Как подписать документ электронной подписью? Виды подписей и программное обеспечение.
Электронная подпись содержит информацию об авторе и подтверждает отсутствие изменений в электронном документе после его подписания. Есть несколько основных способов подписания, но выбор способа зависит от требований контрагента, поэтому прежде чем принимать решение, каким способом и в каком программном обеспечении подписывать документ, уточните у контрагента требования к подписи:
Открепленная (отсоединенная) ЭП
— Файл подписи создается отдельно от подписываемого файла
— Для проверки подписи нужно передавать два файла — исходный документ и файл подписи
— Нет ограничения по формату подписываемых документов
— Созданный файл подписи имеет, как правило, расширение.sig,.sgn,.p7s
— Есть возможность создать усовершенствованную открепленную подпись, такой файл содержит отметку времени
— Можно создать файл, содержащий подписи нескольких лиц
Проверку созданной открепленной подписи контрагент может выполнить в программах, предназначенных для проверки электронных документов с отсоединенной подписью.
— Контур.Крипто
Сервис для подписания электронной подписью, проверки электронной подписи под документом, шифрования и дешифрования документов. Для работы подойдут сертификаты, выданные любым УЦ. Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени.
После подписания файл открепленной подписи сохраняется рядом с документом. Подписант может отправить подписанные документы любому получателю по электронной почте, а также скачать на компьютер пакет документов: исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи.
Все функции сервиса бесплатны.
— КриптоАРМ
Локальная программа для подписи и шифрования файлов любого формата. С помощью КриптоАРМ можно расшифровать, посмотреть подпись файла, создать как открепленную подпись документа, так и присоединенную подпись.
Установить программу можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика. Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре.
Примечание: порядок оказания технической поддержки по программе КриптоАРМ описан на сайте разработчика программы. Техническая поддержка УЦ СКБ Контур не оказывает консультации по этому продукту.
Совмещенная (прикрепленная/присоединенная) ЭП
Разновидность электронной подписи, при создании которой формируется файл, содержащий как саму электронную подпись, так и исходный документ.
Создать такую подпись можно через КриптоАРМ. В той же папке, в которой хранился исходный документ, появится файл с аналогичным названием, но с расширением, как правило,.sig,.sgn. Размер этого файла несколько больше, чем размер исходного документа.
Отправлять контрагенту нужно будет только этот файл. Для проверки и прочтения документа у контрагента должно быть установлено ПО, поддерживающее работу с прикрепленной подписью.
Встроенная ЭП
Подписание внутри документов Word, Excel, PDF с помощью дополнительного ПО КриптоПро Office Signature и КриптоПро PDF.
Формат исходного документа не меняется, информацию о подписи можно просмотреть, открыв документ. Если в документ после подписания внести изменения, подпись будет определяться как недействительная.
После того, как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения. Любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи из документа будут помечены как недействительные.
При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная.
Установить компонент можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика. Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре.
— КриптоПро PDF
Плагин для создания подписи внутри документов PDF. Можно создать видимую подпись (отображается на панели Подписи, и в виде поля подписи в документе), или невидимую (отображается только на панели Подписи). Также позволяет настроить разрешенные изменения, при которых подпись останется действующей (например, добавление комментариев). Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени.
Приобрести лицензию для этого ПО можно любом Сервисном центре.
Примечание: консультации по продукту КриптоПро PDF оказывает техническая поддержка компании КриптоПро.
— Подписание в OpenOffice / LibreOffice
В данном пакете не поддерживается создание подписи в документе с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработки плагина для OpenOffice / LibreOffice КриптоПро пока не планируется.
ЭП в Outlook
Подписание в Outlook возможно только в почтовом клиенте Microsoft Outlook, и почта в учётной записи MS Outlook должна совпадать с почтой, указанной в сертификате.
Подробнее о настройке подписи и шифрования сообщений электронной почты в MS Outlook в статье «Как настроить Outlook для работы с сертификатом».
Как самостоятельно подписать документ электронной подписью?
Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.
Что потребуется для подписания электронного документа?
Вариант 1. Установить плагин для Office
Для документов формата Word и Excel
Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:
Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.
Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:
В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».
В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.
С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.
Что учесть при использовании плагина:
Для документов формата PDF
Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.
КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.
Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.
После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.
Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи
Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.
У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.
Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:
Что учесть при использовании программы:
Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами
Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.
Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.
Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:
Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.
Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.
Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.
Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в Контур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.
Что учесть при использовании Контур.Крипто:
Особенности файла SIG: как открыть онлайн и на компьютере
Расскажем о примерах использования формата SIG и как открыть файл электронной цифровой подписи
Такой документ встречается в файлах, содержащих электронную (цифровую) подпись. Есть и сокращенное название ЭЦП. Открыть файл SIG можно двумя способами: на компьютере и онлайн сервисами. Из государственных органов одна структура активнее всего использует файл SIG – Росреестр. Чем открыть SIG, расскажем ниже.
Общее описание формата SIG
Существует 4 вида таких файлов (подписей):
Название SIG произошло от сокращения слова «signature» – подпись. Электронная или цифровая она сопровождает документ или письмо, содержимое которого нуждается в подтверждении.
Идея цифровой подписи появилась в конце 1970-х годов в США. Непосредственно алгоритм её создания разработали в 1977 году. Затем группы разработчиков придумывали свои методы криптографического шифрования, чтобы обезопасить подпись от подделки. Безопасный алгоритм разработали в 1984 году. Законодательно в России ГОСТ о цифровой подписи приняли спустя 10 лет, затем обновляли в 2002 и 2013 годах.
Электронная подпись неразрывно связана с понятием хэширования. Хэш-функция – математический алгоритм, который преобразует произвольный объем данных в строку длиной 40 символов. Например, при хэшировании названия этой статьи алгоритмом MD5 получается строка:
При хэшировании цифры «1» тем же алгоритмом получается:
Если в процессе передачи содержимое информации изменилось, то и хэш изменится тоже. При сравнении начального и конечного хэша изменения в документе обнаружатся.
Электронная подпись представляет собой закрытый ключ, принадлежащий её владельцу, сертификат соответствия, который владелец получает в специализированном центре. Он подтверждает, что подпись принадлежит именно этому человек. Получив файл программа получателя снова хэширует данные и сравнивает полученный хэш с зашифрованным хэшем из цифровой подписи. Если хэши совпадают, документ признается достоверным.
Как и чем открыть файл SIG расширения
Зависит от типа файла. Если файл такого расширения был прислан как вложение к электронному письму, значит, он содержит информацию об отправителе, контактные данные, имя, иногда должность и наименование подразделения. В таком случае файлы открывают почтовые сервисы. На windows это:
Чем открыть формат SIG на Mac OS:
Еще одна разновидность SIG – файлы программных продуктов компании Broderbund. Это разновидность ЭЦП, которая используется для графических изображений, произведенных программами компании. Метки на плакатах и баннерах – это как раз расширение SIG. Чем открыть:
Открыть файл SIG онлайн
Открыть файл SIG онлайн или проверить достоверность электронной подписи можно на сайте Росреестра. Для этого понадобится два файла: XML и SIG. В окне проверки электронной подписи находится клавиша «открыть». При нажатии открывается адресная строка или проводник, в котором и надо указать месторасположение файлов. На портале Госуслуги также можно работать с SIG, открыть онлайн и получить кадастровую выписку. Кроме того, SIG конвертируется в pdf веб-сервисом ru.pdf24.org.
На компьютере
Перед тем как открыть файл SIG на ПК придется установить дополнительное ПО для работы с цифровыми подписями. Такие программы платные, но у них предусмотрен пробный тридцатидневный период, за который платить не надо. SIG открывают:
SIG — формат файла
Что такое формат sig?
Документ с расширением SIG содержит электронную цифровую подпись, часто употребляется при передаче документов посредством онлайн-почты. Документы с такими расширениями широко используются компьютерными потребителями по всему земному шару.
Как правило, документ в формате SIG является небольшим текстовым документом, который прикрепляется отправителем в конце электронного письма. Содержание письма определяется только в индивидуальном порядке.
В файл, имеющий расширение sig, входит наименование отправляющего, название электронной почты. Кроме того, можно добавить и другую необходимую информацию, например, название организации, телефоны, должность отправителя и другую важную информацию для осуществления контактов.
Современные компьютерные программы для отправки электронной почты в своем большинстве могут создать и прочесть электронную подпись. В момент создания электронного письма к нему присоединяется файл с расширением SIG.
Зачем используют электронные подписи
Они выступают гарантом реальности и законности файла. Т.е. могут подтверждать авторские права владельца (например, когда отправляют на изучение рукописи и пр.). Также часто при получении электронных версий различных справок из гос. организаций и реестров применяются электронные подписи.
Какие бывают подписи формата SIG
У данного формата ЭЦП есть два варианта исполнения:
Главное отличие этих подписей состоит в том:
Отсоединенная подпись ЭЦП в формате sig
Самое главное отличие этого формата в том, что когда вы подписываете отсоединенной подписью у вас документ остается того же формата и размера, а вот после подписания с ним будет идти отдельный файл формата sig который будет считаться самой подписью.
на рисунке видно документ Документ Microsoft Word.docx и рядом с ним идет документ Документ Microsoft Word.docx.sig который считается его подписью
Тоесть когда вы подписываете отсоединенной подписью человек на другой стороне может без специальных программ открыть ваш файл и его прочитать (если вы подписывали документ PDF то его откроют стандартной программой Adobe PDF и могут смотреть и так же с документами word и другими ) но вот если вы внесете в исходный документ какие то данные, то второй файл который идет с ним (отсоединенный) в формате sig уже будет не актуальный.
Поэтому отсоединенная копия очень удобный вариант подписи для второй стороны.
Присоединенная подпись ЭЦП в формате sig
Этот формат файла любимый у тендерных площадок и госпорталов когда вам нужно приложить каждый документ в формате SIG (не отсоединенная) этот формат получается на выходе после подписания какого ли до документа. Когда вы подписываете документ у него изменяется:
на рисунке видно документ Документ Microsoft Word.docx с размеров в 13кб, а под ним документ Документ Microsoft Word.docx.sig который и является уже документом с присоединенной подписью, что свидетельствует размер документа в 20кб
Для просмотра этого документа на другой стороне должна стоять программа которая может открыть этот документ и просмотреть его содержимое, т.е. тот же КриптоАРМ
Чем открыть файл в формате SIG
SIG – это расширение для документа цифровой подписи. Сокращенно от «Signature». Задача подписи – подтвердить подлинность файла или защитить авторские права. Как правило, файл SIG прикрепляется к архиву с электронным письмом или содержится в директории с установочными файлами программы.
Особенности расширения
Объект файловой системы с форматом SIG – это текстовый файл ЦП или же растровое изображение. Содержимое текстового файла SIG включает:
Если расширение SIG распознается операционной системой как графический файл – это означает, что такой документ относится к группе программных продуктов разработчика Broderbund. К примеру, The Print Shop, The Print View или Print Master.
Растровая графика с форматом SIG содержит изображение, которое является цифровой подписью для создаваемых постеров, обложек, брошюр и других видов графических документов программы.
Как открыть файл SIG?
Открыть документ SIG можно двумя способами:
Для просмотра содержимого текстового документа ЦП воспользуйтесь следующим софтом:
Программа для открытия файлов SIG с лицензией компании Broderbund, – Print Master 2012. Также, можно использовать The Print Shop 3.0 и более новые версии программ. Чтобы открыть файл онлайн, можно воспользоваться сайтом «Росреестр». Откройте окно «Сервисы» и выберите пункт «Проверка документа». Затем загрузите файл с расширением SIG в соответствующее поле.
Файл подписи, создаваемый графическими программными продуктами Broderbund, такими как PrintMaster и The Print Shop. Хранит изображение для подписи или постера в собственном формате. Может открываться в других программах Broderbund, но совместимость не гарантирована. Чем открыть файл в формате SIG (Broderbund Sign File)
Что необходимо для конвертации SIG файла в PDF файл или как можно создать PDF версию Вашего SIG файла
SIG на MacOS: Eudora и Mozilla Thunderbird
Интернет советует использовать e-mail клиент QUALCOMM Eudora для MacOS. Последняя версия программы числится как Eudora 8, оптимизированная для Mac OS X 10.4 и выше. При попытке перейти на сайт разработчика www.eudora.com переходит редирект на сайт Музея Истории Компьютеров. Кому действительно сильно нужно, в статье The Eudora™ Email Client Source Code можно найти исходный код e-mail клиента и попытаться его установить. Категорически не рекомендуется пытаться загрузить клиент с десятков сайтов, появляющихся в выдаче Google по запросу названия программы — ни одного надежного источника для загрузки конкретного софта там найти не удалось.
Mozilla Thunderbird — первая бесплатная и все еще поддерживаемая программа, подходящая для работы с sig-файлами. Это бесплатный, удобный и функциональный e-mail клиент, открывающий письма с ЭЦП. Mozilla Thunderbird — кросс-платформенная программа, корректно работающая практически на любых устройствах, в том числе и MacOS различных версий.
Помимо указанных методов, на сайте Росреестра доступен просмотр документов в режиме онлайн. На встроенном в Mac браузере Safari он работает неплохо. При желании — можно использовать любой другой браузер (Chrome, Yandex, Opera, Mozilla).
SIG на Windows: блокнот, Outlook, Crypto Pro
Самый простой способ открыть текстовый документ с подписью — воспользоваться стандартным блокнотом (Notepad). Способ не подходит для документов в форматах изображения. Помимо этого, не все текстовые документы открываются корректно.
Просмотр онлайн на сайте Росреестра
На сайте Росреестра есть сервис, позволяющий проверять электронные документы. Есть возможность проверить подпись на двух типах файлов: Цифровая подпись (sig-файлы) и Электронные документы (xml-файлы). Онлайн проверка документов с ЭЦП выполняется просто:
- Зайти на сайт https://rosreestr.ru/site/, пролистать вниз и нажать на ссылку Электронные услуги и сервисы.
Далее нужно нажать кнопку Выберите файл и выбрать на компьютере документ, который требуется открыть. Ввести символы с картинки (капчу).
После загрузки файла нажать на кнопку Проверить. После перезагрузки страницы — кликнуть на появившуюся ссылку Показать в человекочитаемом формате, чтобы документ отразился на экране.
Есть два способа отображения документа:
Документ откроется в новом окне, после чего можно будет не только просмотреть документ, но и сохранить его или отправить на печать. Если документ не открывается в браузере:
Документы могут открываться долго, для онлайн-работы с большими файлами требуется высокая скорость интернет-соединения.
Broderbund Sign File – еще один особый формат
Иногда файлы SIG могут содержать графику такого формата. Используется он редко, потому как его выпускают только утилиты компании Broderbund. Расширение предназначено для утилит PrintMaster и The Print Shop.
В Windows подобные объекты можно просмотреть в Broderbund The Print Shop 3.0 Deluxe, Broderbund PrintMaster 2012 Platinum, а также в других версиях.
Открытие SIG-файлов Росреестра
Мы уже рассматривали процесс открытия стандартных SIG-файлов в одной из статей на нашем сайте. В последующей инструкции речь пойдет исключительно о методах открытия файлов Росреестра.
Способ 1: Блокнот
Наиболее простым, хотя и недостаточно действенным способом, является использование стандартного Блокнота ОС Windows. Также можно воспользоваться и другими текстовыми редакторами.
- На клавиатуре нажмите сочетание клавиш «Win+R», вставьте в текстовое поле представленный нами запрос и нажмите кнопку «ОК».
Перейдите к месту расположения файла SIG Росреестра, выделите его и щелкните по кнопке «Открыть». Чтобы сделать файлы видимыми, в строке «Имя файла» надо изменить значение «Текстовые документы» на «Все файлы».
Теперь документ будет открыт, но в большинстве случаев информация находится в нечитабельном виде.
Этот метод позволяет не только открывать файлы, но и редактировать содержимое. Однако после этого документ не будет распознаваться специальными программами.
Способ 2: Онлайн-сервис
Изучить содержимое SIG-документа Росреестра вы можете с помощью специального онлайн-сервиса. Чтобы использовать сервис вам потребуется не только SIG-файл, но и документ с расширением XML.
В строке «Электронный документ» укажите файл с расширением XML на вашем компьютере.
Те же действия повторите в блоке «Цифровая подпись», выбрав документ в форме SIG.
Воспользуйтесь кнопкой «Проверить», чтобы запустить средство диагностики.
После успешного завершения проверки вы получите соответствующее уведомление.
В случае если при работе с данным онлайн-сервисом у вас возникают трудности, обратитесь за помощью в техподдержку ресурса.
Способ 3: КриптоАРМ
Данное ПО является основным средством открытия и создания файлов SIG. При этом для просмотра файлов Росреестра вам потребуется приобрести специальную лицензию в магазине на официальном сайте. В целом процесс использования программы практически идентичен для любых файлов SIG.
- На странице скачивания ПО КриптоАРМ найдите блок «Дистрибутивы» и выберите наиболее приемлемый для вас вариант. Последняя актуальная версия позволяет использовать весь функционал программы бесплатно в течение 14 дней.
Откройте загруженный файл и выполните установку. Если вы незнакомы с данной программой, лучше всего устанавливать ее в автоматическом режиме.
Проверьте правильность установки путем запуска программы. В случае необходимости ее также следует настроить перед последующей работой.
- На компьютере перейдите в папку c нужным вам SIG-файлом.
Откройте его с помощью двойного нажатия левой кнопки мыши или контекстного меню.
В процессе обработки не нужно ничего менять.
Для повышения уровня безопасности вы можете указать каталог, куда будут временно помещены файлы электронной подписи.
Если вы все сделали правильно, откроется окно «Управление подписанными данными».
В блоке «Дерево подписей» дважды кликните по нужной вам строке, чтобы открыть окно с более полной информацией.
При использовании данного софта вы можете только просматривать файлы.
Другие программы
Для создания цифровых подписей существует программа «КриптоАРМ» — с бесплатной и платной версиями. Через нее же открываются и создаются файлы *.sig. Для шифрования в «КриптоАРМ» используются стандартные криптопровайдеры Windows, поэтому она легкая и простая. Перед нижеописанным способом для простого обывателя у ПО преимуществ нет, а вот начинающих криптографов она заинтересует.
Если устанавливать новую программу не хочется
На помощь приходит старый добрый «Блокнот» — этой программой при желании можно открыть даже картинку (правда, ее текстовая кодировка вряд ли придется кому-то по вкусу), что уж говорить о текстовом файле *.sig.
Чем открыть бесплатно что угодно? «Блокнотом», конечно! Вот и файлы цифровой подписи через него и открываются, и создаются, и редактируются. В двух последних случаях главное — не забыть при сохранении ввести после имени файла название соответствующего расширения.
Частые ошибки при открытии файлов
Если на ПК нет программных файлов, их нужно установить или воспользоваться онлайн-сервисами. В процессе распаковки документа пользователь может столкнуться со следующими проблемами:
Если следовать инструкции «Как открыть файл-sig Госуслуги», то проблем и трудностей в процессе возникать не должно. Если при открытии файла появится сообщение об ошибке, пользователь может обратиться в службу поддержки Госуслуг.
Напоследок
Любопытным пользователям, конечно, рекомендуется посмотреть через «Блокнот», что такое файл *.sig, но на деле он не так интересен, как может показаться вначале. Это вспомогательный файл и для получателя письма информации не несет.