора ГВЦ Алексей Камнев. Мониторинг позволяет учитывать количество напечатанных пользователями страниц и получать данные о работоспособности техники, включая информацию о необходимости замены картриджа до момента его окончания, что даёт возможность предоставлять расходные материалы до создания пользователем заявки на замену. Важно также, что система мониторинга, ведя учёт числа напечатанных страниц каждым пользователем, помогает дирекциям и подразделениям ОАО «РЖД» максимально точно планировать бюджет и управлять затратами на печать.
В ноябре 2018 года на Северной дороге стартовал пилотный проект внедрения покопийной печати. В роли организатора сервиса и поставщика услуг выступило ООО «ОСК «ИнфоТранс», функциональным заказчиком стал ГВЦ, оперативное управление проектом осуществлял Ярославский ИВЦ, курировал внедрение проекта главный инженер ОАО «РЖД» Сергей Кобзев. «Проект на Северной дороге выполнялся в несколько этапов. Первым этапом было проведено обследование 305 офисных зданий и более 9 тыс. рабочих мест. Вторым этапом сформированы и согласованы поэтажные планы расположения техники с учётом оптимизации устройств», – рассказал «Гудку» директор ООО «ОСК «ИнфоТранс» Иван Ветряк.
В итоге объёмы печати, которые раньше выполняли 13 тыс. машин со средним возрастом девять лет, взяли на себя менее 3 тыс. аппаратов, средний возраст которых 1,6 года. Для пользователей среднее расстояние, которое надо пройти до аппарата, увеличилось с 1,4 м до 7,6 м. Средняя загрузка 1 единицы техники до внедрения сервиса составляла 504 страницы в месяц, а после достигла 1622 копий, при этом очередей у аппаратов не возникает. «Техническим итогом пилотного проекта стали снижение на 36% простоев в работе печатающих устройств, сокращение времени восстановления работы оборудования с 14 часов до 9 часов. Заданный показатель экономии затрат на печать был достигнут, при этом не учитывалось снижение затрат на приобретение бумаги, которые не входят в услугу покопийной печати», – отметил Алексей Камнев.
Иван Ветряк рассчитывает в будущем с учётом полученного опыта ООО «ОСК «ИнфоТранс» предоставлять сервис покопийной печати и другим заказчикам – дочерним компаниям ОАО «РЖД», а также сторонним организациям.
Сервис покопийной печати впервые начали предлагать в 80-х годах прошлого века, а сегодня его популярность растёт как в нашей стране, так и за рубежом. В числе использующих технологию компаний можно отметить Национальную компанию «Французских железных дорог», эксплуатирующую 12,5 тыс. устройств и сократившую затраты на печать на 30% за 5 лет, а также Центральную избирательную комиссию РФ (4 тыс. устройств), снизившую затраты на 24% в год. В «ИнфоТрансе» считают, что проект, реализуемый в ОАО «РЖД», является одним из самых масштабных не только в России, но и в мире.
Что такое покопийное обслуживание в офисной печати
Вариант, когда секретарь компании закупает бумагу, а IT-отдел приобретает принтеры и картриджи – не единственный при организации процесса печати. Техникой можно пользоваться в аренду, а платить не за пачки бумаг и десятки картриджей, валяющихся на складе, а за фактический отпечаток. Так что же такое «покопийное обслуживание» и в чем заключается удобство и польза для компаний?
Покопийное обслуживание – организация печати в офисе сторонней компанией с оплатой только за фактически сделанные отпечатки. Стоимость одного отпечатка согласовывается на этапе подписания договора.
Как это – платить только за копию?
При заключении контракта на покопийное обслуживание компания-подрядчик берется полностью организовать процесс печати в вашем офисе. Сюда входит настройка печатной техники, закупка картриджей и бумаги, диагностика и ремонт принтеров. Платить за все это отдельно не нужно – все текущие и будущие расходы закладываются в стоимость копии. При этом цена за копию не будет баснословной.
При покопийном обслуживании ежемесячно вы оплачиваете только тот объем отпечатков, который сделали. Ваши расходы будут состоять из цены одного отпечатка, умноженной на количество копий.
Компания, предлагающая покопийный контракт, заинтересована в выгоде, но накручивать счета за «покопийку» берутся только недостаточно профессиональные или не дорожащие своей репутацией подрядчики. Чтобы избежать накрутки счета, достаточно знать заранее точные объемы печати в компании.
Как узнать объемы печати в своей компании
Перед внедрением покопийного обслуживания либо для внутренней оптимизации инфраструктуры печати вы можете узнать фактический объем печати с точностью до копии. Для этого установите на один из компьютеров компании специальное программное обеспечение и настройте сбор данных с каждого устройства через локальную сеть. Через месяц после установки программы у вас на руках будет таблица, которая покажет, сколько отпечатков сделали ваши сотрудники на каждом устройстве.
Чтобы получить действительно точные цифры по объему печати, важно выбрать для подсчета программное обеспечение, разработанное независимым производителем, которое имеет репутацию и документы, подтверждающие то, что оно дает верные данные. Часто компании пренебрегают этим советом и устанавливают ПО, написанное специально для них студентом или «местным» программистом. Такие программы зачастую не учитывают смену картриджей и имеют высокую погрешность в подсчете. Но в данном случае будьте готовы к тому, что цифры из статистики не будут совпадать с реальными показателями и вы не сможете понять, сколько в итоге вам нужно будет платить за печать в месяц.
В Бюро офисных машин мы называем процесс подсчета объема печати цифровым мониторингом. Это стандартная и обязательная процедура для наших клиентов, планирующих воспользоваться услугами покопийного сервиса или аутсорсинга. Кроме этого, ряд компаний заказывает услугу мониторинга у Бюро офисных машин в качестве самостоятельной услуги. Например, когда перед выбором провайдера печати требуется точная информация для создания спецификации на конкурс. В таком случае руководству компании не приходится самостоятельно подбирать программу для подсчета объема печати и искать человека, который разберется с ее настройками. После отправления заявки, в офис приезжает специалист для установки программы или делает это удаленно, и через месяц отдает на руки таблицу со всеми показателями: на каких печатных устройствах сколько напечатали копий за месяц.
Подробнее о том, для чего нужен цифровой мониторинг печати и как его проводят, вы можете прочитать в нашей Дорожной карте сокращения расходов на печать. Это готовая к применению инструкция, которая содержит рабочие инструменты, подтвержденные на кейсах.
Почему покопийное обслуживание выгодно
Покопийное обслуживание как услуга набирает популярность по целому ряду причин, в числе которых:
Первые два пункта обеспечиваются за счет профессионального сервиса и программного обеспечения, сообщающего провайдеру о проблемах с оборудованием и об остатках расходных материалах заранее. Третий пункт – результат системы оплаты за копию, в которую заранее включены все затраты на возможные ремонты техники. Здесь все логично и понятно. А вот о четвертом пункте мы расскажем подробнее.
По нашему опыту, в среднем каждая компания тратит на бумажный документооборот около 5% выручки. Соответственно, чем крупнее компания, тем больше выходит сумма – и тем существеннее потребность эту сумму сократить. Высвободившиеся средства можно направить на рекламу, повышение зарплат сотрудников, переоборудование офиса, расширение сфер влияния и т.д., то есть вложить в развитие компании. И покопийное обслуживание способствует этому.
Оптимизация расходов при покопийном обслуживании происходит сразу по нескольким причинам:
Покопийное обслуживание не подразумевает под собой раскрытие всей поднаготной вашей компании сторонней организации. Как и то, что кто-то со стороны будет решать, как вам организовывать процесс печати в офисе. При покопийном обслуживании подрядчику будут доступны только технические параметры процесса печати, необходимые для своевременной поставки расходных материалов и исправления ошибок. А то, какое печатное оборудование использовать и как его рациональнее всего разместить, специалисты могут только подсказать, исходя из своего опыта. Окончательное решение по изменениям в процессах печати принимаете только вы.
«Покопийка» и иллюзия отсутствия расходов
О «покопийке» ходит много мифов. Насколько это выгодно? Правда ли, что траты получаются больше, чем оплата ремонта и расходных материалов? Бывает ли она дешевой или дорогой? Почему мои расходы, кажется, выросли, и в чем тогда польза от этой формы оплаты услуг? Сейчас мы развеем эти иллюзии. С реальными примерами.
«Бюро Офисных Машин» уже 27 лет оптимизирует офисную печать. За это время мы столкнулись с массой разных вопросов. Чаще всего заказчики не видят плюсов в переходе на «покопийку».
Покопийный контракт – форма оплаты услуг подрядчика в сфере печати. Все услуги, которые фирма оказывает заказчику, включаются в стоимость отпечатка. Сколько отпечатков заказчик производит в месяц, столько и платит. Часто руководители не видят преимуществ этой системы. И даже наоборот – заведомо считают «покопийку» дороже оплаты по факту.
Почему «покопийка» не может быть дорогой или дешевой
Иногда заказчики уверены, что «они всё посчитали», и «покопийка» для них – «слишком дорого». На самом деле, они впервые видят собранные воедино расходы. Покопийка не бывает дешевой или дорогой! Стоимость отпечатка просто включает не только текущие, но и будущие расходы клиента. Копирование, печать, закупка техники/картриджей/запчастей, ремонт оборудования и его периодическую замену.
Честный подрядчик всегда предоставит смету расходов, входящих в ежемесячную покопийную оплату. И покажет разницу в стоимости за счет экономии на масштабе: скидки на оптовые закупки оборудования и расходников у производителей. Поэтому переплат со стороны заказчика не возникнет.
На практике покопийка:
Заказчик получает новое оборудование, техобслуживание, качественный отпечаток, а также своевременную замену техники. При оплате по факту заказчик рано или поздно заплатит за все услуги, входящие в стоимость отпечатка. Но рандомность возникновения расходов создает иллюзию дороговизны «покопийки». Или иллюзию отсутствия расходов.
Что такое иллюзия отсутствия расходов, и чем она опасна
Если компания просто покупает оборудование, бумагу и картриджи, то у нее получается «рваный» график расходов – крупные суммы тратятся нерегулярно:
Когда оборудование и картриджи закуплены, а ремонта еще не случилось, возникает иллюзия отсутствия расходов. Копирование и печать своими силами кажутся очень выгодными. Но в реальности это – отложенные расходы, которые компания все равно понесет, просто в неопределенный срок и, опять же, в неопределенном объеме.
Решения о покупке расходников или ремонте оборудования часто принимаются в цейтноте, когда проблема уже возникла, и ее нужно срочно решать. Нет времени спокойно взвесить стоимость и качество товаров и услуг, поэтому зачастую компании переплачивают.
При оплате за отпечаток текущие и будущие расходы включены в стоимость обслуживания. Они равномерно распределяются на весь период действия договора между заказчиком и исполнителем. Непредвиденных трат здесь нет.
Покопийка удобнее покупки копировальных аппаратов за счет:
Как узнать объемы печати и перестать переплачивать
Почему многим заказчикам кажется, что «покопийка» – это очень дорого? Да потому что у них нет цифровых инструментов измерения объемов печати! Компании просто не знают, сколько печатают. Они предполагают объемы печати и умножают предположенное на примерную стоимость. Или делят расходы за период (месяц, квартал или год) на предполагаемые объемы печати. И потом оперируют этими сферическими в вакууме результатами со стопроцентной уверенностью.
Реальный пример. Компания-заказчик говорит: В 2020 году в январе мы потратили на печать 100 000 рублей (без учета стоимости техники). Вы предлагаете 150 000 рублей, это дороже!
Но при расчете на 3-5 лет, выгода от оплаты за отпечаток получается несколько сотен тысяч рублей. Просто заказчик не ведет подсчет долгосрочных расходов: покупка, ремонт и замена техники. Не считает альтернативные издержки: кому, когда и сколько он переплатил из-за цейтнота. И не учитывает человеко-часы, которые IT-специалисты тратят на обслуживание оргтехники.
Другой пример: заказчик активно использует совместимые картриджи. Считает, что печатает много, но объемов печати не знает. Сколько выдает совместимый картридж – тоже не знает. Сравнивает предполагаемые расходы со стоимостью отпечатка при использовании оригинальных картриджей и говорит, что «покопийка» дороже. Однако он не учитывает дополнительные расходы, связанные с использованием «совместимки».
А ведь совместимых картриджей требуется больше, чем оригинальных. Они портят оборудование, вызывают простой техники и парализуют работу компании. И это – дороже любых оригиналов.
Чтобы узнать реальные объемы печати, необходимо провести цифровой мониторинг. Для этого потребуется установить на принтеры в офисе специально ПО, собрать фактические данные за определенный период времени и проанализировать их. Далее полезно сравнить свои данные со средним значением по вашей отрасли. Ведь в зависимости от сферы деятельности, одни и те же объемы печати являются нормой или источником чрезмерных расходов.
До проведения цифрового мониторинга руководители не видят более 80% расходов на печать документов в компании.
«Бюро офисных машин» предлагает аудит, который включает:
Не забывайте, что печать и копирование документов только кажутся банальными и недорогими процессами. После оптимизации затрат крупные компании ежемесячно экономят миллионы рублей, а небольшие фирмы – десятки тысяч.
Ваша компания может тратить на организацию печати в офисе до 60% меньше, чем сейчас. Закажите точный расчет процента экономии и узнайте свой план по оптимизации офисной печати.
В чем разница между покопийкой и аутсорсингом печати?
Многие заказчики (и даже подрядчики) не понимают различия между аутсорсингом печати и покопийкой. В блогах «эксперты» используют эти слова как синонимы. Чтобы устранить путаницу, объясняем различия между терминами на примерах.
Другой источник лишних расходов – сотрудники компании, которые регулярно используют оргтехнику для личных нужд. Они игнорируют двустороннюю печать и черновой режим для сохранения тонера.
За счет устранения мусорной печати и использования оргтехники для личных нужд компании сократят расходы на 30-40%. Но чтобы устранить лишнее, надо посчитать общий объем печати. Для этого компании либо нанимают специалистов в штат (что дорого), либо заключают контракт на услуги печати.
Во втором случае заказчик выбирает некий пул работ, который поручает подрядчику. Вот здесь и начинается путаница в терминах. Покопийку и аутсорсинг приравнивают друг к другу, но покопийка – форма оплаты, а аутсорсинг – передача процессов печати сторонней организации.
Давайте раз и навсегда определимся с терминологией и рассмотрим аутсорсинг без покопийки и покопийку без аутсорсинга.
Что такое аутсорсинг
Аутсорсинг печати и MPS ( Managed Print Services – управляемые услуги печати) – передача процессов печати сторонней компании. В теории аутсорсер создает управляемую структуру офисной печати, которая бесперебойно работает. Подрядчик поставляет оборудование и расходные материалы, обслуживает и ремонтирует технику и мониторит объемы печати.
Качественный аутсорсинг печати работает по схеме:
Шаг 1. Цифровой мониторинг – установка на оргтехнике ПО для измерения объемов печати и загруженности устройств.
Шаг 2. Аудит – стратегия снижения объемов печати, повышения качества печати и оптимизации расходов компании за счет подбора оборудования и планирования расположения техники.
Шаг 3. Заключение договора на аутсорсинг, включая SLA.
Шаг 4. Установка и настройка оборудования согласно плану.
Шаг 5. Установка и настройка ПО на оргтехнике: контроль расходных материалов и состояния оборудования, мусорной печати и нецелевого использования техники.
Шаг 6. Плановые профилактические осмотры и ремонт оборудования, замена расходных материалов и оборудования (из-за поломки, устаревания моделей или изменения бизнес-процессов клиента).
Шаг 7. Сбор и анализ данных: объемы печати и расходы заказчика.
Шаг 8. Встречи с заказчиком для улучшения показателей: объемы печати и расходы.
Шаг 9. Повторение последовательности, начиная с пункта 6.
Качественный аутсорсинг снижает расходы на бумагу, тонеры и электроэнергию. И снижает затраты сотрудников компании в плане времени. Фирмы получают прозрачную структуру расходов и, в зависимости от отрасли, экономят 10-40%.
Что такое покопийка
В последние годы в России чаще заключают покопийные контракты или «клик-контракты» на услуги печати. Ежемесячно клиент платит подрядчику по формуле:
количество копий × на фиксированную стоимость отпечатка
Перечень услуг, которые подрядчик оказывает клиенту, никак не зависит от формы оплаты контракта. Покопийно оплачивают всё: от аренды оборудования и поставки расходников до аутсорсинга и управляемых услуг печати (Managed Print Service).
При оплате за отпечаток клиент прогнозирует затраты и следит за расходами. Он избегает непредвиденных затрат на запчасти и ремонт техники. Цена копии не меняется в течение действия договора, поэтому расходы на печать легко делятся между сотрудниками и департаментами. Упрощаются задачи бухгалтеров и финансистов.
В чем разница между аутсорсингом и покопийкой
Покопийные контракты, аутсорсинг и MPS популярны в России. Но многие заказчики (и даже исполнители) до сих пор уверены, что покопийка – это и есть аутсорсинг или MPS. В онлайн-текстах на профильных ресурсах эти понятия путаются или употребляются как синонимы.
Покопийка – форма биллинга, которая обеспечивает прозрачность затрат на печать. Иногда компании предпочитают другие варианты расчета за услуги: одноразовый платеж, фиксированную абонентскую плату или классические счета по факту оказания услуг.
Аутсорсинг – комплекс услуг в сфере печати, которые подрядчик оказывает заказчику с целью оптимизации процессов и сокращения расходов. Поставка расходников, аренда и ремонт оборудования, замена запчастей, мониторинг состояния техники и так далее.
Покопийка – одна из форм оплаты аутсорсинга. Клик-контракт бывает без аутсорсинга, аутсорсинг бывает без платы за отпечаток.
Какие бывают покопийные контракты без аутсорсинга
Покопийные контракты без аутсорсинга используются чаще всего. И очень мало контрактов, когда исполнитель и заказчик находятся в диалоге, анализируют расходы и постоянно работают над оптимизацией печати.
Вот несколько примеров покопийки без аутсорсинга:
В январе 2020 года фирма провела конкурс среди производителей офисной техники и расходников. Руководство решило, что дилеры и партнеры вендоров не потянут столь крупного клиента. Получили аппараты, платят за отпечатки. Переплачивают миллионы рублей за неэффективный расход ресурсов, трату времени штатных сотрудников и мусорную печать в размере 15-20% от общего объема. Аутсорсинга нет, но покопийка есть.
Наличие лишнего оборудования и отсутствие плана по оптимизации расходов и требований к расходным материалам – ключевые отличия покопийного контракта без аутсорсинга.
Покопийный контракт на обслуживание существующего парка техники без требований к расходным материалам – удобная лазейка для мошенников. Они поставляют дешевую совместимку, которая изнашивает дорогостоящее оборудование и зарабатывают на частых ремонтах и замене запчастей.
Какой бывает аутсорсинг без покопийки
Аутсорсинг – оптимизация и эффективность с целью сокращения расходов на печать. Это достигается за счет:
Покопийка – способ равномерно распределить расходы клиента. Клик-контракт не должен и не может быть дешевле, чем сумма счетов за товары и услуги, которые подрядчик поставил и оказал клиенту за время действия договора. За тот же пакет товаров и услуг одна компания заплатит абонентскую плату, другая – фиксированную плату, третья – по прогрессивной шкале в зависимости от качества сервиса.
В США с покопийки (pay per print) переходят на оплату в зависимости от числа рабочих мест в офисе (billing per seat). Это особенно удачная модель для IT, где компании привыкли платить провайдерам за рабочее место (например, за антивирусы, облачные сервисы и различное ПО). Ожидается, что через 3-5 лет подобная система оплаты станет популярной в России.
Какой бы способ оплаты Вы ни выбрали, главное, чтобы контракт соответствовал специфике работы компании. В некоторых отраслях расход тонера на документы в разы выше обычного. В других важна скорость работы оборудования. Покопийка выгодна только тогда, когда способствует сокращению расходов и повышению качества печати.
Всегда ли покопийный контракт на аутсорсинг – наилучшее сочетание
Часто платежи за аутсорсинг делят на арендный (за оборудование) и покопийный (за отпечаток). Покопийный включает стоимость расходных материалов и обслуживания оборудования.
Это крайне неэффективная схема работы, потому что аутсорсер не заинтересован в снижении расходов клиента на печать. При фиксированной арендной плате и цене отпечатка подрядчику выгодно, чтобы Вы много печатали и максимально изнашивали оборудование. Так он получит больше денег.
Выбирайте подрядчика, который готов к постоянному диалогу и оптимизации для сокращения Ваших затрат. Свяжите в договоре численные показатели экономии с оценкой выполнения подрядчиком поставленных задач. Работайте с компанией, которая создаст управляемые процессы печати с прозрачной структурой расходов. И тогда подрядчик предложит те товары и услуги и ту систему оплаты, которые наиболее выгодны Вам.