Почта россии скидка для юридических лиц
Простая Почта России для юридических лиц. Часть 1
Или немного о том, почему бюджетным организациям так просто рассылать тонны писем о задолженности в 1 копейку. Или о том, как просто заспамить ваш почтовый ящик рекламными письмами. Или почему Почта России может значительно упростить жизнь организациям. Да, это не шутка. И не реклама Почты, проблемы все равно есть, но их намного проще решать именно для организаций.
Первое, что вам необходимо – заключить договор с вашим местным отделением почтовой связи. Приходите на главпочтамт, спрашиваете, где находится человек, отвечающий за работу с юридическими лицами, приходите к нему. Он на электронную почту вам вышлет договор + пять дополнительных соглашений к нему. Договор типовой для всех, в дополнительном соглашении вы выберете необходимые для вас «опции» договора – международные отправки, бокс-сервис, курьер, который приходит в офис и забирает письма на отправку, предпочтовая подготовка. После заключения договора вам назначают личного менеджера, который теперь решает все ваши вопросы к Почте России.
Оплата услуг производится авансовым способом – нет денег на счетах – вам ничего не отправят. Все логично и просто. С заключением договора вам создают два счета – счет, с которого списываются деньги за дополнительные услуги и счет специальной машины – франкировальный счет (этот счет создается при условии, что способом оплаты вы выбрали не марки, а безналичный расчет – вместо марки ваши письма будут прокатывать в специальной машине, ставя печать). Учет потраченных средств лучше вести самостоятельно – если кому то будет интересно, распишу проблемы, которые могут возникать с бухгалтерией почты.
В договоре фигурирует такое слово, как партионная почта. Это и будет ваш способ подготовки писем – составление списков ф103 на простые и регистрируемые почтовые отправления. Список составляется на партию писем – отсюда и партионная.
После заключения договора вам дадут доступ к сервису Отправка Почта России. Раньше письма отправлялись через программу Партионная почта, она была кривая и неудобная, сейчас они оформили все в приличный личный кабинет с очень простым интерфейсом и высокой работоспособностью. Почему высокой, а не идеальной – у них бывают глюки, но в последнее время не часто. Обновления у них каждую неделю, каждый раз они честно добавляют что-то, чтобы упростить вам жизнь. Именно разработчики и поддержка этого сервиса – молодцы. Они сэкономили нам очень много времени, да и не только нам.
У нас в организации устроено так – письма отправляю я и отдел кадров. Я отправляю все письма, которые не относятся к отделу кадров – судебные, счета, предложения, претензии. Отдел кадров отправляет трудовые книжки, приказы об увольнении, ответы на запросы сотрудников и разнообразных служб. Соответственно мы отправляем все виды писем – простые, заказные и бандероли. Стоимость отправки зависит от веса и типа письма – простые самые дешевые, зависит от веса и адреса, заказные – 60 рублей за письмо весом до 20 грамм. Дальше оплата за каждые 10 грамм веса – примерно 3-5 рублей. Ценное письмо обходится в 132,04, но, это цена только за отправку. Сразу же включайте сюда еще 60 рублей – дополнительная услуга по проверке описи вложения. Соответственно, ценное письмо вам обойдется в 192,24 с НДС. Уведомление – тоже дополнительная услуга, стоимость простого (неотслеживаемого) уведомления – 27,50 с НДС. Есть заказные уведомления, с номером ШПИ (трек-номер по простому), их вы можете отследить в пути через сайт Почты России.
Кроме писем через личный кабинет вы можете отправлять посылки. Система точно такая же, как и с письмами, просто тип отправления другой. Можно отправлять письма 1 класса, есть такая функция.
В личном кабинете можно прописать стандартные параметры для каждого типа отправления – какой тип конверта будет указан по умолчанию, как пример. Например, заказные письма вы отправляете в конверте типа DL, а простые – в конверте типа C5. Можно указать способ оплаты услуг по умолчанию – марки или франкировка. Правильные настройки значительно упростят вам жизнь.
Изначально у вас будет одна учетная запись – администратор, он может по своему желанию расшарить доступ к личному кабинету нужным людям. Вводите имейл человека, которому хотите отправить приглашение – он принимает и становится пользователем с ограниченными функциями. Администратор настроит ему ОПС отправки, телефон и имейл, на который будут приходить уведомления. Сам он поменять этого не может.
Теперь приступаем к самому основному – соответственно, отправке писем. Здесь у нас есть два способа ввода – вручную или их XLS файла. Ввод вручную – если у вас нет какой то базы, по которой отправляются письма. Наш отдел кадров выгружает такую информацию из 1С и загружает письма через файл, я чаще забиваю вручную, кроме простых писем. Мне так быстрее и проще, так как обычно у меня не самые большие объемы отправок.
Выбираем тип письма. Сегодня у меня на отправку будут три заказных письма и одна заказная бандероль. Бандеролью считаются письма, вес которых превышает 100 грамм. Если вы отправляете письма в суды, это будет самый частый тип отправления, скорее всего. Стоимость заказной бандероли 84 рубля за 100 грамм, потом цена увеличивается за каждые 10 грамм веса.
Помним – уведомление – дополнительная услуга. Уведомление необходимо для подтверждения факта получения. Информация с сайта Почты по отслеживанию обновляется не всегда вовремя, так что если вы отправляете что-то, получение чего получателем вам необходимо отразить, прилепите уведомление за 27,50. Кстати, личный кабинет заполнит их за вас – вам осталось только напечатать, разрезать и приклеить. Это если вы печатаете на листе А4 сразу 4 уведомления. Я человек ленивый, мне проще печатать сразу на готовых бланках уведомлений с самоклеящейся лентой.
Адрес. Я вбиваю на пофиг. Вот серьезно. Классификатор сделает всю работу за вас. Напишет адрес красиво и правильно и подтянет актуальный индекс. Если вам необходимо отправлять на конкретный индекс, то начните ввод с него. Если сайт отказывается выбирать необходимый вам индекс, то есть ручной ввод адреса.
Ниже у нас остальные дополнительные услуги. Разворачиваем и видим следующие пункты.
1. Тип конверта. У меня выставлен DL конверт по умолчанию, но допустим у вас десяток конвертов DL, и 1 конверт C5. Можно изменить ручками. На самом деле, большой роли не играет какой тип конверта вы выставите – желаемый размер бумаги вы выберете в настройках принтера. При смене типа немного меняется размер картинки.
2. Смс уведомление о поступлении письма в отделение получателя. Стоит денег. Вбиваем номер получателя, если необходимо.
3. Способ оплаты. Тоже настраивается автоматически, но вдруг одно письмо необходимо оплатить марками, или наоборот. Всякое бывает.
4. Галочка «Возврату не подлежит». Возврат вашего письма тоже денег стоит – если там ничего важного нет, ставьте эту галочку. А то 60р в одну сторону, 60р в другую – вот так и разбазаривают бюджет. Хотя, честно говоря, поделюсь – Почта России очень часто возвращает вам невозвратные письма. Бесплатно. Им лень отправлять их на хранение или уничтожать, по всей видимости.
5. Наложенный платеж. Тоже все понятно – если получателю необходимо оплатить что-то при получении. С такими типами отправок мы не работаем, так что ничего конкретного сказать не могу.
6. Пункт «Объявленная ценность». Как только вы списываете сюда ценность письма, то письмо автоматически становится ценным, стоимость увеличивается до 134,04 рублей и появляется функция «Опись вложения»
7. Опись вложения – дополнительная услуга стоимостью 60 рублей. Оператор при приеме ваших писем проверит правильность вложения. На следующей странице – составление описи, ф107. Можно скачать с сайта, можно вложить свою. Наш отдел кадров делает свои – на тех, что с сайта почты нельзя указать ФИО получателя, там будет только ШПИ письма. Поэтому поля в XLS файле, предназначенные для описи забиваются единичками или любыми другими цифрами – эта информация не передается в отделение почты, она нужна только для того, чтобы сгенерировать вам описи.
Здесь я описала все доступные функции при ручной отправке писем. Так же, можно загружать все письма через XLS файл, что ускоряет и упрощает загрузку в разы. Об этом я напишу в другом посте, так как информации тоже много, а кому-нибудь эта загрузка файлом вполне может спасти жизнь.
Как сделать ценное письмо
И пример описи. Можно сделать с сайте, можно сделать ручками по другому шаблону.
Как работает Почта для бизнеса – интернет-магазинов и крупных отправителей
Раньше, для того чтобы стать клиентом Почты, нужно было обладать специальными знаниями о её устройстве: разбираться в тарифах и правилах, пробираться сквозь ограничения, о которых знали только сотрудники. Заключение договора занимало две недели и больше. Не было API для интеграции, все бланки заполнялись вручную. Одним словом — дремучий лес, продираться сквозь который бизнесу некогда.
Идеальный сценарий использования Почты мы видим так: пользователь нажимает на кнопку и получает результат — посылки едут, отправления отслеживаются. Внутренние процессы — распределения по группам отправлений, формирование документов и другие — происходят «под капотом».
У Почты появилось решение, которое помогает бизнесу стать доступнее для клиентов — otpravka.pochta.ru. Это единая точка взаимодействия с отправителем, где можно рассчитать стоимость услуги, в один клик подготовить документы и бланки, распечатать ярлыки, отследить посылки, увидеть статистику по количеству и типу отправлений, затратам, регионам и пользователям.
Над сервисом Отправки трудится распределённая команда из разных городов России: Москвы, Санкт-Петербурга, Омска и Ростова-на-Дону. Наша задача — упростить взаимодействие бизнеса с Почтой с момента подключения до ежедневной отправки посылок. Сейчас работаем над тем, чтобы перевести клиентов Отправки на онлайн-взаимодействие, автоматизировать внутренние процессы, исключить ошибки, работаем над настройкой электронного документооборота и приёмом платежей.
В 2019 году мы выпустили 23 релиза, в которых вышло более 100 фичей. Новый функционал появлялся и будет появляться каждые две недели. 
Подключение в один клик по оферте
Мы проанализировали новые договоры за 3 месяца и поняли, что почти все они стандартные. Это позволило перейти на ускоренное подключение по договору-оферте. Оферта обладает такой же юридической силой, что и бумажный договор и в нее уже включены популярные услуги — доставка до дома, отделения, наземная или ускоренная, наложенный платёж.
Если нужен расширенный функционал и/или бумажный договор, то срок подключения увеличится. Можно стартовать с офертой, а позже расширить набор услуг через менеджера. Совсем скоро (релиз намечен на конец марта) любой бизнес сможет подключиться к Отправке по оферте.
Мы уже сократили время подключения к базовым услугам до нескольких часов, что уже лучше нескольких недель. Сокращать это время непросто, так как на пути к использованию сервиса встречается человеческий фактор и долгие процессы обмена данными между юридическими системами, но работа в этом направлении уже движется.
Так выглядит окно подключения к Отправке
Интеграция с различными CMS/CRM системами «из коробки»
Кроме программного интерфейса мы предоставляем официальные модули к популярным CMS-платформам, на которых работает большинство малых и средних интернет-магазинов в РФ. Модули позволяют магазину получить интеграцию с нами «из коробки» и практически без дополнительных затрат, что сильно снижает порог входа в Почту как в сервис.
На сегодняшний день мы поддерживаем 1С Bitrix, InSales, amoCRM, ShopScript и постоянно расширяем этот список, чтобы в ближайшие месяцы охватить все решения, которые используются сейчас на рынке.
Отправка электронных заказных писем через личный кабинет
Сервис электронных заказных писем работает с 2016 года. Через него частные лица получают письма и штрафы от государственных органов — ГИБДД, Федеральной службы судебных приставов, судов.
Электронные заказные письма доставляются быстрее и надежнее. Если пользователь согласился принимать юридически значимую корреспонденцию в электронном виде, то письмо придет мгновенно и его открытие юридически приравнивается к получению бумажного аналога в отделении связи под роспись. В случаях когда получатель не дал согласие, письмо распечатывают в специализированном центре и отправляют в бумажном виде.
Раньше доступность электронных заказных писем для бизнеса была ограничена тем, что простого способа их использования не существовало и отправителю приходилось потрудиться, чтобы интегрировать сервис в свои процессы через API.
В конце 2019 года мы сделали удобный интерфейс для электронных заказных писем в личном кабинете Отправки. Теперь бизнес любого масштаба сможет обмениваться электронными письмами с государственными инстанциями.
Интерфейс электронных заказных писем в личном кабинете Отправки
Электронная выдача трек-номеров
Долгожданным нововведением для тех, кто уже отправлял много посылок через Почту, стал переход на электронную выдачу почтовых идентификаторов (трек-номеров).
Раньше для получения пула номеров для отслеживания посылок надо было обратиться в отделение, где выданный вам диапазон номеров записывали в тетрадку. Такой ручной режим работал со сбоями — коды неизбежно терялись, путались, задваивались, появлялись ошибки в сервисе.
Теперь процесс выдачи трек-номеров автоматизирован. В личном кабинете вы создаете посылку или загружаете XLS-файл, если посылок много. Каждому отправлению сразу присваивается код. Здесь же формируются нужные для отправки документы, которые можно напечатать на принтере, чтобы подготовить посылки и письма к передаче в отделение. Кстати, их сразу можно отслеживать на сайте или мобильном приложении Почты России.
Сдача отправлений без бумаг
Когда вы приносите на Почту посылки, то заполняете форму 103 — реестр всех переданных отправлений. Реестр служит основанием для закрывающей документации и подтверждением приема отправлений. В одной накладной может быть как 10 отправлений, так и 1000, и тогда приходится иметь дело с большим количеством бумаги.
Сейчас мы занимаемся оцифровкой и узакониванием этих форм, стремимся к тому, чтобы они оформлялись в электронном виде и подписывались Электронной цифровой подписью (ЭЦП) как Почтой, так и отправителем. Сейчас этот функционал работает в пилотном режиме, и мы планируем сделать его общедоступным к концу первого квартала 2020 года. Как только мы запустим это обновление в массы, огромные пачки бумаги станут не нужны.
Поддержка сервиса фулфилмента в личном кабинете
Почта развернула свой первый фулфилмент-центр на базе логистического центра во Внуково. Бизнесу не обязательно организовывать собственный склад, когда можно воспользоваться складскими услугами внешнего провайдера. Почта становится таким провайдером.
Работает это так: cистема магазина интегрируется со складом и заказы, минуя ручную обработку, отправляются фулфилмент-провайдеру и уходят в работу на складе. На провайдере замыкаются все шаги: упаковка, отправка, обработка возвратов.
Скоро мы предоставим доступ к сервису фулфилмента через интерфейс личного кабинета, чтобы все работало прозрачно, автоматизировано и в онлайне.
Облегчение таможенных процедур, связанных с экспортом
Раньше при создании международного отправления в сервисе формировался пакет необходимых документов, включающий в себя таможенные декларации CN22 или CN23 — в зависимости от количества товаров в заказе. Бумажные декларации прикладывались к посылке вместе с лейблом, а пользователь заходил в личный кабинет ФТС, заносил туда руками ту же самую информацию, подписывал декларацию электронной подписью и ожидал решения о выпуске в личном кабинете Федеральной таможенной службы. После получения выпуска отправления можно было нести в почтовое отделение.
Теперь у Почты России есть интеграция с ФТС, которая упрощает процесс подачи и оформления документов. Если вы экспортируете товары через Почту, то заполняете формы CN23, CN22 в личном кабинете юридического лица в Отправке, а Почта передает данные в таможню онлайн, что избавляет бизнес от оформления бумажных деклараций. Такой процесс ускоряет работу со всех сторон — благодаря тому, что налажен обмен данными между Почтой и таможней, товары не лежат в ожидании оформления, не проходят ручную обработку и их выпускают намного быстрее.
Статистика использования и планы по развитию
Уже сейчас более 30% всех посылок внутри страны проходит через Отправку. Каждый месяц Отправкой пользуется 33 000 пользователей.
На этом мы не останавливаемся и продолжаем работать над тем, чтобы упростить доступ к услугам и сделать единую точку входа для всех сервисов Почты Росcии, убрать ограничения и сделать взаимодействие с нами проще и понятнее.
Наша главная задача сейчас — это перевод клиентов на онлайн-взаимодействие: нужно автоматизировать внутренние процессы, исключить ошибки, научиться получать чистые данные с корректными индексами, написаниями адресов, электронным документооборотом и биллингом. И чтобы все это не требовало от бизнеса понимания внутренней кухни Почты, а было спрятано «под капотом».
Теперь вы знаете сами и можете рассказать коллегам и знакомым, которым требуется доставка товаров, что работать с Почтой совсем не страшно, а очень даже легко и приятно.
Почта России для юридических лиц 2019-2020
Что сегодня предлагает почта России для юридических лиц, как изменился порядок оказания услуг и почему отправка квартальной отчетности стала с недавних пор для фирм проблемой — разбирался портал Бизнес в Москве.
Какие новшества предлагает почта России для юридических лиц?
Да, действительно Почта России для юридических лиц существенно поменяла правила оказания услуг, связанных с отправкой корреспонденции. Это произошло еще 2 года назад. Но многие об этом не знают. Как правило в список «незнаек» попадают либо новички (вновь пришедшие на работу специалисты, которые вообще никогда не отправляли почту юрлиц), либо имевшие в соответствующей работе длительный перерыв.
А произошла очень простая вещь. Чтобы избавить людей от длинных очередей, в Москве было решено разграничить места обслуживания физлиц и юрлиц. И так получилось, что некоторые почтовые отделения, услугами которых привыкли пользоваться фирмы, оказались лишены права принимать корреспонденцию от юрлиц. У таких почтовых отделений нет функционала для приема и отправки корреспонденции, если в адресе отправителя присутствует юридическое лицо.
Списки почтовых отделений Москвы для юридических лиц
В 2017 году были утверждены 3 списка почтовых отделений Москвы для обслуживания корпоративных клиентов, имеющих в обратных адресах наименование организации.
Список 1 — для крупных клиентов, имеющих договор с Почтой России.
Список 2 — для приема корреспонденции от всех прочих корпоративных клиентов. Список 2 можно изучить и скачать непосредственно на портала Бизнес в Москве.
Список 3 для выдачи и приема посылок.
Со всеми тремя списками можно ознакомиться на официальном сайте Почты России.
Почта России повернулась лицом к бизнесу
Кроме того, что почта России для юридических лиц в Москве установила отдельные списки почтовых отделений, она существенно изменила свое отношение к бизнесу. Сегодня бизнесу предлагается
С полным набором услуг для корпоративных клиентов можно ознакомиться на официальном сайте Почты Росии.
масса различных услуг. Серьезные шаги делаются в части оцифровизации услуг. Например, Почта оцифровала заказные письма, чтобы фирмы смогли сократить время на собственное обслуживание. Вообще, все идет к тому, чтобы максимально, а может быть и вообще избавить корпоративных клиентов от бумажной корреспонденции. Хотя, конечно это далекая перспектива, поскольку далеко не все еще фирмы могут себе позволить электронный документооборот. Не будем выяснять почему.
Можно ли обойти новые правила?
Можно ли отправить корреспонденцию через почтовое отделение, которое не числиться в списке №2? Ответ — ДА, МОЖНО.
Чтобы отправить письмо, в том числе заказное, с обычной почты, надо в адресе отправителя указать физическое лицо. Например: Иванов П.П. бухгалтер ООО Пионер. Адрес же указать тот, по которому находится фирма. В этом случае почта примет письмо, но в квитанции будет указано, что отправителем является Иванов П.П. И в чеке тоже будет указан Иванов П.П.
Почему не возвращаются уведомления о вручении заказных писем
Одна из серьезных проблем, с которыми приходится сталкиваться юридическим лицам при работе с заказными письмами с простым уведомлением — это как правило потеря уведомлений на обратном пути. Письмо с простым уведомлением можно отследить по трек- номеру. Но при этом не факт, что до вас дойдет само уведомление. Примерно 10% уведомлений простых писем (еще их называют заказные с простым уведомлением) возвращаются отправителю, остальные где-то теряются. Причем это проблема Москвы.
Поэтому если вы хотите наверняка иметь документальное подтверждение того, что адресат получил ваше письмо, отправляйте заказное письмо.
«Почта России» запустила сервис для малого и среднего бизнеса
«Почта России» упростила процедуру подключения к электронному сервису отправки товаров для малого и среднего бизнеса. Теперь такие компании смогут заключить электронный договор-оферту, который будет обладать такой же юридической силой, что и бумажный, и пользоваться логистическими услугами, рассказал представитель «Почты России».
Упрощенная процедура заключения договора в цифровом виде позволит интернет-магазинам снизить временные затраты и быстро перейти к массовой отправке посылок покупателям, адаптируясь к новым реалиям рынка, объясняет представитель «Почты России». С января сервис работал в пилотном режиме, за это время к нему успели подключиться около 500 компаний.
В сложившейся ситуации стало особенно актуально запустить такой сервис как можно быстрее, чтобы поддержать партнеров из малого и среднего бизнеса, считает гендиректор АО «Почта России» Максим Акимов.
Раньше нужно было оформлять договор в бумажном виде и согласовывать его, в том числе со службой экономической безопасности, поэтому подключение партнеров к логистическим сервисам занимало недели, объясняет представитель компании, сейчас достаточно оформить договор в электронном виде и пополнить счет, а ждать результатов проверки не нужно. «Почта России», кроме того, дала возможность интеграции сервиса по API, благодаря которой опцию доставки и калькулятор ее стоимости компании малого и среднего бизнеса (например, интернет-ритейлеры) могут разместить у себя на сайте.
Поддержка малого бизнеса, организованная «Почтой России», действительно сможет упростить работу интернет-магазинов и других предприятий малого бизнеса, которые осуществляют доставку в текущих реалиях, соглашается член Генерального совета общественной организации «Деловая Россия», заместитель директора Первой экспедиционной компании Вадим Филатов. Собственную службу логистики (включая склад, инфраструктуру и т. д.) эффективно иметь при высоком товарообороте интернет-магазина, продолжает он: такая есть у Ozon или Wildberries, но в других случаях затраты на организацию самостоятельной логистики становятся нерентабельными. Поэтому интернет-магазины и другие представители малого и среднего бизнеса обращаются к сервисным компаниям, чтобы они организовали доставку конечному потребителю.
Предприниматели считают, что при всех недостатках, касающихся курьерской доставки и сроков, у «Почты России» есть серьезное преимущество: отделения во всех уголках страны, говорит представитель общественной организации «Опора России». Малый бизнес острее всего реагирует на снижение заказов клиентов и находится в группе риска, считает Филатов: важно, чтобы у компании сейчас было достаточно оборотных средств, потому что надо будет 2–3 месяца работать в условиях стагнации рынка. Уже сегодня отмечается снижение заказов, а как следствие, поставок, сетует он: в В2В сегменте это связано с временным приостановлением деятельности предприятий, а в В2С уже начинается чувствоваться спад в количестве заказов, которые не касаются доставки продуктов питания и товаров первой необходимости. У большинства логистических компаний в части курьерской доставки и сборных грузоперевозок уже снизился грузооборот на 20–30%, знает Филатов, и это связано именно с сокращением заказов в части большого количества товарных категорий.