Почтовый ящик outlook заполнен что делать
Что делать если почтовый ящик полон в Outlook 2016
В Outlook 2016 есть ограничение на размер почтового ящика. После того как почтовый ящик заполниться почта не будет работать. Входящие письма не будут приходить а исходящие уходить. В программы вы увидите сообщение «Почтовый ящик полон». В этом случае необходимо создать архив. Сделать это достаточно просто давайте рассмотрим процесс создания архива в Outlook 2016.
Как сделать архив почтового ящика
И так у вас появилось сообщение о том что «Почтовый ящик полон». Для того чтобы заархивировать почту в Outlook 2016 заходим пункт «Файл».
Выбираем раздел «Сведения» кликаем на пункт «Инструменты» и выбираем «Удалить старые письма».
В открывшемся окне «Архивация» выделяем почтовый ящик чтобы сделать архив всего ящика. Если этого не сделать вы сделаете архив только папки «Входящие». Так как по умолчанию всегда выделена эта папка. Выбираем до какого числа сделать архив. Лучше отмечать за 3-4 дня от текущей даты. Т.е если число 14 архив делаем до 10. Указываем названия архива «До 10.04.20» чтобы его было проще найти. И нажимаем ОК.
Дальше необходимо зайти в папку «Файлы Outlook» и найти там архив. Процесс архивации занимает несколько минут. Когда размер архива перестанет расти значит архивация завершена.
Открываем ящик и смотрим, если сообщение не пропала то необходимо перезапустить Outlook. Все почту мы с вами заархивировали.
Как добавить архив в Outlook 2016
Архив мы сделали, но теперь старые письма вы не увидите так они будут в архиве. Для просмотра сообщений из архива его нужно добавить в почту. Для этого заходим в меню «Файл» выбираем раздел «Открыть и экспортировать» и кликаем на «Открыть файл данных Outlook».
Выбираем созданный ранее архив.
После чего он появиться в почте с названием «Архив». Если у вас много подключенных архивов то в них можно будет запутаться. По этому название архива лучше переименовать. Открываем свойства архива жмем на кнопку дополнительно, в открывшемся окне в поле имя дописываем «Архивы до 10.04».
В будущем вам будет гораздо проще искать письма в архивах.
Все на этом процесс создания архива почтового ящика и добавление его закончен. Как видите сделать архивацию почты очень просто. Этому можно научить даже пользователя.
Что делать если почтовый ящик полон в Outlook 2016
Настраиваем архивацию писем в Outlook
Чем чаще вы принимаете и отправляете письма, тем больше корреспонденции хранится на вашем компьютере. И, конечно же, это приводит к тому, что на диске заканчивается место. Также, это может привести к тому, что Outlook просто перестанет принимать письма. В таких случаях следует следить за размером своего ящика и при необходимости удалять лишние письма.
Всего же в Outlook предусмотрено два способа архивации почты. Первый это автоматический и второй – ручной.
Автоматическая архивация писем
Начнем с самого удобного способа – это автоматическая архивация почты.
Плюсы этого способа заключаются в том, что Outlook будет сам архивировать письма без вашего участия.
К минусам же можно отнести то, что архивироваться будут все письма и нужные, и не нужные.
Для того, чтобы настроить автоматическую архивацию необходимо в меню «Файл» кликнуть по кнопке «Параметры».
Далее перейти на вкладку «Дополнительно» и в группе «Автоархивация» нажать кнопку «Настройка автоархивации».
Теперь остается задать необходимые настройки. Для этого, устанавливаем флажок «Автоархивация каждые … дней» и здесь же устанавливаем период архивации в днях.
Далее настраиваем параметры по своему усмотрению. Если вы хотите, чтобы Outlook запрашивал подтверждение перед стартом архивации, то установите флажок «Запрос перед автоархивацией», если этого не требуется, тогда снимите флажок и программа будет все делать самостоятельно.
Ниже можно настроить автоматическое удаление старых писем, где вы также можете задать максимальный «возраст» письма. А также определить, что делать со старыми письмами – перемещать их в отдельную папку или же просто удалять их.
Как только вы сделали нужные настройки, то можно кликнуть по кнопке «Применить настройки ко всем папкам».
Если же вы хотите сами выбрать папки, которые требуется архивировать, то в этом случае придется заходить в свойства каждой папки и там настраивать автоархивацию.
И наконец, нажимаем кнопку «ОК», чтобы подтвердить сделанные настройки.
Для того, чтобы отменить автоархивацию, достаточно будет снять флажок «Автоархивация каждый … дней».
Ручная архивация писем
Теперь разберем ручной способ архивации.
Этот способ достаточно прост и не требует от пользователей каких-либо дополнительных настроек.
Для того, чтобы отправить письмо в архив, его необходимо выделить в списке писем и нажать на кнопку «Архивировать». Для архивирования группы писем достаточно лишь выделить нужные письма и потом нажать эту же кнопку.
В данном способе также есть свои плюсы и минусы.
К плюсам можно отнести то, что вы сами выбираете какие письма требуют архивации. Ну а минус – это ручное выполнение архивации.
Таким образом, почтовый клиент Outlook предоставляет своим пользователям несколько вариантов создания архива писем. Для больше надежности можно использовать оба. То есть, для начала настроить автоархивацию и затем, по мере надобности отправлять письма в архив самому, а лишние удалять.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы. Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Помогла ли вам эта статья?
Отчеты GFI Archiver
GFI Archiver предлагает несколько великолепных видов отчетов. Для этого имеется средство MailInsights, которое создает отчеты по запросу или по расписанию. Отчеты могут помочь выявить различные проблемы, идентифицировать проблемы безопасности, оптимизировать процессы в организации. Вот лишь некоторые примеры таких отчетов. 
Отчет по почтовым коммуникациям Communication Flow отслеживает коммуникационные потоки в организации и вне её
Отчёт по использованию веб-почты показывает основных пользователей почтовых систем вроде Gmail, Hotmail или Yahoo
Отчёт по использованию ресурсов хранения данных позволяет понять, что хранится в архиве в целом и по конкретным пользователям. Его можно использовать при создании политик хранения и правил вывода предупреждений пользователям
Как сделать архив почтового ящика
И так у вас появилось сообщение о том что «Почтовый ящик полон». Для того чтобы заархивировать почту в Outlook 2016 заходим пункт «Файл».
Выбираем раздел «Сведения» кликаем на пункт «Инструменты» и выбираем «Удалить старые письма».
В открывшемся окне «Архивация» выделяем почтовый ящик чтобы сделать архив всего ящика. Если этого не сделать вы сделаете архив только папки «Входящие». Так как по умолчанию всегда выделена эта папка. Выбираем до какого числа сделать архив. Лучше отмечать за 3-4 дня от текущей даты. Т.е если число 14 архив делаем до 10. Указываем названия архива «До 10.04.20» чтобы его было проще найти. И нажимаем ОК.
Дальше необходимо зайти в папку «Файлы Outlook» и найти там архив. Процесс архивации занимает несколько минут. Когда размер архива перестанет расти значит архивация завершена.
Открываем ящик и смотрим, если сообщение не пропала то необходимо перезапустить Outlook. Все почту мы с вами заархивировали.
Блог did5.ru
Про АйТи и около айтишные темы
Все письма удалены, а почтовый ящик все равно переполнен в MS Outlook
Один из пользователей обратился в тех.поддержку с проблемой — ему каждое утро приходит письмо-уведомление от Exchange сервера, что его почтовый ящик переполнен. Но пользователь уже почистил свою почту, а уведомления все равно приходят. Стали разбираться.
В свойствах его почтового ящика видно, что общий размер ящика около 200МБ, но размер вложенных папок не превышает нескольких мегабайт. Что же занимает место?
На выручки пришли папки поиска в Outlook. Я выбрал одну из папок поиска – «Большие письма», и в правой части Outlook отобразился список из 25 писем с большими вложениями.
Но где же письма лежат, если все папки пустые? В списке результата поиска указано, что папка с письмами – «Top of Information Store». Но что это за папка и где она было неясно.
Оказалось, что «Top of Information Store» — это «Начало хранилища данных» в корневом контейнере. Т.е. корень всего почтового ящика.
Но по умолчанию при выборе корневой папки почтового ящика отображается домашняя страница со сводкой из календаря, задачами и количеством писем на сегодняшний день. Поэтому, чтобы увидеть содержимое папки, нужно отключить отображение домашней страницы. Для этого идем в свойства почтового ящика.
На вкладке – «Домашняя страница», снимаем галку – «Показывать по умолчанию домашнюю страницу»
И теперь переходим в корневую папку почтового ящика и видим все письма, которые занимают все свободное пространство.
Письма пользователя были перенесены в папку «Входящие», чтобы он мог разобрать свою оставшуюся почту. Happy End =)
Нашли опечатку в тексте? Пожалуйста, выделите ее и нажмите Ctrl+Enter! Спасибо!
Хотите поблагодарить автора за эту заметку? Вы можете это сделать!
Управление размером почтового ящика
Вы получаете еженедельные или даже ежедневные сообщения с предупреждением о том, что у вас практически не будет места в почтовом ящике? Очистка почтового ящика — это одноразовая очистка, которая позволяет обрезать размер почтового ящика.
В Outlook выберите Файл> Инструменты > Очистка почтового ящика.
Вы можете сделать следующее:
просмотреть общий размер почтового ящика и его отдельных папок;
Поиск элементов, которые старше определенной даты или больше определенного размера.
заархивировать элементы с помощью автоархивации;
просмотреть размер папки «Удаленные» и очистить ее;
просмотреть размер папки «Конфликты» и удалите ее.
Советы по очистке почтового ящика
Если ваша почта хранится на почтовом сервере, например Exchange, то после достижения предельного размера почтового ящика ваш администратор может ограничить его функциональность. Например, при достижении 90 МБ вам будет направлено предупреждение, при достижении 100 МБ вы будете лишены возможности отправлять сообщения, а при достижении 110 МБ вы больше не сможете получать сообщения.
Вот несколько способов управления размером почтового ящика.
Архивировать старые элементы— перемещение старых элементов в архив. Вы можете создать отдельную Файл данных Outlook (PST), из Outlook в любое время. По умолчанию Outlook автоматически архивируются элементы через равный интервал. Вы также можете архивировать элементы вручную в любое время. Таким образом вы можете решить, какие элементы нужно архивировать, когда их архивировать и где их хранить.
Примечание: Если на вашем компьютере не отображается команда Архивировать, возможно, данная функция отключена в вашей организации.
Очистить папку «Удаленные». Часто запустяйте папку «Удаленные», чтобы убедиться, что не нужно сохранять сообщения.
Очистить папку нежелательной почты— периодически опустошив папку нежелательной почты, чтобы сэкономить место в папке «Входящие» для нужных сообщений.
Хранение вложений за пределами почтового ящика. Поскольку вложения накапливаются со временем, они могут занять много места. Если вы хотите сохранить вложения, их можно сохранить на сайте группы, в OneDrive или в папки на компьютере.
В Outlook выберите Файл > Средства очистки > Очистка почтового ящика.
Вы можете сделать следующее:
просмотреть общий размер почтового ящика и его отдельных папок;
Поиск элементов, которые старше определенной даты или больше определенного размера.
заархивировать элементы с помощью автоархивации;
просмотреть размер папки «Удаленные» и очистить ее;
просмотреть размер папки «Конфликты» и удалите ее.
Советы по очистке почтового ящика
Если ваша почта хранится на почтовом сервере, например Exchange, то после достижения предельного размера почтового ящика ваш администратор может ограничить его функциональность. Например, при достижении 90 МБ вам будет направлено предупреждение, при достижении 100 МБ вы будете лишены возможности отправлять сообщения, а при достижении 110 МБ вы больше не сможете получать сообщения.
Вот несколько способов управления размером почтового ящика.
Архивировать старые элементы— перемещение старых элементов в архив. Вы можете создать отдельную Файл данных Outlook (PST), из Outlook в любое время. По умолчанию Outlook автоматически архивируются элементы через равный интервал. Вы также можете архивировать элементы вручную в любое время. Таким образом вы можете решить, какие элементы нужно архивировать, когда их архивировать и где их хранить.
Примечание: Если на вашем компьютере не отображается команда Архивировать, возможно, данная функция отключена в вашей организации.
Очистить папку «Удаленные». Часто запустяйте папку «Удаленные», чтобы убедиться, что не нужно сохранять сообщения.
Очистить папку нежелательной почты— периодически опустошив папку нежелательной почты, чтобы сэкономить место в папке «Входящие» для нужных сообщений.
Хранение вложений за пределами почтового ящика. Поскольку вложения накапливаются со временем, они могут занять много места. Если вы хотите сохранить вложения, их можно сохранить на сайте группы, в OneDrive или в папки на компьютере.
Как почистить почту в outlook
Про АйТи и около айтишные темы
Все письма удалены, а почтовый ящик все равно переполнен в MS Outlook
Один из пользователей обратился в тех.поддержку с проблемой — ему каждое утро приходит письмо-уведомление от Exchange сервера, что его почтовый ящик переполнен. Но пользователь уже почистил свою почту, а уведомления все равно приходят. Стали разбираться.
В свойствах его почтового ящика видно, что общий размер ящика около 200МБ, но размер вложенных папок не превышает нескольких мегабайт. Что же занимает место?
На выручки пришли папки поиска в Outlook. Я выбрал одну из папок поиска – «Большие письма», и в правой части Outlook отобразился список из 25 писем с большими вложениями.
Но где же письма лежат, если все папки пустые? В списке результата поиска указано, что папка с письмами – «Top of Information Store». Но что это за папка и где она было неясно.
Оказалось, что «Top of Information Store» — это «Начало хранилища данных» в корневом контейнере. Т.е. корень всего почтового ящика.
Но по умолчанию при выборе корневой папки почтового ящика отображается домашняя страница со сводкой из календаря, задачами и количеством писем на сегодняшний день. Поэтому, чтобы увидеть содержимое папки, нужно отключить отображение домашней страницы. Для этого идем в свойства почтового ящика.
На вкладке – «Домашняя страница», снимаем галку – «Показывать по умолчанию домашнюю страницу»
И теперь переходим в корневую папку почтового ящика и видим все письма, которые занимают все свободное пространство.
Письма пользователя были перенесены в папку «Входящие», чтобы он мог разобрать свою оставшуюся почту. Happy End =)
Нашли опечатку в тексте? Пожалуйста, выделите ее и нажмите Ctrl+Enter! Спасибо!
Хотите поблагодарить автора за эту заметку? Вы можете это сделать!
Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Удаление всех писем из папки
Проверьте, развернута ли область папок. Чтобы развернуть область папок, щелкните стрелку в ее левой верхней части.
В области папок щелкните правой кнопкой мыши папку, которую нужно очистить, и выберите команду удалить все.
Когда вам будет предложено переместить все письма в папку Удаленные, нажмите кнопку Да.
Все выбранные элементы теперь находятся в папке Удаленные. Чтобы окончательно удалить папку «Удаленные», ознакомьтесь с ее пустым.
Примечание: Если вы пытаетесь освободить место в почтовом ящике, вы должны очистить папку Удаленные, прежде чем можно будет освободить место.
Удаление нескольких писем
Вы можете быстро удалить из папки ненужные письма, оставив в ней непрочитанные и важные сообщения.
Чтобы отменить выбор определенного сообщения, щелкните его еще раз, удерживая клавишу CTRL.
Чтобы выбрать все письма в открытой папке, нажмите клавиши CTRL+A.
Удаление всех сообщений во всех папках
Очистка папки «Удаленные»
Удаляемые элементы будут перемещены в папку » Удаленные «, но эти элементы не будут окончательно удалены до тех пор, пока эта папка не будет очищена. Папку можно очистить вручную в любое время.
В области папок щелкните папку Удаленные правой кнопкой мыши и выберите команду Очистить папку.
Отобразится предложение подтвердить окончательное удаление элементов. Нажмите кнопку Да.
Это значит что если суммарный объем занимаемого места вашими письмами превысит допустимое значение, то сервер перестанет принимать письма, и почта перестанет работать.
Во избежание этой неприятной ситуации можно пользоваться программой-почтовиком (The Bat, MicrosoftOutlook, и т.д.) которая будет сама удалять письма с сервера, оставляя локальные копии на вашем компьютере, либо удалять письма вручную через web-интерфейс.
Удаление писем вручную, через web-интерфейс
Для начала нужно зайти на сайт http://mail.genum.ru под логином и паролем почтового ящика.
Слева будут четыре папки. Названия соответствуют назначению. К примеру, папка «Отправленые» предназначена для хранения отправленых писем.
Назначение ролей папок можно изменить в разделе Настройка (ссылка подчеркнута синим на картинке), подраздел Папки. Ваши входящие письма сохраняются в папке «Входящие». Зайдите в нее.
Для удаления писем нужно:
выделить удаляемые письма галочкой (рядом с каждым письмом, слева, есть поле для галочки)
затем, либо переместить эти письма в корзину, выбрав папку назначения «Корзина» в выпадающем меню «Переместить в папку»
либо удалить их кнопкой «Удалить»
У последних двух действий одинаковый результат – выделенные письма попадут в папку-корзину.
Этих действий не достаточно, для освобождения места на сервере, т.к. мы просто переместили письма из папки «Входящие» в корзину. Для их полного удаления нужно нажать ссылку очистить рядом с корзиной.
Настройка Microsoft Office Outlook
Для настройки параметров удаления писем с сервера в Microsoft Office Outlook вам нужно отредактировать параметры своей учетной записи.
Для этого зайдите в меню «Сервис» – «Параметры»
Далее откройте закладку «Настройка почты» и зайдите в панель настройки учетных записей (кнопка «учетные записи»).
Для изменения своей учетной записи выберите пункт «просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи» и нажмите кнопку «Далее».
Появится окно настроек учетной записи:
Нужно нажать на кнопку «Другие настройки» и в появившемся окне открыть закладку «Дополнительно».
Из настроек есть три галочки:
Отключение первой галочки выключает две другие (это самый лучший вариант для нашего сервера). В этом случае ваш почтовик получая письма копирует их себе, не оставляя на сервере. Таким образом, на сервера используется минимум места для хранения писем (на нем хранятся только новые письма и до следующего вашего подключения). Минус такой конфигурации в том, что почту можно получить только один раз. Если, например, у вас есть две программы (например, дома и на работе) и вы получили всю почту дома, то на работе вы эти письма уже получить не сможете (на сервере они не остались и взять их, следовательно, неоткуда).
Второй вариант (включена первая и вторая галочки) удаляет только те письма с сервера, которые были перемещены в папку «Удаленные» и через заданное кол-во дней.
Третий вариант (включена первая и третья галочки) удаляет письма с сервера только после их удаления из папки «Удаленные».
Четвертый вариант (включены все галочки) будет действовать как второй и третий вариант вместе.
Настройка The Bat
Для настройки автоматического удаления писем с сервера в The Bat нужно отредактировать свойства своего почтового ящика.
Для этого нужно зайти в меню «Ящик» – «Свойства почтового ящика». (либо нажать Shift+ Ctrl+ P)
В открывшемся окне нужно зайти в пункт «Управление почтой»
Есть три варианта удаления писем:
Первый вариант – «удаление полученных писем с сервера» (это самый лучший вариант для нашего сервера).
В этом случае ваш почтовик получая письма копирует их себе, не оставляя на сервере. Таким образом, на сервера используется минимум места для хранения писем (на нем хранятся только новые письма и до следующего вашего подключения). Минус такой конфигурации в том, что почту можно получить только один раз. Если, например, у вас есть две программы (например, дома и на работе) и вы получили всю почту дома, то на работе вы эти письма уже получить не сможете (на сервере они не остались и взять их, следовательно, неоткуда).
Второй вариант (письма остаются на сервере и указан срок хранения писем) удаляет только те письма с сервера, которые были перемещены в корзину и через заданное кол-во дней.
Третий вариант («письма остаются на сервере» и «удалять письма с сервера только при их удалении из корзины») удаляет письма с сервера только после их удаления из корзины
Четвертый вариант (включены все галочки) будет действовать как второй и третий вариант вместе.
Не рекомендуется оставлять письма на сервере без возможности удаления.
При такой конфигурации в итоге ящик все равно будет заполнен и почта перестанет работать.